Просмотр, открытие и скачивание файлов

Выберите действие, которое подходит для Вашей задачи

Раздел «Файлы» предлагает три разных способа работы с файлами: предварительный просмотр, открытие содержащего файл холста или скачивание. Эти действия кажутся похожими, но они решают разные задачи.

Предварительный просмотр подходит для быстрого ознакомления. Открытие содержащего холста помогает понять контекст работы. Скачивание позволяет сохранить исходный файл на Ваше устройство, если это действие доступно. Если Вы сомневаетесь, сначала используйте предварительный просмотр. Это самый простой способ убедиться, что выбран правильный файл, прежде чем переходить в другое пространство или скачивать объект.

Подробнее о работе с файлами читайте в статье Обзор раздела «Файлы». Если Вы все еще ищете нужную строку, воспользуйтесь статьей Фильтрация файлов.

Предварительный просмотр файла

Откройте раздел «Файлы», выберите строку с файлом и выберите действие предварительного просмотра либо нажмите на область предварительного просмотра, если строка поддерживает эту функцию. Файл откроется прямо на месте или в отдельном окне просмотра, в зависимости от типа файла и используемого интерфейса ALLO.

Используйте предварительный просмотр, чтобы быстро проверить снимок экрана, пролистать PDF, оценить изображение, просмотреть миниатюру презентации или убедиться, что два похожих имени файлов относятся к разным материалам. Это помогает избежать распространенной ошибки, когда скачивают или удаляют не тот файл (например, версии final, final-v2 или updated-final).

Доступность предварительного просмотра зависит от типа файла, его состояния, тарифного плана, объема хранилища и Ваших прав доступа. Некоторые файлы могут отображаться в списке, но быть недоступными для просмотра. Файлы определенных типов потребуется скачать или открыть на содержащем их холсте. Если предварительный просмотр отключен или не работает, обратитесь к статье Недоступные файлы и файлы на удержании.

Открытие содержащего холста

Используйте функцию открытия содержащего холста, когда файл имеет смысл только в контексте окружающей его работы. Это часто является лучшим решением для обзора дизайна, итогов воркшопов, исследовательских заметок, планов запуска, обсуждений и файлов, прикрепленных к принятым решениям.

Открытие холста позволяет увидеть, где именно расположен файл, кто оставил к нему Комментарий, к какому проекту он относится и есть ли рядом более новые файлы. Если файл прикреплен к холсту проекта, открытие холста также поможет Вам вернуться к режимам просмотра проектов, тегам, датам и планированию. Связанные рабочие процессы описаны в статьях Использование режимов просмотра проектов и Добавление холста в проект.

Если холст не открывается, возможно, Вы потеряли доступ к нему, холст был удален или строка файла относится к работе, которой поделились с другой учетной записью. Ознакомьтесь с материалами Устранение проблем с совместным доступом и Что делать, если работа кажется пропавшей.

Скачивание файла

Используйте функцию скачивания, когда файл нужен Вам вне платформы ALLO: для отправки клиенту, редактирования в другой программе, архивации на компьютере или загрузки на сторонний ресурс. Скачивание позволяет получить файл, если ALLO может его предоставить и у Вас есть соответствующие права доступа.

Скачивание может быть недоступно даже в том случае, если строка файла видна в списке. Это происходит по следующим причинам:

Если скачивание началось, но файл не открывается на компьютере, проверьте расширение файла и попробуйте открыть его в программе, в которой он был создан. ALLO поддерживает хранение множества различных форматов, однако на Вашем устройстве должно быть установлено программное обеспечение, способное распознать скачанный файл.

Выбор между предварительным просмотром, открытием холста и скачиванием

Используйте предварительный просмотр в первую очередь, когда нужно сравнить файлы или быстро проверить их содержимое. Открывайте содержащий холст, когда важны обсуждения и контекст принятия решений. Скачивайте файлы только тогда, когда они необходимы Вам вне ALLO или когда формат файла не поддерживает предварительный просмотр.

Например, если коллега спрашивает: «Можете проверить актуальную таблицу цен?», выполните Поиск файла по имени в разделе «Файлы», отсортируйте результаты по новизне, откройте предварительный просмотр таблицы (если поддерживается), а затем перейдите на содержащий холст, если Вам требуется проверить Комментарий или просмотреть историю согласования. Скачивайте файл только в том случае, если его необходимо отредактировать или переслать в другое место.

Если Вы проводите очистку старых вложений, обязательно просмотрите файл и откройте содержащий холст перед его удалением. Файл может казаться устаревшим в каталоге, но все еще использоваться на активном холсте или в проекте.

Права доступа и режим «только чтение»

Пользователи с правами только для просмотра могут иметь возможность просматривать файлы и переходить на содержащие их холсты, но не смогут удалять эти файлы. Скачивание также может быть ограничено доступностью файла, ролью пользователя или политиками рабочего пространства. Если интерфейс показывает состояние «только чтение», примите это как знак того, что Ваша текущая роль не предусматривает выполнения данного действия.

Пользователи со статусом Гость и внешние участники совместной работы могут видеть меньше доступных действий, чем постоянные участники рабочего пространства. Приглашенный на один холст Гость не должен рассчитывать на возможность просмотра или скачивания всех файлов в рабочем пространстве. Если файлом поделились с Вами, откройте его через раздел Доступные мне или воспользуйтесь прямой ссылкой совместного доступа.

Если Вы считаете, что у Вас должно быть больше прав, попросите владельца подтвердить уровень доступа (поделился ли он холстом, проектом или всем рабочим пространством). Совместный доступ к холсту не означает автоматического предоставления полных прав на весь проект или рабочее пространство. Сведения о ролевой модели представлены в статье Участники, гости и внешние соавторы, а особенности работы при ограничении редактирования описаны в статье Доступ только для чтения.

Что делать, если предварительный просмотр не работает

1. Предварительный просмотр не загружается или зависает: Обновите страницу браузера и повторите попытку. Если другие файлы просматриваются без проблем, неполадка может быть вызвана особенностями конкретного типа или состояния файла.
2. Экран предварительного просмотра пуст, но скачивание работает: Скачайте файл на Ваше устройство и откройте его локально.
3. Предварительный просмотр и скачивание недоступны одновременно: Возможные причины:
   • Истек срок хранения файла.
   • Превышена квота или лимиты хранилища.
   • Файл был удален из рабочего пространства.
   • У Вашей учетной записи недостаточно прав доступа. Подробные инструкции см. в статье Недоступные файлы и файлы на удержании.
4. Файл нужен срочно, но принадлежит другому пользователю: Свяжитесь с владельцем холста. Сообщите ему имя файла, название содержащего холста и опишите Ваши действия. Это поможет ему восстановить доступ, загрузить файл заново или подтвердить намеренное удаление.

Что делать, если не удается скачать файл

1. Кнопка или действие скачивания отсутствует: Обычно это указывает на нехватку прав доступа или недоступность файла, а не на ошибку браузера. Сначала откройте предварительный просмотр для проверки файла, либо перейдите на содержащий холст и найдите более свежую версию.
2. Действие скачивания отображается, но процесс не завершается: Обновите страницу и попробуйте еще раз. Если проблема повторяется, проверьте:
   • Не заблокировал ли Ваш браузер автоматическое скачивание файлов.
   • Требуется ли обновление Вашего настольного приложения ALLO. Решение проблем с приложением описано в статье Устранение неполадок в настольном приложении.
3. Файл отмечен как устаревший или недоступный: Многократные нажатия не решат проблему. Изучите руководство по хранению файлов, а затем попросите владельца или администратора восстановить работу либо обновить тарифный план.