ファイルのプレビュー、表示、ダウンロード

次に行う作業に合わせてアクションを選択する

「ファイル」では、プレビュー、関連するキャンバスを開く、ダウンロードという3つの方法でファイルを扱えます。似ているように見えても、目的は異なります。

内容を素早く確認するにはプレビューを使います。ファイルが置かれた作業の流れを確認するには関連するキャンバスを開くを使います。ALLO の外で元ファイルが必要な場合は、許可されていればダウンロードします。迷ったときは、まずプレビューで目的のファイルかどうかを確認してください。

ファイル機能の全体像については、ファイル概要を参照してください。目的のファイルを探している場合は、ファイルのフィルターを利用してください。

ファイルをプレビューする

「ファイル」を開き、対象のファイル行またはカードを選択します。プレビューを利用できる場合は、プレビューが開きます。関連するキャンバスを開くは、周囲の作業へ移動するための別操作です。

プレビューは、スクリーンショットの確認、PDFの閲覧、ビジュアルアセットのチェック、プレゼンテーションスライドのサムネイル確認のほか、類似した名前の2つのファイルが実際に異なるものであるか検証したい場合に便利です。プレビューを活用することで、final、final-v2、updated-finalといった類似する名前のファイルを誤ってダウンロードしたり削除したりするミスを防ぐことができます。

ALLO でファイルを開け、ファイルを利用でき、権限がある場合にのみプレビューを利用できます。プレビューを利用できない場合でも、行やカードを選択して関連するキャンバスが代わりに開くことはありません。ファイルは一覧に残り、ダウンロードできることがあります。想定した操作が表示されない場合は、利用不可および保持ロックされたファイルを参照してください。

カードプレビュー、アプリ内プレビュー、ダウンロードの対応範囲

この3つは別々の機能です。ワークスペースのアップロード規則を通過した形式は、カードプレビューや対話型プレビューがなくても保存され、ダウンロードできることがあります。

カードプレビューは表に記載されたファイル形式でのみ利用できます。ALLO は、不明なファイルや拡張子のないファイルをすべてテキストとして扱いません。認識されたテキストファイルは、カードプレビューがなくてもテキストビューアーで開けます。

文書のカードプレビューは最大 100 MB のファイルで利用でき、CSV と TSV には 20 MB の上限があります。PDF と変換済み Office/HWP の対話型プレビューは最大 100 MB、テキストと CSV/TSV の対話型プレビューは最大 20 MB です。ビューアー上限を超えるファイルでも、元ファイルがあり権限で許可されていればダウンロードできます。

ZIP のプレビューは 20 MB 以下のアーカイブに対応し、表示できる項目は最大 2,000 件です。フォルダー、ファイル名、ファイルサイズ、項目数を表示しますが、ZIP 内のファイルは開きません。形式が無効なアーカイブやサイズ超過のアーカイブでは、プレビューを利用できない場合があります。暗号化されたファイルや安全でないパスのファイルは、ロックまたは警告付きで一覧に表示されますが、ALLO では開けません。ダウンロードでは元の ZIP アーカイブを取得します。

ZIP について AI に質問しても、ALLO が使えるのはファイル一覧だけです。名前、サイズ、項目数、警告は説明できますが、ファイルの内容を読み取ったり、内容を知っているかのように答えたりはできません。内容が必要な場合は、アーカイブをダウンロードして ALLO の外で必要なファイルを開いてください。

関連するキャンバスを開く

周囲の作業内容と合わせてファイルを確認する必要がある場合は、関連するキャンバスを開くを使用してください。これは、デザインレビュー、ワークショップの成果物、調査メモ、ローンチ計画、コメント、意思決定に添付されたファイルなどを確認する際に適しています。

キャンバスを表示することで、ファイルが配置されている位置、コメントを投稿したユーザー、所属するプロジェクト、近くに新しいファイルがあるかどうかを確認できます。ファイルがプロジェクトキャンバスに添付されている場合、キャンバスを表示することで、プロジェクトビュー、タグ、日付、計画のコンテキストに素早く戻ることができます。関連するプロジェクトのワークフローについては、プロジェクトビューの利用方法およびプロジェクトへのキャンバスの追加を参照してください。

キャンバスが開かない場合は、アクセス権が失われたか、キャンバスが削除されたか、またはファイル行が別のアカウントと共有されている作業に属している可能性があります。共有アクセス権の修正や作業内容が見当たらない場合を参照してください。

ファイルをダウンロードする

ファイルをALLOの外部で使用する場合（クライアントへの送付、別のツールでの編集、ローカルへのアーカイブ、他へのアップロードなど）は、ダウンロードを使用します。ALLOがファイルを提供でき、かつ権限が許可されている場合にダウンロードが可能です。

ファイル行が表示されていても、ダウンロードが利用できない場合があります。これは、以下のような原因で発生します。

ダウンロードが開始されたものの、お使いのコンピューターでファイルを開けない場合は、ファイル拡張子を確認し、そのファイルを作成したアプリケーションで開くことをお試しください。ALLOには多様なファイル形式を保存できますが、ダウンロードしたファイルを認識して開くためには、デバイスに対応するソフトウェアがインストールされている必要があります。

プレビュー、キャンバスの表示、ダウンロードの使い分け

ファイルの比較や、内容を素早く確認したい場合は、まずプレビューを使用してください。意思決定や会話の内容が重要である場合は、キャンバスを表示します。ダウンロードは、ALLOの外部でファイルが必要な場合、またはプレビューがそのファイル形式に対応していない場合にのみ行うようにします。

例えば、チームメンバーから「最新の価格表を確認してもらえますか？」と頼まれた場合は、「ファイル」で名前を検索し、新しい順に並べます。対応していればシートをプレビューし、コメントや承認履歴が必要な場合は関連するキャンバスを開くを選びます。元ファイルを別の場所で編集または共有する必要がある場合だけダウンロードします。

古い添付ファイルを整理する場合は、削除する前にプレビューで確認し、関連するキャンバスを開くを選んでください。ファイル一覧では古く見えるファイルであっても、現在稼働中のキャンバスやプロジェクトから参照されている場合があります。

権限と閲覧のみの状態について

閲覧のみの権限を持つユーザーは、ファイルのプレビューや関連するキャンバスを開くを利用できる場合がありますが、ファイルを削除できない場合があります。ダウンロードも、ファイルの可用性、ロール、ワークスペースポリシーによって制限される場合があります。画面に閲覧のみの状態が表示されている場合は、現在のロールにその操作が含まれていないことを示します。

ゲストや外部コラボレーターが実行できるアクションは、ワークスペースメンバーよりも制限される場合があります。特定のキャンバスに招待されたゲストは、ワークスペース内のすべてのファイルを閲覧またはダウンロードできるとは限りません。共有されたファイルの場合は、共有されたアイテム、または直接の共有リンクから開いてください。

必要なアクセス権が付与されていないと思われる場合は、所有者にキャンバス、プロジェクト、またはワークスペースのどれを共有したか確認を依頼してください。キャンバスの共有は、プロジェクト全体またはワークスペース全体へのアクセス権の付与とは異なります。ロールモデルについては、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターを、編集がブロックされた状態については、閲覧のみのアクセス権を参照してください。

プレビューに失敗した場合の対処方法

ページを更新してもう一度試します。ほかのファイルを正常にプレビューできる場合は、そのファイル形式またはファイルの状態に原因がある可能性があります。関連するキャンバスを開くを選ぶと、代替ファイル、コメント、変更内容を説明するメモが見つかることがあります。

プレビューは空白でもダウンロードできる場合は、ファイルをダウンロードしてローカルで開きます。その形式をプレビューできない場合は、周囲の作業が必要なときだけ別の関連するキャンバスを開くを使います。プレビューとダウンロードの両方を利用できない場合は、期限切れ、ストレージ制限、削除、権限外のいずれかを確認してください。利用不可および保持ロックされたファイルも参照してください。

急ぎのファイルがほかの人の作業に属する場合は、ファイル名、関連するキャンバス、試した操作をキャンバスの所有者に伝えます。これにより、所有者はアクセスの復元、ファイルの再アップロード、意図的な削除の確認を行えます。

ダウンロードに失敗した場合の対処方法

まずプレビューで目的のファイル行か確認します。次に関連するキャンバスを開くを選び、新しいバージョンがないか確認します。ダウンロード操作が表示されない場合は、まずアクセス権とファイルを利用できる状態かを確認します。

ダウンロード操作が表示されても完了しない場合は、ページを更新してもう一度試します。それでも失敗する場合は、ブラウザがダウンロードをブロックしていないか確認し、元ファイルを現在のロールで利用できるか所有者に確認してください。

ファイルに期限切れまたは利用不可と表示される場合、何度もクリックしても解決しません。ストレージと保持に関する案内を確認し、必要に応じて所有者または管理者に作業の復元やプラン状態の解決を依頼してください。