Risolvere i limiti di archiviazione

I limiti di archiviazione si applicano ai file memorizzati da ALLO in un'area di lavoro

La quota di archiviazione protegge l'area di lavoro da un'espansione superiore alla capacità di file inclusa nel piano e nei relativi pacchetti aggiuntivi. Quando un'area di lavoro supera la quota, ALLO può mostrare un avviso di archiviazione, bloccare o limitare alcuni caricamenti e limitare l'accesso in anteprima o il download dei file archiviati meno recenti fino a quando l'area di lavoro non rientra nei limiti.

L'archiviazione ha come ambito l'area di lavoro. La modifica di un profilo personale non influirà su di essa. Al contrario, un cambio di piano, un pacchetto aggiuntivo di archiviazione, la pulizia dei file o un'azione da parte dell'amministratore solitamente consentiranno di risolvere il problema.

Disponibilità

Cosa viene calcolato nello spazio di archiviazione

L'archiviazione di ALLO calcola i file memorizzati da ALLO per l'area di lavoro. Questo può includere file caricati, immagini, PDF, video, registrazioni, allegati del Commento, immagini generate e sfondi di canvas o di pagina quando ALLO memorizza il file.

Le risorse esterne solitamente non vengono calcolate allo stesso modo. Un collegamento a Google Drive, a Dropbox, un collegamento web, un elemento incorporato o altre risorse ospitate esternamente possono apparire all'interno di ALLO senza aggiungere l'intera dimensione del file allo spazio di archiviazione di ALLO.

Se lo stesso identico file viene utilizzato più volte nella stessa area di lavoro, ALLO potrebbe conteggiare il file archiviato una sola volta per quell'area di lavoro anziché una volta per ogni posizionamento. Se lo stesso file viene caricato in due aree di lavoro diverse, ogni area di lavoro avrà il proprio conteggio di archiviazione separato.

L'aggiornamento dell'utilizzo potrebbe richiedere tempo dopo i caricamenti o la pulizia

I totali di archiviazione vengono calcolati dai dati dei file dell'area di lavoro e potrebbero richiedere alcuni minuti per aggiornarsi. Il caricamento di un file di grandi dimensioni, l'eliminazione di numerosi file, il ripristino di file o la modifica dei pacchetti aggiuntivi possono far sì che il valore di utilizzo visualizzato rimanga temporaneamente indietro rispetto alla realtà.

Se avete appena effettuato una pulizia dello spazio di archiviazione o acquistato un pacchetto aggiuntivo, attendete alcuni minuti e aggiornate la pagina prima di presumere che la modifica non sia andata a buon fine. Se ALLO contrassegna l'utilizzo come incompleto, parziale o ancora in fase di calcolo, consideratelo come una stima temporanea piuttosto che come un dato definitivo.

Verificate l'utilizzo prima di scegliere una procedura di ripristino

Verificate l'utilizzo dell'archiviazione in Impostazioni dell'area di lavoro → Utilizzo o nella vista di ripristino mostrata a seguito di un avviso di quota. Il riepilogo dell'utilizzo ha lo scopo di rispondere alle seguenti domande:

• Quanto spazio di archiviazione sta utilizzando l'area di lavoro.
• Quanta quota ha a disposizione l'area di lavoro.
• Se l'area di lavoro supera il limite consentito.

Questa sezione non costituisce un browser di file completo. Utilizzate l'elenco dei file, i collegamenti del canvas o il Cestino quando dovete decidere esattamente cosa rimuovere.

Utilizzate il valore di utilizzo corrente per scegliere la procedura di ripristino. Se l'area di lavoro supera la quota solo di poco e vi sono evidenti caricamenti abbandonati, una pulizia potrebbe essere sufficiente. Se l'area di lavoro supera di molto la quota o continua a crescere perché il team lavora attivamente con file di grandi dimensioni, l'acquisto di spazio di archiviazione o la modifica del piano è solitamente una soluzione più pulita rispetto a ripetute eliminazioni di emergenza.

Gli utenti non amministratori potrebbero essere in grado di visualizzare l'utilizzo senza poter acquistare capacità aggiuntiva. Se non siete amministratori, copiate il valore di utilizzo, la quota, il testo dell'avviso e il collegamento al file interessato per inviarli all'amministratore dell'area di lavoro.

Cosa succede quando lo spazio di archiviazione supera la quota

Quando l'area di lavoro supera la quota, ALLO può mostrare un avviso e indirizzare gli amministratori al ripristino dello spazio. In base al piano e all'utilizzo attuale, l'anteprima o il download dei file meno recenti può essere limitato finché la capacità non viene corretta. Anche i nuovi caricamenti possono non riuscire o essere bloccati se aumenterebbero ulteriormente l'utilizzo.

Il superamento della quota non impedisce la pulizia:

• Chi dispone delle autorizzazioni necessarie può comunque rimuovere dai canvas i file inutili.
• I file rimossi possono restare recuperabili nel Cestino mentre ALLO ricalcola l'utilizzo. Non è necessario svuotare il Cestino per ridurre l'utilizzo dello spazio.
• Controllate Utilizzo o il ripristino dello spazio prima e dopo la pulizia.

Consultate File, archiviazione e quota e Rimuovere un file da un canvas.

Il superamento della quota non significa che ALLO elimini immediatamente i file. Significa che l'area di lavoro deve ridurre lo spazio occupato o aumentare la capacità. Se mancano file, controllate prima Quando il lavoro sembra mancante e il Cestino.

Opzioni di ripristino per gli amministratori

Se ALLO apre un selettore di archiviazione, potrebbe prima verificare l'utilizzo corrente e disabilitare le dimensioni dei pacchetti aggiuntivi troppo piccole per coprire i file attualmente archiviati nell'area di lavoro. Scegliete un livello che porti l'area di lavoro in sicurezza al di sotto della quota, non l'opzione più economica che lascia comunque attivo l'avviso.

Ripristino per utenti non amministratori

Se non siete amministratori, potreste essere in grado di visualizzare l'utilizzo dell'archiviazione ma non di acquistare capacità aggiuntiva. Inviate a un amministratore il testo dell'avviso, il nome dell'area di lavoro e un collegamento al file o alla pagina in cui si è verificato il problema.

Se il vostro lavoro è bloccato perché non è possibile visualizzare l'anteprima o scaricare un file meno recente, comunicate all'amministratore quale file è interessato. L'amministratore potrà decidere se acquistare spazio di archiviazione, aggiornare il piano, eliminare file o contattare il supporto.

Aree di lavoro gratuite

Un amministratore di un'area Free può essere indirizzato al cambio di piano prima che siano disponibili componenti aggiuntivi di archiviazione. È normale quando non esiste un abbonamento a pagamento a cui associare capacità ricorrente. Per restare nel piano Free, occorre rimuovere file finché l'utilizzo non rientra nella quota.

Eliminare i file in sicurezza

Eliminare un oggetto visibile dal canvas non libera sempre subito la capacità del file archiviato. Un file può essere riutilizzato in più punti o essere ancora referenziato da un altro elemento dell'area di lavoro. Dopo la rimozione dell'ultimo riferimento attivo, il calcolo dello spazio può richiedere alcuni minuti per aggiornarsi.

Per ridurre l'utilizzo:

1. Rimuovete i file non più necessari dai punti in cui compaiono.
2. Rimuovete ogni riferimento attivo rimasto allo stesso file quando non serve più in nessun punto dell'area di lavoro.
3. Attendete alcuni minuti e aggiornate Utilizzo, perché la scansione dei canvas e il totale dell'area di lavoro si aggiornano in modo asincrono.

Prima di aspettarvi una diminuzione, considerate due aspetti:

• Se un file è soltanto collegato da Google Drive, Dropbox, un altro sito o un incorporamento, eliminare l'oggetto ALLO può cambiare poco l'utilizzo perché il file potrebbe non essere archiviato da ALLO.
• Se lo stesso file archiviato compare più volte, rimuovere una sola posizione potrebbe non liberarlo finché non vengono eliminate le altre referenze.

Il Cestino conserva la possibilità di recupero; non è un secondo addebito di archiviazione. L'eliminazione definitiva rimuove tale possibilità, ma non è necessaria per ridurre il totale dello spazio.

Prima di rimuovere un file, verificate se serve ancora a un progetto, canvas, risorsa della dashboard, commento o collega. Se fa parte di registri a lungo termine, acquistate spazio invece di creare un futuro problema di recupero.

Risolvere gli avvisi di archiviazione

Quando contattare il supporto

Contattate il supporto se un acquisto di archiviazione è stato completato ma l'avviso persiste dopo l'aggiornamento, se l'utilizzo appare chiaramente errato, se un file critico rimane limitato dopo che l'area di lavoro è rientrata nella quota o se l'amministratore dell'area di lavoro non può accedere alla sezione Fatturazione. Includete il nome dell'area di lavoro, l'utilizzo corrente visualizzato, la quota visualizzata, i collegamenti ai file interessati e l'ora in cui avete acquistato lo spazio di archiviazione o eliminato i file.