Управление членами рабочего пространства

Управление членами пространства контролирует доступ к рабочему пространству

Используйте управление членами рабочего пространства, когда вам необходимо проверить состав пользователей пространства, отправить приглашения, изменить роли, деактивировать или полностью закрыть доступ, а также определить, является ли человек полноценным членом пространства. Используйте раздел Люди, когда вам нужно просто просмотреть справочник контактов. Используйте диалоговые окна совместного доступа, когда требуется настроить доступ к конкретному холсту или проекту.

Такое разделение позволяет избежать запутанных настроек. Если пользователь не является членом рабочего пространства, у него все равно может быть доступ к конкретному общему документу в качестве внешнего участника или гостя. И наоборот, если пользователь является членом пространства, ему все равно могут потребоваться права совместного доступа для открытия приватного холста.

Детальное описание ролей доступно в статье Члены пространства, гости и внешние участники. О приглашениях читайте в статье Приглашение членов рабочего пространства.

Доступность и разрешения

Где найти управление членами пространства

Перейдите в раздел Главная → Люди для поиска пользователей, просмотра команд или оргструктуры. Раздел «Люди» создан для быстрого поиска контактов. Он помогает коллегам находить друг друга, не вовлекая административные настройки.

Используйте раздел Настройки рабочего пространства → Члены пространства (или аналогичный административный интерфейс, доступный в вашем пространстве), когда вам требуются функции администрирования. Именно здесь администраторы могут управлять ролями, отправлять приглашения, изменять параметры доступа и настраивать профили деактивированных пользователей.

В крупных рабочих пространствах списки участников подгружаются постепенно через фильтры и поисковую строку. Если нужный человек не отображается сразу, воспользуйтесь поиском по имени или адресу электронной почты, сбросьте фильтры и убедитесь в правильности выбранного рабочего пространства.

Если раздел управления членами пространства скрыт

Интерфейс управления членами пространства не отображается только из-за наличия прав на редактирование проекта или холста. Это панель управления администратора, и ALLO автоматически скрывает ее, если ваша учетная запись, тарифный план или тип рабочего пространства не поддерживают данные функции.

Если в рабочем пространстве зарегистрирован только один человек, управление пользователями может отсутствовать за ненадобностью. Это стандартное поведение для индивидуальных тарифов, а не технический сбой загрузки страницы.

Доступные функции управления

Статусы пользователей и их значение

Если вам не удается найти человека в списке управления членами пространства, убедитесь, действительно ли он является членом рабочего пространства. Внешними участниками и гостями необходимо управлять непосредственно из настроек документов, к которым им открыт доступ.

Правила эффективного администрирования

Анализируйте список участников, когда люди приходят в компанию, меняют отделы, переходят на другие должности или требуют финансового или административного доступа. Список участников должен точно отражать состав людей, работающих в пространстве.

Ограничивайте число администраторов. Администраторы обычно имеют доступ к важным настройкам, финансовым тарифам, изменению ролей других пользователей и восстановлению доступа. Назначайте права администратора за выполнение обязанностей по управлению пространством, а не за необходимость отредактировать конкретный холст.

Используйте команды для систематизации структуры, когда рабочее пространство становится крупным. Команды помогают ориентироваться в отделах, учебных группах, проектах или филиалах. См. статью Управление командами.

Используйте совместный доступ к элементам для внешних клиентов и рецензентов. Административный список членов пространства не должен становиться складом всех людей, которые когда-либо открывали ссылку на холст.

Примеры

Если коллега перешел в другой отдел, обновите его членство в командах и проверьте доступ к старым проектам. Не удаляйте его из членов рабочего пространства, если он продолжает работу в компании.

Если сотрудник увольняется, деактивируйте его учетную запись или полностью удалите его доступ в соответствии с регламентом безопасности вашей организации. Это заблокирует его возможность открывать рабочие документы по старым ссылкам.

Если внешний клиент жалуется, что не видит рабочее пространство на своей боковой панели, это может быть стандартным поведением системы. Если вы поделились с ним только одним холстом в качестве внешнего участника, он не входит в члены пространства и не увидит его общий справочник.

Если менеджер не может отправить приглашение коллегам, проверьте его роль. Он может руководить проектом, не являясь администратором рабочего пространства.

Примечания по правам доступа и видимости

Интерфейс управления членами пространства не содержит список каждого человека, у которого есть доступ к файлам. Холст может быть открыт для гостей и внешних участников, не входящих в члены пространства. Для удаления их доступа откройте этот документ и измените настройки его совместного доступа.

Статус члена рабочего пространства не гарантирует автоматического доступа к любому контенту. Если пользователь видит холст только для чтения, проверьте права в меню «Поделиться» этого холста. Если он не видит элемент Целей/OKR, проверьте разрешения Целей/OKR, фильтры, состояние архива или роль пользователя в пространстве.

Деактивация значительно надежнее простого ограничения прав на просмотр. Деактивированный пользователь не должен иметь лазеек для входа в пространство через старые ссылки на холсты, проекты или активные сокеты. Восстановление доступа должно происходить строго на уровне административной проверки профиля.

Распространенные ошибки

Не отправляйте новые приглашения повторно, пока не проверите статус пользователя в системе. Он уже может числиться приглашенным, использовать другую почту или находиться в списке деактивированных пользователей.

Не удаляйте пользователя из членов рабочего пространства только ради того, чтобы скрыть от него один холст. Настройте права совместного доступа для этого холста. Удаление или деактивация пользователя повлияет на его доступ ко всему рабочему пространству.

Не рассматривайте отсутствие кнопки администратора как технический сбой. Если действие скрыто, вероятно, ваша роль, тарифный план или тип пространства не позволяют управлять пользователями.

Не ожидайте, что добавление в команду автоматически решает проблемы с доступом к приватным элементам. Команды группируют людей. Доступ к закрытым документам по-прежнему настраивается индивидуально. См. статью Управление командами.

Действия при проблемах с управлением членами пространства

Если участник отсутствует в списке, проверьте активное рабочее пространство, выполните поиск по адресу электронной почты, сбросьте фильтры и убедитесь, что он не добавлен в качестве гостя или внешнего участника вместо члена пространства.

Если приглашение зависло, проверьте адрес электронной почты получателя и отправляйте письмо повторно только после проверки папки спама и корпоративных фильтров. См. статью Если приглашение не приходит.

Если пользователь принял приглашение, но не может открыть документы, проверьте права на уровне контента. Воспользуйтесь статьей Совместная работа с коллегами для настройки прав совместного доступа.

Если деактивированный пользователь возвращается к работе, оцените, должен ли он снова войти в члены рабочего пространства или ему достаточно точечного доступа к одному документу. Повторная активация профиля подходит для постоянного сотрудничества. Внешний доступ подходит для краткосрочных задач.

Если список участников кажется устаревшим после внесения изменений, обновите страницу в браузере и выполните поиск заново. В крупных пространствах списки подгружаются постепенно в зависимости от поисковых запросов и фильтров, поэтому пользователь может не отображаться до выбора подходящих параметров.