Descripción general de Archivos

Archivos le ayuda a encontrar el material adjunto a su trabajo

Use Archivos cuando recuerde un archivo adjunto, una captura de pantalla, un PDF, un video, una hoja de cálculo o un documento cargado, pero no recuerde qué canvas o proyecto lo contiene. Archivos reúne los archivos adjuntos al trabajo del espacio de trabajo actual y mantiene cada archivo conectado con el trabajo que lo rodea.

Desde un solo lugar, puede:

• Buscar y filtrar archivos adjuntos al trabajo del espacio de trabajo.
• Previsualizar un archivo sin salir de la vista de Archivos.
• Abrir el canvas que contiene el archivo.
• Descargar el archivo original cuando sus permisos y el estado del archivo lo permitan.
• Eliminar un archivo del canvas donde aparece.

Archivos no es una unidad de almacenamiento independiente donde ALLO le pida limpiar archivos sin contexto. Una fila de Archivos normalmente muestra un archivo donde se utiliza: en un canvas, en un comentario o en otro lugar que pueda llevarle a un canvas o proyecto.

Ese contexto es importante. Si el mismo archivo aparece en dos canvases o está adjunto en dos lugares diferentes, puede ver más de una fila porque cada una tiene su propia ubicación, permisos y ruta de recuperación.

Si busca un canvas en lugar de un archivo adjunto, empiece por Todos los canvases. Si busca texto en todo el trabajo, use Buscar en todo ALLO. Si necesita recuperar un archivo eliminado, use la Papelera.

Dónde encontrar Archivos

Abra Archivos desde la navegación del espacio de trabajo o desde el área de Inicio cuando su espacio de trabajo tenga activada esta opción. La vista principal de Archivos muestra los archivos de todo el espacio de trabajo actual. Las vistas con alcance de proyecto y de canvas limitan la lista a una parte específica del espacio de trabajo:

El alcance forma parte de la página en la que se encuentra. Si abre Archivos desde un proyecto o canvas, ALLO puede mantenerle dentro de ese contexto. Para saber cómo moverse entre alcances, consulte Buscar archivos por proyecto o canvas.

Qué significa una fila de archivo

Cada fila de archivo responde a tres preguntas prácticas: ¿qué es este archivo?, ¿de dónde proviene? y ¿qué puede hacer con él ahora?

Puede ver el nombre del archivo, el tipo, la miniatura, la hora de carga o modificación, la persona que lo cargó, la ubicación del proyecto o canvas, el tamaño y las acciones disponibles. Los detalles exactos dependen del tipo de archivo, de sus permisos y de si el original aún está disponible para la vista previa o la descarga.

El contexto más importante es el trabajo que lo contiene. Abrir el canvas contenedor suele ser más útil que descargar el archivo porque muestra el debate, las decisiones, las notas adhesivas, las tareas y otros archivos que lo rodean. Un archivo llamado final.pdf no es muy útil por sí solo; final.pdf dentro del canvas de revisión de lanzamiento explica por qué existe.

Qué puede hacer desde Archivos

Un archivo puede estar visible en Archivos aunque su descarga esté desactivada porque no está disponible, ha caducado, está restringido por el estado del almacenamiento o ya no es accesible debido a su rol.

Por qué algunos archivos tienen acciones de vista previa diferentes

Archivos trata el almacenamiento, la imagen de la tarjeta y la vista previa interactiva como capacidades independientes. Un original almacenado puede seguir disponible para descargar sin miniatura ni visor. Una miniatura ayuda a identificar una fila, pero no garantiza que el formato se abra de forma interactiva.

Seleccione la fila o tarjeta para previsualizar primero cuando la vista previa esté disponible. Si no lo está, esa acción principal permanece deshabilitada; no abre el canvas contenedor como alternativa. Use la acción independiente del canvas cuando necesite los comentarios, las decisiones o el contexto del proyecto, y use Descargar cuando necesite el original disponible fuera de ALLO.

Consulte Previsualizar, abrir y descargar archivos para ver la matriz canónica de formatos, los límites de los visores y los casos disponibles solo para descargar.

Permisos y visibilidad

Archivos sigue el trabajo al que puede acceder. Si no puede acceder a un canvas o proyecto, sus archivos no deberían aparecer como disponibles en su vista de Archivos. Si perdió el acceso, cambió de espacio de trabajo, aceptó una invitación o abrió un enlace antiguo, actualice la página y confirme que está en el espacio de trabajo correcto. Use No puedo acceder al trabajo cuando la ruta de acceso no esté clara.

Las acciones también dependen de los permisos:

Archivos mantiene las acciones de los archivos vinculadas al trabajo que los contiene. Para conocer los límites de los roles, consulte Miembros, invitados y colaboradores externos.

El trabajo compartido puede añadir otra capa de acceso. Un canvas compartido puede permitirle abrir y ver la vista previa del archivo desde ese canvas sin exponer todos los archivos del proyecto o del espacio de trabajo. Si el acceso compartido resulta confuso, consulte Compartido conmigo y Solucionar problemas de acceso compartido.

Por qué ocurren duplicados

Las filas de archivos que parecen duplicadas no suelen ser un error. Archivos se organiza en función de dónde aparecen los archivos en su trabajo, no solo por sus nombres. El mismo archivo cargado puede aparecer más de una vez cuando:

Antes de eliminar o descargar lo que parece ser un duplicado, abra el canvas contenedor y confirme qué instancia necesita. Esto evita eliminar el archivo del debate o del proyecto equivocado.

Formas comunes de utilizar Archivos

Si un compañero dice "Cargué la presentación en alguna parte", abra Archivos, busque parte del nombre, filtre por documentos o PDF y ordene por los más nuevos. Previsualice el resultado probable y abra el canvas contenedor cuando encuentre la versión correcta.

Si necesita todas las imágenes de un proyecto de lanzamiento, abra la vista de Archivos del proyecto, filtre por imágenes y ordene por las más nuevas o las más grandes, según le importe la actualidad o la calidad del archivo original. Abra el canvas antes de eliminar algo para saber si la imagen todavía se utiliza en el plan de lanzamiento.

Si el almacenamiento está cerca de su límite, use Archivos para saber dónde se utilizan los archivos grandes y consulte Archivos, almacenamiento y cuota. La limpieza es más segura cuando elimina los archivos obsoletos de los canvases donde aparecen y sabe qué elementos aún pueden restaurarse desde la Papelera.

Si un archivo aparece pero no se puede previsualizar ni descargar, no asuma que ha desaparecido. La fila puede seguir visible porque ALLO aún sabe a dónde pertenecía. Consulte Archivos no disponibles y bloqueados por retención, abra el canvas contenedor si es posible y pida a un propietario o administrador que confirme el acceso o el estado del almacenamiento.

Cuándo Archivos no es la herramienta adecuada

Use Todos los canvases cuando necesite explorar canvases por propietario, fecha, proyecto o acciones de tarjeta. Archivos no muestra todas las acciones del canvas.

Use Buscar en todo ALLO cuando necesite encontrar trabajo por título, persona, proyecto o una palabra clave amplia. La búsqueda de Archivos se centra en los nombres y detalles de los archivos, no en cada palabra dentro de cada canvas.

Use Actividad cuando recuerde que alguien modificó o cargó algo, pero no recuerde el nombre. Actividad puede ayudarle a rastrear el cambio hasta el trabajo original.

Use la Papelera cuando se haya eliminado un archivo y necesite restaurarlo antes de que termine el periodo de retención.

Solución de problemas desde Archivos