Importare file PDF e Office

Usa l'importazione PDF/Office quando il documento sorgente deve diventare uno spazio di revisione su canvas. Invece di inviare un file e raccogliere il feedback altrove, ALLO crea un canvas dal documento caricato, così le persone possono aggiungere note, commenti, frecce, decisioni e attività successive intorno al contenuto.

Questo flusso è adatto a documenti, presentazioni, fogli di calcolo, dispense, piani, brief e altri file da discutere insieme. Non sostituisce la modifica del file originale nella sua applicazione.

Se il documento è già presente su un canvas come oggetto file, usa Convertire un documento caricato in un canvas. Questo percorso crea un sub-canvas collegato dal file selezionato, senza caricarlo di nuovo.

In breve

Apri Nuovo canvas, scegli Importa PDF/Office e seleziona o trascina un file supportato. ALLO mostra l'avanzamento, crea un canvas a pagine, converte ogni pagina o slide in contenuto del canvas e apre il risultato. I file Word, PowerPoint, Excel e HWP vengono prima convertiti in PDF.

Disponibilità e permessi

Cosa crea l'importazione PDF/Office

L'importazione trasforma ogni pagina o slide in contenuto del canvas, così i revisori possono annotare il documento mantenendo il layout originale invece di scambiarsi feedback via email. Il documento diventa un riferimento preciso: commenti e indicazioni possono essere collegati al punto esatto a cui si riferiscono.

ALLO converte prima in PDF i file Word, PowerPoint, Excel e HWP, poi costruisce il canvas a partire da quel PDF. Considera il risultato un'istantanea da revisionare, non un documento Office modificabile in tempo reale.

Dopo l'importazione, usa i normali strumenti del canvas: commenti, testo, note adesive, frecce, forme, pagine, condivisione ed esportazione, dove disponibili. Per modificare formule, note del relatore, revisioni registrate o dettagli del layout sorgente, intervieni sul file nell'applicazione originale e importa la versione aggiornata quando è pronta.

Tipi di documento supportati

Il flusso di caricamento supporta PDF e i formati più comuni delle famiglie Office e HWP, tra cui:

Il selettore dei file è la fonte più affidabile per sapere quali formati sono accettati in quel momento. Se un file non può essere selezionato o viene rifiutato dopo il trascinamento, esportalo in PDF e riprova.

Avviare un'importazione

Apri Nuovo canvas e scegli Importa PDF/Office nella barra laterale sinistra. Seleziona un file supportato dal dispositivo oppure trascinalo nell'area di caricamento.

Durante il caricamento, ALLO mostra la percentuale esatta, seguita da uno stato separato mentre inizia la creazione del canvas. Finché l'operazione è in corso, non puoi chiudere il pannello, fare clic sullo sfondo o cambiare sezione nella barra laterale, così il caricamento non viene interrotto a metà. Mantieni aperto Nuovo canvas finché ALLO non apre il risultato.

Al termine del caricamento, ALLO crea un canvas a pagine, avvia la conversione e apre il nuovo canvas. Le pagine possono continuare a comparire anche dopo l'apertura, quindi attendi che conversione e anteprime siano complete prima di chiedere alle persone di iniziare la revisione.

Se hai avviato il flusso da un progetto, verifica che il nuovo canvas compaia nel posto giusto. Se hai usato il flusso di creazione generale, rinomina il canvas in modo che il documento sia riconoscibile anche in seguito.

Convertire un documento già caricato

Importazione e conversione partono da situazioni diverse. L'importazione PDF/Office inizia dal selettore dei file o dal flusso di creazione. Converti in canvas parte invece da un documento già presente sul canvas.

Seleziona un solo oggetto file PDF o Office, apri il menu degli elementi e scegli Converti in canvas. ALLO crea un sub-canvas collegato accanto al documento sorgente e mantiene il file originale sul canvas principale. Usa questo percorso quando la revisione è iniziata intorno al file e ora serve più spazio per commenti, note, decisioni e attività successive.

L'azione compare soltanto per un documento caricato e supportato, selezionato singolarmente, e quando hai il permesso di creare il sub-canvas. Non è disponibile per ospiti, accessi di sola visualizzazione o commento, selezioni multiple, formati non supportati, incorporamenti basati solo su link o file ancora in elaborazione.

Preparare il file sorgente

Prima dell'importazione, ripulisci il documento. Rimuovi note private, slide escluse, commenti obsoleti, dati personali, pagine riservate all'uso interno e allegati non pertinenti. Con l'importazione, il file entra in un flusso condiviso: tutto ciò che contiene può diventare visibile alle persone che hanno accesso al canvas risultante.

Usa un'esportazione leggibile. Per le presentazioni, controlla le dimensioni delle slide ed elimina quelle di riserva se non fanno parte della revisione. Per i fogli di calcolo, decidi se serve l'intera cartella di lavoro o un PDF con i soli fogli pertinenti. Per i documenti, usa titoli e interruzioni di pagina che rendano più semplice la revisione.

Se il file è protetto da password, bloccato, danneggiato, insolitamente grande o generato da uno strumento che esporta una struttura non standard, crea una versione PDF pulita e importa quella.

Revisionare il canvas importato

Dopo la conversione, controlla il risultato prima di condividerlo con un pubblico ampio. Verifica:

1. L'ordine delle pagine e la presenza di tutte le pagine o slide previste.
2. La leggibilità di testo, immagini, tabelle e grafici.
3. La presenza di contenuti sorgente da eliminare prima di invitare i collaboratori.
4. La corrispondenza tra il nome del canvas, il file importato e lo scopo della revisione.
5. Se i commenti devono riguardare una pagina, un oggetto o essere collocati accanto a un richiamo visibile.
6. Se dopo la revisione serviranno esportazione o stampa.

Non considerare conclusa l'importazione soltanto perché il canvas esiste. Attendi che l'avanzamento sia terminato e che le anteprime siano state generate prima di chiedere ai revisori di commentare. Per esaminare un file dopo averlo aggiunto al canvas, consulta Visualizzare l'anteprima degli oggetti del canvas.

Aggiungere una struttura alla revisione

I documenti importati diventano più utili quando il canvas aggiunge contesto intorno al file. Inserisci una breve domanda di revisione, un'area per le decisioni, note del responsabile o una sezione di stato. Usa frecce e forme per indicare le parti importanti. Riserva i commenti alle domande e alle decisioni precise.

Per la revisione di un contratto o di una policy, aggiungi una pagina o sezione per le domande aperte, le modifiche approvate e la decisione finale. Per una presentazione, inserisci le richieste di feedback vicino alle slide interessate. Per un foglio di calcolo, evidenzia il foglio o il grafico pertinente invece di chiedere a tutti di controllare l'intero file.

Se il documento convertito è soltanto una parte del lavoro, aggiungi file di supporto, link, screenshot o sub-canvas. Consulta Lavorare con immagini, file e fogli di calcolo per le azioni di anteprima e download disponibili dopo l'aggiunta al canvas.

Collaborare e gestire l'accesso

Il canvas importato segue le normali regole di condivisione del canvas. Caricare un file non concede automaticamente l'accesso a tutti i revisori. Condividi il canvas risultante o il progetto a cui appartiene.

Scegli l'accesso in base al lavoro di revisione:

Presta attenzione ai documenti sensibili. Carica soltanto file che sei autorizzato ad archiviare e condividere nel workspace. Non includere password, credenziali private, dati personali non necessari o materiali riservati all'uso interno solo perché importare l'intero file è più comodo.

Esportare e proseguire il lavoro

Se il risultato della revisione deve uscire da ALLO dopo la risoluzione dei commenti, usa l'esportazione o la stampa del canvas a pagine dal menu dell'intestazione, quando disponibili. L'esportazione dipende dal formato del canvas e dalla struttura delle pagine. Consulta Usare il menu dell'intestazione del canvas.

Se dalla revisione nasce una nuova versione del file sorgente, aggiorna l'originale fuori da ALLO, quindi importa la nuova versione oppure posizionala accanto alla precedente con etichette chiare. Non lasciare due versioni importate una accanto all'altra senza indicare quale sia quella corrente.

Se il contenuto importato diventa un formato di revisione ricorrente, valuta di trasformare la struttura ripulita in un modello dopo aver eliminato i materiali privati. Consulta Usare i modelli di canvas.

Esempi

Per revisionare una presentazione di design, importa le slide, aggiungi una prima pagina con gli obiettivi, lascia commenti sulle slide specifiche e crea un'area finale per le decisioni approvate.

La revisione di un contratto o di una policy parte allo stesso modo: importa il PDF, aggiungi etichette alle sezioni che richiedono una verifica legale, finanziaria o operativa e usa i commenti per le domande puntuali. Conserva fuori dal canvas il file sorgente modificabile.

Per un piano basato su foglio di calcolo, importa un PDF dei fogli pertinenti, così i revisori lavorano su una vista stabile. Aggiungi note adesive per rischi e decisioni invece di chiedere a ogni persona di modificare la cartella di lavoro originale.

Problemi di importazione

Il file viene rifiutato subito. Controlla il tipo e l'estensione. Esportalo in PDF e riprova.

Il caricamento inizia ma non termina. Controlla la connessione, le dimensioni del file e se hai ancora il permesso di creare o modificare il canvas di destinazione.

La conversione non riesce. Crea un'esportazione più pulita. Rimuovi le password, dividi i documenti molto grandi, appiattisci i contenuti insoliti oppure esporta i file Office in PDF prima dell'importazione.

Il risultato convertito è difficile da leggere. Controlla la qualità del file sorgente. Una scansione a bassa risoluzione, un'area di stampa minuscola in un foglio di calcolo o una presentazione con contenuti fuori dall'area visibile non diventano più chiari soltanto perché si trovano su un canvas.

I collaboratori non riescono ad aprire il canvas importato. Controlla la condivisione. L'importazione può essere riuscita, ma il canvas risultante richiede comunque il livello di accesso corretto.

Hai importato il documento sbagliato. Crea un nuovo canvas dal file corretto oppure elimina il contenuto importato, se hai il permesso. Usa Annulla e Ripeti per gli errori recenti sugli oggetti, ma non affidarti ad Annulla per invertire l'intero caricamento e la conversione.