File non disponibili e bloccati per conservazione

Un file visibile non è sempre un file disponibile

A volte la sezione File può mostrare la riga di un file anche se l'anteprima o il download sono disabilitati. Questo può sembrare contraddittorio, ma la riga è comunque utile: vi informa che ALLO sa che il file apparteneva a un determinato canvas, progetto, autore del caricamento o flusso di lavoro. Il file può rimanere visibile anche quando l'azione effettiva sul file è bloccata da permessi, criteri di conservazione, spazio di archiviazione, eliminazione o disponibilità del file di origine.

Non rimuovete immediatamente un file non disponibile solo per "ripulire" l'elenco. Se il file è importante, la riga potrebbe essere l'unico indizio immediato per capire a quale elemento apparteneva. Iniziate verificando il canvas di destinazione, l'accesso, lo stato dell'archiviazione e le opzioni di ripristino del Cestino.

Per le azioni di base sui file, consultate Visualizzare in anteprima, aprire e scaricare file. Per domande specifiche sullo spazio di archiviazione, consultate File, spazio di archiviazione e quote.

Motivi comuni per cui un file non è disponibile

Il messaggio esatto può variare a seconda della sezione dell'applicazione e del tipo di file. L'aspetto cruciale è distinguere tra "ALLO sa a cosa apparteneva questo file" e "ALLO può fornirmi il file originale in questo momento".

File scaduti

Un file scaduto può rimanere visibile per consentirvi di identificare dove è stato utilizzato, anche se l'anteprima e il download potrebbero essere disabilitati. Questo accade di frequente quando la disponibilità del file è influenzata dal piano, dallo spazio di archiviazione o dallo stato di conservazione. La riga del file non è inutile: può aiutare il proprietario a decidere se ripristinare, caricare nuovamente o rimuovere il file, oppure se risolvere il problema tramite le impostazioni di fatturazione.

Se utilizzate un piano gratuito o limitato e un file è contrassegnato come scaduto o non disponibile, chiedete a un amministratore del workspace o al proprietario della fatturazione di verificare i limiti di archiviazione e del piano. La soluzione potrebbe consistere nel liberare spazio di archiviazione, aggiungere spazio, effettuare l'upgrade o caricare nuovamente il file dove il team ne ha ancora bisogno. Consultate Limiti di archiviazione e Componenti aggiuntivi per l'archiviazione.

Se il file fa parte di un passaggio di consegne a un cliente o di un flusso di lavoro legale, evitate di eliminare la riga finché il proprietario non avrà confermato se il file debba essere ripristinato, sostituito o rimosso intenzionalmente.

File eliminati

Se un file è stato rimosso da un canvas, potrebbe essere spostato nel Cestino come elemento recuperabile. Durante il periodo di conservazione dei dati, un utente con i permessi appropriati potrebbe essere in grado di ripristinarlo. Dopo l'eliminazione definitiva o la pulizia automatica di conservazione, il ripristino diventa limitato o impossibile tramite le normali opzioni del workspace.

In ALLO, un file eliminato è collegato al lavoro in cui compariva. Ripristinarlo significa solitamente reinserirlo nel punto in cui il team lo utilizzava. Se anche il canvas o il progetto di destinazione è stato eliminato definitivamente, il file potrebbe non avere una destinazione valida in cui essere ripristinato.

Utilizzate la procedura Ripristinare il lavoro eliminato il prima possibile se il file è importante. Il periodo di ripristino standard del Cestino è limitato nel tempo: consultate Periodo di conservazione dei dati.

Non disponibilità legata ai permessi

Se riuscite a visualizzare la riga di un file ma non potete vederlo in anteprima, scaricarlo o rimuoverlo, i vostri permessi potrebbero essere più limitati rispetto al contesto della riga. Questo può accadere con i canvas condivisi, l'accesso come Ospite, modifiche ai ruoli, colleghi disattivati o progetti in cui vi è consentito visualizzare alcuni lavori ma non modificarli.

Verificate questi aspetti fondamentali prima di segnalare il problema:

Se il problema riguarda il lavoro condiviso, consultate Risolvere i problemi di accesso condiviso. Se si tratta di un problema di accesso generale, consultate Impossibile accedere al lavoro.

Non disponibilità legata allo spazio di archiviazione e alle quote

Lo stato dell'archiviazione può influire sulla disponibilità dei file per l'anteprima o il download. L'elenco dei file può comunque aiutarvi nelle verifiche, poiché mostra dove appaiono i file, quali progetti contengono file di grandi dimensioni e quali file potrebbero essere superati.

Se siete vicini o avete superato il limite di spazio di archiviazione, non iniziate eliminando file a caso. Ordinate i file per dimensione decrescente, aprite ciascun canvas di destinazione e decidete se il file è ancora necessario. Rimuovete solo i file che non servono più al team dai canvas in cui compaiono, quindi utilizzate il Cestino con attenzione se è richiesta l'eliminazione definitiva. Consultate File, spazio di archiviazione e quote.

Se il vostro workspace ha un proprietario della fatturazione, chiedetegli di verificare i limiti di archiviazione, i componenti aggiuntivi e lo stato del piano. La disponibilità dei file può essere un problema a livello di workspace piuttosto che un problema relativo a un singolo file.

Cosa fare quando un file è visibile ma non si apre

Se riscontrate problemi con un file visibile che non si apre, seguite questi passaggi per diagnosticare e risolvere il problema:

• Verificare altri file: Provate a visualizzare in anteprima un altro file sicuramente funzionante.
  • Se gli altri file funzionano, il problema è probabilmente specifico di quel singolo file o dei vostri permessi per il lavoro che lo contiene.
  • Se nessun file si apre, aggiornate ALLO, verificate la vostra connessione o provate a utilizzare la versione browser se state usando l'applicazione desktop. Per problemi specifici relativi all'applicazione desktop, consultate Risolvere i problemi dell'applicazione desktop.
• Controllare il canvas di destinazione: Aprite il canvas in cui si trova il file, se l'azione è disponibile.
  • Verificate se è presente un file sostitutivo, un Commento che spiega la rimozione o una versione più recente.
  • Se non riuscite ad aprire il canvas, il problema potrebbe riguardare i permessi di accesso o l'eliminazione del canvas stesso, piuttosto che il file in sé.
• Cercare nel Cestino: Se il file è stato rimosso, verificate se compare nel Cestino.
  • Il Cestino rappresenta lo strumento per il recupero. Ripristinatelo prima della scadenza del periodo di conservazione dei dati.
• Richiedere assistenza: Se avete bisogno di aiuto, chiedete a un proprietario o amministratore del workspace fornendo dettagli specifici.
  • Condividete informazioni utili quali: il nome del file, il canvas di destinazione, il progetto, l'azione non riuscita e se il file è contrassegnato come scaduto o non disponibile. Fornire questi dettagli è molto più utile rispetto a segnalare semplicemente che la sezione file non funziona.

Cosa non dare per scontato

Non date per scontato che la visibilità del file garantisca la possibilità di scaricarlo. La sezione File può mostrare dettagli utili su un file anche quando l'azione sul file originale è bloccata.

Non date per scontato che la non disponibilità significhi che il file sia stato eliminato definitivamente. L'accesso potrebbe essere bloccato da permessi, dallo stato del piano o da un problema temporaneo del file.

Non date per scontato che rimuovere la riga risolva i problemi di spazio o di accesso. La rimozione modifica la posizione in cui il file compare e può creare un percorso di ripristino dal Cestino. La pulizia dell'archiviazione e l'eliminazione definitiva seguono regole specifiche.

Non date per scontato che un collega possa vedere ciò che visualizzate voi. La sezione File rispetta il workspace, il progetto, il canvas e l'accesso condiviso di ciascun utente.