Как импортировать PDF и документы Office

Используйте импорт PDF/Office, когда исходный документ нужно превратить в пространство для совместного ревью. Вместо пересылки файла и сбора отзывов в другом месте ALLO создает из документа холст. Вокруг него можно добавлять заметки, комментарии, стрелки, решения и дальнейшие действия.

Этот сценарий подходит для ревью документов, презентаций, таблиц, раздаточных материалов, планов, брифов и других файлов, которые нужно обсудить. Он не заменяет редактирование оригинала в исходном приложении.

Если документ уже находится на существующем холсте как загруженный файловый объект, используйте преобразование загруженного документа в холст. ALLO создаст из выбранного файла связанный вложенный холст без повторной загрузки.

Коротко

Откройте Новый холст, выберите Импорт PDF/Office и укажите поддерживаемый файл или перетащите его в область загрузки. ALLO покажет ход загрузки, создаст холст со страницами, преобразует каждую страницу или слайд в материалы холста и откроет результат. Word, PowerPoint, Excel и HWP сначала преобразуются в PDF.

Доступность и права

Что получается после импорта PDF/Office

Каждая страница или слайд превращается в материал холста, поэтому рецензенты могут оставлять пометки рядом с исходным макетом и ссылаться на конкретный фрагмент, а не собирать обратную связь в переписке.

ALLO сначала преобразует файлы Word, PowerPoint, Excel и HWP в PDF, а затем строит из этого PDF холст. Рассматривайте результат как зафиксированную версию для ревью, а не как редактируемый исходный файл Office.

После импорта используйте обычные инструменты холста: комментарии, текст, стикеры, стрелки, фигуры, страницы, общий доступ и экспорт, если он доступен. Формулы, заметки докладчика, исправления и тонкие детали исходной верстки редактируйте в приложении, где создан файл, а затем импортируйте обновленную версию.

Поддерживаемые типы документов

Загрузка поддерживает PDF, распространенные документы Office и семейство HWP. Например:

Актуальный список форматов лучше всего проверять в окне выбора файла. Если файл нельзя выбрать или ALLO отклоняет его при перетаскивании, экспортируйте его в PDF и повторите импорт.

Запустите импорт

Откройте Новый холст и выберите Импорт PDF/Office в левой панели. Укажите поддерживаемый файл на устройстве или перетащите его в область загрузки.

Во время загрузки ALLO показывает точный процент. Затем на экране видно, что ALLO создает холст и начинает преобразовывать документ. На этом этапе нельзя закрыть окно, щелкнуть по фону или перейти в другой раздел боковой панели, чтобы загрузка не оборвалась на полпути. Не закрывайте Новый холст, пока ALLO не откроет результат.

После загрузки ALLO создает холст со страницами, запускает преобразование документа и открывает новый холст. Содержимое отдельных страниц может загружаться еще некоторое время, поэтому дождитесь окончания преобразования и подготовки предпросмотров до начала ревью.

Если импорт запускался из проекта, проверьте, что холст появился в нужном месте. Если вы использовали отдельный сценарий создания, переименуйте холст так, чтобы позже по названию можно было узнать документ.

Преобразуйте уже загруженный документ

Импорт и преобразование начинаются из разных точек. Импорт PDF/Office запускается из выбора файла или сценария создания. Преобразовать в канвас запускается для объекта документа, который уже лежит на холсте.

Выберите один загруженный PDF или документ Office, откройте меню элемента и нажмите Преобразовать в канвас. ALLO создаст рядом с исходным документом связанный вложенный холст, а оригинальный файловый объект останется на родительском холсте. Этот вариант подходит, если обсуждение уже началось вокруг файла, но теперь нужна отдельная область для комментариев, заметок, решений и дальнейшей работы.

Действие показывается только для одного поддерживаемого загруженного документа и только пользователю, который может создать дочерний холст. Оно недоступно гостям, пользователям с правом только на просмотр или комментирование, при выборе нескольких объектов, для неподдерживаемых форматов, ссылок без загруженного файла и файлов, которые еще обрабатываются.

Подготовьте исходный файл

Перед импортом очистите документ. Удалите личные заметки, пропущенные слайды, устаревшие комментарии, персональные данные, внутренние страницы и посторонние вложения. После импорта файл станет частью общего процесса, поэтому любой материал из оригинала смогут увидеть люди с доступом к холсту.

Подготовьте читаемую версию. В презентации проверьте размер слайдов и удалите запасные слайды, если они не относятся к ревью. Для таблицы решите, нужна ли рецензентам вся книга или достаточно PDF с нужными листами. В документе используйте заголовки и разрывы страниц, которые помогают обсуждению.

Если файл защищен паролем, заблокирован, поврежден, слишком велик или экспортирован нестандартным инструментом, подготовьте чистую PDF-версию и импортируйте ее.

Проверьте импортированный холст

До открытия широкого доступа проверьте результат преобразования:

1. Страницы и слайды идут в правильном порядке и ничего не пропущено.
2. Текст, изображения, таблицы и диаграммы читаются.
3. В исходном материале не осталось ничего, что нужно удалить до приглашения коллег.
4. Название холста отражает импортированный файл и цель ревью.
5. Понятно, где оставлять комментарии: на странице, объекте или рядом с заметной выноской.
6. Учтено, понадобится ли после ревью экспорт или печать.

Не считайте импорт завершенным только потому, что холст уже появился. Дождитесь окончания преобразования и отрисовки предпросмотров, прежде чем приглашать рецензентов. О просмотре отдельных материалов на холсте читайте в статье Предпросмотр объектов холста.

Добавьте структуру для ревью

Импорт приносит больше пользы, когда холст добавляет контекст вокруг документа. Добавьте короткое задание для рецензентов, область решений, заметки ответственного или блок статуса. Стрелками и фигурами отмечайте важные места, а точные вопросы и решения оставляйте в комментариях.

Для ревью договора или политики добавьте страницу или раздел с открытыми вопросами, согласованными изменениями и итоговым решением. Рядом со слайдами, которым нужна обратная связь, разместите вопросы для рецензентов. В таблице отметьте конкретный лист или график, чтобы людям не приходилось проверять всю книгу.

Если преобразованный документ составляет только часть работы, добавьте рядом вспомогательные файлы, ссылки, скриншоты или вложенные холсты. Действия предпросмотра и скачивания описаны в статье Работа с изображениями, файлами и таблицами.

Совместная работа и доступ

Для импортированного холста действуют обычные правила общего доступа. Загрузка файла не открывает его автоматически всем предполагаемым рецензентам. Предоставьте доступ к новому холсту или проекту, в котором он находится.

Выберите права в соответствии с задачей ревью:

Осторожно работайте с конфиденциальными документами. Загружайте только те файлы, которые разрешено хранить и распространять в рабочем пространстве. Не оставляйте в документе пароли, учетные данные, лишние персональные данные или внутренние материалы только ради удобства импорта целого файла.

Экспорт и дальнейшая работа

Если после обработки комментариев результат нужно вынести за пределы ALLO, используйте экспорт холста со страницами или печать из меню заголовка, если они доступны. Возможности экспорта зависят от типа холста и структуры страниц. Подробнее читайте в статье Меню заголовка холста.

Если по итогам ревью появилась новая версия исходного файла, измените оригинал вне ALLO, затем импортируйте обновленную версию или положите ее рядом со старой с понятной подписью. Не оставляйте две версии рядом без заметной пометки «текущая».

Если ревью стало повторяемым процессом, сохраните очищенную структуру холста как шаблон после удаления личных материалов. Подробнее читайте в статье Работа с шаблонами холстов.

Примеры

Для ревью дизайн-презентации импортируйте слайды, добавьте первую страницу с целями, оставляйте комментарии на конкретных слайдах и создайте финальную область для согласованных решений.

Ревью договора или политики начинается так же: импортируйте PDF, отметьте разделы, которые должны проверить юристы, финансовая или операционная команда, и задавайте точные вопросы в комментариях. Редактируемый оригинал юридического документа храните вне холста.

Планы из таблиц удобнее проверять в виде PDF с нужными листами, чтобы у всех рецензентов была одна стабильная версия. Риски и решения фиксируйте на стикерах, а не просите каждого участника менять исходную книгу.

Если при импорте возникли проблемы

Файл отклонен сразу. Проверьте его тип и расширение. Экспортируйте документ в PDF и попробуйте снова.

Загрузка началась, но не завершается. Проверьте соединение, размер файла и право создавать или редактировать целевой холст.

Преобразование завершилось ошибкой. Подготовьте более чистую версию. Удалите пароли, разделите очень большой документ, упростите нестандартные элементы или экспортируйте файл Office в PDF.

Преобразованный материал трудно читать. Проверьте качество исходного экспорта. Скан с низким разрешением, слишком мелкая область печати таблицы или переполненные слайды не станут понятнее после переноса на холст.

Коллеги не могут открыть импортированный холст. Проверьте общий доступ. Импорт мог завершиться, но к новому холсту все равно нужно выдать правильные права.

Импортирован не тот документ. Создайте новый холст из нужного файла или удалите импортированные материалы, если у вас есть право. Для недавних ошибок с объектами используйте отмену и повтор, но отмена не отменяет загрузку и преобразование целиком.