Speicherlimits beheben

Speicherlimits gelten für in ALLO gespeicherte Dateien in einem Workspace

Das Speicherplatzkontingent schützt den Workspace davor, die im Tarif und in den Add-ons enthaltene Dateikapazität zu überschreiten. Wenn ein Workspace sein Kontingent überschreitet, kann ALLO eine Speicherwarnung anzeigen, einige Uploads blockieren oder einschränken und den Vorschau- oder Download-Zugriff für ältere gespeicherte Dateien einschränken, bis der Workspace wieder unter dem Kontingent liegt.

Der Speicherplatz ist auf den Workspace bezogen. Eine persönliche Profileinstellung ändert daran nichts. Eine Tarifänderung, ein Speicher-Add-on, eine Dateibereinigung oder eine Administratoraktion führt in der Regel zur Behebung.

Verfügbarkeit

Was auf den Speicherplatz angerechnet wird

Der ALLO-Speicher zählt Dateien, die von ALLO for den Workspace gespeichert werden. Dazu gehören hochgeladene Dateien, Bilder, PDFs, Videos, Aufzeichnungen, Kommentar-Anhänge, generierte Bilder sowie Canvas- oder Seitenhintergründe, sofern ALLO die Datei speichert.

Externe Ressourcen werden in der Regel nicht auf die gleiche Weise angerechnet. Ein Google Drive-Link, ein Dropbox-Link, ein Weblink, ein Embed oder eine andere extern gehostete Ressource kann in ALLO angezeigt werden, ohne dass die volle Dateigröße auf den ALLO-Speicher angerechnet wird.

Wenn exakt dieselbe Datei mehrmals im selben Workspace verwendet wird, zählt ALLO die gespeicherte Datei möglicherweise nur einmal für diesen Workspace und nicht einmal pro Platzierung. Wenn dieselbe Datei in zwei verschiedene Workspaces hochgeladen wird, hat jeder Workspace seine eigene Speicherabrechnung.

Die Aktualisierung der Nutzung kann nach dem Hochladen oder Bereinigen verzögert sein

Die Speichersummen werden aus den Workspace-Dateidaten berechnet und es kann einige Minuten dauern, bis sie aktualisiert werden. Das Hochladen einer großen Datei, das Löschen vieler Dateien, das Wiederherstellen von Dateien oder das Ändern von Add-ons kann dazu erfüllen, dass die angezeigte Nutzungszahl kurzzeitig hinter der Realität zurückbleibt.

Wenn Sie gerade den Speicher bereinigt oder ein Add-on erworben haben, warten Sie bitte einige Minuten und aktualisieren Sie die Ansicht, bevor Sie davon ausgehen, dass die Änderung fehlgeschlagen ist. Wenn ALLO die Nutzung als unvollständig, partiell oder noch in der Berechnung befindlich kennzeichnet, betrachten Sie dies als vorübergehende Schätzung und nicht als endgültigen Wert.

Überprüfen Sie die Nutzung, bevor Sie einen Weg zur Behebung wählen

Überprüfen Sie die Speichernutzung unter Workspace-Einstellungen → Nutzung, Abrechnung oder in der Speicher-Wiederherstellungsansicht, die bei einer Kontingentwarnung angezeigt wird. Die Zusammenfassung der Nutzung soll folgende Fragen beantworten:

• Wie viel Speicherplatz der Workspace verwendet.
• Wie hoch das Kontingent des Workspace ist.
• Ob der Workspace das Limit überschritten hat.

Es handelt sich hierbei nicht um einen vollständigen Dateibrowser. Nutzen Sie die Dateiliste, die Canvas-Links oder den Papierkorb, wenn Sie genau entscheiden müssen, was Sie entfernen möchten.

Nutzen Sie die aktuelle Nutzungszahl, um den passenden Weg zur Behebung zu wählen. Wenn der Workspace das Kontingent nur geringfügig überschreitet und es offensichtlich verwaiste Uploads gibt, kann eine Bereinigung ausreichen. Wenn der Workspace weit über dem Kontingent liegt oder kontinuierlich wächst, weil das Team aktiv mit großen Dateien arbeitet, ist der Kauf von zusätzlichem Speicherplatz oder ein Tarifwechsel in der Regel sinnvoller als wiederholte Notlöschungen.

Mitglieder ohne Admin-Rechte können die Nutzung möglicherweise einsehen, ohne zusätzliche Kapazität erwerben zu können. Wenn Sie kein Admin sind, leiten Sie die Nutzungszahl, das Kontingent, den Warntext und den betroffenen Dateilink an Ihren Workspace-Admin weiter.

Was passiert, wenn der Speicher das Kontingent überschreitet

Wenn der Workspace sein Kontingent überschritten hat, zeigt ALLO unter Umständen ein Banner an und leitet Admins zur Speicherbehebung weiter. Je nach Tarif und aktuelle Nutzung kann die Vorschau oder der Download älterer Dateien eingeschränkt sein, bis die Kapazität angepasst wird. Neue Uploads können ebenfalls fehlschlagen oder an Stellen blockiert werden, an denen der Workspace weiter über das Kontingent hinauswachsen würde.

Das Überschreiten des Kontingents blockiert die Bereinigung nicht:

• Personen mit den entsprechenden Dateiberechtigungen können weiterhin nicht benötigte Dateien von Canvases entfernen.
• Personen mit der entsprechenden Berechtigung für den Papierkorb können diese Elemente dauerhaft aus dem Papierkorb löschen, wenn das Team sie nicht mehr wiederherstellen muss.
• Überprüfen Sie die aktuelle Nutzung in den Workspace-Einstellungen → Nutzung oder in der Speicherbehebung vor und nach der Bereinigung.

Siehe Dateien, Speicherplatz und Kontingent und Eine Datei von einer Canvas entfernen.

Das Überschreiten des Kontingents bedeutet nicht, dass ALLO Ihre Dateien sofort löscht. Es bedeutet, dass der Workspace die genutzte Speichermenge reduzieren oder die Speicherkapazität erhöhen muss. Wenn Dateien fehlen, überprüfen Sie bitte zuerst Wenn Arbeit verloren gegangen zu sein scheint und den Papierkorb, bevor Sie davon ausgehen, dass ein Kontingent sie gelöscht hat.

Wiederherstellungsoptionen für Admins

Wenn ALLO eine Speicherauswahl öffnet, prüft das System unter Umständen zuerst die aktuelle Nutzung und deaktiviert Add-on-Größen, die zu klein sind, um die derzeit gespeicherten Dateien des Workspace abzudecken. Wählen Sie eine Stufe, die den Workspace sicher unter das Kontingent bringt, und nicht die günstigste Option, bei der die Warnung aktiv bleibt.

Wiederherstellung for Mitglieder ohne Admin-Rechte

Wenn Sie kein Admin sind, können Sie die Speichernutzung unter Umständen einsehen, aber keine Kapazität erwerben. Senden Sie dem Admin den Warntext, den Namen des Workspace und einen Link zu der Datei oder Seite, auf der das Problem aufgetreten ist.

Wenn Ihre Arbeit blockiert ist, weil eine ältere Datei nicht in der Vorschau angezeigt oder heruntergeladen werden kann, teilen Sie dem Admin mit, welche Datei betroffen ist. Der Admin kann entscheiden, ob er Speicherplatz kauft, ein Upgrade durchführt, Dateien löscht oder den Support kontaktiert.

Kostenlose Workspaces

Ein Admin eines kostenlosen Workspace wird unter Umständen zu einem Upgrade weitergeleitet, bevor Speicher-Add-ons verfügbar sind. Dies ist zu erwarten, da der Workspace über kein kostenpflichtiges Abonnement verfügt, an das eine wiederkehrende Speicherkapazität gebunden werden könnte. Wenn der Workspace kostenlos bleiben soll, besteht die praktische Lösung darin, gespeicherte Dateien zu löschen, bis die Nutzung unter dem Kontingent liegt.

Dateien sicher löschen

Das Löschen sichtbarer Canvas-Objekte führt nicht immer dazu, dass sofort gespeicherte Dateikapazität freigegeben wird. Eine Datei kann an mehreren Stellen wiederverwendet werden, sich im Papierkorb befinden oder immer noch von einem anderen Workspace-Element verwendet werden. Zudem kann die Speicherberechnung nach einer Bereinigung verzögert sein.

So reduzieren Sie die Nutzung:

1. Entfernen Sie Dateien, die nicht mehr benötigt werden, aus den Bereichen, in denen sie angezeigt werden.
2. Löschen Sie diese entfernten Elemente dauerhaft aus dem Papierkorb, wenn das Team sie nicht mehr wiederherstellen muss.
3. Aktualisieren Sie die Nutzung nach der Bereinigung, da die Speicherberechnung verzögert sein kann.

Zwei Details sind wichtig, bevor Sie erwarten, dass die Nutzungszahl sinkt:

• Wenn eine Datei nur von Google Drive, Dropbox, einer anderen Website oder einem Embed verlinkt ist, ändert das Löschen des ALLO-Objekts die von ALLO gespeicherte Nutzung kaum, da die Datei von vornherein nicht von ALLO gespeichert wird.
• Wenn dieselbe gespeicherte Datei mehrmals in einem Workspace vorkommt, wird durch das Löschen einer Platzierung die gespeicherte Datei erst dann freigegeben, wenn alle verbleibenden Verweise entfernt wurden.

Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die Datei noch for ein Projekt, eine Canvas, eine Dashboard-Ressource, einen Kommentar oder von einem Teammitglied benötigt wird. Wenn die Datei dauerhaft aufbewahrt werden soll, kaufen Sie stattdessen Speicherplatz, anstatt die Bereinigung in ein zukünftiges Wiederherstellungsproblem zu verwandeln.

Fehlerbehebung bei Speicherwarnungen

In diesem Abschnitt finden Sie scanbare Fehlerbilder bei Speicherwarnungen.

• Symptom: Der Upload schlägt fehl

  • Mögliche Ursache: Der Workspace hat sein Kontingent überschritten, der Dateityp wird nicht unterstützt, die Netzwerkverbindung ist fehlgeschlagen oder die Datei ist zu groß.
  • Lösung: Überprüfen Sie das Speicherbanner, wiederholen Sie den Vorgang bei einer stabilen Netzwerkverbindung und bitten Sie einen Administrator, das Kontingent zu überprüfen.

• Symptom: Vorschau oder Download einer älteren Datei ist nicht möglich

  • Mögliche Ursache: Der Workspace hat sein Kontingent überschritten und der Zugriff auf ältere gespeicherte Dateien wurde eingeschränkt.
  • Lösung: Bitten Sie einen Administrator, zusätzlichen Speicherplatz zu erwerben, ein Upgrade durchzuführen oder die Nutzung zu reduzieren.

• Symptom: Die Speichernutzung wird nach dem Löschen von Dateien weiterhin hoch angezeigt

  • Mögliche Ursache: Verzögerung bei der Berechnung, Dateien befinden sich noch im Papierkorb oder werden an anderer Stelle wiederverwendet.
  • Lösung: Warten Sie einige Minuten, aktualisieren Sie die Seite und überprüfen Sie den Papierkorb oder die Dateilisten.

• Symptom: Die Auswahl bestimmter Speicher-Add-on-Größen ist deaktiviert

  • Mögliche Ursache: Die aktuelle Nutzung liegt bereits über diesen Kapazitätsstufen.
  • Lösung: Wählen Sie eine größere Stufe oder löschen Sie zuerst nicht benötigte Dateien.

• Symptom: Mitglieder ohne Admin-Rechte können keinen Speicher kaufen

  • Mögliche Ursache: Die Abrechnungsoptionen sind ausschließlich for Administratoren zugänglich.
  • Lösung: Wenden Sie sich an einen Workspace-Administrator.

• Symptom: Warnungen können auf Mobilgeräten nicht verwaltet werden

  • Mögliche Ursache: Die mobile App bietet keine Benutzeroberfläche for die Speicherabrechnung.
  • Lösung: Nutzen Sie die Web-App oder die Desktop-App.

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie den Support, wenn ein Speicherkauf abgeschlossen wurde, die Warnung jedoch nach dem Aktualisieren weiterhin angezeigt wird, die Nutzung offensichtlich falsch dargestellt ist, eine wichtige Datei weiterhin eingeschränkt bleibt, obwohl der Workspace wieder unter dem Kontingent liegt, oder der Rechnungs-Admin keinen Zugriff auf die Abrechnung hat. Geben Sie den Namen des Workspace, die angezeigte Nutzung, das angezeigte Kontingent, Links zu den betroffenen Dateien sowie den Zeitpunkt des Speicherkaufs oder der Dateilöschung an.