Члены пространства, гости и внешние участники
Узнайте о ролях в рабочем пространстве, разрешениях для элементов, внешнем доступе, гостях, деактивированных членах пространства и о том, почему один и тот же человек видит разные элементы управления в разных местах.
Доступ разделен на три уровня
ALLO разделяет отношение человека к рабочему пространству и его права доступа к конкретному элементу работы. Это разделение помогает ответить практически на любой вопрос вида: «Почему они не видят этот элемент?», «Почему этот файл доступен только для чтения?», «Почему коллега не отображается в разделе «Люди»?» или «Почему пропала кнопка приглашения?».
Вопросы доступа обычно охватывают четыре уровня:
- Отношения с рабочим пространством: является ли человек членом рабочего пространства, администратором рабочего пространства, гостем, внешним участником или деактивированным членом пространства.
- Доступ к общему элементу: может ли человек открыть конкретный проект, холст, дашборд, файл, задачу или элемент Целей/OKR.
- Разрешения контента: может ли человек просматривать, комментировать или редактировать этот элемент.
- Ответственность за управление: может ли человек изменять владельца, доступ пользователей, настройки администратора или другие более важные параметры.
Это различие важно, поскольку внешние участники не входят в общий справочник рабочего пространства. Это пользователи, обладающие доступом на уровне конкретного элемента. Клиент может одновременно являться внешним участником в одном общем проекте, рецензентом на одном холсте и при этом полностью отсутствовать в справочнике «Люди».
Для ознакомления с общей информацией о рабочем пространстве начните со статьи Общие сведения о рабочих пространствах. Инструкции по приглашению полноценных членов пространства приведены в статье Приглашение членов рабочего пространства. Инструкции по предоставлению ограниченного внешнего доступа ищите в статье Приглашение гостей и внешних участников.
Доступность и разрешения
| Элемент | Подробности |
|---|---|
| Доступно на | Всех рабочих пространствах ALLO. Некоторые функции управления гостями, внешними участниками или административные настройки могут зависеть от тарифного плана и настроек рабочего пространства. |
| Доступно в | Веб-приложении, десктопном приложении и поддерживаемых процессах мобильного просмотра. |
| Кто может просматривать роли и доступ | Члены пространства обычно видят свой уровень доступа и доступные им элементы управления для открытых документов. Администраторы могут анализировать состояние всех членов рабочего пространства. |
| Кто может управлять ролями в пространстве | Администраторы рабочего пространства или члены пространства с правами на управление пользователями, если это поддерживается. |
| Кто может управлять доступом к контенту | Владельцы, менеджеры, редакторы или администраторы в зависимости от элемента и интерфейса совместного доступа. |
| Кто может восстановить деактивированный доступ | Администратор рабочего пространства должен повторно активировать пользователя или изменить модель совместного доступа. Деактивированный член пространства не может восстановить доступ самостоятельно, используя старую ссылку на холст. |
Отношения с рабочим пространством и доступ к общим элементам
Эти термины описывают отношение человека к рабочему пространству либо его доступ к одному общему элементу. Они не определяют автоматически, какие действия пользователь может выполнять во всех разделах ALLO.
| Отношения | Что это значит | Где обычно отображается | Типичные элементы управления |
|---|---|---|---|
| Член рабочего пространства | Пользователь, добавленный в рабочее пространство. Члены пространства могут отображаться в разделе «Люди», поиске пользователей, командах, оргструктуре, меню выбора исполнителей и интерфейсе управления пользователями. | Главная → Люди, Настройки рабочего пространства → Члены пространства, поиск пользователей, списки команд. | Могут использовать разделы рабочего пространства, разрешенные их ролью и правами доступа к элементам. |
| Администратор рабочего пространства | Член рабочего пространства с административными обязанностями. Администраторы обычно могут управлять пользователями, ролями, финансовыми настройками и другими важными параметрами. | Настройки рабочего пространства, Оплата, Члены пространства, меню выбора ролей, действия только для администраторов. | Могут приглашать членов пространства, изменять роли, проверять списки деактивированных пользователей, управлять оплатой и настраивать политики безопасности, если это разрешено тарифным планом. |
| Внешний участник | Пользователь, не являющийся членом рабочего пространства, но имеющий доступ к конкретной общей работе (например, проекту или холсту). | Раздел Управление членами проекта, меню Поделиться на холсте, списки разрешений и экраны доступа к общим элементам. | Могут просматривать, комментировать или редактировать только конкретный общий элемент в соответствии с предоставленными разрешениями. Обычно не отображаются в разделе «Люди». |
| Гость | Пользователь, входящий через гостевой доступ или по ссылке совместного доступа, обычно для быстрого просмотра или участия. | Вход на общий холст, запрос имени гостя, список участников холста при их присутствии. | Могут использовать права, предоставленные для общего элемента или ссылки. Доступ для гостей значительно более ограничен, чем обычное членство в рабочем пространстве. |
| Деактивированный член пространства | Бывший или заблокированный член рабочего пространства, чья связь с пространством приостановлена. | Экраны ошибок доступа и пути восстановления пользователей администратором. | Не могут использовать старый доступ к рабочему пространству, проектам, холстам или сокетам в качестве обходного пути. Требуется восстановление администратором. |
Раздел «Люди» предназначен для членов рабочего пространства, команд и оргструктуры. Это не список каждого человека, который когда-либо открывал общую ссылку. Если кто-то отсутствует в разделе «Люди», перед отправкой повторного приглашения убедитесь, не является ли он внешним участником или гостем.
Разрешения на уровне контента
Разрешения на уровне контента определяют действия пользователя на конкретном объекте работы. Названия могут отличаться в зависимости от интерфейса, но логика остается неизменной.
| Разрешение | Что оно обычно позволяет | Что оно не означает |
|---|---|---|
| Просмотр | Открывать и читать документ. | Разрешение на просмотр не позволяет редактировать контент и может ограничивать добавление комментариев. |
| Комментарий | Оставлять комментарии, отвечать, упоминать коллег и участвовать в обсуждении там, где поддерживаются комментарии. | Разрешение на комментирование не позволяет изменять объекты на холсте, структуру проектов или настройки рабочего пространства. |
| Редактирование | Изменять содержимое (например, объекты на холсте, холсты проекта или редактируемые поля). | Разрешение на редактирование не дает права изменять роли в рабочем пространстве или управлять оплатой. |
| Владелец или менеджер | Повышенная ответственность за элемент (включая его удаление, передачу прав или настройку доступа, если это применимо). | Владение одним элементом не делает пользователя администратором рабочего пространства. |
Роль в рабочем пространстве и права доступа к конкретному элементу объединяются. Член рабочего пространства может иметь доступ к приватному холсту только на чтение. Администратору рабочего пространства все равно может потребоваться правильный контекст элемента для управления им. Внешний участник может редактировать один холст, не имея доступа к настройкам рабочего пространства. Гость может оставлять комментарии на холсте только в том случае, если ссылка или приглашение дают права на добавление комментариев.
Где проверить уровень доступа
| Вопрос | Где проверить |
|---|---|
| Является ли человек членом рабочего пространства? | Главная → Люди или Настройки рабочего пространства → Члены пространства. |
| Является ли человек администратором? | Настройки рабочего пространства → Члены пространства → колонка «Роль» или меню выбора роли. |
| Имеет ли человек доступ к конкретному холсту? | Холст → Поделиться. |
| Имеет ли человек доступ к проекту или холсту проекта? | Интерфейс управления членами проекта или меню совместного доступа к холсту, если нужно поделиться только одним холстом. |
| Является ли человек гостем или внешним участником? | Список прав доступа конкретного элемента или индикаторы гостей/участников в самом элементе. |
| Был ли этот член пространства деактивирован? | Настройки рабочего пространства → Члены пространства или интерфейс восстановления пользователей администратором. |
| Ссылка верна, но учетная запись выбрана не та? | Проверьте адрес электронной почты, под которым выполнен вход, и используйте функцию Переключение рабочих пространств перед изменением прав. |
Выбор правильного пути предоставления доступа
| Способ доступа | Когда использовать | С чего начать |
|---|---|---|
| Приглашение в рабочее пространство | Человек должен войти в команду, отображаться в разделе «Люди», вступать в команды, получать задачи по всему пространству и постоянно быть в курсе контекста работы. | Приглашение членов рабочего пространства |
| Совместный доступ к элементу | Пользователю нужен доступ только к одному проекту, холсту, дашборду, файлу, задаче или элементу Целей/OKR. Это лучший путь для клиентов, поставщиков, рецензентов, приглашенных экспертов или любого, чей доступ должен быть строго ограничен. | Раздел управления членами проекта, меню совместного доступа к холсту или аналогичный интерфейс для конкретного элемента. |
| Гостевой доступ | Пользователь должен открыть общий холст без добавления в члены рабочего пространства. Это полезно для быстрых обзоров, воркшопов в реальном времени, демонстраций клиентам и временной совместной работы. | Приглашение гостей и внешних участников |
| Деактивация | Член пространства должен прекратить участие в работе. Деактивация должна гарантированно заблокировать старые прямые ссылки. | Доступ к деактивированному рабочему пространству |
Если деактивированному пользователю позже понадобится доступ только в качестве внешнего участника, администратор должен разрешить старое состояние его членства и поделиться конкретной работой заново, а не полагаться на старые права.
Обычные сценарии
| Сценарий | Что происходит | Рекомендуемое действие |
|---|---|---|
| Коллега присоединился к рабочему пространству, но не может редактировать конкретный холст. | Членство в рабочем пространстве активно, но права доступа к холсту ограничены только просмотром или комментированием. | Откройте Холст → Поделиться и обновите уровень доступа к элементу. Не делайте его администратором, если ему не нужны права управления всем пространством. |
| Клиент открывает холст, но его нет в разделе «Люди». | Вероятно, он является гостем или внешним участником на этом холсте, а не членом рабочего пространства. | Управляйте его доступом через диалоговое окно совместного доступа к холсту. |
| Подрядчик открывает один проект, но его нет в разделе «Люели». | Вероятно, он является внешним участником в этом проекте. | Управляйте его правами в разделе управления членами проекта, а не в общем списке «Люди». |
| Пользователь видит ошибку отсутствия прав при переходе по старой ссылке. | Элемент мог быть закрыт для совместного доступа, удален, перемещен, ограничен или заблокирован деактивацией его профиля. | Проверьте активное рабочее пространство, адрес электронной почты, права доступа к элементу и статус пользователя. См. статью Если не удается получить доступ к работе. |
| Рецензент не может оставить Комментарий. | Ссылка или приглашение дают права только на просмотр, либо комментарии отключены для этого элемента. | Измените уровень доступа элемента на комментирование или редактирование, а при сохранении проблемы обратитесь к статье Устранение проблем с доступом «только чтение». |
| Пропала кнопка администратора. | Пользователь не является администратором, тарифный план не поддерживает это действие, либо действие относится к конкретному элементу, а не к пространству. | См. статьи Управление членами рабочего пространства and Изменение роли члена пространства. |
| Бывший член пространства все еще отображается в старых комментариях или истории. | Авторство в истории сохраняется даже после удаления доступа. | Это стандартное поведение системы. Если человек по-прежнему может открывать приватные документы, попросите администратора проверить статус его членства. |
Примечания по правам доступа и видимости
Различайте следующие понятия:
- Видимость в справочнике не означает доступ к элементам. Раздел «Люди» представляет собой справочник членов рабочего пространства, команд и оргструктуры. Список совместного доступа к холсту или проекту определяет права доступа к этому конкретному элементу.
- Историческая видимость не гарантирует текущий доступ. В логах активности, комментариях, уведомлениях и авторстве элементов могут отображаться имена людей, связанных с прошлой работой, даже если сейчас их доступ заблокирован.
- Администраторы рабочего пространства управляют доступом на уровне пространства. Владельцы и менеджеры элементов управляют доступом на уровне этих элементов. Избегайте повышения роли пользователя до администратора рабочего пространства ради решения проблемы с доступом к одному документу.
- Внешним участникам и гостям следует предоставлять минимальный уровень доступа, достаточный для работы. Используйте просмотр или комментирование для рецензентов, редактирование для соавторов и членство в рабочем пространстве только для постоянных сотрудников.
- Ограничение доступа деактивированных членов пространства сделано максимально строгим. Деактивированный член пространства не должен получать доступ к данным через старые ссылки на холсты, проекты, сокеты или общие ресурсы.
Распространенные ошибки
- Копирование URL и предположение, что доступ уже открыт. Ссылка может вести на приватный документ. Если получатель видит ошибку доступа, обновите настройки совместного доступа или отправьте приглашение с нужными правами.
- Добавление внешнего рецензента в качестве члена рабочего пространства. Это откроет ему доступ к справочнику компании, займет платную лицензию и усложнит последующую очику прав доступа. Используйте статью Приглашение гостей и внешних участников, когда требуется точечный доступ.
- Изменение роли в рабочем пространстве ради исправления прав на один приватный холст или проект. Это слишком грубый инструмент. Настройте разрешения элемента с помощью статей Совместная работа с коллегами, Предоставление доступа к холсту или раздела управления членами проекта.
- Ожидание, что Команды дают универсальный доступ. Команды созданы для группировки членов пространства. Конкретный элемент все равно должен быть доступен для команды или пользователя. См. статью Управление командами.
Действия при некорректном уровне доступа
- Проверьте учетную запись, под которой выполнен вход. Многие проблемы с доступом возникают из-за того, что приглашение принимают на одну почту, а ссылку открывают под другой учетной записью.
- Подтвердите активное рабочее пространство. Ссылка может быть рабочей, но пользователь просматривает другое рабочее пространство в данный момент.
- Определите характер проблемы: дело в членстве в пространстве или в правах на элемент? Если человека нет в разделе «Люди», но он должен там быть, отправьте или перешлите приглашение в рабочее пространство. Если он может войти в пространство, но не открывает конкретный холст, обновите настройки этого холста.
- Если пользователь был деактивирован, попросите администратора выбрать правильный метод восстановления: активировать его профиль обратно как члена рабочего пространства либо разрешить старое состояние членства и поделиться одним элементом как с внешним участником. Не предлагайте ему бесконечно пробовать старые ссылки.
- Если проблема возникла при переходе из папки Входящие, уведомления или старого письма, проверьте, не была ли оригинальная работа удалена, перемещена, заархивирована или закрыта для совместного доступа. Затем обратитесь к статьям Если работа кажется утерянной или Устранение проблем с доступом к общим элементам.
Связанные статьи
- Настройка совместного доступа к холсту
- Приглашение гостей и внешних соавторов
- Общие сведения о рабочих пространствах
- Переключение рабочих пространств
- Приглашение членов рабочего пространства
- Управление членами рабочего пространства
- Если не удается получить доступ к работе
Обратная связь