Управление командами

Команды помогают структурировать членов рабочего пространства

Команды группируют членов рабочего пространства по отделам, проектным группам, классам, группам клиентов, функциям или рабочим направлениям. Они делают раздел «Участники» более простым для навигации и помогают коллегам понимать, кто работает вместе.

Команды отличаются от ролей в рабочем пространстве и не всегда соответствуют правам доступа к элементам контента. Пользователь может состоять в команде дизайнеров, но при этом требовать отдельного разрешения на доступ к приватному холсту. Подрядчик может редактировать один холст без добавления в какую-либо команду, если он был приглашен в качестве внешнего участника.

О ролях пользователей читайте в статье Члены пространства, гости и внешние участники. О навигации по справочнику читайте в статье поиск команд в разделе «Участники».

Доступность и разрешения

Где найти команды

Выберите «Команды» в заголовке рабочего пространства на Главной, чтобы открыть список команд. В компактном макете ярлыки «Участники», «Команды» и «Орг-схема» перемещаются под сведения о рабочем пространстве. В некоторых рабочих пространствах информация о командах также отображается на организационной структуре или в профилях пользователей.

Создавайте команды из заголовка раздела «Команды». Для переименования, добавления или удаления участников и очистки устаревшей команды используйте административные действия на карточке команды. Для обычного поиска просматривайте «Команды» или «Участники» без изменений.

В крупных рабочих пространствах списки команд и участников могут подгружаться по мере ввода поискового запроса. Если в команде не отображаются сразу все пользователи, воспользуйтесь поиском внутри команды, сбросьте фильтры и убедитесь в правильности выбранного рабочего пространства.

Для чего полезны команды

Создание или редактирование команды

Откройте Главную, выберите «Команды» в заголовке рабочего пространства и нажмите «Добавить команду» в заголовке раздела. Задайте понятное название и добавьте участников группы. Для изменения существующей команды используйте административное действие на ее карточке. Если доступны описания, укажите сферу ответственности и контакты.

После сохранения проверьте команду в разделе «Команды». Убедитесь, что список участников верен, а название не дублирует другие группы.

Если действие недоступно, проверьте вашу роль. Управление командами обычно является прерогативой администраторов или менеджеров. Обычные пользователи могут просматривать команды без права их редактирования.

Добавление или удаление участников

Добавляйте пользователей в команду при их вступлении в группу или при необходимости отобразить их в составе этого отдела в разделе «Участники». Удаляйте участников при их выходе из группы. Удаление человека из внутренней команды не прекращает его членство в самом рабочем пространстве, если только вы отдельно не деактивируете его профиль.

При увольнении сотрудника полностью заблокируйте его доступ в меню Управление членами рабочего пространства. Простое удаление из внутренней команды не лишает его возможности открывать документы по старым ссылкам.

Если пользователю требуется доступ только к одному общему документу, не добавляйте его во внутреннюю команду в качестве обходного пути. Поделитесь с ним конкретным элементом с подходящим уровнем доступа.

Команды и права доступа

Команды упрощают коммуникацию, но права доступа к документам по-прежнему настраиваются индивидуально. Приватный холст, проект, задача, дашборд, файл или элемент Целей/OKR могут иметь собственные строгие ограничения.

Если пользователь вступил в команду, но по-прежнему не может открыть холст, откройте меню «Поделиться» на этом холсте. Изменение состава команды помогло навести порядок в структуре организации, но доступ к холсту по-прежнему требует индивидуальной настройки.

Если команда выбрана в качестве получателя совместного доступа к элементу (где это поддерживается), помните, что каждый участник команды получит права в соответствии с настройками этой ссылки. Внимательно проверяйте уровень доступа, особенно при работе с крупными командами.

Примеры

Если продуктовый отдел отвечает за квартальное планирование, создайте команду Product, чтобы ее участников было легко найти в разделе «Участники». Затем поделитесь планировочным холстом или элементами Целей/OKR с конкретными специалистами или всей командой.

Если в клиентском проекте задействованы специалисты из отделов дизайна, продаж и клиентского сервиса, создавайте отдельную команду проекта только в том случае, если эта группа продолжит совместную работу в будущем. В противном случае предоставьте доступ к проекту или холсту напрямую конкретным людям.

Если студент не может открыть учебный холст, простого добавления его в команду класса может быть недостаточно. Проверьте, является ли он членом рабочего пространства и предоставлены ли ему права на просмотр, комментирование или редактирование этого холста.

Распространенные ошибки

Самая популярная ошибка: отношение к командам как к универсальной системе распределения прав доступа. Команды созданы в первую очередь для структурирования справочника. Используйте индивидуальные настройки совместного доступа, если проблема связана с доступом к одному холсту или проекту.

Еще одна ошибка: бесконечное хранение устаревших команд. Старые группы усложняют навигацию в разделе «Участники». Своевременно переименовывайте или архивируйте неактуальные группы, а также удаляйте из них пользователей, которые сменили сферу деятельности.

Не добавляйте гостей или клиентов во внутренние команды рабочего пространства только ради того, чтобы их было легче искать. Если они не являются членами пространства, управляйте их правами непосредственно в настройках совместных документов. См. статью Приглашение гостей и внешних участников.

Восстановление при некорректном отображении команд

Если пользователь отсутствует в составе команды, сначала убедитесь, что он является активным членом рабочего пространства. Затем проверьте список участников команды и примененные фильтры.

Если команда отсутствует в разделе «Участники», проверьте активное рабочее пространство, написание поискового запроса и не была ли группа переименована, заархивирована или удалена.

Если изменение состава команды не повлияло на доступ к холсту, откройте меню «Поделиться» на этом холсте и настройте права напрямую. Инструкции доступны в статье Совместная работа с коллегами.

Если вы не можете редактировать команды, попросите администратора проверить вашу роль в пространстве. Просмотр списков команд и управление ими являются совершенно разными правами доступа.