Открытие доступных материалов

Открытие доступного элемента из его карточки

Раздел 'Доступные мне' позволяет открывать холсты и проекты, которыми с Вами поделились другие пользователи. Перед открытием ознакомьтесь с деталями карточки: названием, типом элемента, отправителем, датой отправки, расположением проекта, статусом прочтения и информацией о правах доступа, которую показывает ALLO. Эти сведения помогут Вам не ошибиться при выборе, если сразу несколько человек прислали холсты с похожими названиями.

Чтобы открыть доступные материалы:

1. Перейдите в раздел 'Доступные мне'.
2. Найдите нужный элемент.
3. Нажмите на его карточку или выберите ее.

Доступный холст откроется в редакторе или в режиме просмотра. Доступный проект откроется в области проектов. Если у элемента есть меню, Вам также могут быть доступны такие действия, как открытие в новой вкладке, копирование ссылки, отметка как прочитанного или просмотр сведений, в зависимости от контекста и Вашей роли.

Для получения более подробной информации о разделе 'Доступные мне' ознакомьтесь с Обзором раздела «Доступные мне».

Изучение карточки перед открытием

Проверка карточки поможет избежать открытия ошибочного документа. Посмотрите, кто предоставил доступ, когда это произошло и к какому проекту относится элемент. Например, холст с названием Review станет намного понятнее, если Вы увидите, что его вчера отправил ведущий дизайнер и он относится к проекту Brand Refresh.

Если на карточке отображается проектный контекст, используйте его для выбора между открытием холста или всего проекта. Открывать холст удобнее, если Вам нужна конкретная рабочая область. Открытие проекта предпочтительнее, когда требуются вкладки, теги, разделы, даты или доступ к нескольким холстам сразу.

Если на карточке указаны права доступа к холсту, расценивайте это как подсказку. Фактически доступные действия определяются функциями, которые Вы увидите непосредственно после открытия холста. Права могут измениться уже после загрузки списка, поэтому обновите страницу, если данные на карточке и в открытом элементе не совпадают.

Открытие доступного холста

Выберите карточку холста. Он откроется с теми правами, которые Вам предоставили. В зависимости от уровня доступа Вы сможете просматривать, комментировать, редактировать, демонстрировать, экспортировать, приглашать других пользователей или только изучать содержимое.

Если на холсте есть вложенные файлы, используйте инструменты работы с файлами на холсте или раздел Файлы, чтобы просмотреть, открыть или скачать их при наличии возможности. Доступ к холсту не гарантирует автоматического доступа ко всем файлам в рабочем пространстве.

Открытие доступного проекта

Выберите карточку проекта. Проект откроется с доступными Вам вкладками и действиями. В зависимости от настроек проекта и Ваших прав доступа Вам могут отображаться Панель мониторинга, Список, Канбан-доска, Календарь, Временная шкала, теги, фильтры, а также связанные холсты.

Если Вас пригласили для работы над конкретным холстом, откройте проект и воспользуйтесь вкладками или фильтрами для поиска нужного элемента. Если в проекте много холстов, найдите требуемый холст через внутренний список проекта или перейдите в раздел Все холсты.

Если проект открывается, но один из холстов внутри него недоступен, для этого холста могут быть заданы отдельные ограничения. Уточните у владельца проекта, должен ли этот холст также быть открыт для Вас.

Открытие по прямой ссылке

Если Вам прислали прямую ссылку ALLO, откройте ее, предварительно войдя в систему под тем адресом электронной почты, на который был отправлен доступ. Если ALLO просит Вас войти в систему, укажите именно этот адрес. После успешного перехода по ссылке элемент также может появиться в разделе 'Доступные мне' в зависимости от способа отправки.

Если ссылка открывает другое рабочее пространство или сообщает об отсутствии доступа, проверьте, нет ли у Вас нескольких учетных записей ALLO. Самая распространенная причина заключается в открытии верной ссылки под другой электронной почтой.

Если ссылка работает, но элемент отсутствует в разделе 'Доступные мне', продолжайте использовать прямую ссылку и попросите отправителя подтвердить предоставление прямого доступа. Раздел 'Доступные мне' служит вспомогательным инструментом, но прямая ссылка также остается полностью функциональной.

Отметка открытых материалов как прочитанных

Открытие доступных материалов помогает снять статус непрочитанных. Некоторые разделы интерфейса также предлагают отдельные функции для отметки конкретных элементов или всех материалов сразу как прочитанных. Если индикатор непрочитанного сообщения не исчез сразу, обновите страницу или подождите некоторое время, пока статус синхронизируется между вкладками и устройствами.

Отметка прочитанным меняет только статус отображения для Вас. Она не удаляет элемент из раздела 'Доступные мне', не закрывает к нему доступ и не отправляет уведомление отправителю о завершении Вашего ознакомления. Подробности см. в разделах Непрочитанные совместные материалы и Отметка совместных материалов как прочитанных.

Возможные действия

Кнопки и меню доступных элементов зависят от типа элемента и Ваших прав доступа. Вам могут быть доступны открытие, открытие в новой вкладке, копирование ссылки, отметка как прочитанного, удаление из личного списка и другие действия. При этом функции редактирования, отправки, удаления, экспорта или скачивания файлов могут скрываться, если они не разрешены для Вашей роли.

Если какое-то действие недоступно, откройте элемент и проверьте функции управления внутри самого холста или проекта. Некоторые возможности привязаны к открытой рабочей области, а не к карточке в разделе 'Доступные мне'. Если функции все еще нет, обратитесь к владельцу для настройки прав доступа.

Отсутствие определенных действий не является признаком неисправности. ALLO автоматически скрывает или отключает функции, которые не подходят для Вашей текущей роли.

Примеры прав доступа

Если коллега предоставил Вам доступ к холсту только для просмотра, Вы сможете открыть и прочитать его, но редактирование или удаление файлов будут заблокированы. Если предполагалась совместная работа, отправителю потребуется изменить настройки доступа.

Если владелец проекта поделился им с Вами, Вам могут быть доступны задачи и проектные вкладки, однако приватные холсты внутри этого проекта могут требовать отдельных прав. Запросите доступ к конкретному холсту дополнительно.

Если внешний партнер предоставил доступ к холсту на Ваш рабочий адрес электронной почты, Вам необходимо войти именно под этим рабочим адресом. Использование другой учетной записи приведет к ошибке доступа по той же ссылке.

Если администратор рабочего пространства деактивирует Вашу учетную запись или изменит Вашу роль, доступные элементы могут перестать открываться, даже если они все еще видны в списке. См. раздел Отключение доступа.

Устранение неполадок при открытии

Симптом: Карточка не реагирует или открывается пустая страница

• Устаревшие данные. Обновите ALLO и попробуйте открыть элемент еще раз.
• Сбой списка. Воспользуйтесь прямой ссылкой, если она у Вас есть. Если прямая ссылка работает, возможно, требуется обновить список.

Симптом: Появляется сообщение об отсутствии доступа

• Неверный аккаунт. Проверьте используемую учетную запись, рабочее пространство и отправителя. Возможно, Вы вошли под другим адресом электронной почты.
• Изменение статуса элемента. Уточните у отправителя, не был ли закрыт доступ к элементу, не переместили ли его и не удалили ли его.
• Ошибки совместного доступа. Используйте рекомендации из статьи Устранение проблем с доступом к общим элементам.

Симптом: Элемент открывается только в режиме чтения

• Заданные ограничения. Проверьте, планировал ли отправитель предоставить Вам доступ только для чтения. Этот режим является стандартным состоянием доступа.
• Требуется изменение прав. Запрашивайте доступ на редактирование у владельца только в том случае, если Вам действительно необходимо внести изменения.

Симптом: Элемент был удален

• Превышение срока хранения. Попросите владельца или администратора проверить Корзину, пока не истек установленный срок хранения.