Importare documenti

Usate l'importazione di documenti quando il documento sorgente deve diventare uno spazio di revisione su canvas. Invece di inviare un file e raccogliere il feedback altrove, ALLO crea un canvas dal documento caricato, così le persone possono aggiungere note, commenti, frecce, decisioni e attività successive intorno al contenuto.

Questo flusso è adatto a documenti, presentazioni, fogli di calcolo, dispense, piani, brief e altri file da discutere insieme. Non sostituisce la modifica del file originale nella sua applicazione.

Se il documento è già presente su un canvas come oggetto file, usate Convertire un documento caricato in un canvas. Questo percorso crea un sub-canvas collegato dal file selezionato, senza caricarlo di nuovo.

In breve

Aprite Nuovo canvas, scegliete Importa documento e selezionate o trascinate un file supportato. Quando ALLO accetta il vostro file, apre subito il nuovo canvas. ALLO prepara automaticamente i file Office, HWP e HWPX come pagine del canvas. Durante l'importazione potete vedere gli spazi vuoti delle pagine trasformarsi nelle pagine finali del documento.

Disponibilità e permessi

Cosa crea l'importazione di un documento

L'importazione trasforma ogni pagina o slide in contenuto del canvas, così i revisori possono annotare il documento mantenendo il layout originale invece di scambiarsi feedback via email. Il documento diventa un riferimento preciso: commenti e indicazioni possono essere collegati al punto esatto a cui si riferiscono.

ALLO converte prima in PDF i file Word, PowerPoint, Excel, HWP e HWPX, poi costruisce il canvas a partire da quel PDF. Considerate il risultato un'istantanea da revisionare, non un documento sorgente modificabile in tempo reale.

Dopo l'importazione, usate i normali strumenti del canvas: commenti, testo, note adesive, frecce, forme, pagine, condivisione ed esportazione, dove disponibili. Per modificare formule, note del relatore, revisioni registrate o dettagli del layout sorgente, intervenite sul file nell'applicazione originale e importate la versione aggiornata quando è pronta.

Tipi di documento supportati

Il flusso di caricamento supporta PDF e i formati più comuni delle famiglie Office, HWP e HWPX, tra cui:

Il selettore dei file è la fonte più affidabile per sapere quali formati sono accettati in quel momento. Se un file non può essere selezionato o viene rifiutato dopo il trascinamento, esportatelo in PDF e riprovate.

Avviare un'importazione

Aprite Nuovo canvas e scegliete Importa documento nella barra laterale sinistra. Selezionate un file supportato dal dispositivo oppure trascinatelo nell'area di caricamento.

Durante il caricamento, ALLO mostra la percentuale esatta. Quando il vostro file viene accettato, il canvas di destinazione si apre subito. ALLO prepara automaticamente i file Office, HWP e HWPX e aggiunge ogni pagina del documento al canvas di destinazione quando è pronta.

Il canvas di destinazione può mostrare per un attimo la pagina vuota predefinita mentre ALLO prepara il documento. Poi viene mostrato uno spazio bianco fisso, con la dimensione finale, per ogni pagina del documento. La pagina 1 compare per prima appena è pronta e le altre pagine del documento seguono nell'ordine giusto. Un messaggio di avanzamento come 61 / 180 significa che quelle 61 pagine sono già visibili nel canvas di destinazione, non solo in attesa di essere aggiunte.

Tenete aperto il canvas di destinazione durante l'importazione. L'apertura di quel canvas è una parte automatica del flusso. Se poi provate a passare a un'altra schermata, ALLO vi chiede se volete annullare l'importazione. Se chiudete o ricaricate la scheda del browser, compare l'avviso di uscita perché ALLO sta ancora aggiungendo pagine in quella scheda. Attendete il messaggio di completamento prima di condividere il risultato o avviare un'altra importazione.

Se avete avviato il flusso da un progetto, verificate che il nuovo canvas compaia nel posto giusto. Se avete usato il flusso di creazione generale, rinominate il canvas in modo che il documento sia riconoscibile anche in seguito.

Importando un PDF da Nuovo canvas si crea un canvas che contiene le pagine del documento.

Convertire un documento già caricato

Importazione e conversione partono da situazioni diverse. Importa documento inizia dal selettore dei file o dal flusso di creazione. Converti in canvas parte invece da un documento già presente sul canvas.

Selezionate un solo oggetto file PDF, Office, HWP o HWPX, aprite il menu degli elementi e scegliete Converti in canvas. ALLO crea un sub-canvas collegato accanto al documento sorgente e mantiene il file originale sul canvas principale. Usate questo percorso quando la revisione è iniziata intorno al file e ora serve più spazio per commenti, note, decisioni e attività successive.

L'azione compare soltanto per un documento caricato e supportato, selezionato singolarmente, e quando avete il permesso di creare il sub-canvas. Non è disponibile per ospiti, accessi di sola visualizzazione o commento, selezioni multiple, formati non supportati, incorporamenti basati solo su link o file ancora in elaborazione.

Preparare il file sorgente

Prima dell'importazione, ripulite il documento. Rimuovete note private, slide escluse, commenti obsoleti, dati personali, pagine riservate all'uso interno e allegati non pertinenti. Con l'importazione, il file entra in un flusso condiviso: tutto ciò che contiene può diventare visibile alle persone che hanno accesso al canvas risultante.

Usate un'esportazione leggibile. Per le presentazioni, controllate le dimensioni delle slide ed eliminate quelle di riserva se non fanno parte della revisione. Per i fogli di calcolo, decidete se serve l'intera cartella di lavoro o un PDF con i soli fogli pertinenti. Per i documenti, usate titoli e interruzioni di pagina che rendano più semplice la revisione.

Se il file è protetto da password, bloccato, danneggiato, insolitamente grande o generato da uno strumento che esporta una struttura non standard, create una versione PDF pulita e importate quella.

Revisionare il canvas importato

Dopo l'importazione, controllate il risultato prima di condividerlo con un pubblico ampio. Verificate:

1. L'ordine delle pagine e la presenza di tutte le pagine o slide previste.
2. La leggibilità di testo, immagini, tabelle e grafici.
3. La presenza di contenuti sorgente da eliminare prima di invitare i collaboratori.
4. La corrispondenza tra il nome del canvas, il file importato e lo scopo della revisione.
5. Se i commenti devono riguardare una pagina, un oggetto o essere collocati accanto a un richiamo visibile.
6. Se dopo la revisione serviranno esportazione o stampa.

ALLO apre il canvas importato prima che il lavoro sulle pagine sia terminato, così potete vederlo diventare utilizzabile. Controllate la barra delle pagine e gli sfondi visibili mentre il messaggio di avanzamento cambia, poi attendete il messaggio di completamento prima di chiedere ai revisori di commentare. Per esaminare un file dopo averlo aggiunto al canvas, consultate Visualizzare l'anteprima degli oggetti del canvas.

Aggiungere una struttura alla revisione

I documenti importati diventano più utili quando il canvas aggiunge contesto intorno al file. Inserite una breve domanda di revisione, un'area per le decisioni, note del responsabile o una sezione di stato. Usate frecce e forme per indicare le parti importanti. Riservate i commenti alle domande e alle decisioni precise.

Per la revisione di un contratto o di una policy, aggiungete una pagina o sezione per le domande aperte, le modifiche approvate e la decisione finale. Per una presentazione, inserite le richieste di feedback vicino alle slide interessate. Per un foglio di calcolo, evidenziate il foglio o il grafico pertinente invece di chiedere a tutti di controllare l'intero file.

Se il documento importato è soltanto una parte del lavoro, aggiungete file di supporto, link, screenshot o sub-canvas. Consultate Lavorare con immagini, file e fogli di calcolo per le azioni di anteprima e download disponibili dopo l'aggiunta al canvas.

Note, disegni e segni vengono aggiunti intorno alle pagine del PDF importato.

Collaborare e gestire l'accesso

Il canvas importato segue le normali regole di condivisione del canvas. Caricare un file non concede automaticamente l'accesso a tutti i revisori. Condividete il canvas risultante o il progetto a cui appartiene.

Scegliete l'accesso in base al lavoro di revisione:

Prestate attenzione ai documenti sensibili. Caricate soltanto file che siete autorizzati ad archiviare e condividere nel workspace. Non includete password, credenziali private, dati personali non necessari o materiali riservati all'uso interno solo perché importare l'intero file è più comodo.

Esportare e proseguire il lavoro

Se il risultato della revisione deve uscire da ALLO dopo la risoluzione dei commenti, usate l'esportazione o la stampa del canvas a pagine dal menu dell'intestazione, quando disponibili. L'esportazione dipende dal formato del canvas e dalla struttura delle pagine. Consultate Usare il menu dell'intestazione del canvas.

Se dalla revisione nasce una nuova versione del file sorgente, aggiornate l'originale fuori da ALLO, quindi importate la nuova versione oppure posizionatela accanto alla precedente con etichette chiare. Non lasciate due versioni importate una accanto all'altra senza indicare quale sia quella corrente.

Se il contenuto importato diventa un formato di revisione ricorrente, valutate di trasformare la struttura ripulita in un modello dopo aver eliminato i materiali privati. Consultate Usare i modelli di canvas.

Esempi

Per revisionare una presentazione di design, importate le slide, aggiungete una prima pagina con gli obiettivi, lasciate commenti sulle slide specifiche e create un'area finale per le decisioni approvate.

La revisione di un contratto o di una policy parte allo stesso modo: importate il PDF, aggiungete etichette alle sezioni che richiedono una verifica legale, finanziaria o operativa e usate i commenti per le domande puntuali. Conservate fuori dal canvas il file sorgente modificabile.

Per un piano basato su foglio di calcolo, importate un PDF dei fogli pertinenti, così i revisori lavorano su una vista stabile. Aggiungete note adesive per rischi e decisioni invece di chiedere a ogni persona di modificare la cartella di lavoro originale.

Problemi di importazione

Il file viene rifiutato subito. Controllate il tipo, l'estensione, il limite di dimensione previsto per il dispositivo e il limite di 300 pagine. Esportate un PDF più piccolo oppure dividete il documento e riprovate.

Il caricamento inizia ma non termina. Controllate la connessione, le dimensioni del file e se avete ancora il permesso di creare o modificare il canvas di destinazione.

L'importazione non riesce o si interrompe. Tenete aperto il canvas di destinazione durante l'operazione e non ricaricate il browser. Se l'operazione continua a non riuscire, provate con un'esportazione più pulita. Rimuovete le password, dividete i documenti molto grandi, appiattite i contenuti insoliti oppure esportate i file Office in PDF prima dell'importazione.

Il risultato importato è difficile da leggere. Controllate la qualità del file sorgente. Una scansione a bassa risoluzione, un'area di stampa minuscola in un foglio di calcolo o una presentazione con contenuti fuori dall'area visibile non diventano più chiari soltanto perché si trovano su un canvas.

I collaboratori non riescono ad aprire il canvas importato. Controllate la condivisione. L'importazione può essere riuscita, ma il canvas risultante richiede comunque il livello di accesso corretto.

Avete importato il documento sbagliato. Se avete iniziato da Nuovo canvas, eliminate quel canvas separato oppure createne un altro dal file corretto. Se il file è già su un canvas, usate Convertire un documento caricato in un canvas invece di importarlo di nuovo.