Miembros, invitados y colaboradores externos

El acceso cuenta con tres capas

ALLO separa la relación de una persona con el espacio de trabajo de su permiso sobre una parte específica del trabajo. Esa separación es la clave para comprender casi todas las preguntas del tipo: "¿Por qué no pueden ver esto?", "¿Por qué esto es de solo lectura?", "¿Por qué no aparecen en Personas?" y "¿Por qué falta el botón de invitación?".

Las cuestiones de acceso suelen implicar cuatro capas:

1. Relación con el espacio de trabajo: si la persona es miembro del espacio de trabajo, administrador del espacio de trabajo, invitado, colaborador externo o miembro desactivado.
2. Acceso a elementos compartidos: si la persona puede abrir un proyecto, canvas, panel de control, archivo, tarea o elemento de Objetivos/OKRs específico.
3. Permiso de contenido: si la persona puede ver, realizar un comentario o editar ese elemento.
4. Responsabilidad de gestión: si la persona puede cambiar la propiedad, el acceso de los miembros, las configuraciones de administración u otros controles críticos.

Esa distinción es importante porque los colaboradores externos no forman parte del directorio del espacio de trabajo. Son personas con acceso a nivel de elemento. Un cliente puede ser colaborador externo en un proyecto compartido, revisor en un canvas compartido y, al mismo tiempo, no figurar en Personas.

Para obtener una descripción general más amplia del espacio de trabajo, comience con Entender los espacios de trabajo. Para invitar a miembros completos, utilice Invitar miembros al espacio de trabajo. Para un acceso externo más limitado, utilice Invitar a invitados y colaboradores externos.

Disponibilidad y permisos

Relaciones del espacio de trabajo y acceso a elementos compartidos

Estos términos describen la relación de una persona con el espacio de trabajo o su acceso a un elemento compartido. No describen automáticamente lo que la persona puede hacer en todas partes dentro de ALLO.

La sección Personas es para los miembros del espacio de trabajo, los equipos y el organigrama. No es una lista completa de cada persona que haya abierto un enlace compartido alguna vez. Si alguien falta en Personas, verifique si es un colaborador externo o un invitado antes de volver a invitarle.

Permisos a nivel de contenido

Los permisos a nivel de contenido describen lo que una persona puede hacer en una parte del trabajo. Las etiquetas pueden variar según la pantalla, pero el modelo práctico es consistente.

El rol en el espacio de trabajo y el permiso de contenido se combinan. Un miembro del espacio de trabajo puede tener acceso de solo lectura en un canvas privado. Un administrador del espacio de trabajo aún puede necesitar el contexto de elemento correcto para gestionar un elemento compartido. Un colaborador externo puede editar un canvas sin ver las configuraciones del espacio de trabajo. Un invitado puede realizar un comentario en un canvas únicamente si el enlace o la invitación le otorgan ese acceso.

Dónde verificar el acceso

Utilice la ruta de acceso correcta

Si una persona desactivada posteriormente necesita acceso únicamente como colaborador externo, un administrador debe resolver el estado del miembro y compartir el trabajo específico nuevamente en lugar de depender de la membresía anterior.

Escenarios comunes

Notas sobre permisos y visibilidad

Mantenga separadas estas distinciones:

• La visibilidad del directorio no es lo mismo que la visibilidad de acceso. Personas es el directorio de miembros para los miembros del espacio de trabajo, los equipos y el organigrama. Una lista de permisos de un canvas o proyecto es la lista de acceso para ese elemento.
• La visibilidad histórica no representa el acceso actual. La actividad, los comentarios, las notificaciones y la autoría pueden mostrar nombres vinculados a trabajos anteriores sin que esa persona sea un miembro activo del espacio de trabajo.
• Los administradores del espacio de trabajo gestionan el acceso a nivel de espacio de trabajo. Los propietarios y gestores de elementos gestionan el acceso a nivel de elemento. Evite convertir cada problema de acceso a un elemento en un cambio de rol de administrador del espacio de trabajo.
• Los colaboradores externos y los invitados deben recibir el acceso más limitado posible que les permita realizar su trabajo. Utilice ver o realizar un comentario para revisiones, editar para contribuciones y la membresía del espacio de trabajo únicamente para la participación continua en el equipo.
• El acceso de miembros desactivados es estricto de manera intencionada. Un miembro desactivado no debe recuperar el acceso al espacio de trabajo mediante una URL de canvas antigua, un enlace de proyecto, una conexión de socket o una ruta de elemento compartido.

Errores comunes

• Copiar una URL y asumir que se ha otorgado el acceso. Una URL puede dirigir a un trabajo privado. Si el destinatario observa un error de acceso, actualice las configuraciones de uso compartido o invítele con el permiso correcto.
• Añadir a un revisor externo como miembro del espacio de trabajo. Esto puede exponerle en el directorio, consumir una licencia y dificultar la limpieza posterior. Utilice Invitar a invitados y colaboradores externos cuando el acceso deba ser restringido.
• Modificar un rol del espacio de trabajo para solucionar un problema con un canvas o proyecto privado. Eso suele ser una medida demasiado amplia. Primero corrija el permiso del elemento mediante Compartir trabajo con compañeros de equipo, Compartir un canvas o la sección Gestionar miembros del proyecto.
• Asumir que los equipos otorgan acceso universal. Los equipos organizan a los miembros del espacio de trabajo. El elemento aún debe permitir el acceso al equipo o miembro donde se requiera compartir. Consulte Gestionar equipos.

Recuperar el acceso cuando parece incorrecto

1. Verifique la cuenta con la que inició sesión. Muchos problemas de acceso se deben a que se acepta una invitación con un correo electrónico y se abre el enlace habiendo iniciado sesión con otro.
2. Confirme el espacio de trabajo activo. Un enlace válido aún puede parecer incorrecto si la persona está visualizando un espacio de trabajo diferente.
3. Determine si el problema es la membresía del espacio de trabajo o el permiso del elemento. Si la persona no está en Personas y debería estarlo, envíe o reenvíe una invitación al espacio de trabajo. Si puede abrir el espacio de trabajo pero no un canvas específico, update el permiso de ese canvas.
4. Si la persona fue desactivada, solicite a un administrador del espacio de trabajo que elija la recuperación adecuada: reactivarla como miembro del espacio de trabajo, o resolver el estado de su membresía anterior y compartir un elemento como colaborador externo. No le indique que continúe intentando abrir los enlaces antiguos.
5. Si el problema se originó desde la Bandeja de entrada, una notificación o un correo antiguo, verifique si el trabajo original fue eliminado, movido, archivado o dejó de compartirse. Luego, utilice Cuando parece que falta trabajo o la Resolución de problemas de Compartido conmigo.