Creare un canvas in un progetto

I progetti sono composti da canvas. Potete creare un canvas all'interno di un progetto quando l'attività richiede uno spazio condiviso per note, file, Commento, decisioni, materiale di revisione o risultati di presentazioni, e il team necessita inoltre di una struttura a livello di progetto attorno a tale canvas.

Un canvas di progetto utile ha un nome che si spiega da solo. Titoli come Launch brief, Homepage copy review, Client kickoff notes e Q3 retrospective sono più facili da scorrere e individuare rispetto a nomi generici come Notes, Review o Untitled.

Per comprendere il modello completo dei progetti, consultate la guida Capire i progetti. Per i comportamenti di trascinamento e la gestione delle sezioni, consultate Organizzare canvas e sezioni.

Creare dalla lista del progetto

Aprite il progetto e passate alla vista Lista. Scegliete la sezione in cui desiderate inserire il canvas, quindi utilizzate l'azione per aggiungere una riga o l'azione di aggiunta presente in quella sezione. Inserite un nome chiaro e confermate.

Se incollate più righe di testo nel campo di aggiunta riga, ALLO creerà un canvas indipendente per ogni riga non vuota. Questa funzione è utile per convertire rapidamente una lista di controllo di lancio, l'ordine del giorno di una riunione, un piano di contenuti o un elenco di deliverable per i clienti in singoli canvas di progetto.

Aggiungete i primi canvas nei punti in cui il lavoro ha effettivamente inizio. Ad esempio, un progetto di lancio potrebbe iniziare con Launch brief nella sezione Planning, Creative asset review in Design e Release checklist in QA.

Configurare i campi per definire il comportamento

Assegnate un proprietario quando una singola persona è responsabile del canvas. Aggiungete collaboratori quando altri membri del team devono rimanere visibili nella vista del progetto.

Inserite una data di scadenza quando le tempistiche influenzano le azioni successive del team: scadenze di revisione, riunioni con i clienti, date di pubblicazione, traguardi di lancio o date di follow-up. Evitate di inserire date fittizie, poiché renderebbero il Calendario e la Dashboard meno affidabili.

Aggiungete tag per consentire agli utenti di filtrare o raggruppare i canvas. I tag più efficaci descrivono la priorità, il team, il canale, il cliente, l'area geografica, il livello di rischio o il tipo di lavoro. Consultate la guida Usare tag e filtri.

Collocate il canvas nella sezione corrispondente allo stato attuale del progetto. Le sezioni fungono da gruppi di flusso di lavoro e possono anche definire l'avanzamento complessivo del progetto.

Selezionare le sezioni in base all'avanzamento

È possibile contrassegnare una sezione come completata direttamente dal menu della sezione stessa. Ogni canvas di progetto di primo livello in una sezione completata viene conteggiato come completato ai fini del calcolo dell'avanzamento del progetto e nel grafico di burndown della Dashboard. Consultate la guida Avanzamento del progetto e Dashboard. Più sezioni possono essere contrassegnate come completate contemporaneamente.

Ad esempio, in un progetto si possono contrassegnare come completate sia la sezione Approved sia la sezione Published. Un canvas presente in una di queste sezioni verrà considerato completato. Al contrario, un canvas posizionato in Draft, Review o Blocked continuerà a fare parte del totale del progetto, ma non contribuirà al calcolo dell'avanzamento completato.

Potete contrassegnare una sezione come completata anche se al suo interno sono già presenti dei canvas. In questo modo la cronologia della sezione diventerà subito utile: al successivo aggiornamento dell'avanzamento del progetto, i canvas di primo livello esistenti in quella sezione verranno considerati completati. Non sarà necessario ricrearli né spostarli fuori e poi nuovamente dentro la sezione.

Le sotto-attività del canvas sono separate. Esse aiutano a organizzare il lavoro all'interno di un canvas, ma l'avanzamento del progetto si basa esclusivamente sulla sezione del canvas stesso. Anche i sotto-canvases sono considerati elementi a sé stanti rispetto al conteggio dei canvas di progetto di primo livello.

Creare sotto-canvases quando il lavoro richiede una struttura gerarchica

Utilizzate i sotto-canvases quando un singolo canvas richiede un lavoro derivato o subordinato, ad esempio Homepage copy review con sotto-canvases per Hero, Pricing e FAQ, oppure Client onboarding con sotto-canvases per Kickoff, Access e Training.

Nella vista Lista del progetto, trascinando un canvas al centro della riga di un altro canvas lo trasformerete in un sotto-canvas del canvas di destinazione, a condizione che la vista corrente consenta il rilascio. Potete anche spostare o copiare un canvas sotto un altro canvas utilizzando le procedure di spostamento supportate. Consultate la guida Usare i sotto-canvases.

Utilizzate la struttura gerarchica con moderazione. Se ogni canvas viene nidificato, il progetto diventa più difficile da scorrere rapidamente. Mantenete il primo livello per i canvas di progetto che il team deve monitorare con maggiore frequenza.

Esempi pratici

Per un progetto di lancio, potete creare canvas dedicati al brief, alla revisione degli asset, alle note di QA, alla sala di lancio, alla checklist di rilascio e alla retrospettiva. Contrassegnate sezioni come Approved o Published come completate solo quando rappresentano lavoro effettivamente concluso per il vostro team.

Per un calendario editoriale, create un canvas per ciascun contenuto o unità di pubblicazione. Utilizzate i tag per definire il canale e la tipologia, assegnate proprietari per scrittori e revisori, e inserite date di scadenza per gestire i tempi di stesura, revisione o pubblicazione.

Per un progetto con un cliente, create canvas per le note di kickoff, i requisiti, i cicli di revisione, le approvazioni e la consegna finale. Assegnate nomi chiari ai canvas rivolti all'esterno, in modo che siano facilmente comprensibili quando vengono condivisi al di fuori del progetto.

Per le attività operative ricorrenti, iniziate con un numero limitato di sezioni e aggiungete canvas man mano che si presenta il lavoro effettivo. Solitamente i tag consentono di gestire le categorie trasversali in modo più efficiente rispetto alla creazione di sezioni aggiuntive.

Se il canvas non appare dove previsto

Se riscontrate problemi nel trovare o creare un canvas, verificate le seguenti situazioni comuni:

• Il canvas è nascosto o si trova in un'altra posizione: Controllate i filtri attivi, la vista selezionata, la sezione del progetto o la data nel calendario. Un canvas potrebbe essere nascosto dai filtri correnti o essere stato spostato in un'altra sezione.
• L'azione di aggiunta non è disponibile: Il progetto potrebbe essere in modalità di sola lettura, archiviato, limitato o esterno al vostro ruolo. Per maggiori dettagli, consultate Risolvere i problemi di accesso a progetti e canvas, Accesso in sola lettura e Membri, Ospite e collaboratori esterni.
• Il canvas risulta ancora introvabile: Potete utilizzare la sezione Tutti i canvases, la funzione di Cerca su ALLO o consultare la guida Quando il lavoro sembra essere scomparso.