Perspectiva general de Archivos

Archivos le ayuda a encontrar el material adjunto a su trabajo

Utilice Archivos cuando recuerde un archivo adjunto, captura de pantalla, PDF, video, hoja de cálculo o documento cargado, pero no recuerde qué canvas o proyecto lo contiene. Archivos reúne los archivos adjuntos al trabajo en el espacio de trabajo que usted esté utilizando actualmente y mantiene cada archivo conectado con el trabajo que lo rodea.

Desde un solo lugar, usted puede:

• Buscar y filtrar archivos adjuntos al trabajo del espacio de trabajo.
• Previsualizar un archivo sin salir de la vista de Archivos.
• Abrir el canvas que contiene el archivo.
• Descargar el archivo original cuando sus permisos y el estado del archivo lo permitan.
• Eliminar un archivo del canvas donde aparece.

Archivos no es una unidad de almacenamiento independiente donde ALLO le pida limpiar archivos sin contexto. Una fila en Archivos normalmente muestra un archivo donde se utiliza: en un canvas, en un Comentario o en otro lugar que pueda redirigir a un canvas o proyecto.

Ese contexto es importante. Si el mismo archivo aparece en dos canvases, o si el mismo archivo está adjunto en dos lugares diferentes, es posible que usted vea más de una fila porque cada una tiene su propia ubicación, permisos y ruta de recuperación.

Si usted está buscando un canvas en lugar de un archivo adjunto, comience con Todos los canvases. Si busca texto en todo el trabajo, utilice Buscar en todo ALLO. Si necesita recuperar un archivo eliminado, utilice la Papelera.

Dónde encontrar Archivos

Abra Archivos desde la navegación del espacio de trabajo o desde el área de Inicio cuando su espacio de trabajo tenga activada la opción de Archivos. La vista principal de Archivos muestra los archivos de todo el espacio de trabajo actual. Las vistas con alcance de proyecto y de canvas limitan la lista a una parte específica del espacio de trabajo:

El alcance forma parte de la página en la que usted se encuentra. Si abre Archivos desde un proyecto o canvas, ALLO puede mantenerle dentro del contexto de ese proyecto o canvas. Para obtener más detalles sobre cómo moverse entre alcances, consulte Buscar archivos por proyecto o canvas.

Qué significa una fila de archivo

Cada fila de archivo está diseñada para responder a tres preguntas prácticas: ¿qué es este archivo?, ¿de dónde proviene? y ¿qué puedo hacer con él ahora?

Usted podrá ver el nombre del archivo, el tipo, la miniatura de previsualización, la hora de carga o modificación, la persona que lo cargó, la ubicación del proyecto o canvas, el tamaño y las acciones disponibles. Los detalles exactos dependen del tipo de archivo, de sus permisos y de si el archivo original aún está disponible para previsualización o descarga.

El contexto más importante es el trabajo que lo contiene. Abrir el canvas contenedor suele ser más útil que descargar el archivo porque muestra el debate, las decisiones, las notas adhesivas, las tareas y otros archivos que lo rodean. Un archivo llamado final.pdf no es muy útil por sí solo; final.pdf dentro del canvas de revisión de lanzamiento le indica a usted por qué existe.

Qué puede hacer usted desde Archivos

Un archivo puede estar visible en Archivos aunque su descarga esté desactivada porque no está disponible, ha caducado, está restringido por el estado del almacenamiento o ya no es accesible debido a su rol.

Permisos y visibilidad

Archivos sigue el trabajo al que usted puede acceder. Si usted no puede acceder a un canvas o proyecto, sus archivos no deberían aparecer como archivos disponibles habituales en su vista de Archivos. Si recientemente perdió el acceso, cambió de espacio de trabajo, aceptó una nueva invitación o abrió un enlace antiguo, actualice la página y confirme que se encuentra en el espacio de trabajo correcto. Utilice No puedo acceder al trabajo cuando la ruta de acceso no sea clara.

Las acciones también dependen de los permisos:

Archivos mantiene las acciones de los archivos vinculadas al trabajo que los contiene. Para conocer los límites de los roles, consulte Miembros, Invitados y colaboradores externos.

El trabajo compartido puede añadir otra capa de acceso. Un canvas compartido puede permitirle abrir y previsualizar el archivo desde ese canvas sin exponer todos los archivos del proyecto o del espacio de trabajo. Si el acceso compartido resulta confuso, consulte Compartido conmigo y Solucionar problemas de acceso compartido.

Por qué ocurren duplicados

Las filas de archivos que parecen duplicadas no suelen ser un error. Archivos se organiza en función de dónde aparecen los archivos en su trabajo, no solo por sus nombres. El mismo archivo cargado puede aparecer más de una vez cuando:

Antes de eliminar o descargar lo que parece ser un duplicado, abra el canvas contenedor y confirme qué instancia necesita usted. Esto evita eliminar el archivo del debate o del proyecto equivocado.

Formas comunes de utilizar Archivos

Si un compañero de equipo dice "Cargué la presentación en alguna parte", abra Archivos, busque parte del nombre del archivo, filtre por documentos o archivos PDF y, a continuación, ordene por los más nuevos. Previsualice el resultado probable y abra el canvas contenedor una vez que encuentre la versión correcta.

Si usted necesita todas las imágenes de un proyecto de lanzamiento, abra la vista de Archivos con alcance de proyecto, filtre por imágenes y ordene por las más nuevas o las más grandes, dependiendo de si le importa la novedad o la calidad del medio de origen. Abra el canvas antes de eliminar cualquier elemento para que comprenda si la imagen todavía se utiliza en el plan de lanzamiento.

Si el almacenamiento está cerca de su límite, utilice Archivos para comprender dónde se están usando los archivos grandes y, a continuación, lea Archivos, almacenamiento y cuota. La limpieza de almacenamiento es más segura cuando usted elimina los archivos obsoletos de los canvases donde aparecen y comprende qué elementos aún se pueden restaurar desde la Papelera.

Si un archivo aparece pero no se puede previsualizar ni descargar, no asuma que ha desaparecido. La fila puede seguir siendo visible porque ALLO aún sabe a dónde pertenecía el archivo. Consulte Archivos no disponibles y bloqueados por retención, abra el canvas contenedor si es posible y solicite a un propietario o administrador que confirme el estado de acceso o de almacenamiento.

Cuándo Archivos no es la herramienta adecuada

Utilice Todos los canvases cuando necesite explorar canvases por propietario, fecha, proyecto o acciones de tarjeta. Archivos no mostrará todas las acciones a nivel de canvas.

Utilice Buscar en todo ALLO cuando necesite encontrar trabajo por título, persona, proyecto o una palabra clave amplia. La búsqueda de Archivos se enfoca en los nombres y detalles de los archivos, no en cada palabra dentro de cada canvas.

Utilice Actividad cuando recuerde que alguien modificó o cargó algo pero no recuerde el nombre del archivo. La sección de Actividad puede ayudarle a rastrear el cambio de regreso al trabajo original.

Utilice la Papelera cuando se haya eliminado un archivo y necesite restaurarlo antes de que finalice el periodo de retención.

Solución de problemas desde Archivos