共有されたアイテムを開く

カードから共有されたアイテムを開く

「共有アイテム」では、他のユーザーから共有されたキャンバスやプロジェクトを開くことができます。開く前に、カードに表示されている詳細情報（タイトル、アイテムの種類、送信者、共有日時、プロジェクトの場所、未読状態、ALLOが提示する権限情報など）を確認してください。これらの情報を事前に確認することで、複数のユーザーから類似した名前のキャンバスが共有されている場合でも、誤ったアイテムを開いてしまうのを防ぐことができます。

共有されたアイテムを開くには、次の手順に従います。

1. 「共有アイテム」に移動します。
2. 目的のアイテムを見つけます。
3. カードをクリックまたは選択します。

共有されたキャンバスは、キャンバスエディタまたはビューアで開きます。共有されたプロジェクトは、プロジェクトエリアで開きます。アイテムにメニューがある場合、表示されている画面やユーザーの役割に応じて、新しいタブで開く、リンクをコピーする、既読にする、詳細を表示するなどのアクションを実行できます。

「共有アイテム」の全体的な仕組みについては、共有アイテムの概要を参照してください。

開く前にカードを確認する

カードの情報を確認することで、誤ったアイテムを開く手間を省くことができます。誰がいつ共有したのか、またどのプロジェクトに属しているのかを確認してください。たとえば、「Review」という名前のキャンバスであっても、デザインリードによって昨日共有され、「Brand Refresh」プロジェクトに属していることが分かれば、より明確に判断できます。

カードにプロジェクトの情報が表示されている場合は、それをもとにキャンバスとプロジェクトのどちらを開くべきかを判断します。そのキャンバスだけが必要な場合は、キャンバスを開くのが最適です。ビュー、タグ、セクション、日付、または複数のキャンバスが必要な場合は、プロジェクトを開くのが最適です。

カードにキャンバスの権限情報が表示されている場合は、簡易的な目安として捉えてください。実際に実行できるアクションは、アイテムを開いた後に表示される操作コントロールによって決定されます。一覧が読み込まれた後に権限が変更される場合もあるため、カードの表示内容と開いたアイテムの実際の権限が一致しない場合は、ページを更新（再読み込み）してください。

共有されたキャンバスを開く

キャンバスのカードを選択します。付与されているアクセス権に基づいてキャンバスが開きます。共有設定に応じて、閲覧、コメント、編集、プレゼンテーション、エクスポート、他のユーザーの招待、またはコンテンツの確認のみが可能です。

キャンバスにファイルが添付されている場合は、キャンバスのファイルツールまたはファイル一覧を使用して、プレビュー、表示、またはダウンロードを行うことができます。共有キャンバスへのアクセス権があるからといって、ワークスペース内のすべてのファイルへのアクセスが許可されているとは限りません。

共有されたプロジェクトを開く

プロジェクトのカードを選択します。利用可能なビューとアクションが適用された状態でプロジェクトが開きます。プロジェクトの設定や権限に応じて、ダッシュボード、リスト、カンバン、カレンダー、タイムライン、タグ、フィルター、およびリンクされたキャンバスが表示されます。

特定のキャンバスのために招待された場合は、プロジェクトを開き、ビューまたはフィルターを使用して該当する作業を見つけてください。プロジェクトに多数のキャンバスが含まれている場合は、プロジェクト内のキャンバスリスト、またはすべてのキャンバスを使用して必要なキャンバスを探します。

プロジェクトは開くものの、その中の特定のキャンバスが開かない場合、そのキャンバスには個別のアクセス制限が設定されている可能性があります。そのキャンバスも共有してもらう必要があるかどうか、プロジェクトの所有者に確認してください。

直接共有されたリンクから開く

直接のALLOリンクを受け取った場合は、共有先のメールアドレスでサインインした状態でリンクを開いてください。ALLOからサインインを求められた場合は、同じメールアドレスを使用します。リンクが正常に開くと、共有方法に応じて、そのアイテムが「共有アイテム」にも表示されるようになります。

リンクが誤ったワークスペースで開く場合や、アクセス権がないと表示される場合は、複数のALLOアカウントを所持していないか確認してください。最も一般的な原因は、正しいリンクに対して誤ったメールアドレスのアカウントを使用していることです。

リンクからアイテムを開くことはできるものの、「共有アイテム」の一覧に見当たらない場合は、引き続きそのリンクを使用し、送信者に直接共有されているかどうか確認を依頼してください。「共有アイテム」は一覧から探すための補助的な画面ですが、直接のリンクから開けるのであれば問題なく利用可能です。

開いたアイテムを既読にする

共有されたアイテムを開くことで未読状態を解除できます。また、一部の画面では、明示的に既読にする操作や、すべて既読にするアクションも用意されています。未読バッジがすぐに消えない場合は、ページを更新するか、少し時間をおいて複数のタブやデバイス間で状態が同期されるのをお待ちください。

アイテムを既読にしても、変更されるのはご自身の未読状態のみです。「共有アイテム」からアイテムが削除されたり、アクセス権が取り消されたり、レビュー完了の通知が送信者に送られたりすることはありません。詳しくは、未読の共有アイテムおよび共有アイテムを既読にするを参照してください。

利用可能なアクション

共有されたアイテムに表示されるメニューやボタンは、アイテムの種類や付与されている権限によって異なります。開く、新しいタブで開く、リンクをコピー、既読にする、個人用リストから削除、などのアクションが表示される場合があります。ご自身の役割で許可されていない場合は、編集、共有、削除、エクスポート、またはファイルのダウンロードなどの操作は表示されません。

特定のアクションが見当たらない場合は、アイテムを開いて、キャンバスまたはプロジェクトの内部に操作コントロールがないか確認してください。一部のアクションは、「共有アイテム」のカードではなく、開いたキャンバスやプロジェクトの側にあります。それでもアクションが表示されない場合は、所有者に権限の調整を依頼してください。

アクションが表示されないからといって、不具合であると判断しないでください。ALLOでは、現在の役割で使用すべきではないアクションを非表示にするか、無効化します。

権限設定の例

チームメンバーがキャンバスを閲覧専用として共有した場合、キャンバスを開いて閲覧することはできますが、編集やファイルの削除などの操作は行えません。共同作業を想定している場合は、相手に共有権限の変更を依頼する必要があります。

プロジェクトの所有者がプロジェクトを共有した場合、プロジェクトのビューやタスクを開くことはできますが、プロジェクト内の非公開キャンバスには別途個別の権限が必要な場合があります。該当するキャンバスへのアクセス権を依頼してください。

社外の共同作業者が仕事用のメールアドレス宛てにキャンバスを共有した場合は、必ずその仕事用メールアドレスを使用してください。別のアカウントでサインインすると、同じリンクでもエラーになります。

ワークスペースの管理者がアカウントを無効化するか、役割を変更した場合、共有されたアイテムが一覧に表示されていても開けなくなることがあります。詳しくは、無効化されたアクセス権を参照してください。

アイテムが開けない場合のトラブルシューティング

カードをクリックしても反応しない、または空白のページが表示される場合は、ALLOを再読み込みしてもう一度お試しください。直接のリンクをお持ちなら、そのリンクからも開いてみてください。直接のリンクで開ける場合は、一覧の表示を更新する必要があるだけかもしれません。

アクセス権がないと表示される場合は、サインインしているアカウント、ワークスペース、送信者を確認してください。アイテムの共有が解除された、移動または削除された、別のメールアドレスに共有された、といった可能性がないか送信者に確認します。共有アクセスの問題を解決するを参照してください。

アイテムが閲覧専用で開く場合は、それが意図された権限かどうかを確認してください。閲覧専用も正しい共有の状態の1つです。実際に変更を加える必要があるときだけ、編集権限を依頼してください。

アイテムが削除された場合は、保持期間が終わる前にゴミ箱を確認するよう、所有者または管理者に依頼してください。