Archivos no disponibles y bloqueados por retención

Un archivo visible no siempre es un archivo disponible

A veces, la sección de archivos puede mostrar la fila de un archivo a pesar de que la vista previa o la descarga estén desactivadas. Esto puede parecer contradictorio, pero la fila sigue siendo de utilidad: le indica que ALLO reconoce que el archivo pertenecía a un canvas, proyecto, remitente o flujo de trabajo específico. El archivo puede permanecer visible mientras que la acción real sobre él esté bloqueada debido a permisos, políticas de retención, almacenamiento, eliminación o la disponibilidad del archivo de origen.

No elimine inmediatamente un archivo no disponible solo para "limpiar" la lista. Si el archivo es importante, esa fila podría ser la única pista sencilla para saber dónde estaba ubicado. Comience por verificar el canvas contenedor, sus accesos, el estado del almacenamiento y las opciones de recuperación de la papelera.

Para conocer las acciones básicas con archivos, consulte Visualizar, abrir y descargar archivos. Para preguntas específicas sobre el almacenamiento, consulte Archivos, almacenamiento y cuota.

Razones comunes por las que un archivo no está disponible

El mensaje exacto puede variar según la sección de la aplicación y el tipo de archivo. Lo importante es distinguir entre "ALLO sabe a dónde pertenecía este archivo" y "ALLO me puede proporcionar el archivo original en este momento".

Archivos caducados

Un archivo caducado puede seguir visible para que usted pueda identificar dónde se utilizó, pero es posible que la vista previa y la descarga estén desactivadas. Esto es común cuando la disponibilidad de los archivos se ve afectada por el plan, el almacenamiento o el estado de retención. La fila no es inútil: puede ayudar al propietario a decidir qué restaurar, volver a subir, eliminar o resolver mediante la facturación.

Si usted utiliza un plan gratuito o limitado y un archivo está marcado como caducado o no disponible, solicite a un administrador del espacio de trabajo o al propietario de la facturación que verifique los límites de almacenamiento y del plan. La solución puede consistir en liberar almacenamiento, adquirir más espacio, actualizar el plan o volver a subir el archivo donde el equipo aún lo necesite. Consulte Límites de almacenamiento y Complementos de almacenamiento.

Si el archivo pertenece a una entrega de clientes o a un flujo de trabajo legal, evite eliminar la fila hasta que el propietario confirme si el archivo debe restaurarse, reemplazarse o eliminarse intencionalmente.

Archivos eliminados

Si un archivo se retiró de un canvas, es posible que se traslade a la papelera como un elemento recuperable. Durante el plazo de retención, un usuario con los permisos adecuados podría restaurarlo. Después de una eliminación permanente o de la limpieza automática de retención, la recuperación se vuelve limitada o imposible mediante las opciones de configuración normales del espacio de trabajo.

Un archivo eliminado en ALLO está vinculado al trabajo donde aparecía. Restaurarlo generalmente implica volver a colocarlo en el lugar donde el equipo lo estaba utilizando. Si el canvas contenedor o el proyecto también se eliminaron de forma permanente, es posible que el archivo ya no tenga un lugar válido al cual regresar.

Utilice la función Restaurar trabajo eliminado lo antes posible si el archivo es importante. El plazo estándar de recuperación de la papelera es limitado; consulte Plazo de retención.

Incompatibilidad por motivos de permisos

Si usted puede ver la fila de un archivo pero no puede obtener una vista previa, descargarlo ni eliminarlo, es posible que sus permisos sean más limitados que el contexto de la fila. Esto puede ocurrir con canvases compartidos, accesos de Invitado, cambios de rol, colaboradores desactivados o proyectos donde usted tiene permitido visualizar algunos trabajos pero no editarlos.

Verifique estos aspectos básicos antes de reportar un problema:

Si el inconveniente está relacionado con el trabajo compartido, consulte Solucionar problemas de acceso compartido. Si se trata de un problema de acceso general, consulte No se puede acceder al trabajo.

Indisponibilidad por almacenamiento y cuota

El estado del almacenamiento puede influir en si los archivos están disponibles para su vista previa o descarga. La lista de archivos aún puede resultarle útil para investigar, ya que muestra dónde aparecen los archivos, qué proyectos contienen archivos de gran tamaño y qué archivos podrían estar desactualizados.

Si se encuentra cerca del límite de almacenamiento o lo ha superado, no comience a eliminar archivos al azar. Ordénelos por tamaño de mayor a menor, abra cada canvas contenedor y decida si el archivo aún es necesario. Retire únicamente los archivos que el equipo ya no requiera de los canvases en los que aparecen y, a continuación, utilice la papelera con precaución si necesita realizar una eliminación permanente. Consulte Archivos, almacenamiento y cuota.

Si su espacio de trabajo cuenta con un propietario de facturación, solicítele que verifique los límites de almacenamiento, los complementos y el estado del plan. La indisponibilidad de los archivos puede ser un asunto a nivel del espacio de trabajo en lugar de un problema exclusivo de un archivo.

Qué hacer cuando un archivo está visible pero no se puede abrir

Si un archivo aparece en la lista pero no logra abrirlo, le sugerimos seguir estos pasos ordenados para identificar y resolver el problema de manera rápida:

• La vista previa de otros archivos funciona, pero de este no:
  • Es probable que el inconveniente sea específico de este archivo en particular o de sus permisos sobre el trabajo contenedor. Intente obtener una vista previa de otro archivo que tenga la certeza de que funciona correctamente para aislar el caso.
• Falla la vista previa de absolutamente todos los archivos:
  • Actualice la aplicación de ALLO, compruebe su conexión de red o intente abrir la plataforma desde un navegador web si está utilizando la aplicación de escritorio. Para fallos particulares en la versión de escritorio, consulte Solucionar problemas de la aplicación de escritorio.
• El canvas contenedor no se abre:
  • Si el canvas en sí no se abre, el origen del problema se encuentra en los accesos generales o en la eliminación del canvas, y no en el archivo propiamente dicho.
• El archivo fue retirado del canvas:
  • El archivo podría encontrarse en la papelera. Utilice la función para restaurarlo antes de que venza el plazo de retención. También le sugerimos abrir el canvas y revisar si un miembro del equipo subió un archivo de reemplazo o dejó un Comentario explicando la modificación.
• El inconveniente persiste tras las comprobaciones:
  • Solicite asistencia a un propietario o administrador proporcionando los datos de su caso: el nombre del archivo, el canvas contenedor, el proyecto al que pertenece, la acción exacta que falló y si el archivo se muestra como caducado o no disponible. Contar con estos detalles es de gran utilidad para solucionar el inconveniente rápidamente.

Qué no debe asumir

No asuma que la visibilidad garantiza la descarga. La sección de archivos puede mostrar detalles de utilidad sobre un archivo, incluso cuando la acción correspondiente sobre el archivo original esté bloqueada.

No asuma que la indisponibilidad significa que el archivo se ha eliminado para siempre. Es posible que esté bloqueado debido a permisos, al estado del plan o a un inconveniente temporal con el archivo.

No asuma que retirar la fila soluciona los problemas de almacenamiento o de acceso. La eliminación modifica el lugar donde se muestra el archivo y puede generar un flujo de recuperación en la papelera. La limpieza de almacenamiento y la eliminación permanente cuentan con sus propias reglas específicas.

No asuma que un colaborador puede ver lo mismo que usted. La visualización de los archivos se rige según el espacio de trabajo, el proyecto, el canvas y el acceso compartido que posea cada persona individualmente.