Просмотр, открытие и скачивание файлов

Выберите действие, которое подходит для вашей задачи

Раздел «Файлы» предлагает три разных способа работы с файлами: предварительный просмотр, открытие содержащего файл холста или скачивание. Эти действия кажутся похожими, но они решают разные задачи.

Предварительный просмотр подходит для быстрого ознакомления. Открытие содержащего холста помогает понять контекст работы. Скачивание позволяет сохранить исходный файл на ваше устройство, если это действие доступно. Если вы сомневаетесь, сначала используйте предварительный просмотр. Это самый простой способ убедиться, что выбран правильный файл, прежде чем переходить в другое пространство или скачивать объект.

Подробнее о работе с файлами читайте в статье Обзор раздела «Файлы». Если вы все еще ищете нужную строку, воспользуйтесь статьей Фильтрация файлов.

Предварительный просмотр файла

Откройте раздел «Файлы» и выберите строку или карточку файла. Если предпросмотр доступен, откроется Предпросмотр. Открыть содержащий холст остается отдельным действием для просмотра контекста.

Используйте предварительный просмотр, чтобы быстро проверить снимок экрана, пролистать PDF, оценить изображение, просмотреть миниатюру презентации или убедиться, что два похожих имени файлов относятся к разным материалам. Это помогает избежать распространенной ошибки, когда скачивают или удаляют не тот файл (например, версии final, final-v2 или updated-final).

Предпросмотр доступен, только когда ALLO может открыть файл, файл доступен и у вас есть нужные права. Если предпросмотр недоступен, выбор строки или карточки не открывает содержащий холст вместо него. Файл может оставаться в списке, а действие Скачать может быть доступно. Если ожидаемое действие отсутствует, см. Недоступные файлы и файлы на удержании.

Предпросмотр карточки, предпросмотр в приложении и скачивание

Это независимые возможности. Любой формат, прошедший правила загрузки рабочего пространства, может храниться и скачиваться без предпросмотра карточки или интерактивного предпросмотра.

Предпросмотр карточки доступен только для типов файлов из таблицы. ALLO не считает каждый неизвестный файл или файл без расширения текстовым. Распознанный текстовый файл может открываться в текстовом просмотрщике даже без предпросмотра карточки.

Предпросмотр карточки документов доступен для файлов до 100 МБ, а для CSV и TSV действует лимит 20 МБ. Интерактивный просмотр PDF и преобразованных Office/HWP ограничен 100 МБ, а текстовых файлов и CSV/TSV ограничен 20 МБ. Файлы, превышающие лимит просмотрщика, остаются доступными для скачивания, если исходник доступен и у вас есть разрешение.

Предпросмотр ZIP работает с архивами размером до 20 МБ и показывает не более 2 000 элементов. Он показывает папки, имена файлов, размеры и общее количество, но не открывает файлы внутри архива. Недействительные или слишком большие архивы могут не поддерживать предпросмотр. Зашифрованные файлы или файлы с небезопасными путями могут оставаться в списке со значком замка или предупреждения, но их нельзя открыть в ALLO. Скачать позволяет получить исходный ZIP-архив.

Если вы задаете ИИ вопрос о ZIP-архиве, ALLO использует только список файлов. ИИ может описать имена, размеры, количество элементов и предупреждения, но не может прочитать содержимое файла или утверждать, что знает его. Скачайте архив и откройте нужный файл вне ALLO, если вам нужно его содержимое.

Открыть содержащий холст

Используйте функцию открытия содержащего холста, когда файл имеет смысл только в контексте окружающей его работы. Это часто является лучшим решением для обзора дизайна, итогов воркшопов, исследовательских заметок, планов запуска, обсуждений и файлов, прикрепленных к принятым решениям.

Открытие холста позволяет увидеть, где именно расположен файл, кто оставил к нему комментарий, к какому проекту он относится и есть ли рядом более новые файлы. Если файл прикреплен к холсту проекта, открытие холста также поможет вам вернуться к режимам просмотра проектов, тегам, датам и планированию. Связанные рабочие процессы описаны в статьях Использование режимов просмотра проектов и Добавление холста в проект.

Если холст не открывается, возможно, вы потеряли доступ к нему, холст был удален или строка файла относится к работе, которой поделились с другой учетной записью. Ознакомьтесь с материалами Устранение проблем с совместным доступом и Что делать, если работа кажется пропавшей.

Скачивание файла

Используйте функцию скачивания, когда файл нужен вам вне платформы ALLO: для отправки клиенту, редактирования в другой программе, архивации на компьютере или загрузки на сторонний ресурс. Скачивание позволяет получить файл, если ALLO может его предоставить и у вас есть соответствующие права доступа.

Скачивание может быть недоступно даже в том случае, если строка файла видна в списке. Это происходит по следующим причинам:

Если скачивание началось, но файл не открывается на компьютере, проверьте расширение файла и попробуйте открыть его в программе, в которой он был создан. ALLO поддерживает хранение множества различных форматов, однако на вашем устройстве должно быть установлено программное обеспечение, способное распознать скачанный файл.

Выбор между предварительным просмотром, открытием холста и скачиванием

Используйте предварительный просмотр в первую очередь, когда нужно сравнить файлы или быстро проверить их содержимое. Открывайте содержащий холст, когда важны обсуждения и контекст принятия решений. Скачивайте файлы только тогда, когда они необходимы вам вне ALLO или когда формат файла не поддерживает предварительный просмотр.

Например, если коллега спрашивает: «Можете проверить актуальную таблицу цен?», выполните Поиск файла по имени в разделе «Файлы», отсортируйте результаты по новизне, откройте предварительный просмотр таблицы (если поддерживается), а затем перейдите на содержащий холст, если вам требуется проверить комментарий или просмотреть историю согласования. Скачивайте файл только в том случае, если его необходимо отредактировать или переслать в другое место.

Если вы проводите очистку старых вложений, обязательно просмотрите файл и откройте содержащий холст перед его удалением. Файл может казаться устаревшим в каталоге, но все еще использоваться на активном холсте или в проекте.

Права доступа и режим «только чтение»

Пользователи с правами только для просмотра могут иметь возможность просматривать файлы и переходить на содержащие их холсты, но могут не иметь возможности удалить эти файлы. Скачивание также может быть ограничено доступностью файла, ролью пользователя или политиками рабочего пространства. Если интерфейс показывает состояние «только чтение», примите это как знак того, что ваша текущая роль не предусматривает выполнения данного действия.

Пользователи со статусом гостя и внешние участники совместной работы могут видеть меньше доступных действий, чем постоянные участники рабочего пространства. Приглашенный на один холст гость не должен рассчитывать на возможность просмотра или скачивания всех файлов в рабочем пространстве. Если файлом поделились с вами, откройте его через раздел Доступные мне или воспользуйтесь прямой ссылкой совместного доступа.

Если вы считаете, что у вас должно быть больше прав, попросите владельца подтвердить уровень доступа (поделился ли он холстом, проектом или всем рабочим пространством). Совместный доступ к холсту не означает автоматического предоставления полных прав на весь проект или рабочее пространство. Сведения о ролевой модели представлены в статье Участники, гости и внешние соавторы, а особенности работы при ограничении редактирования описаны в статье Доступ только для чтения.

Что делать, если предварительный просмотр не работает

Обновите страницу и повторите попытку. Если другие файлы открываются нормально, причина может быть связана с форматом или состоянием конкретного файла. Откройте содержащий холст: там может находиться замена, комментарий или заметка с объяснением изменений.

Если предпросмотр пуст, но скачивание работает, скачайте файл и откройте его локально. Если формат не поддерживает предпросмотр, используйте отдельную команду Открыть содержащий холст только тогда, когда нужен контекст работы. Если недоступны и предпросмотр, и скачивание, проверьте срок хранения, ограничения хранилища, удаление и права доступа. См. Недоступные файлы и файлы на удержании.

Если файл нужен срочно и относится к работе другого пользователя, сообщите владельцу холста имя файла, содержащий холст и уже выполненные действия. Это поможет восстановить доступ, загрузить файл заново или подтвердить намеренное удаление.

Что делать, если не удается скачать файл

Сначала откройте предпросмотр и убедитесь, что выбрана нужная строка. Затем откройте содержащий холст и проверьте, нет ли более новой версии. Если команда скачивания отсутствует, сначала проверьте права доступа и доступность файла.

Если команда скачивания есть, но процесс не завершается, обновите страницу и повторите попытку. Если это не помогло, проверьте, не заблокировал ли браузер скачивание, а затем попросите владельца подтвердить, что исходный файл доступен для вашей роли.

Если файл отмечен как просроченный или недоступный, повторные нажатия не помогут. Изучите правила хранения, затем попросите владельца или администратора восстановить работу либо устранить проблему с состоянием плана.