Исправление проблем с общим доступом

Проблемы с общим доступом обычно связаны с учетной записью, рабочей областью, разрешениями или удалением

Если общий холст или проект не открывается, начните с самых простых проверок:

• Неверный адрес электронной почты? Вошли ли Вы с использованием правильного адреса электронной почты?
• Неверная рабочая область? Находитесь ли Вы в правильной рабочей области?
• Несуществующий доступ? Существует ли еще общая ссылка или доступ, которые Вы используете?

Большинство проблем с общим доступом не представляют собой загадки:

• Элемент был предоставлен другой учетной записи.
• Владелец изменил разрешения.
• Работа была удалена.
• Ссылка устарела.
• Доступ дает меньше прав, чем Вы ожидали.

Раздел Доступные мне предназначен для удобного поиска ресурсов, но он не может переопределить разрешения, установленные для исходной работы. Если у Вас больше нет доступа к холсту или проекту, в списке может отображаться меньше информации, элемент может не открываться или вовсе исчезнуть после обновления.

Стандартные шаги по открытию описаны в статье Как открыть общие материалы.

Сначала проверьте учетную запись

Убедитесь, что Вы вошли в систему под тем адресом электронной почты, для которого был предоставлен общий доступ. Если коллега предоставил доступ для адреса you@company.com, вход под учетной записью you@gmail.com не даст доступа, даже если оба адреса принадлежат Вам.

Если Вы используете несколько рабочих областей ALLO, воспользуйтесь функцией Переключение между рабочими областями. Общие материалы привязаны к конкретной рабочей области. Например, холст, доступ к которому предоставлен в рабочей области «Client Review», не появится в рабочей области «Product Team».

Если Вы открыли прямую ссылку из электронной почты или чата, выйдите из текущей учетной записи и войдите снова с нужным адресом, а затем повторно откройте ссылку. Если это решит проблему, значит, доступ был предоставлен корректно, но привязан к другой учетной записи.

Проверьте, какой именно доступ был предоставлен

Уточните у отправителя, чем именно он поделился: холстом, проектом, приглашением в рабочую область или просто скопированной ссылкой. Это разные способы получения доступа.

Доступ к отдельному холсту позволяет открыть этот холст, но не дает возможности просматривать весь проект. Доступ к проекту позволяет открывать его разделы, но некоторые холсты все равно могут оставаться заблокированными, если для них настроены отдельные разрешения. Приглашение в рабочую область предоставляет более широкие права участника, однако возможности все равно могут зависеть от Вашей роли.

Если Вы ожидали доступ к проекту, но получили доступ только к холсту, попросите отправителя поделиться проектом. Если Вы ожидали права на редактирование, но получили доступ только для просмотра, попросите его изменить разрешения. Если Вам нужен доступ ко всем холстам проекта, но один из них не открывается, запросите доступ к этому конкретному холсту.

Проверьте состояние «только для чтения»

Режим «только для чтения» не всегда указывает на ошибку. Многие холсты предоставляются в общий доступ исключительно для ознакомления. Если Вы можете открыть материалы, но не можете редактировать, добавлять Комментарий, скачивать, экспортировать или удалять файлы, возможно, Ваша текущая роль не включает эти действия.

Найдите доступные опции и меню внутри открытого холста или проекта. Если функции редактирования отсутствуют, уточните у владельца, планировал ли он предоставить доступ только для просмотра, добавления комментариев или для редактирования. Общие рекомендации по устранению неполадок в режиме «только для чтения» приведены в статье Доступ только для чтения.

Не обращайтесь в службу поддержки с просьбой исправить режим «только для чтения», пока владелец не подтвердит планируемый уровень доступа. ALLO строго соблюдает настройки общего доступа, заданные владельцем.

Проверьте, не была ли работа удалена или перемещена

Если элемент раньше открывался, а теперь перестал, возможно, владелец удалил его, переместил, восстановил в другом месте или закрыл Вам доступ. Попросите отправителя открыть этот элемент в своей учетной записи. Если он тоже не может его найти, ему следует проверить раздел Корзина, пока не истек срок хранения файлов.

Если элемент был удален безвозвратно или стерт автоматически по истечении срока хранения, восстановить его через обычный общий доступ не получится. Владельцу или администратору необходимо ознакомиться со статьями Срок хранения в корзине и Если данные кажутся утерянными.

Если проект был перемещен или переименован, старая ссылка все еще может работать, но название или расположение в разделе Доступные мне могут измениться. Если прежнее название больше не отображается, воспользуйтесь функцией Поиск по текущему названию.

Проверьте ограничения для гостей и внешних участников

Пользователи со статусом Гость и внешние участники могут иметь более ограниченные права по сравнению с постоянными участниками рабочей области. Они видят только те холсты или проекты, к которым им был предоставлен явный доступ. У них может отсутствовать доступ к списку всех участников, остальным файлам рабочей области, информационным панелям и спискам проектов.

Если Вы вошли в систему как Гость и Вам требуются более широкие полномочия, попросите владельца рабочей области пригласить Вас в качестве постоянного участника или предоставить доступ к другим материалам. Подробную информацию о настройке можно найти в статьях Как пригласить гостей и внешних участников и Совместная работа в статусе гостя.

При совместной работе сотрудников разных компаний убедитесь, что отправитель открыл доступ именно для того адреса электронной почты, который Вы используете для входа. Использование альтернативных адресов (псевдонимов) часто приводит к бесконечному циклу ошибок об отсутствии доступа.

Проверьте статус участия и деактивацию

Если Ваш статус участия в рабочей области изменился, общие элементы могут перестать открываться. Это может произойти в результате изменения роли, перевода в другую команду, увольнения из компании, деактивации рабочей области или истечения срока приглашения для гостя.

Попросите администратора рабочей области подтвердить, что Ваша учетная запись активна и Вам назначена нужная роль. Если Ваш доступ был деактивирован, ознакомьтесь со статьей Деактивированный доступ. Если требуется изменить роль, обратитесь к разделу Как изменить роль участника.

Если Вы недавно приняли приглашение, обновите страницу ALLO или выйдите из системы и войдите снова, чтобы приложение загрузило актуальную информацию о Вашем участии в рабочей области.

Что делать, если элемент отображается в разделе Доступные мне, но не открывается

Если возникла эта проблема, попросите отправителя проверить настройки или выполните следующие шаги:

• Обновите страницу. После этого попробуйте снова запустить элемент.
• Используйте прямую ссылку. Если прямая ссылка работает, список в разделе Доступные мне мог устареть.
• Подтвердите наличие доступа. Если не открывается ни карточка, ни прямая ссылка, попросите отправителя проверить, сохранен ли еще доступ для Вас. Отправителю необходимо проверить настройки общего доступа и убедиться, что элемент не был перемещен в корзину.
• Проверьте переименование или перемещение. Если на карточке указан другой проект или отправитель, возможно, элемент был переименован, перемещен или доступ к нему был открыт иным способом. Ориентируйтесь по названию и дате предоставления доступа, чтобы убедиться, что Вы обсуждаете один и тот же ресурс.

Что делать, если прямая ссылка работает, но элемент отсутствует в разделе Доступные мне

Если прямая ссылка открывает элемент, но Вы не видите его в списке:

• Проверьте рабочую область. Убедитесь, что Вы находитесь в той же рабочей области, к которой ведет ссылка.
• Используйте поиск. Выполните Поиск по названию в разделе Доступные мне.
• Проверьте статус прочтения. Убедитесь, не отмечен ли элемент как уже прочитанный (вместо непрочитанных).
• Запросите прямой общий доступ. Элемент может не отображаться в разделе Доступные мне, если способ предоставления доступа не создает запись в общем списке для Вашей учетной записи, или если список еще не обновился. Сохраните прямую ссылку и попросите отправителя предоставить доступ непосредственно для Вашей учетной записи, если Вам нужно, чтобы элемент появился в списке.
• Добавьте в избранное. Вы также можете добавить открытый холст или проект в избранное для быстрого доступа. Дополнительные сведения см. в статье Использование избранного.

Какую информацию необходимо предоставить при обращении за помощью

Укажите название рабочей области, Ваш адрес электронной почты для входа, название элемента, тип ресурса (холст или проект), имя отправителя, прямую ссылку (при наличии), текст сообщения об ошибке, а также уточните, открываются ли у Вас другие общие материалы. Если проблема заключается в доступе только для чтения, сообщите, какое именно действие Вы планировали выполнить.

Эта информация поможет владельцу, администратору или специалисту службы поддержки оперативно определить истинную причину проблемы: использование неверной учетной записи, нахождение в другой рабочей области, отсутствие необходимых разрешений, удаление материалов, истечение срока приглашения или устаревший общий список.