Risolvere i limiti di archiviazione

I limiti di archiviazione si applicano ai file memorizzati da ALLO in un'area di lavoro

La quota di archiviazione protegge l'area di lavoro da un'espansione superiore alla capacità di file inclusa nel piano e nei relativi pacchetti aggiuntivi. Quando un'area di lavoro supera la quota, ALLO può mostrare un avviso di archiviazione, bloccare o limitare alcuni caricamenti e limitare l'accesso in anteprima o il download dei file archiviati meno recenti fino a quando l'area di lavoro non rientra nei limiti.

L'archiviazione ha come ambito l'area di lavoro. La modifica di un profilo personale non influirà su di essa. Al contrario, un cambio di piano, un pacchetto aggiuntivo di archiviazione, la pulizia dei file o un'azione da parte dell'amministratore solitamente consentiranno di risolvere il problema.

Disponibilità

Cosa viene calcolato nello spazio di archiviazione

L'archiviazione di ALLO calcola i file memorizzati da ALLO per l'area di lavoro. Questo può includere file caricati, immagini, PDF, video, registrazioni, allegati del Commento, immagini generate e sfondi di canvas o di pagina quando ALLO memorizza il file.

Le risorse esterne solitamente non vengono calcolate allo stesso modo. Un collegamento a Google Drive, a Dropbox, un collegamento web, un elemento incorporato o altre risorse ospitate esternamente possono apparire all'interno di ALLO senza aggiungere l'intera dimensione del file allo spazio di archiviazione di ALLO.

Se lo stesso identico file viene utilizzato più volte nella stessa area di lavoro, ALLO potrebbe conteggiare il file archiviato una sola volta per quell'area di lavoro anziché una volta per ogni posizionamento. Se lo stesso file viene caricato in due aree di lavoro diverse, ogni area di lavoro avrà il proprio conteggio di archiviazione separato.

L'aggiornamento dell'utilizzo potrebbe richiedere tempo dopo i caricamenti o la pulizia

I totali di archiviazione vengono calcolati dai dati dei file dell'area di lavoro e potrebbero richiedere alcuni minuti per aggiornarsi. Il caricamento di un file di grandi dimensioni, l'eliminazione di numerosi file, il ripristino di file o la modifica dei pacchetti aggiuntivi possono far sì che il valore di utilizzo visualizzato rimanga temporaneamente indietro rispetto alla realtà.

Se avete appena effettuato una pulizia dello spazio di archiviazione o acquistato un pacchetto aggiuntivo, attendete alcuni minuti e aggiornate la pagina prima di presumere che la modifica non sia andata a buon fine. Se ALLO contrassegna l'utilizzo come incompleto, parziale o ancora in fase di calcolo, consideratelo come una stima temporanea piuttosto che come un dato definitivo.

Verificate l'utilizzo prima di scegliere una procedura di ripristino

Verificate l'utilizzo dell'archiviazione in Impostazioni dell'area di lavoro → Utilizzo, Fatturazione o nella vista di ripristino dell'archiviazione mostrata a seguito di un avviso di quota. Il riepilogo dell'utilizzo ha lo scopo di rispondere alle seguenti domande:

• Quanto spazio di archiviazione sta utilizzando l'area di lavoro.
• Quanta quota ha a disposizione l'area di lavoro.
• Se l'area di lavoro supera il limite consentito.

Questa sezione non costituisce un browser di file completo. Utilizzate l'elenco dei file, i collegamenti del canvas o il Cestino quando dovete decidere esattamente cosa rimuovere.

Utilizzate il valore di utilizzo corrente per scegliere la procedura di ripristino. Se l'area di lavoro supera la quota solo di poco e vi sono evidenti caricamenti abbandonati, una pulizia potrebbe essere sufficiente. Se l'area di lavoro supera di molto la quota o continua a crescere perché il team lavora attivamente con file di grandi dimensioni, l'acquisto di spazio di archiviazione o la modifica del piano è solitamente una soluzione più pulita rispetto a ripetute eliminazioni di emergenza.

Gli utenti non amministratori potrebbero essere in grado di visualizzare l'utilizzo senza poter acquistare capacità aggiuntiva. Se non siete amministratori, copiate il valore di utilizzo, la quota, il testo dell'avviso e il collegamento al file interessato per inviarli all'amministratore dell'area di lavoro.

Cosa succede quando lo spazio di archiviazione supera la quota

Quando l'area di lavoro supera la quota, ALLO può mostrare un banner e indirizzare gli amministratori al ripristino dell'archiviazione. A seconda del piano e dell'utilizzo corrente, le anteprime o i download dei file meno recenti possono essere limitati fino a quando la capacità non viene ripristinata. Anche i nuovi caricamenti potrebbero non andare a buon fine o essere bloccati nelle sezioni in cui l'area di lavoro crescerebbe ulteriormente oltre la quota.

Il superamento della quota non blocca la pulizia:

• Gli utenti con le corrette autorizzazioni per i file possono comunque rimuovere i file non necessari dai canvas.
• Gli utenti con le corrette autorizzazioni per il Cestino possono eliminare definitivamente tali elementi dal Cestino quando il team non ha più bisogno del recupero.
• Verificate l'utilizzo corrente in Impostazioni dell'area di lavoro → Utilizzo o nella sezione di ripristino dell'archiviazione prima e dopo la pulizia.

Consultate File, archiviazione e quota e Rimuovere un file da un canvas.

Il superamento della quota non significa che ALLO elimini istantaneamente i vostri file. Significa che l'area di lavoro deve ridurre l'utilizzo archiviato o aumentare la capacità di archiviazione. Se mancano dei file, verificate innanzitutto Quando il lavoro sembra mancante e il Cestino prima di presumere che siano stati eliminati a causa della quota.

Opzioni di ripristino per gli amministratori

Se ALLO apre un selettore di archiviazione, potrebbe prima verificare l'utilizzo corrente e disabilitare le dimensioni dei pacchetti aggiuntivi troppo piccole per coprire i file attualmente archiviati nell'area di lavoro. Scegliete un livello che porti l'area di lavoro in sicurezza al di sotto della quota, non l'opzione più economica che lascia comunque attivo l'avviso.

Ripristino per utenti non amministratori

Se non siete amministratori, potreste essere in grado di visualizzare l'utilizzo dell'archiviazione ma non di acquistare capacità aggiuntiva. Inviate a un amministratore il testo dell'avviso, il nome dell'area di lavoro e un collegamento al file o alla pagina in cui si è verificato il problema.

Se il vostro lavoro è bloccato perché non è possibile visualizzare l'anteprima o scaricare un file meno recente, comunicate all'amministratore quale file è interessato. L'amministratore potrà decidere se acquistare spazio di archiviazione, aggiornare il piano, eliminare file o contattare il supporto.

Aree di lavoro gratuite

L'amministratore di un'area di lavoro gratuita potrebbe essere indirizzato all'aggiornamento del piano prima che siano disponibili i pacchetti aggiuntivi di archiviazione. Questo comportamento è previsto quando l'area di lavoro non ha un abbonamento a pagamento a cui associare una capacità di archiviazione ricorrente. Se l'area di lavoro desidera rimanere gratuita, la procedura di ripristino pratica consiste nell'eliminare i file archiviati fino a quando l'utilizzo non rientra nei limiti della quota.

Eliminare i file in sicurezza

L'eliminazione di elementi del canvas visibili non sempre equivale a liberare immediatamente la capacità dei file archiviati. Un file può essere riutilizzato in più punti, trovarsi nel Cestino o essere ancora utilizzato da un altro elemento dell'area di lavoro. Anche il calcolo dell'archiviazione potrebbe richiedere del tempo dopo la pulizia.

Per ridurre l'utilizzo:

1. Rimuovete i file non più necessari dalle posizioni in cui appaiono.
2. Eliminate definitivamente tali elementi dal Cestino quando il team non ha più bisogno del recupero.
3. Aggiornate l'utilizzo dopo la pulizia, poiché il calcolo dell'archiviazione può richiedere del tempo.

Due dettagli sono importanti prima che il valore inizi a scendere:

• Se un file è solo collegato da Google Drive, Dropbox, un altro sito web o un elemento incorporato, l'eliminazione dell'Oggetto ALLO potrebbe non modificare significativamente l'utilizzo archiviato da ALLO, poiché il file potrebbe non essere memorizzato da ALLO in origine.
• Se lo stesso file archiviato appare più volte in un'area di lavoro, l'eliminazione di un singolo posizionamento potrebbe non liberare il file archiviato fino a quando non saranno rimosse le referenze rimanenti.

Prima di procedere all'eliminazione, verificate se il file è ancora necessario per un progetto, un canvas, una risorsa della dashboard, un Commento o un collega. Se il file fa parte di record a lungo termine, acquistate spazio di archiviazione invece di trasformare la pulizia in un futuro problema di recupero.

Risoluzione dei problemi relativi agli avvisi di archiviazione

Quando contattare il supporto

Contattate il supporto se un acquisto di archiviazione è stato completato ma l'avviso persiste dopo l'aggiornamento, se l'utilizzo appare chiaramente errato, se un file critico rimane limitato dopo che l'area di lavoro è rientrata nella quota o se l'amministratore della fatturazione non può accedere alla sezione Fatturazione. Includete il nome dell'area di lavoro, l'utilizzo corrente visualizzato, la quota visualizzata, i collegamenti ai file interessati e l'ora in cui avete acquistato lo spazio di archiviazione o eliminato i file.