ファイルのプレビュー、表示、ダウンロード

次に行う作業に合わせてアクションを選択する

「ファイル」機能では、プレビュー、保存先キャンバスの表示、ダウンロードという、ファイルに対する3つの操作方法が提供されています。これらは似ているように見えますが、解決する目的が異なります。

プレビューは、内容を素早く確認するための機能です。保存先キャンバスの表示は、そのファイルが置かれている文脈（コンテキスト）を確認するために使用します。ダウンロードは、ALLOの外部へオリジナルのファイルを取り出すためのアクションであり、このアクションが許可されている場合に利用できます。どのアクションを実行すべきか迷った場合は、まずプレビューを行ってください。コンテキストを切り替えたりダウンロードしたりする前に、目的のファイルであるかを確認する最も簡単な方法です。

ファイル機能の全体像については、ファイル概要を参照してください。目的のファイルを探している場合は、ファイルのフィルターを利用してください。

ファイルをプレビューする

「ファイル」メニューを開き、対象のファイル行を選択して、プレビューアクションを実行するか、プレビューに対応している場合はプレビュー領域をクリックします。プレビューを実行すると、ファイル形式や使用しているALLOの画面に応じて、その場で、または専用のビューアーでファイルが開きます。

プレビューは、スクリーンショットの確認、PDFの閲覧、ビジュアルアセットのチェック、プレゼンテーションスライドのサムネイル確認のほか、類似した名前の2つのファイルが実際に異なるものであるか検証したい場合に便利です。プレビューを活用することで、final、final-v2、updated-finalといった類似する名前のファイルを誤ってダウンロードしたり削除したりするミスを防ぐことができます。

プレビューが利用できるかどうかは、ファイル形式、ファイルの正常性、プラン、ストレージの状態、および権限によって異なります。一覧には表示されてもプレビューができないファイルもあります。一部のファイル形式では、代わりにダウンロードするか、保存先キャンバスを開く必要があります。プレビューが無効化されている、またはプレビューに失敗する場合は、利用不可および保持ロックされたファイルを参照してください。

保存先のキャンバスを表示する

周囲の作業内容と合わせてファイルを確認する必要がある場合は、「保存先のキャンバスを表示」を使用してください。これは、デザインレビュー、ワークショップの成果物、調査メモ、ローンチ計画、コメント、意思決定に添付されたファイルなどを確認する際に最適です。

キャンバスを表示することで、ファイルが配置されている位置、コメントを投稿したユーザー、所属するプロジェクト、近くに新しいファイルがあるかどうかを確認できます。ファイルがプロジェクトキャンバスに添付されている場合、キャンバスを表示することで、プロジェクトビュー、タグ、日付、計画のコンテキストに素早く戻ることができます。関連するプロジェクトのワークフローについては、プロジェクトビューの利用方法およびプロジェクトへのキャンバスの追加を参照してください。

キャンバスが開かない場合は、アクセス権が失われたか、キャンバスが削除されたか、またはファイル行が別のアカウントと共有されている作業に属している可能性があります。共有アクセス権の修正や作業内容が見当たらない場合を参照してください。

ファイルをダウンロードする

ファイルをALLOの外部で使用する場合（クライアントへの送付、別のツールでの編集、ローカルへのアーカイブ、他へのアップロードなど）は、ダウンロードを使用します。ALLOがファイルを提供でき、かつ権限が許可されている場合にダウンロードが可能です。

ファイル行が表示されていても、ダウンロードが利用できない場合があります。これは、以下のような原因で発生します。

ダウンロードが開始されたものの、お使いのコンピューターでファイルを開けない場合は、ファイル拡張子を確認し、そのファイルを作成したアプリケーションで開くことをお試しください。ALLOには多様なファイル形式を保存できますが、ダウンロードしたファイルを認識して開くためには、デバイスに対応するソフトウェアがインストールされている必要があります。

プレビュー、キャンバスの表示、ダウンロードの使い分け

ファイルの比較や、内容を素早く確認したい場合は、まずプレビューを使用してください。意思決定や会話の内容が重要である場合は、キャンバスを表示します。ダウンロードは、ALLOの外部でファイルが必要な場合、またはプレビューがそのファイル形式に対応していない場合にのみ行うようにします。

例えば、チームメンバーから「最新の価格表を確認してもらえますか？」と頼まれた場合、ファイルメニューで検索を行い、ファイル名を入力して最新順にソートします。その後、対応している場合はシートをプレビューし、コメントや承認履歴が必要な場合は保存先のキャンバスを表示します。他の場所でオリジナルファイルを編集したり共有したりする必要がある場合にのみ、ダウンロードを行います。

古い添付ファイルを整理する場合は、削除する前にプレビューで確認し、保存先のキャンバスを表示してください。ファイル一覧では古く見えるファイルであっても、現在稼働中のキャンバスやプロジェクトから参照されている場合があります。

権限と閲覧のみの状態について

閲覧のみの権限を持つユーザーは、ファイルのプレビューや保存先キャンバスの表示は可能ですが、ファイルを削除することはできません。ダウンロードについても、ファイルの可用性、ロール、またはワークスペースのポリシーによって制限される場合があります。画面上に閲覧のみの状態（読み取り専用）と表示されている場合は、現在のロールにそのアクションを実行する権限が含まれていないことを示しています。

ゲストや外部コラボレーターが実行できるアクションは、ワークスペースメンバーよりも制限される場合があります。特定のキャンバスに招待されたゲストは、ワークスペース内のすべてのファイルを閲覧したりダウンロードしたりすることはできません。共有されたファイルの場合は、共有されたアイテム、または直接の共有リンクから開いてください。

必要なアクセス権が付与されていないと思われる場合は、所有者にキャンバス、プロジェクト、またはワークスペースのどれを共有したか確認を依頼してください。キャンバスの共有は、プロジェクト全体またはワークスペース全体へのアクセス権の付与とは異なります。ロールモデルについては、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターを、編集がブロックされた状態については、閲覧のみのアクセス権を参照してください。

プレビューに失敗した場合の対処方法

症状：プレビューに失敗する、または正常に表示されない

• プレビューのみが失敗し、空白になる：
  • ファイルをダウンロードして、ローカル環境で開いてください。
• 他のファイルはプレビューできるが、特定のファイルだけ失敗する：
  • ページを更新して再度お試しください。
  • 問題が解決しない場合、特定のファイル形式やファイル状態に起因している可能性があります。
  • 保存先のキャンバスを表示して、代替ファイル、コメント、変更内容に関するメモが残されていないか確認してください。
• プレビューとダウンロードの双方が利用できない：
  • ファイルの期限切れ、ストレージの制限、削除状態、または権限を確認してください。詳細は、利用不可および保持ロックされたファイルを参照してください。
• ファイルが他人の所有物で、すぐに確認が必要な場合：
  • キャンバスの所有者に、ファイル名、保存先キャンバス名、試した対処方法を添えて連絡してください。所有者がアクセス権を復元するか、ファイルを再アップロードするか、意図的な削除であるかを確認できます。

ダウンロードに失敗した場合の対処方法

症状：ファイルのダウンロードができない、または完了しない

• ダウンロードボタン（アクション）が表示されない：
  • 権限の不足、またはファイルの可用性に問題があります。ブラウザの不具合ではないことが一般的です。まずプレビューで目的のファイルか確認し、保存先のキャンバスを表示して、新しいバージョンがないか確認してください。
• ダウンロードのアクションは実行できるが、ダウンロードが完了しない：
  • ページを更新して再度お試しください。
  • ブラウザがダウンロードをブロックしていないか確認してください。
  • デスクトップアプリをご利用の場合は、アプリが最新バージョンにアップデートされているか確認してください。デスクトップ特有の問題については、デスクトップアプリのトラブルシューティングを参照してください。
• ファイルが期限切れ、または利用不可と表示される：
  • 何度もクリックを繰り返さず、ストレージおよびデータ保持のガイドラインを確認してください。必要に応じて、所有者や管理者に作業内容の復元やプラン状態の解決を依頼してください。