Abrir trabajo compartido

Abrir el elemento compartido desde su tarjeta

Compartido conmigo le permite abrir canvases y proyectos que otra persona haya compartido con usted. Antes de abrirlos, revise los detalles de la tarjeta: el título, el tipo de elemento, el remitente, la fecha en que se compartió, la ubicación del proyecto, el estado de no leído y cualquier información de permisos que muestre ALLO. Estos detalles le ayudarán a evitar abrir el elemento incorrecto cuando varias personas compartan canvases con nombres similares.

Para abrir el trabajo compartido:

1. Diríjase a Compartido conmigo.
2. Busque el elemento.
3. Haga clic o seleccione su tarjeta.

Un canvas compartido se abre en el editor o en el visor de canvases. Un proyecto compartido se abre en el área del proyecto. Si el elemento cuenta con un menú, usted también podría ver acciones como abrir en una nueva pestaña, copiar un enlace, marcar como leído o ver detalles, según la interfaz y su rol.

Para comprender el modelo general de Compartido conmigo, consulte la Información general de Compartido conmigo.

Leer la tarjeta antes de abrir el elemento

La tarjeta puede evitar que abra el trabajo incorrecto. Verifique quién lo compartió, cuándo lo compartió y a dónde pertenece. Un canvas llamado Review resulta mucho más útil cuando usted puede ver que fue compartido por el líder de diseño ayer y que pertenece al proyecto Brand Refresh.

Si la tarjeta muestra el contexto del proyecto, utilícelo para decidir si necesita el canvas o el proyecto. Abrir el canvas es la mejor opción cuando solo requiere un espacio de trabajo específico. Abrir el proyecto es preferible cuando necesita ver vistas, etiquetas, secciones, fechas o múltiples canvases.

Si la tarjeta muestra el contexto de permisos de un canvas, tómelo como una referencia rápida. Sus acciones disponibles reales son las opciones y funciones que verá después de abrirlo. Los permisos pueden cambiar después de que se cargue la lista, por lo que le recomendamos actualizar la página si la tarjeta y el elemento abierto no coinciden.

Abrir un canvas compartido

Seleccione la tarjeta del canvas. El canvas se abrirá con el nivel de acceso que se le haya otorgado. Dependiendo de la configuración al compartir, usted podrá visualizarlo, dejar un Comentario, editarlo, presentarlo, exportarlo, invitar a otras personas o únicamente inspeccionar el contenido.

Si el canvas contiene archivos adjuntos, utilice las herramientas de archivo del canvas o la sección Archivos para previsualizarlos, abrirlos o descargarlos cuando estén disponibles. El acceso a un canvas compartido no concede necesariamente acceso a todos los archivos del espacio de trabajo.

Abrir un proyecto compartido

Seleccione la tarjeta del proyecto. El proyecto se abrirá con las vistas y acciones que tenga disponibles. Es posible que vea el Panel de control, la Lista, el Kanban, el Calendario, la Línea de tiempo, las etiquetas, los filtros y los canvases vinculados, según la configuración del proyecto y sus permisos.

Si fue invitado para un canvas específico, abra el proyecto y utilice las vistas o los filtros para encontrar el trabajo correspondiente. Si el proyecto contiene muchos canvases, utilice la lista de canvases del proyecto o Todos los canvases para encontrar el canvas que necesita.

Si un proyecto se abre pero un canvas dentro de este no lo hace, es posible que ese canvas requiera un acceso independiente. Consulte con el propietario del proyecto si dicho canvas también debería compartirse con usted.

Abrir desde un enlace compartido directo

Si alguien le envía un enlace directo de ALLO, ábralo habiendo iniciado sesión con el correo electrónico que recibió la invitación para compartir. Si ALLO le solicita iniciar sesión, utilice esa misma dirección de correo electrónico. Una vez que abra el enlace correctamente, el elemento también podría aparecer en Compartido conmigo, dependiendo de cómo se haya compartido.

Si el enlace se abre en un espacio de trabajo incorrecto o indica que usted no tiene acceso, verifique si posee varias cuentas de ALLO. La causa más común es utilizar el enlace correcto con el correo electrónico incorrecto.

Si el enlace funciona pero el elemento no aparece en Compartido conmigo, continúe utilizando el enlace y solicite al remitente que le confirme si fue compartido con usted de manera directa. Compartido conmigo funciona como una interfaz de recuperación, pero el enlace directo sigue siendo útil cuando logra abrirse.

Marcar el trabajo abierto como leído

Abrir el trabajo compartido ayuda a borrar el estado de no leído; además, algunas interfaces también ofrecen acciones explícitas para marcar como leído o marcar todo como leído. Si la insignia de no leído no desaparece de inmediato, actualice la página o espere unos instantes para que el estado se actualice en las pestañas y los dispositivos abiertos.

Marcar un elemento como leído solo cambia su propio estado de lectura. No elimina el elemento de Compartido conmigo, ni revoca el acceso, ni notifica al remitente que usted ha finalizado la revisión. Para obtener más detalles, consulte Trabajo compartido no leído y Marcar trabajo compartido como leído.

Acciones que podrían estar disponibles

Los menús y botones de los elementos compartidos dependen del tipo de elemento y de sus permisos. Es posible que vea opciones como abrir, abrir en una nueva pestaña, copiar enlace, marcar como leído, eliminar de una lista personal u otras acciones del elemento. En cambio, no podrá visualizar las opciones de editar, compartir, eliminar, exportar o descargar archivos si su rol no lo permite.

Si no encuentra alguna acción, abra el elemento y verifique las opciones dentro del canvas o del proyecto. Algunas acciones corresponden al trabajo abierto, no a la tarjeta de Compartido conmigo. Si la acción sigue sin aparecer, solicite al propietario que ajuste los permisos.

No considere la ausencia de ciertas acciones como una señal de que el elemento tiene fallas. ALLO oculta o deshabilita las acciones que su rol actual no tiene permitido utilizar.

Ejemplos de permisos

Si un compañero de equipo comparte un canvas en modo de solo lectura, usted podrá abrirlo y leerlo, pero es posible que las opciones de edición y eliminación de archivos no estén disponibles. Si esa persona esperaba que usted colaborara, deberá cambiar el permiso de uso compartido.

Si el propietario de un proyecto lo comparte con usted, podrá abrir las vistas y tareas del proyecto, pero un canvas privado dentro del proyecto podría requerir su propio permiso de acceso. Solicite acceso para el canvas específico.

Si un colaborador externo comparte un canvas con su correo electrónico de trabajo, usted deberá utilizar ese correo de trabajo. Iniciar sesión con una cuenta diferente puede provocar que el enlace falle.

Si un administrador del espacio de trabajo desactiva su cuenta o modifica su rol, es posible que los elementos compartidos dejen de abrirse, incluso si todavía aparecen en la lista. Consulte la sección de Acceso desactivado.

Resolución de problemas al abrir elementos

Si experimenta inconvenientes al intentar abrir un elemento compartido, consulte las siguientes soluciones:

• La tarjeta no realiza ninguna acción o abre una página en blanco:
  • Actualice ALLO e inténtelo de nuevo.
  • Intente abrir el enlace directo si dispone de él. Si el enlace directo funciona, es posible que la lista necesite actualizarse.
• ALLO indica que usted no tiene acceso:
  • Verifique la cuenta, el espacio de trabajo y el remitente.
  • Confirme si se retiró el acceso compartido al elemento, o si este fue movido, eliminado o compartido con un correo electrónico diferente. Utilice la guía para Solucionar problemas de acceso compartido.
• El elemento se abre en modo de solo lectura:
  • Compruebe si este es el permiso previsto. El estado de solo lectura es una configuración de uso compartido válida. Solicite acceso de edición únicamente si realmente necesita realizar modificaciones.
• El elemento fue eliminado:
  • Solicite al propietario o administrador que verifique la Papelera antes de que finalice el periodo de retención.