Descripción general de Archivos

Archivos te ayuda a encontrar el material adjunto a tu trabajo

Usa Archivos cuando recuerdes un archivo adjunto, una captura de pantalla, un PDF, un video, una hoja de cálculo o un documento cargado, pero no recuerdes qué canvas o proyecto lo contiene. Archivos reúne los archivos adjuntos al trabajo del espacio de trabajo actual y mantiene cada archivo conectado con el trabajo que lo rodea.

Desde un solo lugar, puedes:

• Buscar y filtrar archivos adjuntos al trabajo del espacio de trabajo.
• Previsualizar un archivo sin salir de la vista de Archivos.
• Abrir el canvas que contiene el archivo.
• Descargar el archivo original cuando tus permisos y el estado del archivo lo permitan.
• Eliminar un archivo del canvas donde aparece.

Archivos no es una unidad de almacenamiento independiente donde ALLO te pida limpiar archivos sin contexto. Una fila de Archivos normalmente muestra un archivo donde se utiliza: en un canvas, en un comentario o en otro lugar que pueda llevarte a un canvas o proyecto.

Ese contexto es importante. Si el mismo archivo aparece en dos canvases o está adjunto en dos lugares diferentes, puedes ver más de una fila porque cada una tiene su propia ubicación, permisos y ruta de recuperación.

Si buscas un canvas en lugar de un archivo adjunto, empieza por Todos los canvases. Si buscas texto en todo el trabajo, usa Buscar en todo ALLO. Si necesitas recuperar un archivo eliminado, usa la Papelera.

Dónde encontrar Archivos

Abre Archivos desde la navegación del espacio de trabajo o desde el área de Inicio cuando tu espacio de trabajo tenga activada esta opción. La vista principal de Archivos muestra los archivos de todo el espacio de trabajo actual. Las vistas con alcance de proyecto y de canvas limitan la lista a una parte específica del espacio de trabajo:

El alcance forma parte de la página en la que te encuentras. Si abres Archivos desde un proyecto o canvas, ALLO puede mantenerte dentro de ese contexto. Para saber cómo moverte entre alcances, consulta Buscar archivos por proyecto o canvas.

Qué significa una fila de archivo

Cada fila de archivo responde a tres preguntas prácticas: ¿qué es este archivo?, ¿de dónde proviene? y ¿qué puedes hacer con él ahora?

Puedes ver el nombre del archivo, el tipo, la miniatura, la hora de carga o modificación, la persona que lo cargó, la ubicación del proyecto o canvas, el tamaño y las acciones disponibles. Los detalles exactos dependen del tipo de archivo, de tus permisos y de si el original aún está disponible para la vista previa o la descarga.

El contexto más importante es el trabajo que lo contiene. Abrir el canvas contenedor suele ser más útil que descargar el archivo porque muestra el debate, las decisiones, las notas adhesivas, las tareas y otros archivos que lo rodean. Un archivo llamado final.pdf no es muy útil por sí solo; final.pdf dentro del canvas de revisión de lanzamiento explica por qué existe.

Qué puedes hacer desde Archivos

Un archivo puede estar visible en Archivos aunque su descarga esté desactivada porque no está disponible, ha caducado, está restringido por el estado del almacenamiento o ya no es accesible debido a tu rol.

Por qué algunos archivos tienen acciones de vista previa diferentes

Archivos trata el almacenamiento, la imagen de la tarjeta y la vista previa interactiva como capacidades independientes. Un original almacenado puede seguir disponible para descargar sin miniatura ni visor. Una miniatura ayuda a identificar una fila, pero no garantiza que el formato se abra de forma interactiva.

Selecciona la fila o tarjeta para previsualizar primero cuando la vista previa esté disponible. Si no lo está, esa acción principal permanece deshabilitada; no abre el canvas contenedor como alternativa. Usa la acción independiente del canvas cuando necesites los comentarios, las decisiones o el contexto del proyecto, y usa Descargar cuando necesites el original disponible fuera de ALLO.

Consulta Previsualizar, abrir y descargar archivos para ver la matriz canónica de formatos, los límites de los visores y los casos disponibles solo para descargar.

Permisos y visibilidad

Archivos sigue el trabajo al que puedes acceder. Si no puedes acceder a un canvas o proyecto, sus archivos no deberían aparecer como disponibles en tu vista de Archivos. Si perdiste el acceso, cambiaste de espacio de trabajo, aceptaste una invitación o abriste un enlace antiguo, actualiza la página y confirma que estás en el espacio de trabajo correcto. Usa No puedo acceder al trabajo cuando la ruta de acceso no esté clara.

Las acciones también dependen de los permisos:

Archivos mantiene las acciones de los archivos vinculadas al trabajo que los contiene. Para conocer los límites de los roles, consulta Miembros, invitados y colaboradores externos.

El trabajo compartido puede añadir otra capa de acceso. Un canvas compartido puede permitirte abrir y ver la vista previa del archivo desde ese canvas sin exponer todos los archivos del proyecto o del espacio de trabajo. Si el acceso compartido resulta confuso, consulta Compartido conmigo y Solucionar problemas de acceso compartido.

Por qué ocurren duplicados

Las filas de archivos que parecen duplicadas no suelen ser un error. Archivos se organiza en función de dónde aparecen los archivos en tu trabajo, no solo por sus nombres. El mismo archivo cargado puede aparecer más de una vez cuando:

Antes de eliminar o descargar lo que parece ser un duplicado, abre el canvas contenedor y confirma qué instancia necesitas. Esto evita eliminar el archivo del debate o del proyecto equivocado.

Formas comunes de utilizar Archivos

Si un compañero dice "Cargué la presentación en alguna parte", abre Archivos, busca parte del nombre, filtra por documentos o PDF y ordena por los más nuevos. Previsualiza el resultado probable y abre el canvas contenedor cuando encuentres la versión correcta.

Si necesitas todas las imágenes de un proyecto de lanzamiento, abre la vista de Archivos del proyecto, filtra por imágenes y ordena por las más nuevas o las más grandes, según te importe la actualidad o la calidad del archivo original. Abre el canvas antes de eliminar algo para saber si la imagen todavía se utiliza en el plan de lanzamiento.

Si el almacenamiento está cerca de su límite, usa Archivos para saber dónde se utilizan los archivos grandes y consulta Archivos, almacenamiento y cuota. La limpieza es más segura cuando eliminas los archivos obsoletos de los canvases donde aparecen y sabes qué elementos aún pueden restaurarse desde la Papelera.

Si un archivo aparece pero no se puede previsualizar ni descargar, no asumas que ha desaparecido. La fila puede seguir visible porque ALLO aún sabe a dónde pertenecía. Consulta Archivos no disponibles y bloqueados por retención, abre el canvas contenedor si es posible y pide a un propietario o administrador que confirme el acceso o el estado del almacenamiento.

Cuándo Archivos no es la herramienta adecuada

Usa Todos los canvases cuando necesites explorar canvases por propietario, fecha, proyecto o acciones de tarjeta. Archivos no muestra todas las acciones del canvas.

Usa Buscar en todo ALLO cuando necesites encontrar trabajo por título, persona, proyecto o una palabra clave amplia. La búsqueda de Archivos se centra en los nombres y detalles de los archivos, no en cada palabra dentro de cada canvas.

Usa Actividad cuando recuerdes que alguien modificó o cargó algo, pero no recuerdes el nombre. Actividad puede ayudarte a rastrear el cambio hasta el trabajo original.

Usa la Papelera cuando se haya eliminado un archivo y necesites restaurarlo antes de que termine el periodo de retención.

Solución de problemas desde Archivos