PDF- und Office-Dateien importieren

Nutzen Sie den PDF-/Office-Import, wenn ein Quelldokument zu einem Review-Bereich im Canvas werden soll. Statt eine Datei zu verschicken und Feedback an anderer Stelle einzusammeln, erstellt ALLO aus dem hochgeladenen Dokument ein Canvas. Dort können Personen Notizen, Kommentare, Pfeile, Entscheidungen und Folgearbeit direkt um das Material herum ergänzen.

Dieser Workflow passt zu Reviews von Dokumenten, Präsentationen, Tabellen, Handouts, Plänen, Briefings und Dateien, die besprochen werden müssen. Er ersetzt nicht die Bearbeitung der Originaldatei in der ursprünglichen App.

Wenn das Dokument bereits als hochgeladenes Dateiobjekt auf einem bestehenden Canvas liegt, nutzen Sie stattdessen Ein hochgeladenes Dokument in ein Canvas umwandeln. Dieser Pfad erstellt aus der ausgewählten Datei ein verbundenes Unter-Canvas, ohne sie erneut hochzuladen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Was der PDF-/Office-Import erstellt

Der PDF-/Office-Import erstellt aus einem Dokument ein Canvas. Das Ergebnis ist für Review, Annotation, Diskussion und Übergabe gedacht. Es gibt Ihnen einen gemeinsamen Arbeitsbereich rund um das Ausgangsmaterial.

Die Konvertierung ist dokumentorientiert. Office-Dateien werden akzeptiert, weil ALLO unterstützte Office-ähnliche Dateien über denselben PDF-gestützten Canvas-Erstellungspfad umwandeln kann, bevor die Canvas-Ansicht aufgebaut wird. Behandeln Sie das Ergebnis deshalb als konvertiertes Review-Artefakt, nicht als Live-Editor für Word, PowerPoint oder Excel.

Nutzen Sie nach dem Import normale Canvas-Werkzeuge: Kommentare, Text, Haftnotizen, Pfeile, Formen, Seiten, Freigabe und Export, sofern verfügbar. Wenn Sie Formeln, Sprechernotizen, Änderungsverfolgung oder Layoutdetails des Quelldokuments bearbeiten müssen, ändern Sie die Originaldatei in ihrer Quell-App und importieren Sie die aktualisierte Version, wenn sie bereit ist.

Unterstützte Dokumenttypen

Der Upload-Ablauf unterstützt PDF sowie gängige Office- und HWP-Dokumentfamilien. Dazu gehören Dateien wie:

Die Dateiauswahl ist die verlässlichste Quelle dafür, was aktuell akzeptiert wird. Wenn eine Datei nicht auswählbar ist oder nach Drag-and-drop abgelehnt wird, exportieren Sie sie als PDF und versuchen Sie es erneut.

Import starten

Öffnen Sie den Canvas-Erstellungsablauf und wählen Sie PDF/Office importieren oder die entsprechende PDF-/Office-Erstellungskarte. Sie können eine Datei von Ihrem Gerät auswählen oder eine unterstützte Datei in den Upload-Bereich ziehen.

Während des Uploads zeigt ALLO den Fortschritt. Lassen Sie die Upload-Oberfläche geöffnet, bis die Datei angenommen wurde. Wenn Sie den Upload vor Abschluss schließen, kann der Import abgebrochen werden oder ohne verarbeitbare Datei bleiben.

Nach dem Upload erstellt oder aktualisiert ALLO das Ziel-Canvas und startet die Dokumentkonvertierung. Während Seiten konvertiert werden, sehen Sie möglicherweise Fortschritt. Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist, öffnet oder aktualisiert sich das Canvas mit dem importierten Inhalt.

Wenn Sie aus einem Projekt oder einer Aufgabe gestartet sind, prüfen Sie, ob das neue Canvas an der richtigen Stelle erscheint. Wenn Sie aus einem eigenständigen Erstellungsablauf gestartet sind, benennen Sie das Canvas um, damit andere das Dokument später wiedererkennen.

Ein bestehendes hochgeladenes Dokument umwandeln

Import und Umwandlung beginnen an unterschiedlichen Stellen. PDF-/Office-Import startet in einer Dateiauswahl oder einem Erstellungsablauf. In Canvas umwandeln startet bei einem Dokumentobjekt, das bereits auf dem Canvas liegt.

Wählen Sie ein einzelnes hochgeladenes PDF- oder Office-Dateiobjekt aus, öffnen Sie das Element-Menü und wählen Sie In Canvas umwandeln. ALLO erstellt neben dem Quelldokument ein verbundenes Unter-Canvas und lässt das ursprüngliche Dateiobjekt auf dem übergeordneten Canvas. Nutzen Sie das, wenn der Review rund um die Datei begonnen hat und Sie nun einen tieferen Arbeitsbereich für Kommentare, Notizen, Entscheidungen und Folgearbeit brauchen.

Die Aktion erscheint nur für ein einzelnes unterstütztes hochgeladenes Dokument und nur, wenn Sie berechtigt sind, das untergeordnete Canvas zu erstellen. Sie ist nicht verfügbar für Gäste, Lese- oder Kommentierzugriff, Mehrfachauswahl, nicht unterstützte Dateitypen, reine Link-Einbettungen oder Dateien, die noch verarbeitet werden.

Quelldatei vorbereiten

Bereinigen Sie das Dokument vor dem Import. Entfernen Sie private Notizen, übersprungene Folien, veraltete Kommentare, personenbezogene Daten, interne Seiten und irrelevante Anhänge. Der Import macht die Datei zu einem Teil eines geteilten Canvas-Workflows. Alles in der Quelle kann für Personen sichtbar werden, die Zugriff auf das Ergebnis-Canvas haben.

Nutzen Sie einen gut lesbaren Export. Prüfen Sie bei Präsentationen die Foliengröße und entfernen Sie ungenutzte Backup-Folien, wenn sie nicht zum Review gehören. Entscheiden Sie bei Tabellen, ob Personen die gesamte Arbeitsmappe brauchen oder ein PDF-Export der relevanten Blätter reicht. Verwenden Sie bei Dokumenten Überschriften und Seitenumbrüche, die den Review erleichtern.

Wenn die Datei passwortgeschützt, gesperrt, beschädigt, ungewöhnlich groß oder von einem Tool mit ungewöhnlicher Exportstruktur erzeugt ist, erstellen Sie eine saubere PDF-Version und importieren Sie diese.

Importiertes Canvas prüfen

Prüfen Sie das Ergebnis nach der Konvertierung, bevor Sie es breit teilen. Kontrollieren Sie:

1. Seitenreihenfolge und ob alle erwarteten Seiten oder Folien erscheinen.
2. Ob Text, Bilder, Tabellen und Diagramme lesbar sind.
3. Ob Quellinhalte vor der Einladung anderer Personen entfernt werden sollten.
4. Ob der Canvas-Name zur importierten Datei und zum Review-Zweck passt.
5. Ob Kommentare auf Seitenebene, Objektebene oder nahe sichtbarer Callouts platziert werden sollten.
6. Ob nach dem Review Export oder Druck benötigt wird.

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Import fertig ist, nur weil das Canvas existiert. Warten Sie, bis die Konvertierung abgeschlossen ist und Vorschauen gerendert sind, bevor Sie Reviewer um Kommentare bitten. Für die fokussierte Dateiansicht nach dem Platzieren von Inhalten im Canvas lesen Sie Canvas-Objekte in der Vorschau anzeigen.

Review-Struktur hinzufügen

Importierte Dokumente sind am nützlichsten, wenn das Canvas Kontext rund um die Datei ergänzt. Fügen Sie eine kurze Review-Frage, einen Entscheidungsbereich, Verantwortlichennotizen oder einen Statusabschnitt hinzu. Verwenden Sie Pfeile und Formen, um auf wichtige Bereiche zu zeigen. Nutzen Sie Kommentare für genaue Fragen und Entscheidungen.

Fügen Sie bei einem Rechts- oder Policy-Review eine Seite oder einen Abschnitt für offene Fragen, genehmigte Änderungen und die finale Entscheidung hinzu. Platzieren Sie bei einem Foliensatz Review-Hinweise nahe den Folien, die Feedback brauchen. Markieren Sie bei einem Tabellenreview das relevante Blatt oder Diagramm, statt alle Personen alles prüfen zu lassen.

Wenn das konvertierte Dokument nur ein Teil der Arbeit ist, legen Sie unterstützende Dateien, Links, Screenshots oder Unter-Canvases darum herum. Siehe Mit Bildern, Dateien und Tabellen arbeiten für Vorschau- und Downloadaktionen auf Dateiebene, nachdem Inhalte im Canvas liegen.

Zusammenarbeit und Zugriff

Das importierte Canvas folgt der normalen Canvas-Freigabe. Durch das Hochladen einer Datei erhält nicht automatisch jede vorgesehene Review-Person Zugriff. Teilen Sie das Ergebnis-Canvas oder das Projekt, zu dem es gehört.

Wählen Sie den Zugriff passend zur Review-Aufgabe:

Gehen Sie mit sensiblen Dokumenten vorsichtig um. Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie im Workspace speichern und teilen dürfen. Fügen Sie keine Passwörter, privaten Zugangsdaten, unnötigen personenbezogenen Daten oder rein internen Materialien in ein Dokument ein, nur weil es bequem ist, die gesamte Datei zu importieren.

Export und Folgearbeit

Wenn der importierte Review ALLO verlassen muss, nachdem Kommentare geklärt sind, nutzen Sie seitenbasierten Export oder Druck aus dem Kopfzeilen-Menü, sofern verfügbar. Der Export hängt vom resultierenden Canvas-Typ und der Seitenstruktur ab. Siehe Das Canvas-Kopfzeilen-Menü verwenden.

Wenn der Review zu einer überarbeiteten Quelldatei führt, aktualisieren Sie die Originaldatei außerhalb von ALLO und importieren Sie dann die neue Version oder platzieren Sie sie mit klarer Beschriftung neben der alten. Lassen Sie nicht zwei importierte Versionen nebeneinander liegen, ohne sichtbar zu markieren, welche aktuell ist.

Wenn der importierte Inhalt zu einem wiederholbaren Review-Format wird, können Sie die bereinigte Canvas-Struktur als Vorlage speichern, nachdem private Inhalte entfernt wurden. Siehe Canvas-Vorlagen verwenden.

Beispiele

Importieren Sie für eine Designpräsentation das Foliendeck, fügen Sie eine erste Seite mit Review-Zielen hinzu, kommentieren Sie bestimmte Folien und legen Sie einen finalen Entscheidungsbereich für freigegebene Änderungen an.

Importieren Sie bei einem Vertrags- oder Policy-Review das PDF, beschriften Sie Abschnitte, die Rechtsabteilung, Finance oder Operations prüfen müssen, und verwenden Sie Kommentare für konkrete Fragen. Behalten Sie die Quelldatei außerhalb des Canvas als bearbeitbares Rechtsdokument.

Importieren Sie bei einem tabellenbasierten Plan einen PDF-Export der relevanten Blätter, wenn Reviewer eine stabile Ansicht brauchen. Fügen Sie Haftnotizen für Risiken und Entscheidungen hinzu, statt jede Person in der Quelldatei bearbeiten zu lassen.

Importprobleme

Wenn die Datei sofort abgelehnt wird, prüfen Sie Dateityp und Erweiterung. Exportieren Sie sie als PDF und versuchen Sie es erneut.

Wenn der Upload startet, aber nicht abgeschlossen wird, prüfen Sie Netzwerkverbindung, Dateigröße und ob Sie weiterhin berechtigt sind, das Ziel-Canvas zu erstellen oder zu bearbeiten.

Wenn die Konvertierung fehlschlägt, versuchen Sie einen saubereren Dateiexport. Entfernen Sie Passwörter, teilen Sie sehr große Dokumente, reduzieren Sie ungewöhnliche Inhalte oder exportieren Sie Office-Dateien vor dem Import als PDF.

Wenn das konvertierte Ergebnis schwer lesbar ist, prüfen Sie die Exportqualität der Quelle. Ein niedrig aufgelöster Scan, ein winziger Druckbereich in einer Tabelle oder ein Foliendeck mit überlaufenden Inhalten wird nicht klarer, nur weil es auf einem Canvas liegt.

Wenn Beteiligte das importierte Canvas nicht öffnen können, prüfen Sie die Freigabe. Der Import kann erfolgreich gewesen sein, aber das Ergebnis-Canvas braucht trotzdem die passende Zugriffsberechtigung.

Wenn das falsche Dokument importiert wurde, erstellen Sie ein neues Canvas aus der richtigen Datei oder löschen Sie den importierten Inhalt, sofern Sie berechtigt sind. Nutzen Sie Rückgängig und Wiederholen für kürzliche Objektfehler, aber verlassen Sie sich nicht darauf, dass damit der gesamte Upload- und Konvertierungsauftrag rückgängig gemacht wird.