Creare una canvas

Create una canvas quando il lavoro richiede uno spazio visivo condiviso: una lavagna per riunioni, una pagina di revisione, un workshop, un diagramma, una discussione su file o un modello riutilizzabile. Il punto di partenza ideale non dipende tanto dal pulsante premuto, quanto piuttosto dalla struttura del lavoro.

Utilizzate una canvas vuota per la massima libertà, un modello quando la struttura è già definita, una lavagna a mano libera (freeform whiteboard) se desiderate che lo spazio cresca in modo naturale, e una canvas collegata a un progetto quando il lavoro richiede responsabili, scadenze, sezioni o stati di avanzamento.

Metodi per creare una canvas

Scegliere tra canvas a pagine o whiteboard a mano libera prima di iniziare

Scegliete una canvas a pagine se prevedete di esportare, stampare, presentare, riordinare le pagine, comprimere (piegare) le sezioni o guidare i partecipanti attraverso una sequenza definita. Le canvas a pagine sono ideali per i lavori che devono essere esaminati in ordine sequenziale.

Scegliete una whiteboard a mano libera (freeform) se volete che il lavoro si sviluppi liberamente, senza i confini delle pagine. Le lavagne freeform sono preferibili quando il team raccoglie idee, costruisce una mappa o espande una lavagna nel corso del tempo. Non rappresentano una versione migliore delle pagine, bensì un formato diverso. Per comprendere i relativi vantaggi e svantaggi, consultate Canvas a pagine e whiteboard a mano libera.

Creare da un progetto

Aprite il progetto in cui desiderate inserire la canvas, quindi utilizzate l'azione di creazione del progetto per aggiungerla. Assegnate un nome coerente con il lavoro, evitando di indicare solo la data della riunione. Un buon nome di canvas risponde alla domanda "per cosa verrà utilizzata?" direttamente dall'elenco del progetto.

Dopo aver aperto la canvas, aggiungete il titolo della prima pagina o il primo oggetto visibile prima di invitare i collaboratori. Una canvas condivisa completamente vuota genera esitazione; inserire una minima struttura aiuta le persone a capire da dove cominciare.

Creare da un modello

Utilizzate i modelli di canvas quando il lavoro segue un modello ripetibile. I modelli sono utili per riunioni settimanali, revisioni di design, workshop, onboarding, pianificazione e sintesi di ricerca.

Dopo aver creato una canvas da un modello, rinominatela, rimuovete le sezioni non pertinenti, verificate l'ordine delle pagine e aggiornate le istruzioni segnaposto prima di condividerla con i partecipanti. Il modello fornisce solo la struttura iniziale; la canvas attiva deve rispecchiare la sessione corrente.

Importare o inserire contenuti in una nuova canvas

Utilizzate una canvas quando i contenuti importati o caricati necessitano di un contesto di riferimento. Caricate file, PDF, immagini, screenshot, fogli di calcolo, link o riferimenti a YouTube, quindi disponete note, frecce, forme e commenti intorno ad essi.

I flussi di lavoro basati sull'importazione sono ideali quando il materiale sorgente rappresenta solo una parte del progetto. Ad esempio, potete caricare un PDF per la revisione, aggiungere note adesive per le domande, tracciare frecce verso le sezioni più importanti e utilizzare i commenti per registrare le decisioni. Caricare semplicemente un PDF fornisce agli utenti un file; inserirlo su una canvas offre loro uno spazio di revisione collaborativo.

Dopo aver inserito i contenuti, verificate i seguenti aspetti prima della condivisione:

1. L'elaborazione delle anteprime dei file e delle miniature sia completata.
2. Le restrizioni di download siano adeguate al pubblico.
3. I file di grandi dimensioni non rallentino il caricamento della prima pagina.
4. I commenti siano ancorati all'oggetto o alla pagina corretti.
5. Il nome della canvas spieghi chiaramente il materiale importato.

In caso di errore nel caricamento dei file, consultate Lavorare con immagini, file e fogli di calcolo e Risoluzione dei problemi della canvas.

Creare all'interno di un progetto

Quando un lavoro fa parte di un piano più ampio, create o collegate la canvas direttamente dal contesto del progetto. In questo modo, la discussione visiva rimarrà strettamente associata al responsabile del progetto, alla data di scadenza, alla sezione, ai tag e alle attività di follow-up.

Utilizzate questo approccio per attività come "revisione dei testi della landing page", "mappatura del flusso di onboarding" o "raccolta del feedback degli stakeholder". Evitate di nascondere attività importanti in corso all'interno di una canvas non pertinente; se più persone devono monitorare il lavoro, createlo come canvas di progetto dedicata.

Creare una sub-canvas

Utilizzate una sub-canvas quando una sezione della canvas principale merita uno spazio autonomo. Potete crearne una dalla barra degli strumenti o tramite un'azione del menu della pagina, a seconda delle funzioni disponibili nella vostra canvas.

Le sub-canvas sono utili per le sessioni di gruppo (breakout room), per ricerche approfondite relative a una sezione di un diagramma o per svolgere attività individuali che richiedono riservatezza pur rimanendo collegate al progetto principale. Consultate Utilizzare le sub-canvas.

Permessi e disponibilità

Checklist post-creazione

Prima di inviare la canvas ad altre persone, eseguite questi rapidi passaggi di configurazione:

1. Rinominate la canvas.
2. Definite i titoli delle pagine o le etichette spaziali.
3. Aggiungete la prima istruzione, un prompt o un file sorgente.
4. Rimuovete i contenuti del modello che non sono pertinenti.
5. Bloccate le istruzioni o gli oggetti di sfondo che non devono essere spostati.
6. Impostate il responsabile, la data di scadenza, i tag o la sezione del progetto se la canvas appartiene a un flusso di lavoro di progetto.
7. Condividete la canvas con permessi di lettura, commento o modifica in base alle reali esigenze degli utenti.
8. Verificate l'accesso degli ospiti in caso di partecipazione di utenti esterni.

Cosa può andare storto

Se la nuova canvas si apre nel progetto errato, spostatela dal menu di intestazione della canvas o dall'elenco dei progetti, se disponete dei permessi necessari. Se gli utenti non riescono ad aprirla, condividete la canvas o il progetto assegnando il ruolo corretto. Se avete scelto una whiteboard freeform ma avete bisogno dell'esportazione in PDF o della modalità presentazione, ricreate il lavoro in una canvas a pagine prima che la lavagna diventi troppo grande.

Se la canvas è stata creata da un modello e presenta ancora vecchi tag, istruzioni o responsabili, rimuoveteli prima di invitare i partecipanti. I residui dei modelli inutilizzati sono una delle cause più frequenti di confusione durante le riunioni dal vivo.

Se la procedura di creazione genera correttamente la canvas ma il primo caricamento o importazione non va a buon fine, conservate la canvas e riprovate a inserire il contenuto. Il fallimento del caricamento di un file non compromette l'integrità della canvas stessa.