Aprire il lavoro condiviso

Aprire l'elemento condiviso dalla sua scheda

La sezione Condivisi con me consente di aprire i canvas e i progetti che altri hanno condiviso con voi. Prima di aprirli, esaminate i dettagli della scheda: titolo, tipo di elemento, mittente, data di condivisione, posizione del progetto, stato di lettura ed eventuali informazioni sulle autorizzazioni mostrate da ALLO. Questi dettagli vi aiutano a evitare di aprire l'elemento sbagliato qualora più persone abbiano condiviso canvas con nomi simili.

Per aprire il lavoro condiviso:

1. Accedete a Condivisi con me.
2. Individuate l'elemento.
3. Fate clic sulla sua scheda o selezionatela.

Un canvas condiviso si apre nell'editor o nel visualizzatore del canvas. Un progetto condiviso si apre nell'area dei progetti. Se l'elemento dispone di un menu, potreste visualizzare anche azioni quali l'apertura in una nuova scheda, la copia del link, la contrassegnazione come già letto o la visualizzazione dei dettagli, in base all'interfaccia e al vostro ruolo.

Per una panoramica completa del modello di condivisione, consultate Panoramica di Condivisi con me.

Leggere la scheda prima di procedere con l'apertura

La scheda può aiutarvi a evitare di aprire il lavoro sbagliato. Verificate chi lo ha condiviso, quando è stato condiviso e a quale progetto appartiene. Un canvas denominato Review è molto più utile se potete verificare che è stato condiviso dal responsabile del design ieri e che appartiene al progetto Brand Refresh.

Se la scheda mostra il contesto del progetto, utilizzate questa informazione per decidere se avete bisogno del canvas o del progetto. L'apertura del canvas è la scelta ideale quando vi occorre una superficie di lavoro specifica. L'apertura del progetto è invece preferibile se avete bisogno di viste, tag, sezioni, date o di più canvas contemporaneamente.

Se la scheda mostra il contesto delle autorizzazioni per un canvas, consideratelo come un semplice indizio rapido. Le azioni effettivamente disponibili corrispondono alle opzioni visibili dopo l'apertura. Le autorizzazioni possono variare dopo il caricamento dell'elenco, pertanto aggiornate la pagina qualora vi siano discrepanze tra la scheda e l'elemento aperto.

Aprire un canvas condiviso

Selezionate la scheda del canvas. Il canvas si aprirà con il livello di accesso che vi è stato concesso. A seconda delle impostazioni di condivisione, potrete visualizzare, commentare, modificare, presentare, esportare, invitare altri utenti o semplicemente esaminare il contenuto.

Se il canvas contiene file allegati, utilizzate gli strumenti per i file del canvas o la sezione File per visualizzarne l'anteprima, aprirli o scaricarli quando disponibili. L'accesso a un canvas condiviso non garantisce necessariamente l'accesso a tutti i file presenti nello spazio di lavoro.

Aprire un progetto condiviso

Selezionate la scheda del progetto. Il progetto si aprirà mostrando le viste e le azioni disponibili per voi. A seconda della configurazione del progetto e delle vostre autorizzazioni, potreste visualizzare la Dashboard, la vista Elenco, Kanban, il Calendario, la Timeline, i tag, i filtri e i canvas collegati.

Se siete stati invitati a collaborare su un canvas specifico, aprite il progetto e utilizzate le viste o i filtri per trovare il lavoro pertinente. Se il progetto contiene molti canvas, utilizzate l'elenco dei canvas del progetto o la sezione Tutti i canvases per individuare il canvas desiderato.

Se un progetto si apre ma uno dei canvas al suo interno risulta inaccessibile, è possibile che tale canvas richieda autorizzazioni di accesso separate. Chiedete al proprietario del progetto di condividere anche quel canvas specifico.

Aprire da un link di condivisione diretto

Se ricevete un link diretto di ALLO, apritelo dopo aver effettuato l'accesso con l'indirizzo e-mail a cui è stata inviata la condivisione. Se ALLO vi richiede di accedere, utilizzate lo stesso indirizzo e-mail. Una volta aperto correttamente il link, l'elemento potrebbe essere visualizzato anche nella sezione Condivisi con me, a seconda delle modalità di condivisione utilizzate.

Se il link si apre nello spazio di lavoro errato o se viene visualizzato un messaggio di mancato accesso, verificate se possedete più account ALLO. La causa più comune consiste nell'utilizzare il link corretto con l'indirizzo e-mail di lavoro.

Se il link di lavoro funziona ma l'elemento non è presente nella sezione Condivisi con me, continuate a utilizzare il link e chiedete al mittente di confermare che la condivisione sia stata effettuata direttamente con voi. La sezione Condivisi con me è un'area di recupero, ma il link diretto rimane comunque valido ed efficace per l'apertura.

Contrassegnare come letto il lavoro aperto

L'apertura di un lavoro condiviso contribuisce a eliminare lo stato di non letto, e alcune interfacce forniscono anche azioni esplicite per contrassegnare come già letto o per leggere tutto. Se il badge di non letto non scompare immediatamente, aggiornate la pagina o attendete brevemente che lo stato si sincronizzi tra le schede e i dispositivi aperti.

Contrassegnare un elemento come già letto modifica unicamente lo stato di lettura per il vostro account. Questa operazione non rimuove l'elemento dalla sezione Condivisi con me, non revoca l'accesso e non notifica al mittente il completamento della revisione. Per maggiori dettagli, consultate Lavoro condiviso non letto e Contrassegnare il lavoro condiviso come letto.

Azioni che potrebbero essere disponibili

I pulsanti e i menu degli elementi condivisi variano a seconda del tipo di elemento e delle autorizzazioni concesse. Potreste visualizzare opzioni quali apri, apri in una nuova scheda, copia link, contrassegna come letto, rimuovi da un elenco personale o altre azioni relative all'elemento. Se il vostro ruolo non lo consente, opzioni come modifica, condividi, elimina, esporta o scarica file potrebbero non essere visibili.

Se un'azione non è disponibile, aprite l'elemento e verificate le opzioni all'interno del canvas o del progetto. Alcune azioni fanno parte del lavoro aperto e non della scheda della sezione Condivisi con me. Se l'azione risulta ancora mancante, chiedete al proprietario di modificare le autorizzazioni.

Non considerate l'assenza di determinate azioni come un malfunzionamento dell'elemento. ALLO nasconde o disattiva le azioni che il vostro ruolo attuale non è autorizzato a eseguire.

Esempi di autorizzazioni

Se un collega condivide un canvas in modalità di sola visualizzazione, potete aprirlo e leggerlo, ma la modifica e la rimozione dei file non saranno disponibili. Se fosse prevista la vostra collaborazione attiva, il mittente dovrà modificare le autorizzazioni di condivisione.

Se il proprietario di un progetto condivide il progetto stesso, potrete aprirne le viste e le attività, ma un canvas privato situato all'interno del progetto potrebbe comunque richiedere un'autorizzazione specifica. In tal caso, richiedete l'accesso per quel determinato canvas.

Se un collaboratore esterno condivide un canvas con il vostro indirizzo e-mail di lavoro, dovrete necessariamente utilizzare tale indirizzo. L'accesso con un account diverso comporterà il mancato funzionamento del link.

Se l'amministratore dello spazio di lavoro disattiva il vostro account o modifica il vostro ruolo, gli elementi condivisi potrebbero non aprirsi più, anche se continuano a essere visibili nell'elenco. Consultate Accesso disattivato.

Risoluzione dei problemi di apertura

In caso di difficoltà nell'apertura degli elementi condivisi, consultate le seguenti indicazioni per risolvere i problemi più comuni:

• La scheda non esegue alcuna azione o mostra una pagina vuota:

  • Aggiornate ALLO e riprovate.
  • Se disponete del link diretto, provate a utilizzarlo per accedere.
  • Se il link diretto funziona correttamente, potrebbe essere semplicemente necessario aggiornare l'elenco.

• ALLO segnala che non disponete dei permessi di accesso:

  • Verificate di aver effettuato l'accesso con l'account e-mail corretto e nello spazio di lavoro appropriato.
  • Verificate con il mittente se l'elemento è stato rimosso dalla condivisione, spostato, eliminato o condiviso con un altro indirizzo e-mail.
  • Consultate la guida Risolvere i problemi di accesso condiviso.

• L'elemento viene aperto esclusivamente in modalità di sola lettura:

  • Verificate se questo è il livello di autorizzazione previsto dal mittente. La sola lettura è uno stato di condivisione valido per la revisione.
  • Richiedete l'accesso in modifica solo se dovete effettivamente apportare variazioni al contenuto.

• L'elemento condiviso è stato eliminato:

  • Chiedete al proprietario o all'amministratore di controllare la sezione Cestino prima che scada il periodo di conservazione previsto.