Freigegebene Arbeit öffnen

Das freigegebene Element über seine Karte öffnen

Der Bereich Mit mir geteilt ermöglicht es Ihnen, Canvases und Projekte zu öffnen, die andere Personen für Sie freigegeben haben. Werfen Sie vor dem Öffnen einen Blick auf die Kartendetails: Titel, Elementtyp, Absender, Freigabedatum, Projektort, ungelesener Status sowie alle von ALLO angezeigten Berechtigungsinformationen. Diese Details helfen Ihnen, das Öffnen eines falschen Elements zu vermeiden, falls mehrere Personen Canvases mit ähnlichen Namen freigeben.

Um freigegebene Arbeit zu öffnen, rufen Sie den Bereich Mit mir geteilt auf, suchen Sie das gewünschte Element und klicken oder wählen Sie dessen Karte aus. Ein freigegebener Canvas wird im Canvas-Editor oder in der Canvas-Ansicht geöffnet. Ein freigegebenes Projekt öffnet sich im Projektbereich. Wenn das Element über ein Menü verfügt, sehen Sie je nach Benutzeroberfläche und Ihrer Rolle möglicherweise auch Aktionen wie das Öffnen in einem neuen Tab, das Kopieren eines Links, das Markieren als gelesen oder das Anzeigen von Details.

Weitere Informationen zum allgemeinen Konzept von Mit mir geteilt finden Sie unter Übersicht zu „Mit mir geteilt“.

Die Karte vor dem Öffnen lesen

Die Karte kann verhindern, dass Sie versehentlich die falsche Arbeit öffnen. Prüfen Sie, wer das Element freigegeben hat, wann es geteilt wurde und wohin es gehört. Ein Canvas namens Review ist wesentlich nützlicher, wenn Sie sehen können, dass er gestern vom Design-Lead freigegeben wurde und zum Projekt „Brand Refresh“ gehört.

Falls die Karte Projektkontext anzeigt, entscheiden Sie anhand dieser Informationen, ob Sie den Canvas oder das Projekt benötigen. Das Öffnen des Canvas ist ideal, wenn Sie eine ganz bestimmte Arbeitsfläche benötigen. Das Öffnen des Projekts eignet sich am besten, wenn Sie Ansichten, Tags, Abschnitte, Termine oder mehrere Canvases benötigen.

Wenn die Karte Berechtigungsinformationen für einen Canvas anzeigt, betrachten Sie dies als kurzen Hinweis. Ihre tatsächlich verfügbaren Aktionen richten sich nach den Optionen, die Sie nach dem Öffnen sehen. Berechtigungen können sich nach dem Laden der Liste ändern. Aktualisieren Sie daher die Ansicht, falls die Karte und das geöffnete Element nicht übereinstimmen.

Einen freigegebenen Canvas öffnen

Wählen Sie die Canvas-Karte aus. Der Canvas öffnet sich mit den Ihnen gewährten Zugriffsrechten. Je nach Freigabe können Sie den Inhalt ansehen, kommentieren, bearbeiten, präsentieren, exportieren, andere einladen oder das Element lediglich prüfen.

Wenn Sie den Canvas lediglich prüfen müssen, öffnen Sie ihn und nutzen Sie Kommentare und Erwähnungen oder den Präsentationsmodus, sofern dies zulässig ist. Wenn Sie den Inhalt ändern müssen, der Canvas jedoch schreibgeschützt ist, fragen Sie den Absender, ob er Ihnen Bearbeitungsrechte gewähren wollte. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein schreibgeschützter Canvas fehlerhaft ist, da dies oft die richtige Berechtigung für eine reine Überprüfung darstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Schreibgeschützter Zugriff.

Falls der Canvas angehängte Dateien enthält, verwenden Sie die Canvas-Dateitools oder Dateien, um diese nach Verfügbarkeit in der Vorschau anzuzeigen, zu öffnen oder herunterzuladen. Der Zugriff auf einen freigegebenen Canvas gewährt nicht automatisch das Recht, auf jede Datei im Workspace zuzugreifen.

Ein freigegebenes Projekt öffnen

Wählen Sie die Projektkarte aus. Das Projekt öffnet sich mit den für Sie verfügbaren Ansichten und Aktionen. Je nach Projekteinrichtung und Ihren Berechtigungen sehen Sie möglicherweise das Dashboard, die Liste, das Kanban-Board, den Kalender, die Timeline sowie Tags, Filter und verknüpfte Canvases.

Wenn Sie für einen bestimmten Canvas eingeladen wurden, öffnen Sie das Projekt und nutzen Sie Ansichten oder Filter, um die entsprechende Arbeit zu finden. Wenn das Projekt viele Canvases enthält, nutzen Sie die Canvas-Liste des Projekts oder den Bereich Alle Canvases, um den benötigten Canvas zu finden.

Wenn sich ein Projekt öffnen lässt, ein darin enthaltener Canvas jedoch nicht, verfügt dieser Canvas möglicherweise über separate Zugriffsbeschränkungen. Fragen Sie den Projekteigentümer, ob der Canvas ebenfalls für Sie freigegeben werden soll.

Über einen direkt freigegebenen Link öffnen

Wenn Ihnen jemand einen direkten ALLO-Link sendet, öffnen Sie diesen, während Sie mit der E-Mail-Adresse angemeldet sind, für die die Freigabe erteilt wurde. Falls ALLO Sie auffordert, sich anzumelden, verwenden Sie genau diese E-Mail-Adresse. Nachdem Sie den Link erfolgreich geöffnet haben, wird das Element je nach Art der Freigabe möglicherweise auch im Bereich Mit mir geteilt angezeigt.

Falls sich der Link im falschen Workspace öffnet oder angezeigt wird, dass Sie keinen Zugriff haben, prüfen Sie, ob Sie mehrere ALLO-Konten besitzen. Die häufigste Ursache ist die Verwendung des richtigen Links mit der falschen E-Mail-Adresse.

Wenn der Link funktioniert, das Element jedoch im Bereich Mit mir geteilt fehlt, nutzen Sie den Link weiterhin und bitten Sie den Absender zu bestätigen, dass die Freigabe direkt für Sie eingerichtet wurde. Der Bereich Mit mir geteilt dient als Übersicht zur Wiederfindung, aber der direkte Link bleibt weiterhin funktionsfähig, sobald er geöffnet wird.

Geöffnete Arbeit als gelesen markieren

Das Öffnen freigegebener Arbeit trägt dazu bei, den ungelesenen Status zurückzusetzen. Einige Benutzeroberflächen bieten zudem explizite Aktionen wie „Als gelesen markieren“ oder „Alle als gelesen markieren“. Falls ein Ungelesen-Badge nicht sofort verschwindet, aktualisieren Sie die Seite oder warten Sie einen Moment, bis sich der Status über alle geöffneten Tabs und Geräte hinweg aktualisiert hat.

Das Markieren als gelesen ändert lediglich Ihren eigenen Lesestatus. Es entfernt das Element nicht aus dem Bereich Mit mir geteilt, entzieht keinen Zugriff und benachrichtigt den Absender nicht darüber, dass Sie die Überprüfung abgeschlossen haben. Details dazu finden Sie unter Ungelesene freigegebene Arbeit und Freigegebene Arbeit als gelesen markieren.

Mögliche verfügbare Aktionen

Die Menüs und Schaltflächen für freigegebene Elemente hängen vom Elementtyp und den Berechtigungen ab. Möglicherweise sehen Sie Optionen wie Öffnen, in neuem Tab öffnen, Link kopieren, als gelesen markieren, aus einer persönlichen Liste entfernen oder andere elementspezifische Aktionen. Aktionen wie Bearbeiten, Teilen, Löschen, Exportieren oder das Herunterladen von Dateien werden eventuell ausgeblendet, falls Ihre Rolle dies nicht zulässt.

Falls eine Aktion fehlt, öffnen Sie das Element und überprüfen Sie die Optionen innerhalb des Canvas oder Projekts. Einige Aktionen gehören zum geöffneten Element und nicht zur Karte unter Mit mir geteilt. Wenn die Aktion weiterhin fehlt, bitten Sie den Eigentümer, die Berechtigungen anzupassen.

Betrachten Sie fehlende Aktionen nicht als Beweis dafür, dass das Element fehlerhaft ist. ALLO blendet Aktionen aus oder deaktiviert sie, wenn Ihre aktuelle Rolle diese nicht ausführen darf.

Beispiele für Berechtigungen

Wenn ein Teammitglied einen Canvas schreibgeschützt (nur zum Ansehen) freigibt, können Sie ihn öffnen und lesen, aber die Bearbeitung und das Entfernen von Dateien sind möglicherweise nicht verfügbar. Falls eine aktive Zusammenarbeit von Ihnen erwartet wird, muss die Freigabeberechtigung entsprechend geändert werden.

Wenn ein Projekteigentümer ein Projekt teilt, können Sie möglicherweise Projektansichten und Aufgaben öffnen, aber ein privater Canvas innerhalb des Projekts erfordert eventuell weiterhin eine eigene Berechtigung. Bitten Sie in diesem Fall um Zugriff auf den spezifischen Canvas.

Wenn ein externer Partner einen Canvas für Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse freigibt, müssen Sie genau diese E-Mail-Adresse verwenden. Die Anmeldung mit einem anderen Konto kann dazu führen, dass der Link nicht funktioniert.

Wenn ein Workspace-Admin Ihr Konto deaktiviert oder Ihre Rolle ändert, lassen sich freigegebene Elemente unter Umständen nicht mehr öffnen, selbst wenn sie noch in einer Liste angezeigt werden. Siehe Deaktivierter Zugriff.

Fehlerbehebung beim Öffnen

• Die Karte reagiert nicht oder öffnet eine leere Seite: Aktualisieren Sie ALLO und versuchen Sie es erneut. Öffnen Sie anschließend den direkten Link, falls Sie diesen besitzen. Wenn der direkte Link funktioniert, muss die Liste eventuell aktualisiert werden.
• ALLO meldet, dass Sie keinen Zugriff haben: Überprüfen Sie Ihr Konto, Ihren Workspace und den Absender. Stellen Sie sicher, ob das Element eventuell:
  • entzogen wurde,
  • verschoben wurde,
  • gelöscht wurde oder
  • für eine andere E-Mail-Adresse freigegeben wurde. Nutzen Sie dazu den Artikel Freigabezugriff korrigieren.
• Das Element wird schreibgeschützt geöffnet: Überprüfen Sie, ob dies die beabsichtigte Berechtigung ist. Der Schreibschutz ist ein gültiger Freigabestatus. Bitten Sie nur dann um Bearbeitungszugriff, wenn Sie tatsächlich Änderungen vornehmen müssen.
• Das Element wurde gelöscht: Bitten Sie den Eigentümer oder Administrator, den Papierkorb zu überprüfen, bevor die Aufbewahrungsfrist abläuft.