Управление членами рабочего пространства
Находите членов пространства, анализируйте их роли, выполняйте деактивацию и понимайте, какие пользователи должны находиться в списке управления рабочим пространством, а не в меню совместного доступа к элементам.
Управление членами пространства контролирует доступ к рабочему пространству
Используйте управление членами рабочего пространства, когда вам необходимо проверить состав пользователей пространства, отправить приглашения, изменить роли, деактивировать или полностью закрыть доступ, а также определить, является ли человек полноценным членом пространства. Используйте раздел Люди, когда вам нужно просто просмотреть справочник контактов. Используйте диалоговые окна совместного доступа, когда требуется настроить доступ к конкретному холсту или проекту.
Такое разделение позволяет избежать запутанных настроек. Если пользователь не является членом рабочего пространства, у него все равно может быть доступ к конкретному общему документу в качестве внешнего участника или гостя. И наоборот, если пользователь является членом пространства, ему все равно могут потребоваться права совместного доступа для открытия приватного холста.
Детальное описание ролей доступно в статье Члены пространства, гости и внешние участники. О приглашениях читайте в статье Приглашение членов рабочего пространства.
Доступность и разрешения
| Элемент | Подробности |
|---|---|
| Доступно на | Всех рабочих пространствах. Некоторые действия могут зависеть от вашего тарифного плана, лимита лицензий или настроек администратора. |
| Доступно в | Веб-приложении, десктопном приложении и мобильном приложении. |
| Кто может просматривать членов пространства | Члены пространства обычно могут просматривать раздел «Люди» и использовать поиск контактов. |
| Кто может управлять пользователями | Администраторы рабочего пространства или назначенные менеджеры команды. |
| Кто может изменять роли | Администраторы рабочего пространства или назначенные менеджеры ролей. |
| Кто может деактивировать или активировать пользователей | Администраторы рабочего пространства, если эта функция поддерживается вашим тарифом. |
Где найти управление членами пространства
Для просмотра людей и структуры используйте ярлыки «Участники», «Команды» и «Орг-схема» в заголовке рабочего пространства на Главной. В компактном макете они перемещаются под сведения о рабочем пространстве. Аватары и количество участников под названием рабочего пространства также открывают раздел «Участники».
Используйте раздел Настройки рабочего пространства → Члены пространства (или аналогичный административный интерфейс, доступный в вашем пространстве), когда вам требуются функции администрирования. Именно здесь администраторы могут управлять ролями, отправлять приглашения, изменять параметры доступа и настраивать профили деактивированных пользователей.
В крупных рабочих пространствах списки участников подгружаются постепенно через фильтры и поисковую строку. Если нужный человек не отображается сразу, воспользуйтесь поиском по имени или адресу электронной почты, сбросьте фильтры и убедитесь в правильности выбранного рабочего пространства.
Если раздел управления членами пространства скрыт
Интерфейс управления членами пространства не отображается только из-за наличия прав на редактирование проекта или холста. Это панель управления администратора, и ALLO автоматически скрывает ее, если ваша учетная запись, тарифный план или тип рабочего пространства не поддерживают данные функции.
| Что вы видите | Распространенная причина | Рекомендуемое действие |
|---|---|---|
| Вкладка «Члены пространства» отсутствует | Вы не являетесь администратором пространства, либо ваш тарифный план не поддерживает управление пользователями. | Попросите администратора проверить вашу роль и тарифный план. |
| Вкладка отсутствует на тарифах Edu или Edu Pro | Тарифы Edu и Edu Pro в текущей логике продукта относятся к категории планов для одного пользователя. | Используйте доступные настройки совместного доступа для документов либо смените тарифный план, если пространству требуется полноценное управление пользователями. |
| Кнопка приглашения отсутствует | У вас нет прав на приглашение пользователей, превышен лимит лицензий, либо тариф не поддерживает добавление участников. | Обратитесь к статьям Приглашение членов рабочего пространства и Лимиты лицензий. |
| Отображаются только общие настройки | Рабочее пространство находится под внешним управлением или регулируется жесткими политиками организации. | Узнайте у владельца пространства или службы поддержки, кто контролирует настройки администратора. |
| Участник проекта или холста отсутствует в списке членов пространства | Он может являться внешним участником или гостем, не входя в состав членов рабочего пространства. | Управляйте его доступом в настройках конкретного проекта или холста. |
Если в рабочем пространстве зарегистрирован только один человек, управление пользователями может отсутствовать за ненадобностью. Это стандартное поведение для индивидуальных тарифов, а не технический сбой загрузки страницы.
Доступные функции управления
| Действие | Когда использовать | Примечания |
|---|---|---|
| поиск и фильтрация участников | Требуется быстро найти человека в крупном рабочем пространстве. | Используйте поиск по имени, электронной почте, фильтры по командам или статусам. |
| Приглашение нового участника | Пользователь должен войти в состав рабочего пространства. | Воспользуйтесь инструкциями из статьи Приглашение членов рабочего пространства. |
| Изменение роли | Изменились должностные обязанности или зона ответственности пользователя. | Воспользуйтесь инструкциями из статьи Изменение роли члена пространства. |
| Анализ состава команд | Необходимо понять распределение пользователей по группам. | Команды упрощают структурирование организации, но не заменяют индивидуальные права доступа к элементам. |
| Деактивация или удаление доступа | Пользователь должен полностью прекратить участие в работе. | Деактивация гарантированно блокирует старые ссылки. См. статью Доступ к деактивированному рабочему пространству. |
| Повторная активация пользователя | Деактивированный человек должен вернуться в члены рабочего пространства. | Заранее убедитесь, что полноценное членство является правильным решением. |
Если вы оплатили две лицензии, но нужна только одна
Не меняйте тариф только ради исправления количества оплачиваемых участников. Старые и текущие названия тарифов не сопоставляются один к одному, а смена тарифа может изменить не только количество платных лицензий. Сначала откройте Биллинг и запишите точный тариф, интервал оплаты, количество платных лицензий и последний счёт этого рабочего пространства. Затем сравните количество платных лицензий с активными оплачиваемыми участниками рабочего пространства в разделе Настройки рабочего пространства → Участники.
- Откройте Настройки рабочего пространства → Участники и определите двух активных оплачиваемых участников рабочего пространства. Гости, внешние участники и пользователи, которые только просматривают общий холст, не относятся к оплачиваемым участникам. Их удаление не уменьшит количество платных лицензий.
- Решите, что сделать с лишним участником. Деактивация сохраняет запись и историю участника, но блокирует доступ к рабочему пространству. Удаление из рабочего пространства прекращает членство, поэтому для возвращения в качестве участника рабочего пространства потребуется новое приглашение. Перед удалением передайте работы, за которые отвечает этот человек.
- Деактивируйте или удалите лишнего оплачиваемого участника рабочего пространства. Для платных подписок, которые управляются непосредственно в Биллинге, ALLO пересчитывает количество платных лицензий по активным оплачиваемым участникам рабочего пространства, поэтому количество лицензий снижается с двух до одной.
- Вернитесь в Биллинг и обновите страницу. Убедитесь, что количество платных лицензий совпадает с числом активных оплачиваемых участников рабочего пространства, и проверьте сформированный счет или платежный кредит.
Если счет уже оплачен, удаление участника не возвращает платеж на карту. ALLO пропорционально рассчитывает неиспользованный срок лицензии и сохраняет эту стоимость как платежный кредит. Кредит автоматически уменьшает текущий или будущий счет. Неиспользованный остаток сохраняется для следующих счетов того же рабочего пространства.
Платежный кредит является денежной стоимостью на платежном счете. Это не наличные деньги, не автоматический возврат на карту и не ИИ-кредиты. Корпоративные, университетские и другие институциональные соглашения с предварительной покупкой фиксированного количества лицензий следуют договорному количеству. В таких рабочих пространствах удаление участника не уменьшает автоматически купленное количество и не создает платежный кредит. Правила справедливого биллинга и пропорционального расчета объясняют это исключение, однако окончательной записью остаются тариф, количество платных лицензий, счет и кредит, показанные в Биллинге.
Если после обновления количество платных лицензий по-прежнему равно двум, не удаляйте еще одного участника. Проверьте, активен ли второй участник и использует ли рабочее пространство корпоративное, университетское или другое институциональное соглашение с предварительно купленными лицензиями. Если такого соглашения нет, а список участников и Биллинг по-прежнему не совпадают, обратитесь в поддержку и укажите название рабочего пространства, текущий тариф, количество участников, номер счета и ожидаемое количество платных лицензий. Никогда не отправляйте полный номер карты.
Статусы пользователей и их значение
| Статус или отношение | Значение | Где управлять |
|---|---|---|
| Активный член пространства | Пользователь состоит в рабочем пространстве и имеет доступ к разрешенным разделам. | Раздел управления пользователями и справочник «Люди». |
| Администратор пространства | Активный участник с расширенными правами администратора. | Меню изменения ролей пользователей. |
| Приглашенный пользователь | Письмо с приглашением отправлено, но получатель еще не завершил регистрацию. | Меню управления приглашениями или список пользователей, если поддерживается. |
| Деактивированный пользователь | Связь пользователя с рабочим пространством полностью заблокирована. | Административный раздел управления членами пространства. |
| Внешний участник | Пользователь не входит в члены пространства, но имеет доступ к одному общему документу. | Меню совместного доступа конкретного элемента. |
| гость | Пользователь зашел по гостевой ссылке или приглашению рецензента. | Интерфейс совместного доступа холста или панель гостей. |
Если вам не удается найти человека в списке управления членами пространства, убедитесь, действительно ли он является членом рабочего пространства. Внешними участниками и гостями необходимо управлять непосредственно из настроек документов, к которым им открыт доступ.
Правила эффективного администрирования
Анализируйте список участников, когда люди приходят в компанию, меняют отделы, переходят на другие должности или требуют финансового или административного доступа. Список участников должен точно отражать состав людей, работающих в пространстве.
Ограничивайте число администраторов. Администраторы обычно имеют доступ к важным настройкам, финансовым тарифам, изменению ролей других пользователей и восстановлению доступа. Назначайте права администратора за выполнение обязанностей по управлению пространством, а не за необходимость отредактировать конкретный холст.
Используйте команды для систематизации структуры, когда рабочее пространство становится крупным. Команды помогают ориентироваться в отделах, учебных группах, проектах или филиалах. См. статью Управление командами.
Используйте совместный доступ к элементам для внешних клиентов и рецензентов. Административный список членов пространства не должен становиться складом всех людей, которые когда-либо открывали ссылку на холст.
Примеры
Если коллега перешел в другой отдел, обновите его членство в командах и проверьте доступ к старым проектам. Не удаляйте его из членов рабочего пространства, если он продолжает работу в компании.
Если сотрудник увольняется, деактивируйте его учетную запись или полностью удалите его доступ в соответствии с регламентом безопасности вашей организации. Это заблокирует его возможность открывать рабочие документы по старым ссылкам.
Если внешний клиент жалуется, что не видит рабочее пространство на своей боковой панели, это может быть стандартным поведением системы. Если вы поделились с ним только одним холстом в качестве внешнего участника, он не входит в члены пространства и не увидит его общий справочник.
Если менеджер не может отправить приглашение коллегам, проверьте его роль. Он может руководить проектом, не являясь администратором рабочего пространства.
Примечания по правам доступа и видимости
Интерфейс управления членами пространства не содержит список каждого человека, у которого есть доступ к файлам. Холст может быть открыт для гостей и внешних участников, не входящих в члены пространства. Для удаления их доступа откройте этот документ и измените настройки его совместного доступа.
Статус члена рабочего пространства не гарантирует автоматического доступа к любому контенту. Если пользователь видит холст только для чтения, проверьте права в меню «Поделиться» этого холста. Если он не видит элемент Целей/OKR, проверьте разрешения Целей/OKR, фильтры, состояние архива или роль пользователя в пространстве.
Деактивация значительно надежнее простого ограничения прав на просмотр. Деактивированный пользователь не должен иметь лазеек для входа в пространство через старые ссылки на холсты, проекты или активные сокеты. Восстановление доступа должно происходить строго на уровне административной проверки профиля.
Распространенные ошибки
Не отправляйте новые приглашения повторно, пока не проверите статус пользователя в системе. Он уже может числиться приглашенным, использовать другую почту или находиться в списке деактивированных пользователей.
Не удаляйте пользователя из членов рабочего пространства только ради того, чтобы скрыть от него один холст. Настройте права совместного доступа для этого холста. Удаление или деактивация пользователя повлияет на его доступ ко всему рабочему пространству.
Не рассматривайте отсутствие кнопки администратора как технический сбой. Если действие скрыто, вероятно, ваша роль, тарифный план или тип пространства не позволяют управлять пользователями.
Не ожидайте, что добавление в команду автоматически решает проблемы с доступом к приватным элементам. Команды группируют людей. Доступ к закрытым документам по-прежнему настраивается индивидуально. См. статью Управление командами.
Действия при проблемах с управлением членами пространства
Если участник отсутствует в списке, проверьте активное рабочее пространство, выполните поиск по адресу электронной почты, сбросьте фильтры и убедитесь, что он не добавлен в качестве гостя или внешнего участника вместо члена пространства.
Если приглашение зависло, проверьте адрес электронной почты получателя и отправляйте письмо повторно только после проверки папки спама и корпоративных фильтров. См. статью Если приглашение не приходит.
Если пользователь принял приглашение, но не может открыть документы, проверьте права на уровне контента. Воспользуйтесь статьей Совместная работа с коллегами для настройки прав совместного доступа.
Если деактивированный пользователь возвращается к работе, оцените, должен ли он снова войти в члены рабочего пространства или ему достаточно точечного доступа к одному документу. Повторная активация профиля подходит для постоянного сотрудничества. Внешний доступ подходит для краткосрочных задач.
Если список участников кажется устаревшим после внесения изменений, обновите страницу в браузере и выполните поиск заново. В крупных пространствах списки подгружаются постепенно в зависимости от поисковых запросов и фильтров, поэтому пользователь может не отображаться до выбора подходящих параметров.
Связанные руководства
- Приглашение членов рабочего пространства
- Доступ к деактивированному рабочему пространству
- Честный биллинг и пропорциональный расчет
- Как работают платежные кредиты
- Управление лимитами лицензий
- Если не удается получить доступ к работе