Dateien in der Vorschau anzeigen, öffnen und herunterladen

Wählen Sie die passende Aktion für Ihren nächsten Schritt

Der Bereich „Dateien“ bietet Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten, mit einer Datei zu arbeiten: Sie in der Vorschau anzeigen, das zugehörige Canvas öffnen oder sie herunterladen. Diese Aktionen klingen ähnlich, lösen jedoch unterschiedliche Anforderungen.

Die Vorschau eignet sich für eine schnelle Überprüfung. „Zugehöriges Canvas öffnen“ liefert Ihnen den Kontext. Der Download dient dazu, die Originaldatei aus ALLO zu exportieren, sofern diese Aktion verfügbar ist. Wenn Sie sich unsicher sind, nutzen Sie am besten zuerst die Vorschau. Dies ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Datei vorliegen haben, bevor Sie den Kontext wechseln oder einen Download starten.

Weitere Informationen zur Dateiverwaltung finden Sie in der Übersicht über Dateien. Wenn Sie noch nach der passenden Zeile suchen, nutzen Sie die Funktion Dateien filtern.

Eine Datei in der Vorschau anzeigen

Öffnen Sie den Bereich „Dateien“, wählen Sie die Zeile der gewünschten Datei aus und klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche oder direkt auf den Vorschaubereich der Datei, sofern die Zeile dies unterstützt. Die Vorschau öffnet die Datei entweder direkt vor Ort oder in einem separaten Viewer, je nach Dateityp und der von Ihnen verwendeten ALLO-Oberfläche.

Nutzen Sie die Vorschau, um beispielsweise einen Screenshot zu bestätigen, ein PDF-Dokument zu überfliegen, ein visuelles Element zu prüfen, das Vorschaubild einer Präsentation anzusehen oder sicherzustellen, dass es sich bei zwei ähnlichen Dateinamen tatsächlich um unterschiedliche Dateien handelt. Die Vorschau beugt dem häufigen Fehler vor, versehentlich die falsche Datei mit Bezeichnungen wie final, final-v2 oder updated-final herunterzuladen oder zu entfernen.

Die Verfügbarkeit der Vorschau hängt vom Dateityp, dem Zustand der Datei, dem Status Ihres Tarifs oder Speichers sowie von Ihren Berechtigungen ab. Einige Dateien können zwar in der Liste aufgeführt, aber nicht in der Vorschau angezeigt werden. Bestimmte Dateitypen müssen stattdessen heruntergeladen oder direkt im zugehörigen Canvas geöffnet werden. Wenn die Vorschau deaktiviert ist oder fehlschlägt, lesen Sie den Artikel Nicht verfügbare und durch Aufbewahrungsfristen gesperrte Dateien.

Das zugehörige Canvas öffnen

Nutzen Sie die Option „Zugehöriges Canvas öffnen“, wenn eine Datei nur im Zusammenhang mit der umgebenden Arbeit verständlich ist. Dies ist häufig die beste Vorgehensweise bei Design-Reviews, Workshop-Ergebnissen, Forschungsnotizen, Einführungsplänen, einem Kommentar oder bei Dateien, die an eine Entscheidung angehängt sind.

Das Öffnen des Canvas zeigt Ihnen, wo sich die Datei befindet, wer einen Kommentar dazu hinterlassen hat, zu welchem Projekt sie gehört und ob es in der Nähe neuere Dateien gibt. Wenn die Datei an ein Projekt-Canvas angehängt ist, erleichtert das Öffnen des Canvas auch den Wechsel zurück zu den Projektansichten, Tags, Daten und dem Planungskontext. Weitere Informationen zu diesen Abläufen finden Sie unter Projektansichten verwenden und Ein Canvas zu einem Projekt hinzufügen.

Wenn sich das Canvas nicht öffnen lässt, haben Sie möglicherweise den Zugriff verloren, das Canvas wurde gelöscht oder die Dateizeile gehört zu einer Arbeit, die für ein anderes Konto freigegeben wurde. Nutzen Sie in diesem Fall die Hilgestellungen unter Freigabezugriff korrigieren und Wenn Arbeit verloren gegangen zu sein scheint.

Eine Datei herunterladen

Nutzen Sie den Download, wenn Sie die Datei außerhalb von ALLO benötigen, zum Beispiel um sie an Kunden zu senden, sie in einem anderen Programm zu bearbeiten, sie lokal zu archivieren oder sie auf einer anderen Plattform hochzuladen. Der Download stellt Ihnen die Datei zur Verfügung, sofern ALLO diese bereitstellen kann und Ihre Berechtigungen dies zulassen.

Ein Download kann unter Umständen nicht verfügbar sein, selbst wenn die Dateizeile sichtbar ist. Dies kann folgende Ursachen haben:

Wenn der Download zwar startet, sich die Datei auf Ihrem Computer jedoch nicht öffnen lässt, überprüfen Sie die Dateiendung. Versuchen Sie dann, die Datei mit dem Programm zu öffnen, mit dem sie erstellt wurde. ALLO kann zwar viele Dateiformate speichern, Ihr Gerät benötigt jedoch eine entsprechende Software, um die heruntergeladene Datei lesen zu können.

Zwischen Vorschau, Canvas und Download entscheiden

Verwenden Sie die Vorschau zuerst, wenn Sie Dateien vergleichen oder Inhalte schnell überprüfen möchten. Öffnen Sie das Canvas, wenn die dahinterstehende Entscheidung oder die Diskussion eine Rolle spielen. Laden Sie die Datei nur herunter, wenn Sie diese außerhalb von ALLO benötigen oder das Vorschauformat nicht unterstützt wird.

Wenn Sie beispielsweise von Teammitgliedern gefragt werden: „Können Sie die neueste Preisliste überprüfen?“, nutzen Sie die Suche im Bereich Dateien, um nach dem Dateinamen zu suchen. Sortieren Sie die Ergebnisse nach dem Erstelldatum (neueste zuerst), zeigen Sie die Preisliste in der Vorschau an, sofern dies unterstützt wird, und öffnen Sie anschließend das zugehörige Canvas, falls Sie einen Kommentar oder den Freigabeverlauf einsehen möchten. Laden Sie die Datei nur dann herunter, wenn Sie das Original an anderer Stelle bearbeiten oder teilen müssen.

Wenn Sie alte Anhänge aufräumen, nutzen Sie die Vorschau und öffnen Sie das Canvas, bevor Sie die Datei entfernen. Eine Datei mag im Dateibereich alt aussehen, wird aber unter Umständen noch von einem aktiven Canvas oder Projekt referenziert.

Berechtigungen und schreibgeschützte Zustände

Benutzer mit ausschließlicher Leseberechtigung können eine Datei in der Vorschau anzeigen und das zugehörige Canvas öffnen, sind jedoch möglicherweise nicht berechtigt, die Datei zu entfernen. Der Download kann ebenfalls durch die Verfügbarkeit der Datei, Ihre Rolle oder Workspace-Richtlinien eingeschränkt sein. Wenn die Benutzeroberfläche einen schreibgeschützten Status anzeigt, nehmen Sie dies bitte als Hinweis darauf, dass Ihre aktuelle Rolle die gewünschte Aktion nicht zulässt.

Gäste und externe Mitwirkende sehen möglicherweise weniger Aktionen als Workspace-Mitglieder. Ein Gast, der zu einem einzelnen Canvas eingeladen wurde, sollte nicht erwarten, jede Datei im Workspace durchsuchen oder herunterladen zu können. Wenn die Datei mit Ihnen geteilt wurde, öffnen Sie diese im Bereich Mit mir geteilt oder direkt über den freigegebenen Link.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie mehr Zugriffsrechte benötigen sollten, bitten Sie die erstellende Person, zu prüfen, ob das Canvas, das Projekt oder der Workspace für Sie freigegeben wurde. Die Freigabe des Canvas ist nicht gleichbedeutend mit der Gewährung des vollen Zugriffs auf das Projekt oder den Workspace. Weitere Informationen zum Rollenmodell finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende sowie unter Schreibgeschätzter Zugriff für Bearbeitungssperren.

Was Sie tun können, wenn die Vorschau fehlschlägt

Sollte die Vorschau einer Datei nicht wie erwartet funktionieren, helfen Ihnen die folgenden Schritte bei der Behebung:

• Die Vorschau lädt nicht oder zeigt eine Fehlermeldung: Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. Wenn andere Dateien normal angezeigt werden, liegt das Problem möglicherweise an diesem spezifischen Dateityp oder dem Dateistatus.
• Das Vorschaufenster bleibt leer, aber der Download funktioniert: Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie diese lokal auf Ihrem Computer.
• Die Vorschau ist leer und das Canvas lässt sich nicht öffnen: Öffnen Sie das zugehörige Canvas direkt. Eventuell finden Sie dort eine Ersatzdatei, einen Kommentar oder eine Notiz, die die Änderung erklärt.
• Sowohl Vorschau als auch Download sind nicht verfügbar: Prüfen Sie, ob eine der folgenden Ursachen vorliegt:
  • Die Datei ist abgelaufen.
  • Das Speicherlimit Ihres Tarifs ist erschöpft.
  • Die Datei wurde gelöscht.
  • Sie besitzen nicht die erforderlichen Berechtigungen. Weitere Details hierzu finden Sie unter Nicht verfügbare und durch Aufbewahrungsfristen gesperrte Dateien.
• Die Datei wird dringend benötigt und gehört zu einer Arbeit einer anderen Person: Wenden Sie sich direkt an die erstellende Person des Canvas. Teilen Sie dieser den Dateinamen, das zugehörige Canvas und Ihre bisherigen Schritte mit. Dies ermöglicht es der Person, den Zugriff wiederherzustellen, die Datei erneut hochzuladen oder zu bestätigen, dass die Datei absichtlich entfernt wurde.

Was Sie tun können, wenn der Download fehlschlägt

Sollte der Download einer Datei fehlschlagen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Die Download-Schaltfläche fehlt vollständig: Dies deutet in der Regel auf ein Berechtigungsproblem oder eine fehlende Verfügbarkeit der Datei hin, nicht auf einen Browserfehler. Versuchen Sie zunächst die Vorschau, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Datei vor sich haben. Öffnen Sie anschließend das zugehörige Canvas, um zu prüfen, ob eine neuere Version existiert.
• Die Download-Aktion wird angezeigt, bricht jedoch ab: Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es noch einmal. Sollte das Problem weiterhin bestehen, überprüfen Sie, ob Ihr Browser automatische Downloads blockiert oder ob die Desktop-App ein Update benötigt. Bei Problemen mit der Desktop-App hilft Ihnen der Artikel Fehlerbehebung für die Desktop-App.
• Die Datei wird als abgelaufen oder nicht verfügbar angezeigt: Wiederholtes Klicken löst das Problem in diesem Fall nicht. Lesen Sie die Richtlinien zu Speicherplatz und Aufbewahrung. Bitten Sie anschließend die erstellende Person oder die Workspace-Administration, die Datei wiederherzustellen oder den Status des Tarifs zu klären.