Gestionar miembros del espacio de trabajo

La gestión de miembros controla quién pertenece al espacio de trabajo

Utilice la gestión de miembros del espacio de trabajo cuando necesite revisar quién pertenece al espacio de trabajo, invitar a personas, cambiar roles, desactivar o eliminar el acceso, y saber si alguien es un miembro completo del espacio de trabajo. Utilice Personas cuando requiera explorar el directorio. Utilice los diálogos Compartir cuando necesite gestionar el acceso a un solo canvas o proyecto.

Esta distinción evita muchas soluciones complejas e innecesarias. Si una persona no es miembro del espacio de trabajo, aún puede tener acceso a un elemento compartido como colaborador externo o invitado. Si una persona es miembro del espacio de trabajo, aún podría requerir el permiso del elemento para abrir un canvas privado.

Para el modelo de roles, consulte Miembros, invitados y colaboradores externos. Para las invitaciones, consulte Invitar miembros al espacio de trabajo.

Disponibilidad y permisos

Dónde encontrar los miembros

Utilice Inicio → Personas cuando necesite explorar los miembros, los equipos o el organigrama. Personas está diseñado para la consulta y el contexto. Ayuda a que los compañeros de equipo se localicen entre si sin convertir cada búsqueda en una acción de administración.

Utilice Configuraciones del espacio de trabajo → Miembros, o la pantalla de gestión de miembros que se muestre en su espacio de trabajo, cuando necesite controles administrativos. Allí es donde los administradores suelen revisar los roles, invitar a miembros, modificar el acceso y gestionar a los miembros desactivados.

En espacios de trabajo de gran tamaño, las listas de miembros pueden cargarse mediante búsquedas y filtros en lugar de mostrar a todas las personas a la vez. Si alguien no aparece de forma inmediata, realice la búsqueda por nombre o correo electrónico, borre los filtros y confirme el espacio de trabajo activo antes de asumir que no está registrado.

Cuándo la gestión de miembros está oculta

La gestión de miembros no se muestra solo porque una persona pueda editar un proyecto o un canvas. Es una pantalla reservada para administradores del espacio de trabajo y ALLO la oculta cuando la cuenta actual, el plan o el tipo de espacio de trabajo no están autorizados para utilizarla.

Si el espacio de trabajo cuenta con una sola persona, la gestión de miembros puede no mostrarse debido a que no hay una lista de miembros para administrar. Esto es el comportamiento esperado para planes individuales. No se trata de un fallo de carga.

Qué puede gestionar

Estados de los miembros y qué significan

Si no puede encontrar a una persona en la gestión de miembros, pregunte si realmente es miembro del espacio de trabajo. Los colaboradores externos y los invitados a menudo deben gestionarse directamente desde el canvas o proyecto al que tienen acceso.

Buenos hábitos de gestión de miembros

Revise los miembros cuando las personas se unan, se vayan, cambien de equipo, modifiquen sus responsabilidades o requieran acceso a la facturación o administración. La membresía debe reflejar al equipo que realmente pertenece al espacio de trabajo.

Mantenga limitado el número de roles de administrador. Los administradores normalmente pueden gestionar configuraciones del espacio de trabajo sensibles, listas de miembros, roles, controles relacionados con la facturación y la recuperación de accesos. Otorgue acceso de administrador porque alguien está a cargo de la administración del espacio de trabajo, no porque necesite editar un canvas.

Utilice los equipos para organizar a los miembros cuando el espacio de trabajo crezca. Los equipos ayudan a comprender los departamentos, las unidades, las clases, los clientes o los grupos de trabajo. Consulte Gestionar equipos.

Utilice la opción de compartir elementos para clientes y revisores a corto plazo. La lista de miembros del espacio de trabajo no debe convertirse en un depósito para cada persona que haya revisado un canvas de forma eventual.

Ejemplos

Si un compañero de equipo cambió de departamento, actualice su membresía en el equipo y revise si aún requiere acceso al trabajo anterior. No elimine su membresía en el espacio de trabajo a menos que ya no deba pertenecer a este.

Si alguien dejó la empresa, desactive o retire su acceso al espacio de trabajo de acuerdo con las políticas de su espacio de trabajo. Esto debe bloquear los enlaces antiguos antes de que se consideren los permisos de proyectos o de canvases.

Si un cliente externo indica que no encuentra el espacio de trabajo en su barra lateral, esto puede ser el comportamiento esperado. Si se compartió un canvas con él como colaborador externo, no es miembro del espacio de trabajo y no visualizará el directorio de este.

Si un gestor no puede invitar miembros, verifique su rol. Es posible que sea propietario de un proyecto pero no administrador del espacio de trabajo.

Notas sobre permisos y visibilidad

La gestión de miembros no incluye a cada persona que tiene acceso a cada elemento. Un canvas puede tener invitados o colaboradores externos que no son miembros del espacio de trabajo. Para retirar su acceso, abra el elemento compartido y ajuste su permiso.

El estado de miembro del espacio de trabajo no garantiza el acceso a los elementos. Si un miembro tiene acceso de solo lectura en un canvas, verifique el diálogo Compartir de ese canvas. Si no puede visualizar un elemento de Objetivos/OKRs, compruebe el permiso de Objetivos y OKRs, los filtros, el estado de archivo y su rol en el espacio de trabajo.

La desactivación es más estricta que el acceso de solo lectura. Un miembro desactivado no debe utilizar enlaces directos antiguos como una vía secundaria de acceso al espacio de trabajo. La recuperación por parte del administrador debe realizarse en el límite de membresía del espacio de trabajo.

Errores comunes

No vuelva a crear a un miembro enviando invitaciones duplicadas antes de verificar su estado. Es posible que ya esté invitado, activo con otro correo electrónico o desactivado.

No elimine a un miembro solo para retirar un canvas compartido de su vista. En su lugar, ajuste el permiso del canvas. Eliminar o desactivar al miembro afecta a todo el espacio de trabajo.

No asuma que un botón de administración ausente se debe a un problema de carga. Si la acción está oculta, es posible que no cuente con el rol, plan o tipo de espacio de trabajo requeridos para gestionar miembros.

No espere que la membresía de un equipo por sí sola otorgue acceso a cada elemento privado. Los equipos organizan a las personas. El uso compartido sigue controlando el acceso cuando el elemento está restringido. Consulte Gestionar equipos.

Recuperar el acceso cuando la gestión de miembros parece incorrecta

Si falta un miembro, compruebe el espacio de trabajo activo, realice la búsqueda por correo electrónico, borre los filtros y verifique si la persona es un invitado o colaborador externo en lugar de un miembro.

Si una invitación está bloqueada, verifique el correo electrónico y reenvíela únicamente después de comprobar la carpeta de correo no deseado (spam) y la cuarentena. Utilice Cuando una invitación no llega.

Si una persona no puede abrir un trabajo después de convertirse en miembro, verifique el permiso del elemento. Utilice Compartir trabajo con compañeros de equipo para la capa de uso compartido.

Si una persona desactivada debe regresar, decida si debe hacerlo como miembro completo del espacio de trabajo o recibir acceso únicamente a un elemento compartido. La reactivación es adecuada para la membresía completa. El uso compartido externo es apropiado para colaboraciones específicas y acotadas.

Si la lista de miembros parece estar obsoleta después de realizar un cambio, actualice la página y busque de nuevo. En espacios de trabajo de gran tamaño, las listas pueden cargarse de acuerdo con la búsqueda y el estado actuales, por lo que la persona podría no aparecer hasta que se seleccione el filtro correcto.