PDF- und Office-Dateien importieren

Verwenden Sie den PDF-/Office-Import, wenn ein Quelldokument zu einem gemeinsamen Review-Raum werden soll. Statt die Datei zu versenden und Rückmeldungen an anderer Stelle zu sammeln, erstellt ALLO aus dem Upload einen Canvas. Dort lassen sich Notizen, Kommentare, Pfeile, Entscheidungen und Folgeaufgaben direkt am Material ergänzen.

Der Ablauf eignet sich für Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Handouts, Pläne und Briefings, die gemeinsam besprochen werden. Er ersetzt nicht die Bearbeitung der Originaldatei in ihrer Quellanwendung.

Liegt das Dokument bereits als hochgeladenes Dateiobjekt auf einem Canvas, verwenden Sie stattdessen Ein hochgeladenes Dokument in einen Canvas umwandeln. So entsteht aus der ausgewählten Datei ein verknüpfter Unter-Canvas, ohne dass Sie sie erneut hochladen müssen.

Kurzfassung

Öffnen Sie Neuer Canvas, wählen Sie PDF/Office importieren und wählen Sie eine unterstützte Datei aus oder ziehen Sie sie in den Upload-Bereich. ALLO zeigt den Upload-Fortschritt, erstellt einen Seiten-Canvas, wandelt jede Seite oder Folie in Canvas-Inhalte um und öffnet anschließend den Canvas. Word-, PowerPoint-, Excel- und HWP-Dateien werden dabei zuerst in PDF umgewandelt.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Was beim Import entsteht

Jede Seite oder Folie wird zu Canvas-Inhalt. So können Reviewende direkt am ursprünglichen Layout arbeiten, statt Rückmeldungen per E-Mail auszutauschen. Bei Fragen und Entscheidungen können sich alle Beteiligten auf dieselbe Stelle im Dokument beziehen.

ALLO wandelt Word-, PowerPoint-, Excel- und HWP-Dateien zuerst in PDF um und erstellt daraus den Canvas. Behandeln Sie das Ergebnis als Momentaufnahme für ein Review, nicht als live verbundenes Office-Dokument.

Nach dem Import stehen die üblichen Canvas-Werkzeuge zur Verfügung: Kommentare, Text, Haftnotizen, Pfeile, Formen, Seiten, Freigabe und Export, soweit das Format dies unterstützt. Formeln, Sprechernotizen, Änderungsverfolgung und Details des Quelldokuments bearbeiten Sie weiterhin in der ursprünglichen Anwendung. Importieren Sie anschließend bei Bedarf eine aktualisierte Version.

Unterstützte Dokumenttypen

Der Upload unterstützt PDF sowie gängige Office- und HWP-Dokumentfamilien:

Die Dateiauswahl zeigt am zuverlässigsten, welche Formate aktuell akzeptiert werden. Wenn eine Datei nicht auswählbar ist oder nach Drag-and-drop abgelehnt wird, exportieren Sie sie als PDF und versuchen Sie es erneut.

Import starten

Öffnen Sie Neuer Canvas und wählen Sie in der linken Seitenleiste PDF/Office importieren. Wählen Sie eine unterstützte Datei auf Ihrem Gerät aus oder ziehen Sie sie in den Upload-Bereich.

Während des Uploads zeigt ALLO zunächst den genauen Prozentwert und danach einen eigenen Status für die Canvas-Erstellung. Die Schaltfläche zum Schließen ist in dieser Zeit deaktiviert. Auch ein Klick auf den Hintergrund oder der Wechsel zu einem anderen Bereich in der Seitenleiste ist nicht möglich. So lässt sich der Upload nicht versehentlich auf halbem Weg abbrechen. Lassen Sie Neuer Canvas geöffnet, bis ALLO den neuen Canvas öffnet.

Nach dem Upload erstellt ALLO einen Seiten-Canvas, beginnt mit der Dokumentkonvertierung und öffnet den neuen Canvas. Einzelne Seiten können noch nachgeladen werden. Warten Sie mit dem Review, bis Konvertierung und Vorschauen vollständig sind.

Wenn Sie den Import aus einem Projekt gestartet haben, prüfen Sie, ob der Canvas an der richtigen Stelle erscheint. Bei einer eigenständigen Canvas-Erstellung benennen Sie den Canvas so, dass andere das Dokument später wiederfinden.

Vorhandenes hochgeladenes Dokument umwandeln

Import und Umwandlung beginnen an unterschiedlichen Stellen. Der PDF-/Office-Import startet bei einer Dateiauswahl oder in der Canvas-Erstellung. In Canvas umwandeln beginnt bei einem Dokumentobjekt, das bereits auf dem Canvas liegt.

Wählen Sie genau ein hochgeladenes PDF- oder Office-Dateiobjekt aus, öffnen Sie das Elementmenü und wählen Sie In Canvas umwandeln. ALLO erstellt neben dem Quelldokument einen verknüpften Unter-Canvas und lässt das ursprüngliche Dateiobjekt auf dem übergeordneten Canvas. Das ist sinnvoll, wenn das Review bereits rund um die Datei begonnen hat und nun einen eigenen Raum für Kommentare, Notizen, Entscheidungen und Folgeaufgaben braucht.

Die Aktion erscheint nur bei einem einzelnen unterstützten Dokument und wenn Sie einen untergeordneten Canvas erstellen dürfen. Sie ist nicht verfügbar für Gäste, Lese- oder Kommentarzugriff, Mehrfachauswahl, nicht unterstützte Dateien, reine Link-Einbettungen oder noch laufende Verarbeitung.

Quelldatei vorbereiten

Bereinigen Sie das Dokument vor dem Import. Entfernen Sie private Notizen, übersprungene Folien, alte Kommentare, personenbezogene Daten, interne Seiten und irrelevante Anhänge. Durch den Import wird die Datei Teil eines geteilten Canvas. Alles in der Quelle kann für Personen sichtbar werden, die den neuen Canvas öffnen dürfen.

Verwenden Sie einen gut lesbaren Export. Prüfen Sie bei Präsentationen die Foliengröße und entfernen Sie nicht benötigte Backup-Folien. Entscheiden Sie bei Tabellen, ob das gesamte Arbeitsbuch nötig ist oder ein PDF der relevanten Blätter reicht. Gliedern Sie Dokumente mit Überschriften und Seitenumbrüchen, die das Review erleichtern.

Ist die Datei passwortgeschützt, gesperrt, beschädigt, ungewöhnlich groß oder enthält sie eine nicht standardisierte Exportstruktur, erstellen Sie eine saubere PDF-Version und importieren Sie diese.

Importierten Canvas prüfen

Kontrollieren Sie das Ergebnis, bevor Sie es mit einer größeren Gruppe teilen:

1. Stimmen Seitenreihenfolge und Anzahl der Seiten oder Folien?
2. Sind Text, Bilder, Tabellen und Diagramme lesbar?
3. Müssen Inhalte entfernt werden, bevor weitere Personen Zugriff erhalten?
4. Beschreibt der Canvas-Name sowohl die Datei als auch den Zweck des Reviews?
5. Gehören Kommentare auf die Seite, an ein Objekt oder neben eine sichtbare Markierung?
6. Wird nach dem Review ein Export oder Ausdruck benötigt?

Ein vorhandener Canvas bedeutet noch nicht, dass der Import abgeschlossen ist. Warten Sie auf das Ende der Konvertierung und auf vollständig gerenderte Vorschauen, bevor Sie um Kommentare bitten. Für die gezielte Ansicht einzelner Inhalte lesen Sie Canvas-Objekte in der Vorschau öffnen.

Review-Struktur ergänzen

Importierte Dokumente werden dann besonders nützlich, wenn der Canvas zusätzlichen Kontext liefert. Ergänzen Sie eine kurze Review-Frage, einen Entscheidungsbereich, Notizen für Verantwortliche oder einen Statusabschnitt. Pfeile und Formen lenken den Blick auf wichtige Stellen. Kommentare halten konkrete Fragen und Entscheidungen direkt am Material fest.

Bei einer rechtlichen oder internen Richtlinienprüfung können Sie offene Fragen, freigegebene Änderungen und die endgültige Entscheidung in einem eigenen Bereich sammeln. Bei einem Foliensatz platzieren Sie Review-Fragen neben den Folien, die Rückmeldung brauchen. Bei Tabellen markieren Sie das relevante Blatt oder Diagramm, statt alle Personen das gesamte Dokument prüfen zu lassen.

Ist das konvertierte Dokument nur ein Teil der Arbeit, ergänzen Sie Dateien, Links, Screenshots oder Unter-Canvases. Mit Bildern, Dateien und Tabellen arbeiten erklärt Vorschau- und Download-Aktionen, sobald Inhalte auf dem Canvas liegen.

Zusammenarbeit und Zugriff

Für den importierten Canvas gelten die üblichen Regeln zum Teilen eines Canvas. Ein erfolgreicher Upload gewährt den vorgesehenen Reviewenden nicht automatisch Zugriff. Teilen Sie den neuen Canvas oder das zugehörige Projekt.

Wählen Sie die Berechtigung passend zur Aufgabe:

Gehen Sie mit vertraulichen Dokumenten sorgfältig um. Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie in diesem Workspace speichern und teilen dürfen. Passwörter, private Zugangsdaten, unnötige personenbezogene Daten und rein internes Material gehören nicht in den Import, nur weil die vollständige Datei bequem verfügbar ist.

Export und Folgearbeit

Soll das geprüfte Dokument ALLO nach Abschluss der Kommentare wieder verlassen, verwenden Sie den seitenbasierten Export oder Druck im Kopfzeilenmenü. Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom resultierenden Canvas-Typ und der Seitenstruktur ab. Weitere Informationen finden Sie unter Canvas-Kopfzeilenmenü verwenden.

Führt das Review zu einer überarbeiteten Quelldatei, aktualisieren Sie das Original außerhalb von ALLO. Importieren Sie danach die neue Version oder legen Sie sie mit einer klaren Beschriftung neben die alte. Zwei importierte Versionen ohne sichtbare Kennzeichnung der aktuellen Fassung laden zu Fehlern ein.

Wird aus dem Review ein wiederkehrender Ablauf, können Sie die bereinigte Canvas-Struktur nach dem Entfernen privater Inhalte als Vorlage speichern. Lesen Sie dazu Canvas-Vorlagen verwenden.

Beispiele

Für ein Design-Review importieren Sie den Foliensatz, ergänzen eine erste Seite mit Review-Zielen, kommentieren einzelne Folien und legen einen abschließenden Entscheidungsbereich für freigegebene Änderungen an.

Eine Vertrags- oder Richtlinienprüfung beginnt ähnlich: Importieren Sie das PDF, markieren Sie Abschnitte für Recht, Finanzen oder Operations und verwenden Sie Kommentare für konkrete Fragen. Die bearbeitbare Quelldatei bleibt außerhalb des Canvas.

Tabellenbasierte Pläne lassen sich oft besser als PDF-Export der relevanten Blätter prüfen. So sehen alle Reviewenden denselben Stand. Ergänzen Sie Haftnotizen für Risiken und Entscheidungen, statt jede Person im Quell-Arbeitsbuch arbeiten zu lassen.

Wenn der Import nicht funktioniert

Die Datei wird sofort abgelehnt. Prüfen Sie Dateityp und Endung. Exportieren Sie die Datei als PDF und versuchen Sie es erneut.

Der Upload beginnt, wird aber nicht abgeschlossen. Prüfen Sie Netzwerkverbindung, Dateigröße und ob Sie den Ziel-Canvas weiterhin erstellen oder bearbeiten dürfen.

Die Konvertierung schlägt fehl. Erstellen Sie einen saubereren Export. Entfernen Sie Passwörter, teilen Sie sehr große Dokumente, reduzieren Sie ungewöhnliche Inhalte oder exportieren Sie Office-Dateien vor dem Import als PDF.

Das konvertierte Ergebnis ist schwer lesbar. Prüfen Sie die Qualität der Quelldatei. Ein niedrig aufgelöster Scan, ein winziger Druckbereich in einer Tabelle oder überlaufende Folien werden auf einem Canvas nicht automatisch klarer.

Andere können den importierten Canvas nicht öffnen. Prüfen Sie die Freigabe. Der Import kann erfolgreich gewesen sein, obwohl dem neuen Canvas noch die richtige Zugriffsberechtigung fehlt.

Das falsche Dokument wurde importiert. Erstellen Sie aus der richtigen Datei einen neuen Canvas oder löschen Sie die importierten Inhalte, sofern Sie die nötigen Rechte haben. Rückgängig und Wiederholen hilft bei kürzlich vorgenommenen Objektänderungen, macht aber nicht den gesamten Upload- und Konvertierungsvorgang rückgängig.