Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers

Choisissez l'action correspondant à vos besoins

L'espace Fichiers vous propose trois manières différentes de travailler avec un fichier : le prévisualiser, ouvrir le canvas qui le contient ou le télécharger. Bien que ces actions puissent sembler similaires, elles répondent à des besoins différents.

La prévisualisation est idéale pour une inspection rapide. L'ouverture du canvas contenant apporte du contexte. Le téléchargement vous permet de récupérer le fichier d'origine en dehors d'ALLO lorsque cette action est disponible. En cas de doute, commencez par prévisualiser le fichier. C'est le moyen le plus simple de confirmer qu'il s'agit du bon fichier avant de changer de contexte ou de télécharger un élément.

Pour comprendre le modèle global des fichiers, consultez l'Aperçu des fichiers. Si vous cherchez encore la bonne ligne, utilisez l'article Filtrer les fichiers.

Prévisualiser un fichier

Ouvrez Fichiers, choisissez la ligne du fichier concerné et sélectionnez l'action de prévisualisation, ou cliquez directement sur la zone de prévisualisation si la ligne le permet. La prévisualisation ouvre le fichier sur place ou dans une visionneuse dédiée, selon le type de fichier et l'interface d'ALLO que vous utilisez.

Utilisez la prévisualisation lorsque vous devez confirmer une capture d'écran, parcourir un PDF, vérifier un élément visuel, inspecter la vignette d'une présentation ou vous assurer que deux fichiers aux noms similaires sont bien différents. La prévisualisation permet d'éviter l'erreur courante consistant à télécharger ou à supprimer le mauvais fichier nommé final, final-v2 ou updated-final.

La disponibilité de la prévisualisation dépend du type de fichier, de son état, de votre forfait ou de l'état du stockage, ainsi que de vos autorisations. Certains fichiers peuvent figurer dans la liste mais ne pas être prévisualisables. D'autres types de fichiers devront être téléchargés ou ouverts dans le canvas d'origine. Si la prévisualisation est désactivée ou échoue, consultez l'article Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention.

Ouvrir le canvas contenant

Sélectionnez l'action permettant d'ouvrir le canvas contenant lorsque le fichier ne prend tout son sens qu'avec le travail qui l'entoure. C'est souvent la meilleure option pour les revues de conception, les comptes-rendus d'ateliers, les notes de recherche, les plans de lancement, les commentaires et les fichiers associés à une décision.

L'ouverture du canvas permet de voir où se situe le fichier, qui l'a commenté, à quel projet il appartient et si des fichiers plus récents se trouvent à proximité. Si le fichier est joint au canvas d'un projet, l'ouverture du canvas vous permet également de revenir aux vues de projet, aux étiquettes, aux dates et au contexte de planification. Consultez les articles Utiliser les vues de projet et Ajouter un canvas à un projet pour découvrir les flux de travail associés.

Si le canvas ne s'ouvre pas, il est possible que vous n'ayez plus accès au travail, que le canvas ait été supprimé ou que le fichier appartienne à un espace partagé avec un autre compte. Consultez Résoudre les problèmes d'accès partagé et Que faire lorsqu'un travail semble avoir disparu.

Télécharger un fichier

Utilisez le téléchargement lorsque vous avez besoin du fichier en dehors d'ALLO, par exemple pour l'envoyer à un client, le modifier dans un autre outil, l'archiver localement ou le téléverser ailleurs. Le téléchargement vous permet de récupérer le fichier dès lors qu'ALLO peut le fournir et que vos autorisations le permettent.

Le téléchargement peut être indisponible même si la ligne du fichier est visible. Cela peut se produire dans les cas suivants :

Si le téléchargement commence mais que le fichier ne s'ouvre pas sur votre ordinateur, vérifiez l'extension du fichier et essayez de l'ouvrir avec l'application qui l'a créé. Bien qu'ALLO puisse stocker de nombreux formats de fichiers, votre appareil doit disposer du logiciel approprié pour lire le fichier téléchargé.

Choisir entre la prévisualisation, l'ouverture du canvas et le téléchargement

Utilisez d'abord la prévisualisation lorsque vous comparez des fichiers ou vérifiez rapidement leur contenu. Ouvrez le canvas lorsque la décision ou la conversation associée est importante. Téléchargez le fichier uniquement si vous en avez besoin en dehors d'ALLO ou si le format n'est pas pris en charge par la prévisualisation.

Par exemple, si un collègue vous demande : « Pouvez-vous vérifier la dernière grille tarifaire ? », recherchez le nom du fichier dans Fichiers, triez par date de modification décroissante, prévisualisez le document si l'action est disponible, puis ouvrez le canvas contenant si vous avez besoin de consulter les commentaires ou l'historique d'approbation. Ne le téléchargez que si vous devez le modifier ou le partager à l'extérieur.

Si vous nettoyez d'anciennes pièces jointes, prévisualisez-les et ouvrez leur canvas d'origine avant de les supprimer. Un fichier peut sembler obsolète dans votre liste de fichiers tout en étant toujours référencé par un projet ou un canvas actif.

Autorisations et situations de lecture seule

Les utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule peuvent être autorisés à prévisualiser un fichier et à ouvrir le canvas contenant, mais pas à le supprimer. Le téléchargement peut également être restreint par la disponibilité du fichier, votre rôle ou la politique de l'espace de travail. Si l'interface affiche un état en lecture seule, considérez cela comme le signe que votre rôle actuel ne vous permet pas d'effectuer l'action souhaitée.

Les invités et les collaborateurs externes peuvent avoir accès à moins d'actions que les membres de l'espace de travail. Un invité qui a été convié sur un seul canvas ne doit pas s'attendre à pouvoir parcourir ou télécharger tous les fichiers de l'espace de travail. Si le fichier a été partagé avec vous, ouvrez-le depuis l'espace Partagé avec moi ou utilisez le lien de partage exact.

Si vous estimez que vous devriez disposer d'accès plus étendus, demandez au propriétaire de confirmer s'il a partagé le canvas, le projet ou l'espace de travail. Partager un canvas n'est pas la même chose que d'accorder un accès complet à un projet ou à un espace de travail. Consultez l'article Membres, invités et collaborateurs externes pour comprendre le modèle de rôles, ainsi que Accès en lecture seule pour en savoir plus sur les états bloqués en modification.

Que faire en cas d'échec de la prévisualisation

Si vous rencontrez des difficultés pour afficher l'aperçu d'un fichier, vous pouvez tenter les actions suivantes :

• La prévisualisation ne s'affiche pas ou échoue : Actualisez la page et réessayez. Si d'autres fichiers se prévisualisent normalement, le problème peut être spécifique à ce type ou à cet état de fichier.
• L'aperçu reste vide : Essayez d'ouvrir le canvas contenant. Celui-ci peut héberger un fichier de remplacement, un commentaire ou une note explicative.
• L'aperçu est blanc mais le téléchargement fonctionne : Téléchargez le fichier et ouvrez-le localement sur votre ordinateur.
• L'aperçu et le téléchargement sont tous deux indisponibles : Vérifiez si le fichier a expiré, si la capacité de stockage est dépassée, si le fichier a été supprimé ou si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires. Consultez Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention.

Si le fichier est urgent et appartient au travail d'un autre utilisateur, contactez le propriétaire du canvas en lui indiquant le nom du fichier, le canvas contenant et les étapes que vous avez déjà essayées. Cela lui permettra de rétablir l'accès, de charger à nouveau le fichier ou de vous confirmer que le fichier a été volontairement supprimé.

Que faire en cas d'échec du téléchargement

Si vous ne parvenez pas à récupérer un fichier, vous pouvez tenter les actions suivantes :

• L'action de téléchargement est manquante : Il s'agit généralement d'un problème d'autorisation ou de disponibilité, plutôt que d'un dysfonctionnement du navigateur. Utilisez d'abord la prévisualisation pour confirmer qu'il s'agit du bon fichier, puis ouvrez le canvas contenant pour vérifier s'il existe une version plus récente.
• L'action de téléchargement apparaît mais ne se termine pas : Actualisez la page et réessayez. Si l'échec persiste, vérifiez si votre navigateur bloque les téléchargements multiples ou si votre application de bureau nécessite une mise à jour. Pour les problèmes liés à l'application de bureau, consultez l'article Résoudre les dysfonctionnements de l'application de bureau.
• Le fichier est marqué comme expiré ou indisponible : Cliquer à plusieurs reprises ne résoudra pas le problème. Prenez connaissance des directives relatives au stockage et à la rétention des fichiers, puis demandez à un propriétaire ou administrateur de restaurer l'élément ou de régulariser la situation du forfait.