Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers

Choisissez l'action correspondant à vos besoins

L'espace Fichiers vous propose trois manières différentes de travailler avec un fichier : le prévisualiser, ouvrir le canvas qui le contient ou le télécharger. Bien que ces actions puissent sembler similaires, elles répondent à des besoins différents.

La prévisualisation est idéale pour une inspection rapide. L'ouverture du canvas contenant apporte du contexte. Le téléchargement vous permet de récupérer le fichier d'origine en dehors d'ALLO lorsque cette action est disponible. En cas de doute, commencez par prévisualiser le fichier. C'est le moyen le plus simple de confirmer qu'il s'agit du bon fichier avant de changer de contexte ou de télécharger un élément.

Pour comprendre le modèle global des fichiers, consultez l'Aperçu des fichiers. Si vous cherchez encore la bonne ligne, utilisez l'article Filtrer les fichiers.

Prévisualiser un fichier

Ouvrez Fichiers et sélectionnez la ligne ou la carte du fichier. Lorsque l'aperçu est disponible, l'action Aperçu s'ouvre. Ouvrir le canvas contenant reste une action distincte pour consulter le contexte.

Utilisez la prévisualisation lorsque vous devez confirmer une capture d'écran, parcourir un PDF, vérifier un élément visuel, inspecter la vignette d'une présentation ou vous assurer que deux fichiers aux noms similaires sont bien différents. La prévisualisation permet d'éviter l'erreur courante consistant à télécharger ou à supprimer le mauvais fichier nommé final, final-v2 ou updated-final.

L'aperçu est disponible seulement quand ALLO peut ouvrir le fichier, que le fichier est disponible et que vous avez l'autorisation requise. Lorsqu'il n'est pas disponible, sélectionner la ligne ou la carte n'ouvre pas le canvas à la place. Le fichier peut rester visible et Télécharger peut rester disponible. Consultez Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention lorsqu'une action attendue est absente.

Comprendre les aperçus de carte, les aperçus dans l'application et les téléchargements

Ces capacités sont distinctes. Tout format qui respecte les règles d'envoi de l'espace de travail peut rester stocké et téléchargeable sans aperçu de carte ni aperçu interactif.

Les aperçus de carte ne sont disponibles que pour les types de fichier listés dans le tableau. ALLO ne traite pas tous les fichiers inconnus ou sans extension comme du texte. Un fichier texte reconnu peut s'ouvrir dans la visionneuse de texte même sans aperçu de carte.

Les aperçus de carte de documents sont disponibles pour les fichiers jusqu'à 100 Mo, sauf CSV et TSV, limités à 20 Mo. L'aperçu interactif des PDF et des documents Office/HWP convertis accepte les fichiers jusqu'à 100 Mo. L'aperçu interactif du texte et des fichiers CSV/TSV accepte les fichiers jusqu'à 20 Mo. Les fichiers dépassant la limite d'une visionneuse restent téléchargeables lorsque l'original est disponible et que vos autorisations le permettent.

L'aperçu ZIP accepte les archives jusqu'à 20 Mo et affiche au maximum 2 000 entrées. Il montre les dossiers, les noms de fichiers, les tailles et le total, mais n'ouvre aucun fichier dans l'archive. Les archives invalides ou trop volumineuses peuvent ne pas proposer d'aperçu. Les fichiers chiffrés ou avec un chemin non sûr peuvent rester visibles dans la liste avec un cadenas ou un avertissement, mais ne peuvent pas être ouverts dans ALLO. Télécharger fournit l'archive ZIP d'origine.

Si vous posez une question à l'IA sur un ZIP, ALLO utilise uniquement la liste des fichiers. Il peut décrire les noms, les tailles, le nombre d'entrées et les avertissements, mais il ne peut pas lire le contenu d'un fichier ni prétendre le connaître. Téléchargez l'archive et ouvrez le fichier nécessaire en dehors d'ALLO lorsque vous avez besoin de son contenu.

Ouvrir le canvas contenant

Sélectionnez l'action permettant d'ouvrir le canvas contenant lorsque le fichier ne prend tout son sens qu'avec le travail qui l'entoure. C'est souvent la meilleure option pour les revues de conception, les comptes-rendus d'ateliers, les notes de recherche, les plans de lancement, les commentaires et les fichiers associés à une décision.

L'ouverture du canvas permet de voir où se situe le fichier, qui l'a commenté, à quel projet il appartient et si des fichiers plus récents se trouvent à proximité. Si le fichier est joint au canvas d'un projet, l'ouverture du canvas vous permet également de revenir aux vues de projet, aux étiquettes, aux dates et au contexte de planification. Consultez les articles Utiliser les vues de projet et Ajouter un canvas à un projet pour découvrir les flux de travail associés.

Si le canvas ne s'ouvre pas, il est possible que vous n'ayez plus accès au travail, que le canvas ait été supprimé ou que le fichier appartienne à un espace partagé avec un autre compte. Consultez Résoudre les problèmes d'accès partagé et Que faire lorsqu'un travail semble avoir disparu.

Télécharger un fichier

Utilisez le téléchargement lorsque vous avez besoin du fichier en dehors d'ALLO, par exemple pour l'envoyer à un client, le modifier dans un autre outil, l'archiver localement ou le téléverser ailleurs. Le téléchargement vous permet de récupérer le fichier dès lors qu'ALLO peut le fournir et que vos autorisations le permettent.

Le téléchargement peut être indisponible même si la ligne du fichier est visible. Cela peut se produire dans les cas suivants :

Si le téléchargement commence mais que le fichier ne s'ouvre pas sur votre ordinateur, vérifiez l'extension du fichier et essayez de l'ouvrir avec l'application qui l'a créé. Bien qu'ALLO puisse stocker de nombreux formats de fichiers, votre appareil doit disposer du logiciel approprié pour lire le fichier téléchargé.

Choisir entre la prévisualisation, l'ouverture du canvas et le téléchargement

Utilisez d'abord la prévisualisation lorsque vous comparez des fichiers ou vérifiez rapidement leur contenu. Ouvrez le canvas lorsque la décision ou la conversation associée est importante. Téléchargez le fichier uniquement si vous en avez besoin en dehors d'ALLO ou si le format n'est pas pris en charge par la prévisualisation.

Par exemple, si un collègue vous demande : « Pouvez-vous vérifier la dernière grille tarifaire ? », recherchez le nom du fichier dans Fichiers, triez par date de modification décroissante, prévisualisez le document si l'action est disponible, puis ouvrez le canvas contenant si vous avez besoin de consulter les commentaires ou l'historique d'approbation. Ne le téléchargez que si vous devez le modifier ou le partager à l'extérieur.

Si vous nettoyez d'anciennes pièces jointes, prévisualisez-les et ouvrez leur canvas d'origine avant de les supprimer. Un fichier peut sembler obsolète dans votre liste de fichiers tout en étant toujours référencé par un projet ou un canvas actif.

Autorisations et situations de lecture seule

Les utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule peuvent être autorisés à prévisualiser un fichier et à ouvrir le canvas contenant, mais pas à le supprimer. Le téléchargement peut également être restreint par la disponibilité du fichier, votre rôle ou la politique de l'espace de travail. Si l'interface affiche un état en lecture seule, considérez cela comme le signe que votre rôle actuel ne vous permet pas d'effectuer l'action souhaitée.

Les invités et les collaborateurs externes peuvent avoir accès à moins d'actions que les membres de l'espace de travail. Un invité qui a été convié sur un seul canvas ne doit pas s'attendre à pouvoir parcourir ou télécharger tous les fichiers de l'espace de travail. Si le fichier a été partagé avec vous, ouvrez-le depuis l'espace Partagé avec moi ou utilisez le lien de partage exact.

Si vous estimez que vous devriez disposer d'accès plus étendus, demandez au propriétaire de confirmer s'il a partagé le canvas, le projet ou l'espace de travail. Partager un canvas n'est pas la même chose que d'accorder un accès complet à un projet ou à un espace de travail. Consultez l'article Membres, invités et collaborateurs externes pour comprendre le modèle de rôles, ainsi que Accès en lecture seule pour en savoir plus sur les états bloqués en modification.

Que faire en cas d'échec de la prévisualisation

Actualisez la page et réessayez. Si les autres fichiers se prévisualisent normalement, le problème peut être propre au format ou à l'état de ce fichier. Essayez d'ouvrir le canvas contenant : il peut comporter un fichier de remplacement, un commentaire ou une note expliquant le changement.

Si l'aperçu est vide mais que le téléchargement fonctionne, téléchargez le fichier et ouvrez-le localement. Si le format ne prend pas en charge l'aperçu, utilisez l'action distincte Ouvrir le canvas contenant uniquement lorsque vous avez besoin du travail environnant. Si l'aperçu et le téléchargement sont tous deux indisponibles, vérifiez si le fichier est expiré, limité par le stockage, supprimé ou hors de vos autorisations. Consultez Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention.

Si le fichier est urgent et appartient au travail d'une autre personne, contactez le propriétaire du canvas en indiquant le nom du fichier, le canvas contenant et ce que vous avez déjà essayé. Ces informations lui permettront de rétablir l'accès, de renvoyer le fichier ou de confirmer sa suppression volontaire.

Que faire en cas d'échec du téléchargement

Commencez par l'aperçu pour confirmer qu'il s'agit de la bonne ligne. Ouvrez ensuite le canvas contenant et vérifiez s'il existe une version plus récente. Si l'action de téléchargement est absente, vérifiez d'abord votre accès et la disponibilité du fichier.

Si l'action s'affiche mais n'aboutit pas, actualisez la page et réessayez. Si le problème persiste, vérifiez si votre navigateur a bloqué le téléchargement, puis demandez au propriétaire de confirmer que l'original reste disponible pour votre rôle.

Si le fichier est marqué comme expiré ou indisponible, cliquer plusieurs fois ne résoudra rien. Consultez les instructions relatives au stockage et à la conservation, puis demandez si nécessaire à un propriétaire ou administrateur de restaurer le travail ou de régulariser l'état du forfait.