Как импортировать документы

Используйте импорт документов, когда исходный файл нужно превратить в пространство для совместного ревью. Вместо пересылки файла и сбора отзывов в другом месте ALLO создает из документа холст. Вокруг него можно добавлять заметки, комментарии, стрелки, решения и дальнейшие действия.

Этот сценарий подходит для ревью документов, презентаций, таблиц, раздаточных материалов, планов, брифов и других файлов, которые нужно обсудить. Он не заменяет редактирование оригинала в исходном приложении.

Если документ уже находится на существующем холсте как загруженный файловый объект, используйте преобразование загруженного документа в холст. ALLO создаст из выбранного файла связанный вложенный холст без повторной загрузки.

Коротко

Откройте Новый холст, выберите Импортировать документ и укажите поддерживаемый файл или перетащите его в область загрузки. Когда ALLO принимает ваш файл, новый холст открывается сразу. Файлы Office, HWP и HWPX ALLO автоматически подготавливает как страницы холста. Во время импорта можно наблюдать, как пустые слоты страниц превращаются в готовые страницы документа.

Доступность и права

Что получается после импорта документа

Каждая страница или слайд превращается в материал холста, поэтому рецензенты могут оставлять пометки рядом с исходным макетом и ссылаться на конкретный фрагмент, а не собирать обратную связь в переписке.

ALLO сначала преобразует файлы Word, PowerPoint, Excel, HWP и HWPX в PDF, а затем строит из этого PDF холст. Рассматривайте результат как зафиксированную версию для ревью, а не как редактируемый исходный файл.

После импорта используйте обычные инструменты холста: комментарии, текст, стикеры, стрелки, фигуры, страницы, общий доступ и экспорт, если он доступен. Формулы, заметки докладчика, исправления и тонкие детали исходной верстки редактируйте в приложении, где создан файл, а затем импортируйте обновленную версию.

Поддерживаемые типы документов

Загрузка поддерживает PDF, распространенные документы Office, а также HWP и HWPX. Например:

Актуальный список форматов лучше всего проверять в окне выбора файла. Если файл нельзя выбрать или ALLO отклоняет его при перетаскивании, экспортируйте его в PDF и повторите импорт.

Запустите импорт

Откройте Новый холст и выберите Импортировать документ в левой панели. Укажите поддерживаемый файл на устройстве или перетащите его в область загрузки.

Во время загрузки ALLO показывает точный процент. Когда ваш файл принят, целевой холст открывается сразу. ALLO автоматически подготавливает файлы Office, HWP и HWPX и добавляет готовые страницы документа в целевой холст.

Пока ALLO подготавливает документ, в целевом холсте на короткое время может быть видна его стандартная пустая страница. Затем для каждой страницы документа появляется белый фиксированный слот с итоговым размером. Страница 1 появляется первой сразу после готовности, а остальные страницы документа следуют по порядку. Индикатор, например 61 / 180, означает, что 61 страница уже видна в целевом холсте, а не только ожидает добавления.

Не закрывайте целевой холст во время импорта. Открытие этого холста является автоматической частью сценария. Если затем попытаться перейти на другой экран, ALLO спросит, нужно ли отменить импорт. При закрытии или перезагрузке вкладки браузер покажет предупреждение о выходе, потому что ALLO все еще добавляет страницы в этой вкладке. Дождитесь сообщения о завершении, прежде чем делиться результатом или запускать следующий импорт.

Если импорт запускался из проекта, проверьте, что холст появился в нужном месте. Если вы использовали отдельный сценарий создания, переименуйте холст так, чтобы позже по названию можно было узнать документ.

Преобразуйте уже загруженный документ

Импорт и преобразование начинаются из разных точек. Импортировать документ запускается из выбора файла или сценария создания. Преобразовать в канвас запускается для объекта документа, который уже лежит на холсте.

Выберите один загруженный файл PDF, Office, HWP или HWPX, откройте меню элемента и нажмите Преобразовать в канвас. ALLO создаст рядом с исходным документом связанный вложенный холст, а оригинальный файловый объект останется на родительском холсте. Этот вариант подходит, если обсуждение уже началось вокруг файла, но теперь нужна отдельная область для комментариев, заметок, решений и дальнейшей работы.

Действие показывается только для одного поддерживаемого загруженного документа и только пользователю, который может создать дочерний холст. Оно недоступно гостям, пользователям с правом только на просмотр или комментирование, при выборе нескольких объектов, для неподдерживаемых форматов, ссылок без загруженного файла и файлов, которые еще обрабатываются.

Подготовьте исходный файл

Перед импортом очистите документ. Удалите личные заметки, пропущенные слайды, устаревшие комментарии, персональные данные, внутренние страницы и посторонние вложения. После импорта файл станет частью общего процесса, поэтому любой материал из оригинала смогут увидеть люди с доступом к холсту.

Подготовьте читаемую версию. В презентации проверьте размер слайдов и удалите запасные слайды, если они не относятся к ревью. Для таблицы решите, нужна ли рецензентам вся книга или достаточно PDF с нужными листами. В документе используйте заголовки и разрывы страниц, которые помогают обсуждению.

Если файл защищен паролем, заблокирован, поврежден, слишком велик или экспортирован нестандартным инструментом, подготовьте чистую PDF-версию и импортируйте ее.

Проверьте импортированный холст

До открытия широкого доступа проверьте результат преобразования:

1. Страницы и слайды идут в правильном порядке и ничего не пропущено.
2. Текст, изображения, таблицы и диаграммы читаются.
3. В исходном материале не осталось ничего, что нужно удалить до приглашения коллег.
4. Название холста отражает импортированный файл и цель ревью.
5. Понятно, где оставлять комментарии: на странице, объекте или рядом с заметной выноской.
6. Учтено, понадобится ли после ревью экспорт или печать.

ALLO открывает импортированный холст до завершения работы со страницами, чтобы можно было наблюдать, как он становится готовым к работе. Проверяйте панель страниц и видимые фоны по мере продвижения индикатора, а приглашать рецензентов стоит после сообщения о завершении. О просмотре отдельных материалов на холсте читайте в статье Предпросмотр объектов холста.

Добавьте структуру для ревью

Импорт приносит больше пользы, когда холст добавляет контекст вокруг документа. Добавьте короткое задание для рецензентов, область решений, заметки ответственного или блок статуса. Стрелками и фигурами отмечайте важные места, а точные вопросы и решения оставляйте в комментариях.

Для ревью договора или политики добавьте страницу или раздел с открытыми вопросами, согласованными изменениями и итоговым решением. Рядом со слайдами, которым нужна обратная связь, разместите вопросы для рецензентов. В таблице отметьте конкретный лист или график, чтобы людям не приходилось проверять всю книгу.

Если преобразованный документ составляет только часть работы, добавьте рядом вспомогательные файлы, ссылки, скриншоты или вложенные холсты. Действия предпросмотра и скачивания описаны в статье Работа с изображениями, файлами и таблицами.

Совместная работа и доступ

Для импортированного холста действуют обычные правила общего доступа. Загрузка файла не открывает его автоматически всем предполагаемым рецензентам. Предоставьте доступ к новому холсту или проекту, в котором он находится.

Выберите права в соответствии с задачей ревью:

Осторожно работайте с конфиденциальными документами. Загружайте только те файлы, которые разрешено хранить и распространять в рабочем пространстве. Не оставляйте в документе пароли, учетные данные, лишние персональные данные или внутренние материалы только ради удобства импорта целого файла.

Экспорт и дальнейшая работа

Если после обработки комментариев результат нужно вынести за пределы ALLO, используйте экспорт холста со страницами или печать из меню заголовка, если они доступны. Возможности экспорта зависят от типа холста и структуры страниц. Подробнее читайте в статье Меню заголовка холста.

Если по итогам ревью появилась новая версия исходного файла, измените оригинал вне ALLO, затем импортируйте обновленную версию или положите ее рядом со старой с понятной подписью. Не оставляйте две версии рядом без заметной пометки «текущая».

Если ревью стало повторяемым процессом, сохраните очищенную структуру холста как шаблон после удаления личных материалов. Подробнее читайте в статье Работа с шаблонами холстов.

Примеры

Для ревью дизайн-презентации импортируйте слайды, добавьте первую страницу с целями, оставляйте комментарии на конкретных слайдах и создайте финальную область для согласованных решений.

Ревью договора или политики начинается так же: импортируйте PDF, отметьте разделы, которые должны проверить юристы, финансовая или операционная команда, и задавайте точные вопросы в комментариях. Редактируемый оригинал юридического документа храните вне холста.

Планы из таблиц удобнее проверять в виде PDF с нужными листами, чтобы у всех рецензентов была одна стабильная версия. Риски и решения фиксируйте на стикерах, а не просите каждого участника менять исходную книгу.

Если при импорте возникли проблемы

Файл отклонен сразу. Проверьте тип и расширение файла, лимит размера для вашего устройства и ограничение в 300 страниц. Экспортируйте документ в PDF меньшего размера или разделите его и повторите попытку.

Загрузка началась, но не завершается. Проверьте соединение, размер файла и право создавать или редактировать целевой холст.

Преобразование завершилось ошибкой или остановилось. Не закрывайте целевой холст и не перезагружайте браузер, пока идет работа. Если ошибка повторяется, подготовьте более чистую версию файла. Удалите пароли, разделите очень большой документ, преобразуйте нестандартное содержимое в плоское представление или экспортируйте файл Office в PDF.

Преобразованный материал трудно читать. Проверьте качество исходного экспорта. Скан с низким разрешением, слишком мелкая область печати таблицы или переполненные слайды не станут понятнее после переноса на холст.

Коллеги не могут открыть импортированный холст. Проверьте общий доступ. Импорт мог завершиться, но к новому холсту все равно нужно выдать правильные права.

Импортирован не тот документ. Если вы начали с Новый холст, удалите этот отдельный холст или создайте другой из нужного файла. Если вы заменили страницы в существующем холсте, прекратите редактирование и восстановите сохраненное до импорта состояние из истории версий. Для недавних ошибок с объектами используйте отмену и повтор, но отмена не отменяет загрузку и преобразование целиком.