Ouvrir un travail partagé

Ouvrir l'élément partagé depuis sa carte

La section Partagé avec moi vous permet d'ouvrir les canvases et les projets que d'autres personnes ont partagés avec vous. Avant de les ouvrir, examinez les détails figurant sur la carte : titre, type d'élément, expéditeur, date de partage, emplacement du projet, statut non lu et toute autre information relative aux autorisations affichée par ALLO. Ces détails vous évitent d'ouvrir le mauvais élément lorsque plusieurs personnes partagent des canvases portant des noms similaires.

Pour ouvrir un travail partagé :

1. Accédez à la section Partagé avec moi.
2. Recherchez l'élément.
3. Cliquez sur sa carte ou sélectionnez-la.

Un canvas partagé s'ouvre dans l'éditeur ou le lecteur de canvas. Un projet partagé s'ouvre dans l'espace projet. Si l'élément dispose d'un menu, vous pouvez également effectuer des actions telles que l'ouvrir dans un nouvel onglet, copier son lien, le marquer comme lu ou afficher ses détails, selon l'interface et votre rôle.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement général de la section Partagé avec moi, consultez la Présentation de Partagé avec moi.

Lire la carte avant l'ouverture

La carte peut vous éviter d'ouvrir le mauvais travail. Vérifiez qui a partagé l'élément, quand il a été partagé et à quel emplacement il appartient. Un canvas nommé Review est beaucoup plus utile lorsque vous pouvez constater qu'il a été partagé hier par le responsable de la conception et qu'il appartient au projet Brand Refresh.

Si la carte affiche le contexte du projet, utilisez-le pour décider si vous avez besoin du canvas ou du projet. Ouvrir le canvas est préférable lorsque vous n'avez besoin que d'un espace de travail spécifique. Ouvrir le projet est plus adapté si vous devez consulter des vues, des balises, des sections, des dates ou plusieurs canvases.

Si la carte indique les autorisations d'un canvas, considérez cela comme une simple indication rapide. Les actions réelles que vous pouvez effectuer correspondent aux fonctions disponibles après l'ouverture. Les autorisations pouvant changer après le chargement de la liste, actualisez la page en cas d'incohérence entre la carte et l'élément ouvert.

Ouvrir un canvas partagé

Sélectionnez la carte du canvas. Le canvas s'ouvre avec l'accès qui vous a été accordé. Selon les conditions de partage, vous pouvez être autorisé à consulter, ajouter des Commentaires, modifier, présenter, exporter, inviter d'autres personnes ou uniquement inspecter le contenu.

Si le canvas contient des fichiers joints, utilisez les outils de fichiers du canvas ou la section Fichiers pour les prévisualiser, les ouvrir ou les télécharger lorsqu'ils sont disponibles. L'accès à un canvas partagé ne garantit pas nécessairement l'accès à tous les fichiers de l'espace de travail.

Ouvrir un projet partagé

Sélectionnez la carte du projet. Le projet s'ouvre avec les vues et les actions qui vous sont accessibles. Vous pouvez afficher le Tableau de bord, la Liste, le Kanban, le Calendrier, la Chronologie, les balises, les filtres et les canvases associés, selon la configuration du projet et vos autorisations.

Si vous avez été invité pour un canvas spécifique, ouvrez le projet et utilisez les vues ou les filtres pour localiser l'élément concerné. Si le projet contient de nombreux canvases, utilisez la liste des canvases du projet ou la section Tous les canvases pour trouver celui dont vous avez besoin.

Si un projet s'ouvre mais qu'un canvas qu'il contient reste inaccessible, il se peut que ce dernier dispose d'autorisations d'accès distinctes. Demandez au propriétaire du projet si ce canvas doit également vous être partagé.

Ouvrir depuis un lien de partage direct

Si quelqu'un vous envoie un lien direct ALLO, ouvrez-le en étant connecté avec l'adresse e-mail qui a reçu l'invitation au partage. Si ALLO vous demande de vous connecter, utilisez cette même adresse e-mail. Une fois le lien ouvert avec succès, l'élément peut également apparaître dans la section Partagé avec moi, selon la méthode de partage utilisée.

Si le lien s'ouvre dans le mauvais espace de travail ou indique que vous n'avez pas d'accès, vérifiez si vous possédez plusieurs comptes ALLO. La cause la plus fréquente est l'utilisation du bon lien avec la mauvaise adresse e-mail.

Si le lien fonctionne mais que l'élément n'apparaît pas dans la section Partagé avec moi, continuez à utiliser le lien et demandez à l'expéditeur de confirmer que le partage a bien été effectué directement avec vous. La section Partagé avec moi sert d'espace de récupération, mais le lien direct reste tout aussi utile lorsqu'il permet l'ouverture de l'élément.

Marquer un travail ouvert comme lu

L'ouverture d'un travail partagé permet généralement d'effacer le statut non lu, et certaines interfaces proposent également des actions explicites pour marquer comme lu ou tout marquer comme lu. Si un badge de notification non lu ne disparaît pas immédiatement, actualisez la page ou patientez un court instant afin que le statut se mette à jour sur l'ensemble de vos appareils et onglets ouverts.

Le fait de marquer un élément comme lu modifie uniquement votre propre statut de lecture. Cela ne supprime pas l'élément de la section Partagé avec moi, ne révoque pas votre accès et n'informe pas l'expéditeur que vous avez terminé votre révision. Pour en savoir plus, consultez Travail partagé non lu et Marquer le travail partagé comme lu.

Actions potentiellement disponibles

Les menus et boutons associés aux éléments partagés dépendent du type d'élément et des autorisations accordées. Vous pouvez voir des options telles que : ouvrir, ouvrir dans un nouvel onglet, copier le lien, marquer comme lu, retirer d'une liste personnelle ou d'autres actions spécifiques à l'élément. En revanche, si votre rôle ne le permet pas, des actions comme modifier, partager, supprimer, exporter ou télécharger des fichiers peuvent ne pas s'afficher.

Si une action n'est pas disponible, ouvrez l'élément et vérifiez les options disponibles au sein du canvas ou du projet. Certaines actions sont rattachées au travail ouvert lui-même, et non à la carte de la section Partagé avec moi. Si l'action reste introuvable, demandez au propriétaire d'ajuster vos autorisations.

Ne considérez pas l'absence d'une action comme la preuve d'un dysfonctionnement de l'élément. ALLO masque ou désactive simplement les actions que votre rôle actuel ne vous permet pas d'utiliser.

Exemples d'autorisations

Si un collaborateur partage un canvas en lecture seule, vous pouvez l'ouvrir et le lire, mais les fonctions d'édition et de suppression de fichiers ne vous seront pas accessibles. Si cette personne attend une collaboration active de votre part, elle devra modifier les autorisations de partage.

Si le propriétaire d'un projet partage ce dernier, vous pourrez peut-être accéder aux vues et aux tâches du projet, mais un canvas privé situé à l'intérieur du projet peut nécessiter des autorisations d'accès propres. Demandez l'accès au canvas concerné.

Si un collaborateur externe partage un canvas avec votre adresse e-mail professionnelle, vous devez utiliser cette dernière pour vous connecter. L'utilisation d'un autre compte peut rendre le lien de partage inopérant.

Si l'administrateur de l'espace de travail désactive votre compte ou modifie votre rôle, les éléments partagés peuvent cesser de s'ouvrir, même s'ils figurent toujours dans votre liste. Consultez Accès désactivé.

Résolution des problèmes d'ouverture

Si vous rencontrez des difficultés pour ouvrir un travail partagé, passez en revue les situations suivantes :

• La carte ne réagit pas ou ouvre une page blanche :

  • Actualisez ALLO et réessayez.
  • Utilisez le lien d'accès direct si vous le possédez.
  • Si le lien direct fonctionne, la liste de la section Partagé avec moi a simplement besoin d'être actualisée.

• Un message indique que vous n'avez pas d'accès :

  • Vérifiez le compte connecté, l'espace de travail actif et l'identité de l'expéditeur.
  • Le partage a peut-être été révoqué, ou l'élément a pu être déplacé, supprimé ou partagé avec une autre de vos adresses e-mail.
  • Consultez les solutions proposées dans Résoudre les problèmes d'accès partagé.

• L'élément s'ouvre en lecture seule :

  • Vérifiez auprès de l'expéditeur s'il s'agit bien de l'autorisation souhaitée. La lecture seule est un état de partage tout à fait standard.
  • Ne demandez un accès en modification que si vous devez réellement apporter des changements.

• L'élément a été supprimé :

  • Demandez au propriétaire ou à l'administrateur de vérifier la Corbeille avant la fin du délai de rétention.