Импорт PDF и Office-файлов

Используйте импорт PDF/Office, когда исходный документ должен превратиться в пространство для совместного разбора. Вместо того чтобы отправлять файл и собирать обратную связь где-то отдельно, ALLO создает холст из загруженного документа, чтобы люди могли добавлять вокруг него заметки, комментарии, стрелки, решения и последующие задачи.

Этот сценарий лучше всего подходит для обзора документов, презентаций, таблиц, раздаток, планов, брифов и файлов, которые требуют обсуждения. Он не заменяет редактирование исходного файла в приложении, где этот файл был создан.

Если документ уже лежит на существующем холсте как загруженный файловый объект, используйте Преобразование загруженного документа в холст. Этот путь создает связанный вложенный холст из выбранного файла без повторной загрузки.

Доступность и права

Что создает импорт PDF/Office

Импорт PDF/Office создает холст из документа. Получившийся холст предназначен для обзора, аннотаций, обсуждения и передачи результата. Он дает общее рабочее пространство вокруг исходного материала.

Конвертация начинается с документа. Office-файлы принимаются, потому что ALLO может преобразовать поддерживаемые Office-подобные файлы через тот же PDF-ориентированный путь создания холста, а затем построить представление холста. Поэтому результат нужно воспринимать как преобразованный артефакт для разбора, а не как живой редактор Word, PowerPoint или Excel.

После импорта используйте обычные инструменты холста: комментарии, текст, стикеры, стрелки, фигуры, страницы, общий доступ и экспорт там, где они доступны. Если нужно править формулы, заметки докладчика, отслеживаемые изменения или тонкие детали макета исходного документа, отредактируйте оригинал в исходном приложении и импортируйте обновленную версию, когда она будет готова.

Поддерживаемые типы документов

Поток загрузки поддерживает PDF, а также распространенные семейства Office и HWP-документов. Сюда входят такие файлы:

Выбор файла является самым надежным источником информации о текущей поддержке. Если файл нельзя выбрать или он отклоняется после перетаскивания, экспортируйте его в PDF и попробуйте снова.

Начать импорт

Откройте поток создания холста и выберите Импорт PDF/Office или соответствующую карточку создания из PDF/Office. Можно выбрать файл с устройства или перетащить поддерживаемый файл в область загрузки.

Во время загрузки ALLO показывает прогресс. Не закрывайте поверхность загрузки, пока файл не будет принят. Если закрыть загрузку до завершения, импорт может отмениться или остаться без файла для обработки.

После загрузки ALLO создает или обновляет целевой холст и запускает конвертацию документа. Вы можете видеть прогресс преобразования страниц. Когда конвертация завершится, холст откроется или обновится импортированным контентом.

Если вы начали из проекта или задачи, убедитесь, что новый холст появился в нужном месте. Если вы начали из отдельного потока создания, переименуйте холст, чтобы люди позже понимали, какой документ он содержит.

Преобразовать уже загруженный документ

Импорт и преобразование решают разные стартовые ситуации. Импорт PDF/Office начинается с выбора файла или потока создания. Преобразовать в холст начинается с документа, который уже находится на холсте как объект.

Выберите один загруженный PDF или Office-файл, откройте меню элемента и выберите Преобразовать в холст. ALLO создает связанный вложенный холст рядом с исходным документом и оставляет исходный файловый объект на родительском холсте. Используйте это, когда разбор уже начался вокруг файла, а теперь нужен более глубокий рабочий контекст для комментариев, заметок, решений и последующей работы.

Действие появляется только для одного поддерживаемого загруженного документа и только тогда, когда у вас есть право создать дочерний холст. Оно недоступно гостям, пользователям с правами только на просмотр или комментирование, при множественном выборе, неподдерживаемых типах файлов, ссылочных встраиваниях или файлах, которые еще обрабатываются.

Подготовьте исходный файл

Перед импортом очистите документ. Удалите приватные заметки, пропущенные слайды, устаревшие комментарии, персональные данные, внутренние страницы и лишние вложения. Импорт делает файл частью общего процесса на холсте, поэтому все, что есть в источнике, может стать видимым людям с доступом к получившемуся холсту.

Используйте читаемый экспорт. Для презентаций проверьте размер слайдов и удалите резервные слайды, если они не относятся к обзору. Для таблиц решите, нужна ли людям вся книга Excel или достаточно PDF-экспорта нужных листов. Для документов используйте заголовки и разрывы страниц, которые упрощают обзор.

Если файл защищен паролем, заблокирован, поврежден, необычно велик или создан инструментом с нестандартной структурой экспорта, подготовьте чистую PDF-версию и импортируйте ее вместо исходника.

Проверьте импортированный холст

После конвертации проверьте результат до широкого общего доступа. Обратите внимание на следующие вещи:

1. Порядок страниц и наличие всех ожидаемых страниц или слайдов.
2. Читаемость текста, изображений, таблиц и диаграмм.
3. Контент источника, который нужно удалить перед приглашением соавторов.
4. Соответствие названия холста импортированному файлу и цели обзора.
5. Где лучше оставлять комментарии: на уровне страницы, объекта или рядом с видимыми сносками.
6. Понадобится ли экспорт или печать после обзора.

Не считайте импорт завершенным только потому, что холст уже существует. Дождитесь окончания конвертации и отрисовки предпросмотров, прежде чем просить рецензентов комментировать. Для сфокусированного просмотра файлового контента после размещения на холсте см. Предпросмотр объектов холста.

Добавьте структуру обзора

Импортированные документы наиболее полезны, когда холст добавляет контекст вокруг файла. Добавьте короткий запрос на обзор, область решений, заметки ответственного или блок статуса. Используйте стрелки и фигуры, чтобы указать на важные зоны. Используйте комментарии для точных вопросов и решений.

Для юридического или политического обзора добавьте страницу или раздел с открытыми вопросами, утвержденными изменениями и финальным решением. Для обзора презентации добавьте подсказки для комментариев рядом со слайдами, которым нужна обратная связь. Для обзора таблицы явно отметьте нужный лист или график, а не просите людей проверять все подряд.

Если преобразованный документ является только одной частью работы, добавьте вокруг него дополнительные файлы, ссылки, скриншоты или вложенные холсты. См. Работа с изображениями, файлами и таблицами, чтобы разобраться с предпросмотром и скачиванием файлов после размещения контента на холсте.

Совместная работа и доступ

Импортированный холст использует обычный совместный доступ к холсту. Загрузка файла не дает доступ всем предполагаемым рецензентам автоматически. Поделитесь получившимся холстом или проектом, к которому он относится.

Выбирайте доступ по задаче обзора:

Осторожно работайте с конфиденциальными документами. Загружайте только те файлы, которые вам разрешено хранить и распространять в рабочем пространстве. Не включайте пароли, приватные учетные данные, лишние персональные данные или внутренние материалы только потому, что проще импортировать весь файл целиком.

Экспорт и дальнейшая работа

Если импортированный обзор должен выйти за пределы ALLO после обработки комментариев, используйте экспорт страничного холста или печать из верхнего меню, когда они доступны. Экспорт зависит от типа получившегося холста и структуры страниц. См. Верхнее меню холста.

Если обзор привел к новой версии исходного файла, обновите оригинал вне ALLO, затем импортируйте новую версию или разместите ее рядом со старой с понятными подписями. Не оставляйте две импортированные версии рядом без видимой метки «текущая».

Если импортированный контент стал повторяемым форматом обзора, подумайте о сохранении очищенной структуры холста как шаблона после удаления приватных материалов. См. Использование шаблонов холста.

Примеры

Для разбора дизайн-презентации импортируйте слайды, добавьте первую страницу с целями обзора, оставьте комментарии на конкретных слайдах и добавьте финальную область решений для утвержденных изменений.

Для разбора договора или политики импортируйте PDF, добавьте метки к разделам, где нужен обзор юристов, финансовой команды или операционного блока, и используйте комментарии для точных вопросов. Оставьте исходный файл вне холста как редактируемый юридический документ.

Для плана на основе таблицы импортируйте PDF-экспорт нужных листов, если рецензентам нужна стабильная версия. Добавьте стикеры для рисков и решений вместо того, чтобы просить каждого рецензента редактировать исходную книгу Excel.

Проблемы с импортом

Если файл отклонен сразу, проверьте тип и расширение файла. Экспортируйте его в PDF и попробуйте снова.

Если загрузка началась, но не завершается, проверьте соединение, размер файла и наличие прав на создание или редактирование целевого холста.

Если конвертация не удалась, попробуйте более чистый экспорт файла. Уберите пароли, разделите очень большие документы, упростите нестандартный контент или экспортируйте Office-файлы в PDF перед импортом.

Если преобразованный результат трудно читать, проверьте качество исходного экспорта. Низкое разрешение скана, слишком мелкая область печати таблицы или слайды с переполненным контентом не станут понятнее только потому, что оказались на холсте.

Если соавторы не могут открыть импортированный холст, проверьте настройки общего доступа. Импорт мог завершиться успешно, но получившемуся холсту все равно нужен правильный доступ.

Если был импортирован не тот документ, создайте новый холст из правильного файла или удалите импортированный контент, если у вас есть права. Используйте Отмену и повтор для недавних ошибок с объектами, но не рассчитывайте, что undo полностью откатит загрузку и конвертацию.