Speicherlimits beheben

Speicherlimits gelten für in ALLO gespeicherte Dateien in einem Workspace

Das Speicherplatzkontingent schützt den Workspace davor, die im Tarif und in den Add-ons enthaltene Dateikapazität zu überschreiten. Wenn ein Workspace sein Kontingent überschreitet, kann ALLO eine Speicherwarnung anzeigen, einige Uploads blockieren oder einschränken und den Vorschau- oder Download-Zugriff für ältere gespeicherte Dateien einschränken, bis der Workspace wieder unter dem Kontingent liegt.

Der Speicherplatz ist auf den Workspace bezogen. Eine persönliche Profileinstellung ändert daran nichts. Eine Tarifänderung, ein Speicher-Add-on, eine Dateibereinigung oder eine Administratoraktion führt in der Regel zur Behebung.

Verfügbarkeit

Was auf den Speicherplatz angerechnet wird

Der ALLO-Speicher zählt Dateien, die ALLO für den Workspace speichert. Dazu gehören hochgeladene Dateien, Bilder, PDFs, Videos, Aufzeichnungen, Kommentaranhänge, generierte Bilder sowie Canvas- oder Seitenhintergründe, sofern ALLO die Datei speichert.

Externe Ressourcen werden in der Regel nicht auf die gleiche Weise angerechnet. Ein Google Drive-Link, ein Dropbox-Link, ein Weblink, ein Embed oder eine andere extern gehostete Ressource kann in ALLO angezeigt werden, ohne dass die volle Dateigröße auf den ALLO-Speicher angerechnet wird.

Wenn exakt dieselbe Datei mehrmals im selben Workspace verwendet wird, zählt ALLO die gespeicherte Datei möglicherweise nur einmal für diesen Workspace und nicht einmal pro Platzierung. Wenn dieselbe Datei in zwei verschiedene Workspaces hochgeladen wird, hat jeder Workspace seine eigene Speicherabrechnung.

Die Aktualisierung der Nutzung kann nach dem Hochladen oder Bereinigen verzögert sein

Die Speichersummen werden aus den Workspace-Dateidaten berechnet und es kann einige Minuten dauern, bis sie aktualisiert werden. Das Hochladen einer großen Datei, das Löschen vieler Dateien, das Wiederherstellen von Dateien oder das Ändern von Add-ons kann dazu führen, dass die angezeigte Nutzungszahl kurzzeitig hinter der Realität zurückbleibt.

Wenn Sie gerade den Speicher bereinigt oder ein Add-on erworben haben, warten Sie bitte einige Minuten und aktualisieren Sie die Ansicht, bevor Sie davon ausgehen, dass die Änderung fehlgeschlagen ist. Wenn ALLO die Nutzung als unvollständig, partiell oder noch in der Berechnung befindlich kennzeichnet, betrachten Sie dies als vorübergehende Schätzung und nicht als endgültigen Wert.

Überprüfen Sie die Nutzung, bevor Sie einen Weg zur Behebung wählen

Überprüfen Sie die Speichernutzung unter Workspace-Einstellungen → Nutzung oder in der Speicher-Wiederherstellungsansicht, die bei einer Kontingentwarnung angezeigt wird. Die Zusammenfassung der Nutzung soll folgende Fragen beantworten:

• Wie viel Speicherplatz der Workspace verwendet.
• Wie hoch das Kontingent des Workspace ist.
• Ob der Workspace das Limit überschritten hat.

Es handelt sich hierbei nicht um einen vollständigen Dateibrowser. Nutzen Sie die Dateiliste, die Canvas-Links oder den Papierkorb, wenn Sie genau entscheiden müssen, was Sie entfernen möchten.

Nutzen Sie die aktuelle Nutzungszahl, um den passenden Weg zur Behebung zu wählen. Wenn der Workspace das Kontingent nur geringfügig überschreitet und es offensichtlich verwaiste Uploads gibt, kann eine Bereinigung ausreichen. Wenn der Workspace weit über dem Kontingent liegt oder kontinuierlich wächst, weil das Team aktiv mit großen Dateien arbeitet, ist der Kauf von zusätzlichem Speicherplatz oder ein Tarifwechsel in der Regel sinnvoller als wiederholte Notlöschungen.

Mitglieder ohne Admin-Rechte können die Nutzung möglicherweise einsehen, ohne zusätzliche Kapazität erwerben zu können. Wenn Sie kein Admin sind, leiten Sie die Nutzungszahl, das Kontingent, den Warntext und den betroffenen Dateilink an Ihren Workspace-Admin weiter.

Was passiert, wenn der Speicher das Kontingent überschreitet

Wenn der Workspace sein Kontingent überschreitet, kann ALLO ein Banner anzeigen und Admins zur Speicherbehebung leiten. Je nach Tarif und aktueller Nutzung können Vorschau und Download älterer Dateien eingeschränkt sein, bis die Kapazität angepasst wurde. Uploads, die den Workspace weiter vergrößern würden, können ebenfalls fehlschlagen oder blockiert werden.

Auch bei überschrittenem Kontingent bleibt die Bereinigung möglich.

• Personen mit den passenden Dateiberechtigungen können nicht benötigte Dateien aus Canvases entfernen.
• Entfernte Dateien können im Papierkorb wiederherstellbar bleiben, während ALLO die Nutzung neu berechnet. Der Papierkorb muss nicht geleert werden, um die Speichernutzung zu reduzieren.
• Prüfen Sie vor und nach der Bereinigung die Registerkarte Nutzung oder die Speicherbehebung.

Weitere Informationen finden Sie unter Dateien, Speicherplatz und Kontingent und Eine Datei von einer Canvas entfernen.

Ein überschrittenes Kontingent bedeutet nicht, dass ALLO Dateien sofort löscht. Der Workspace muss die gespeicherte Nutzung reduzieren oder die Kapazität erhöhen. Wenn Dateien fehlen, prüfen Sie zuerst Wenn Arbeit nicht auffindbar ist und den Papierkorb, bevor Sie das Kontingent als Ursache einer Löschung annehmen.

Wiederherstellungsoptionen für Admins

Wenn ALLO eine Speicherauswahl öffnet, prüft das System unter Umständen zuerst die aktuelle Nutzung und deaktiviert Add-on-Größen, die zu klein sind, um die derzeit gespeicherten Dateien des Workspace abzudecken. Wählen Sie eine Stufe, die den Workspace sicher unter das Kontingent bringt, und nicht die günstigste Option, bei der die Warnung aktiv bleibt.

Wiederherstellung für Mitglieder ohne Admin-Rechte

Wenn Sie kein Admin sind, können Sie die Speichernutzung unter Umständen einsehen, aber keine Kapazität erwerben. Senden Sie dem Admin den Warntext, den Namen des Workspace und einen Link zu der Datei oder Seite, auf der das Problem aufgetreten ist.

Wenn Ihre Arbeit blockiert ist, weil eine ältere Datei nicht in der Vorschau angezeigt oder heruntergeladen werden kann, teilen Sie dem Admin mit, welche Datei betroffen ist. Der Admin kann entscheiden, ob er Speicherplatz kauft, ein Upgrade durchführt, Dateien löscht oder den Support kontaktiert.

Kostenlose Workspaces

Ein Admin eines kostenlosen Workspace wird unter Umständen zu einem Upgrade weitergeleitet, bevor Speicher-Add-ons verfügbar sind. Dies ist zu erwarten, da der Workspace über kein kostenpflichtiges Abonnement verfügt, an das eine wiederkehrende Speicherkapazität gebunden werden könnte. Wenn der Workspace kostenlos bleiben soll, besteht die praktische Lösung darin, gespeicherte Dateien zu löschen, bis die Nutzung unter dem Kontingent liegt.

Dateien sicher löschen

Das Löschen eines sichtbaren Canvas-Objekts gibt gespeicherte Dateikapazität nicht immer sofort frei. Eine Datei kann an mehreren Stellen verwendet oder von einem anderen Workspace-Element referenziert werden. Nachdem die letzte aktive Referenz entfernt wurde, kann die Neuberechnung des Speichers noch einige Minuten dauern.

So reduzieren Sie die Nutzung:

1. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Dateien an allen Stellen, an denen sie erscheinen.
2. Entfernen Sie alle verbleibenden aktiven Referenzen auf dieselbe gespeicherte Datei, wenn sie im Workspace nirgends mehr benötigt wird.
3. Warten Sie einige Minuten und aktualisieren Sie dann Nutzung, da Canvas-Scan und Workspace-Summe asynchron aktualisiert werden.

Wenn dieselbe gespeicherte Datei mehrfach in einem Workspace erscheint, gibt das Entfernen einer einzelnen Platzierung die Datei möglicherweise noch nicht frei. Links zu Google Drive, Dropbox, anderen Websites oder Einbettungen werden unter Umständen nicht von ALLO gespeichert. Das Löschen des ALLO-Objekts ändert dann die gespeicherte Nutzung kaum.

Der Papierkorb bewahrt den Wiederherstellungsweg und verursacht keine zweite Speicherbelastung. Dauerhaftes Löschen aus dem Papierkorb entfernt diese Wiederherstellungsmöglichkeit, ist aber nicht erforderlich, damit die Speichersumme sinkt.

Prüfen Sie vor dem Löschen, ob ein Projekt, eine Canvas, eine Dashboard-Ressource, ein Kommentar oder ein Teammitglied die Datei weiterhin benötigt. Wenn sie zu langfristigen Unterlagen gehört, kaufen Sie Speicher, statt durch Bereinigung ein späteres Wiederherstellungsproblem zu schaffen.

Fehlerbehebung bei Speicherwarnungen

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie den Support, wenn ein Speicherkauf abgeschlossen wurde, die Warnung nach dem Aktualisieren aber bleibt, die Nutzung offensichtlich falsch wirkt, eine wichtige Datei weiterhin eingeschränkt ist, obwohl der Workspace wieder unter dem Kontingent liegt, oder ein Workspace-Admin keinen Zugriff auf die Abrechnung hat. Geben Sie Workspace-Name, angezeigte Nutzung, angezeigtes Kontingent, betroffene Dateilinks und den Zeitpunkt des Speicherkaufs oder der Dateientfernung an.