Importare file PDF e Office

Usate l'importazione PDF/Office quando il documento sorgente deve diventare uno spazio di revisione in canvas. Invece di inviare un file e raccogliere feedback altrove, ALLO crea una canvas dal documento caricato, così le persone possono aggiungere note, commenti, frecce, decisioni e attività successive intorno al contenuto.

Questo flusso è adatto a revisionare documenti, presentazioni, fogli di calcolo, handout, piani, brief e file che richiedono discussione. Non sostituisce la modifica del file originale nella sua applicazione sorgente.

Se il documento è già su una canvas esistente come oggetto file caricato, usate invece Convertire un documento caricato in una canvas. Quel percorso crea una sub-canvas collegata dal file selezionato senza caricarlo di nuovo.

Disponibilità e permessi

Cosa crea l'importazione PDF/Office

L'importazione PDF/Office crea una canvas da un documento. La canvas risultante è pensata per revisione, annotazione, discussione e passaggio di consegne. Vi dà uno spazio condiviso intorno al materiale sorgente.

La pipeline di conversione parte dal documento. I file Office sono accettati perché ALLO può convertire i file supportati in stile Office tramite lo stesso percorso di creazione canvas basato su PDF prima di costruire la vista canvas. Trattate quindi il risultato come un artefatto convertito per revisione, non come un editor live di Word, PowerPoint o Excel.

Dopo l'importazione, usate i normali strumenti canvas: commenti, testo, note adesive, frecce, forme, pagine, condivisione ed esportazione dove disponibili. Se dovete modificare formule, note relatore, revisioni tracciate o dettagli di layout del documento sorgente, modificate il file originale nella sua app e importate la versione aggiornata quando è pronta.

Tipi di documento supportati

Il flusso di upload supporta PDF e le famiglie comuni di documenti Office e HWP. Include file come:

Il selettore file è la fonte più affidabile per l'accettazione corrente. Se un file non è selezionabile o viene rifiutato dopo il drag-and-drop, esportatelo in PDF e riprovate.

Avviare un'importazione

Aprite il flusso di creazione canvas e scegliete Importa PDF/Office o la scheda di creazione PDF/Office equivalente. Potete selezionare un file dal dispositivo o trascinare un file supportato nell'area di upload.

Durante il caricamento, ALLO mostra l'avanzamento. Tenete aperta la superficie di upload finché il file non viene accettato. Se chiudete l'upload prima del completamento, l'importazione può essere annullata o restare senza file da elaborare.

Dopo l'upload, ALLO crea o aggiorna la canvas di destinazione e avvia la conversione del documento. Potreste vedere l'avanzamento mentre le pagine vengono convertite. Quando la conversione termina, la canvas si apre o si aggiorna con il contenuto importato.

Se avete iniziato da un progetto o un'attività, confermate che la nuova canvas appaia nel posto giusto. Se avete iniziato da un flusso autonomo di creazione, rinominate la canvas in modo che le persone riconoscano il documento in seguito.

Convertire un documento già caricato

Importazione e conversione risolvono punti di partenza diversi. L'importazione PDF/Office parte da un selettore file o da un flusso di creazione. Converti in canvas parte da un oggetto documento già presente sulla canvas.

Selezionate un singolo oggetto file PDF o Office caricato, aprite il menu degli elementi e scegliete Converti in canvas. ALLO crea una sub-canvas collegata accanto al documento sorgente e mantiene l'oggetto file originale sulla canvas principale. Usatelo quando la revisione è iniziata intorno al file e ora serve uno spazio più profondo per commenti, note, decisioni e attività successive.

L'azione appare solo per un documento caricato supportato, selezionato singolarmente, e solo se avete il permesso di creare la canvas figlia. Non è disponibile per ospiti, accesso di sola visualizzazione o commento, selezioni multiple, file non supportati, embed solo link o file ancora in elaborazione.

Preparare il file sorgente

Prima dell'importazione, pulite il documento. Rimuovete note private, slide saltate, commenti obsoleti, dati personali, pagine solo interne e allegati non correlati. L'importazione rende il file parte di un flusso condiviso su canvas, quindi tutto ciò che è nel sorgente può diventare visibile alle persone con accesso alla canvas risultante.

Usate un'esportazione leggibile. Per le presentazioni, controllate la dimensione delle slide e rimuovete le slide di backup inutilizzate se non appartengono alla revisione. Per i fogli di calcolo, decidete se le persone hanno bisogno dell'intera cartella di lavoro o di un'esportazione PDF dei fogli pertinenti. Per i documenti, usate titoli e interruzioni di pagina che rendano più semplice la revisione.

Se il file è protetto da password, bloccato, danneggiato, insolitamente grande o generato da uno strumento con struttura di esportazione non standard, create una versione PDF pulita e importate quella.

Revisionare la canvas importata

Dopo la conversione, ispezionate il risultato prima di condividerlo ampiamente. Controllate:

1. Ordine delle pagine e presenza di tutte le pagine o slide attese.
2. Leggibilità di testo, immagini, tabelle e grafici.
3. Eventuali contenuti sorgente da rimuovere prima di invitare collaboratori.
4. Coerenza del nome della canvas con il file importato e lo scopo della revisione.
5. Se i commenti devono essere a livello di pagina, oggetto o vicini a richiami visibili.
6. Se serviranno esportazione o stampa dopo la revisione.

Non date per conclusa l'importazione solo perché la canvas esiste. Attendete il termine dell'avanzamento di conversione e il rendering delle anteprime prima di chiedere ai revisori di commentare. Per il visualizzatore mirato dei file dopo che il contenuto è sulla canvas, vedi Anteprima degli oggetti canvas.

Aggiungere struttura di revisione

I documenti importati sono più utili quando la canvas aggiunge contesto intorno al file. Aggiungete un breve prompt di revisione, un'area decisionale, note del responsabile o una sezione di stato. Usate frecce e forme per indicare regioni importanti. Usate i commenti per domande e decisioni precise.

Per una revisione legale o di policy, aggiungete una pagina o sezione per domande aperte, modifiche approvate e decisione finale. Per una revisione slide, mettete prompt di commento vicino alle slide che richiedono feedback. Per una revisione di foglio di calcolo, evidenziate il foglio o grafico pertinente invece di chiedere a tutti di ispezionare tutto.

Se il documento convertito è solo una parte del lavoro, aggiungete file di supporto, link, screenshot o sub-canvas intorno. Vedi Lavorare con immagini, file e fogli di calcolo per anteprime e download dei file dopo che il contenuto è sulla canvas.

Collaborazione e accesso

La canvas importata segue la normale condivisione della canvas. Caricare un file non concede automaticamente l'accesso a tutti i revisori previsti. Condividete la canvas risultante o il progetto a cui appartiene.

Scegliete l'accesso in base al lavoro di revisione:

Fate attenzione con documenti sensibili. Caricate solo file che siete autorizzati a conservare e condividere nell'area di lavoro. Non includete password, credenziali private, dati personali non necessari o materiale solo interno solo perché importare l'intero file è più comodo.

Esportazione e attività successive

Se la revisione importata deve uscire da ALLO dopo la risoluzione dei commenti, usate esportazione o stampa da canvas a pagine nel menu di intestazione quando disponibili. L'esportazione dipende dal tipo di canvas risultante e dalla struttura delle pagine. Vedi Usare il menu di intestazione della canvas.

Se dalla revisione nasce un file sorgente rivisto, aggiornate il file originale fuori da ALLO, poi importate la nuova versione o posizionatela accanto alla vecchia con etichette chiare. Non lasciate due versioni importate una accanto all'altra senza un'etichetta visibile "corrente".

Se il contenuto importato diventa un formato di revisione ripetibile, valutate di trasformare la struttura pulita in un modello dopo aver rimosso materiale privato. Vedi Usare i modelli di canvas.

Esempi

Per una presentazione di design, importate la presentazione, aggiungete una prima pagina con gli obiettivi della revisione, lasciate commenti su slide specifiche e aggiungete un'area finale decisionale per le modifiche approvate.

Per una revisione di contratto o policy, importate il PDF, aggiungete etichette per le sezioni che richiedono revisione legale, finanziaria o operativa e usate i commenti per domande esatte. Conservate il file sorgente fuori dalla canvas come documento legale modificabile.

Per un piano basato su foglio di calcolo, importate un'esportazione PDF dei fogli pertinenti quando i revisori hanno bisogno di una vista stabile. Aggiungete note adesive per rischi e decisioni invece di chiedere a ogni revisore di modificare la cartella di lavoro sorgente.

Problemi di importazione

Se il file viene rifiutato subito, controllate tipo ed estensione. Esportatelo in PDF e riprovate.

Se l'upload inizia ma non termina, controllate connessione, dimensione del file e se avete ancora il permesso di creare o modificare la canvas di destinazione.

Se la conversione fallisce, provate un'esportazione più pulita del file. Rimuovete password, dividete documenti molto grandi, appiattite contenuti insoliti o esportate i file Office in PDF prima dell'importazione.

Se il risultato convertito è difficile da leggere, controllate la qualità dell'esportazione sorgente. Una scansione a bassa risoluzione, un'area di stampa minuscola in un foglio di calcolo o una presentazione con contenuti fuori bordo non diventano più chiari solo perché sono su una canvas.

Se i collaboratori non riescono ad aprire la canvas importata, controllate la condivisione. L'importazione può essere riuscita, ma la canvas risultante richiede comunque l'accesso corretto.

Se avete importato il documento sbagliato, create una nuova canvas dal file corretto o eliminate il contenuto importato se avete il permesso. Usate Annulla e ripristina per errori recenti sugli oggetti, ma non affidatevi ad Annulla per invertire l'intero lavoro di upload e conversione.