Работа с изображениями, файлами и таблицами

Изображения, файлы PDF, загруженные документы и таблицы превращают холст в удобное пространство для совместного разбора материалов, заменяя горы разрозненных вложений в почте или чатах. Разместите файл непосредственно там, где ведется его обсуждение, добавьте к нему комментарии, расположите вокруг вспомогательные заметки и используйте функции предварительного просмотра или скачивания только тогда, когда файл необходимо сохранить локально.

В этой статье приведена общая схема действий для объектов мультимедиа, файлов и таблиц. Для изучения всех деталей обратитесь к специализированным руководствам:

• Руководства Объекты-изображения, Объекты-файлы и Объекты-таблицы подробно описывают каждый тип объектов.
• Статья Меню элемента описывает команды для работы с выделенными объектами.
• Статья Быстрая панель инструментов посвящена быстрым действиям для выделенных объектов.
• Руководство Экспорт охватывает экспорт всего холста в PDF, печать холста и скачивание всех изображений.

Доступность функций и права доступа

Добавление файлов и медиаматериалов

Используйте кнопку Загрузить файлы на панели инструментов, чтобы добавить изображения, документы PDF и файлы других поддерживаемых форматов. Вы также можете вставлять изображения или скопированные элементы холста из буфера обмена с помощью сочетания клавиш Cmd/Ctrl+V, просто перетаскивать файлы на холст мышью или создавать их через другие инструменты создания элементов. После загрузки ALLO покажет статус обработки, пока система подготавливает миниатюры, предпросмотр или производные форматы изображений.

Не думайте, что только что загруженный файл поврежден, если некоторые действия с ним недоступны сразу же. Пока идет обработка файла, ALLO позволяет выделять, перемещать, масштабировать, комментировать, выравнивать или удалять временный заполнитель (placeholder), временно отключая функции предварительного просмотра, скачивания, замены, редактирования, удаления фона или управления миниатюрами.

Предварительный просмотр файлов

Используйте Предварительный просмотр, когда Вам нужно изучить PDF, изображение или другой загруженный файл, не скачивая его на свой компьютер. Функция предпросмотра — это более безопасный и удобный выбор по умолчанию во время совместной работы, так как соавторы остаются в едином пространстве холста и не теряют контекст обсуждения. Быстро открыть предпросмотр выделенного объекта можно с помощью клавиши Пробел.

Предварительный просмотр особенно полезен для PDF и документов, требующих активного разбора. Разместите окно предпросмотра рядом с контекстом обсуждения на холсте, чтобы добавлять комментарии, заметки или задавать вопросы в чате объекта без необходимости предварительного локального скачивания файла каждым соавтором.

Если функция предварительного просмотра недоступна, возможно, данный тип файла ее не поддерживает, обработка еще не завершена или при подготовке предпросмотра произошла ошибка. Попробуйте открыть меню элемента еще раз после завершения загрузки. Если файл так и не удается открыть в режиме предпросмотра, воспользуйтесь скачиванием в качестве альтернативы (если скачивание разрешено).

Скачивание файлов и изображений

Используйте команду Скачать в меню элемента, если Вам нужна локальная копия конкретного файла или изображения. Быстрое сочетание клавиш для скачивания выделенного объекта — Shift+D (если скачивание поддерживается и разрешено Вашими правами доступа). Если Вам нужно скачать абсолютно все изображения, размещенные на холсте, выберите пункт Скачать все изображения в меню заголовка холста (если это разрешено правилами Вашего рабочего пространства).

Если кнопка скачивания отсутствует, хотя предварительный просмотр работает отлично, скорее всего, причина кроется в установленных ограничениях на скачивание, а не в ошибке файла. Настройки общего доступа к холсту могут разрешать просмотр содержимого, но запрещать извлечение файлов из системы. Попросите владельца холста изменить настройки доступа или прислать Вам файл отдельно.

Замена, обрезка, удаление и восстановление фона изображений

Используйте функцию Заменить изображение, когда само изображение обновилось, но структура макета на холсте должна остаться прежней. Это позволяет идеально сохранить положение объекта, связанные стрелки и комментарии, что гораздо эффективнее удаления старого изображения и ручной загрузки нового.

Функция удаления фона может быть недоступна во время загрузки или генерации изображения, при использовании неподдерживаемых источников файлов, при отсутствии прав на редактирование или если функция обработки изображений отключена в настройках Вашего рабочего пространства.

Если результат удаления фона оказался некорректным или больше не требуется, Вы можете вернуть все обратно с помощью функции Восстановить изображение (если она доступна). Эта кнопка появляется только в том случае, если ALLO сохранил исходное состояние изображения для этого объекта. Подробнее о работе с картинками читайте в статье Работа с объектами-изображениями на холсте.

Загрузка и обновление миниатюр

Используйте функцию Загрузить миниатюру, если автоматически созданный предпросмотр файла или вложенного холста выглядит неразборчиво, устарел или плохо отражает суть содержимого. Информативные миниатюры помогают соавторам быстрее распознавать нужные элементы перед их открытием.

Для вложенных холстов, качественная и понятная миниатюра — это главное отличие аккуратной интерактивной карты проекта от набора загадочных серых плиток. Всегда дополняйте миниатюру понятным названием.

Работа с таблицами

Используйте инструмент Таблица на панели инструментов, когда на холсте необходима легкая и компактная таблица прямо в визуальном пространстве. Таблицы отлично подходят для матриц решений, итогов голосования, простых трекеров задач, сравнительных списков, таймингов встреч или структурированных текстовых блоков, которые должны находиться рядом со схемами и комментариями соавторов.

К действиям с таблицами относятся: редактирование ячеек, форматирование текста и цвета фона ячеек, добавление ссылок, создание списков задач прямо в ячейках, использование упоминаний (если поддерживается текстовым полем), объединение и очистка ячеек, вставка или удаление строк и столбцов, изменение размеров таблицы, добавление комментариев к объекту, перемещение, группировка с текстовыми ярлыками, дублирование или удаление таблицы целиком. Объекты-таблицы также поддерживают простые формулы и функции для проведения базовых математических расчетов прямо на холсте.

Когда Вы редактируете ячейки внутри таблицы, клики мышью и нажатия клавиш будут обрабатываться ячейками, а не перемещать весь объект целиком. Выйдите из режима редактирования ячейки или кликните по внешней рамке объекта, если хотите выполнить действия на уровне всей таблицы. Подробнее читайте в руководстве Использование объектов-таблиц на холсте.

Не используйте таблицы на холсте в качестве полноценной замены тяжелых файлов Excel. Этот инструмент предназначен исключительно для быстрой визуальной структуры данных. Если Вам нужны сложные многостраничные книги, внешние базы данных, построение графиков, защищенные диапазоны или глубокий анализ данных, храните исходный файл в специализированной системе, а на холст помещайте лишь экспортированные скриншоты или рабочие версии документов.

Полезные сочетания клавиш

Процесс работы над разбором файлов

При работе с файлами PDF загрузите документ на холст, разместите его рядом с заголовком или текстовыми инструкциями, попросите проверяющих оставлять комментарии, привязанные непосредственно к страницам файла, и закрывайте (разрешайте) ветки обсуждения по мере принятия решений. Если документ должен лечь в основу структуры Вашего холста, воспользуйтесь функцией Импорт PDF и файлов Office. Если финальные комментарии необходимо выгрузить из системы, экспортируйте холст в PDF или отправьте на печать после того, как убедитесь в полной загрузке предпросмотра всех страниц.

При разборе изображений разместите файл на холсте, при необходимости кадрируйте его, используйте стрелки или текстовые подписи для указания на конкретные детали и оставляйте комментарии для фиксации правок. При появлении новой версии просто замените исходную картинку с помощью функции «Заменить изображение» вместо того, чтобы заново перестраивать всю рабочую область на холсте.

При проверке таблиц размещайте их рядом с материалами, которые они резюмируют, используйте формулы только для простых и понятных коллегам вычислений и добавляйте комментарии к конкретным ячейкам, если данные требуют согласования или корректировки.

При подготовке холста к воркшопу загружайте все файлы и презентации заблаговременно. Ожидание обработки тяжелых документов в разгар живой сессии — верный способ потерять внимание аудитории.

Возможные проблемы и их решение

Если загрузка файла завершилась ошибкой, проверьте размер файла, его формат, стабильность сетевого подключения и Ваши права на редактирование холста. Попробуйте сначала загрузить один файл вместо повторной отправки сразу большой группы элементов.

Если предпросмотр не открывается, дождитесь окончания фоновой обработки файла, обновите страницу в браузере или попробуйте скачать файл (если скачивание разрешено). Подготовка предпросмотра для очень больших или технически сложных PDF-файлов может потребовать больше времени.

Если кнопка Удалить фон отсутствует, убедитесь, что изображение полностью загрузилось, имеет поддерживаемый формат, функция удаления фона активна на уровне рабочего пространства, а Ваши права доступа позволяют редактировать холст.

Если на экспортированном или напечатанном холсте отсутствуют изображения, убедитесь, что все файлы и миниатюры полностью завершили обработку перед запуском экспорта. Попытка экспортировать холст, пока медиаматериалы еще обрабатываются системой, может привести к появлению пустых блоков. Если экспорт по-прежнему завершается ошибкой, ознакомьтесь со статьей Устранение ошибок экспорта холста.

Если после отправки холста коллеги не могут найти или открыть файл, возможно, им предоставлен доступ только для просмотра без прав на скачивание вложений, либо файл скрыт ограничениями рабочего пространства. Настройте Совместный доступ к холсту с подходящей ролью и убедитесь, что скачивание файлов не запрещено.

Если таблица не перемещается по холсту, возможно, Вы сейчас редактируете одну из ее ячеек. Выйдите из режима редактирования ячейки, кликните по внешней рамке таблицы, а затем перетащите или измените ее размер.