Crear un canvas en un proyecto

Los proyectos se componen de canvases. Cree un canvas en un proyecto cuando el trabajo requiera un espacio compartido para notas, archivos, comentarios, decisiones, material de revisión o resultados de presentaciones, y el equipo también necesite una estructura a nivel de proyecto para ese canvas.

Un canvas de proyecto útil tiene un nombre que puede entenderse por sí solo. Resumen de lanzamiento, Revisión de textos de la página de inicio, Notas de inicio con el cliente y Retrospectiva del tercer trimestre son más fáciles de identificar que Notas, Revisión o Sin título.

Para conocer el modelo de proyecto completo, consulte Entender los proyectos. Para el comportamiento de las secciones y el arrastre de elementos, consulte Organizar canvases y secciones.

Crear desde la Lista de proyectos

Abra el proyecto y cambie a la vista de Lista. Elija la sección a la que pertenece el canvas y, a continuación, utilice la opción de añadir fila o la acción de añadir en esa sección. Introduzca un nombre claro y confirme el proceso.

Si usted pega varias líneas en la opción de añadir fila, ALLO puede crear un canvas por cada línea que no esté vacía. Esto resulta útil cuando usted desea transformar una lista de verificación de lanzamiento, una agenda de reunión, un plan de contenido o una lista de entregables del cliente en canvases de proyecto.

Añada los primeros canvases en el lugar donde realmente comienza el trabajo. Por ejemplo, un proyecto de lanzamiento podría empezar con Resumen de lanzamiento en la sección Planificación, Revisión de activos creativos en Diseño y Lista de verificación de lanzamiento en Control de calidad.

Configurar los campos que cambian el comportamiento

Asigne un responsable cuando una persona sea la encargada del canvas. Añada colaboradores cuando otras personas deban permanecer visibles en la vista del proyecto.

Establezca una fecha de entrega cuando los plazos determinen las siguientes acciones: fechas límite de revisión, reuniones con clientes, fechas de publicación, hitos de lanzamiento o fechas de seguimiento. Evite utilizar fechas ficticias, ya que reducen la confiabilidad del Calendario y del Panel de control.

Añada etiquetas cuando los usuarios necesiten filtrar o agrupar elementos por ellas. Las buenas etiquetas describen la prioridad, el equipo, el canal, el cliente, la región, el riesgo o el tipo de trabajo. Consulte Usar etiquetas y filtros.

Coloque el canvas en la sección que coincida con el estado actual de su proyecto. Las secciones son grupos de flujo de trabajo y también pueden definir el progreso del proyecto.

Elegir las secciones considerando el progreso

Una sección se puede marcar como completada desde el menú de la sección. Cada canvas de proyecto de nivel superior en una sección completada se contabiliza como completado para el progreso del proyecto y el gráfico de avance (burndown) del Panel de control. Se puede marcar más de una sección como completada.

Por ejemplo, en un proyecto se pueden marcar como completadas tanto la sección Aprobado como Publicado. Un canvas en cualquiera de estas secciones se contabilizará como completado. Un canvas en Borrador, Revisión o Bloqueado seguirá contando para el total del proyecto, pero no para el progreso completado.

Usted puede marcar una sección como completada incluso si ya existen canvases en ella. Esto hace que el historial de la sección sea útil de inmediato: cuando se actualice el progreso del proyecto, los canvases de nivel superior existentes en esa sección se contabilizarán como completados. No es necesario que los vuelva a crear ni que los cambie de sección.

Las subtareas del canvas son independientes. Las subtareas ayudan a organizar el trabajo dentro de un canvas, pero el progreso del proyecto se basa en la sección del canvas. Los subcanvases también son independientes del recuento de canvases del proyecto de nivel superior.

Crear subcanvases cuando el trabajo requiera jerarquía

Utilice subcanvases cuando un canvas requiera trabajo secundario dependiente de él, como una Revisión de textos de la página de inicio con canvases secundarios para Sección principal, Precios y Preguntas frecuentes, o una Inducción de clientes con canvases secundarios para Inicio, Acceso y Capacitación.

En la Lista de proyectos, al arrastrar un canvas hacia el centro de la fila de otro canvas, este se convertirá en un subcanvas bajo el canvas de destino, siempre que la vista actual permita soltar el elemento. Usted también puede mover o copiar un canvas bajo otro canvas mediante los flujos de movimiento compatibles. Consulte Usar subcanvases.

Utilice la jerarquía con moderación. Si todos los canvases se anidan, el proyecto será más difícil de escanear visualmente. Conserve el nivel superior para los canvases de proyecto que los usuarios siguen con mayor frecuencia.

Ejemplos

Para un proyecto de lanzamiento, cree canvases para el resumen, la revisión de activos, las notas de control de calidad, la sala de lanzamiento, la lista de verificación de lanzamiento y la retrospectiva. Marque secciones como Aprobado o Publicado como completadas solo cuando representen un trabajo terminado para su equipo.

Para un calendario de contenido, cree un canvas por cada pieza de contenido o unidad de publicación. Utilice etiquetas para el canal y el tipo, asigne responsables para los redactores y revisores, y establezca fechas de entrega para los plazos de borrador, revisión o publicación.

Para un proyecto de cliente, cree canvases para notas de inicio, requisitos, rondas de revisión, aprobaciones y entrega. Asegúrese de asignar nombres claros a los canvases orientados al exterior para que tengan sentido cuando se compartan fuera del proyecto.

Para operaciones recurrentes, comience con un conjunto pequeño de secciones y añada canvases a medida que surja el trabajo real. Las etiquetas suelen gestionar las categorías transversales mejor que las secciones adicionales.

Qué puede salir mal

• El canvas no aparece donde se esperaba:
  • Compruebe los filtros activos, la vista seleccionada o la fecha del calendario. El canvas podría estar oculto por algún filtro de búsqueda.
  • Verifique si el canvas se movió a otra sección de manera accidental.
• Falta la opción o acción para añadir un canvas:
  • Es posible que el proyecto esté configurado como de solo lectura, archivado o restringido.
  • Su rol o nivel de acceso podría no permitir la edición en este espacio. Consulte Solucionar problemas de acceso a proyectos y canvases, Acceso de solo lectura y Miembros, roles de Invitado y colaboradores externos.
• El canvas sigue sin aparecer en la lista:
  • Utilice la sección de Todos los canvases para localizarlos.
  • Use la función Buscar en ALLO para rastrear el elemento.
  • Consulte la guía Cuando el trabajo parece haber desaparecido para obtener pasos de solución adicionales.