Entender los canvas

Un canvas es el espacio de trabajo compartido de ALLO donde un equipo puede organizar ideas, archivos, diagramas, notas, comentarios y páginas de presentación en un solo lugar. Úselo cuando el trabajo necesite una dimensión visual o espacial: planificar un taller, revisar un diseño, recopilar investigación, explicar un flujo de trabajo o comentar un documento sin perder la conversación que lo rodea.

El modelo mental más útil es sencillo: un proyecto organiza el trabajo, un canvas es el lugar donde ese trabajo ocurre y los elementos son los objetos que se colocan dentro del canvas. Si está empezando, lea primero Conceptos básicos del canvas y vuelva aquí cuando necesite elegir qué formato de canvas encaja mejor con su flujo.

Glosario de términos del canvas

Canvas, proyectos y archivos

Un Proyecto es el contenedor de un conjunto de trabajo relacionado. Puede albergar canvas, secciones, responsables, etiquetas, fechas de entrega, progreso y colaboradores. Un canvas es un elemento individual dentro de ese proyecto en el que los colaboradores crean y revisan el contenido visual real.

Un archivo es cualquier contenido que coloca dentro de un canvas. Las imágenes, archivos PDF, hojas de cálculo y archivos subidos se convierten en elementos de canvas que se pueden mover, redimensionar, comentar, abrir en vista previa, reemplazar, descargar o combinar con otros elementos. Si el archivo es el foco principal de la revisión, colóquelo en un canvas para que los comentarios y el contexto permanezcan vinculados a la pieza de trabajo.

Esta distinción es de gran importancia para la gestión de permisos. El acceso al proyecto puede hacer que un canvas sea visible para los miembros adecuados del espacio de trabajo, mientras que las opciones de compartir del canvas controlan quién puede abrir o colaborar específicamente en ese lienzo. Consulta Compartir un canvas cuando necesites definir quién puede leer, comentar o editar.

Canvas de páginas o pizarra de formato libre

Elija un canvas de páginas cuando el trabajo tenga una secuencia lógica o cronológica: fases de revisión, secciones de reuniones, diapositivas, páginas de un informe o un taller que avance desde la agenda inicial hasta los ejercicios prácticos y la conclusión. Un canvas de páginas ofrece el carril de diapositivas, el menú de página, la vista general, el modo de presentación, la impresión y la exportación a PDF.

Elija una pizarra de formato libre cuando no quiera forzar el trabajo dentro de una estructura de páginas rígida. Es la mejor opción para mapear sistemas complejos, agrupar notas adhesivas, realizar lluvias de ideas con libertad o mantener un tablero grande activo durante varias sesiones. Las pizarras de formato libre se sienten como un único espacio continuo que se expande a medida que se añade contenido.

Si necesita profundizar en las diferencias, consulte Canvas de páginas y pizarras de formato libre.

Qué puede hacer en un canvas

Puede añadir objetos cotidianos de trabajo desde la barra de herramientas: notas adhesivas, texto, formas, flechas, dibujos, hojas de cálculo, stickers, archivos subidos, enlaces de YouTube y subcanvas. En dispositivos móviles, la barra de herramientas se centra en las acciones más frecuentes: seleccionar, herramienta de mano, dibujo, notas adhesivas, subir archivos e insertar enlaces.

Una vez que el contenido esté en el canvas, selecciónelo para editarlo con rapidez mediante la barra de herramientas flotante o abra el menú de elementos para ver el conjunto completo de acciones disponibles. Las acciones habituales incluyen cambiar el color, el formato del texto, la alineación, añadir comentarios, enlaces, agrupar, bloquear, duplicar, ordenar capas, voltear, recortar, reemplazar imagen, eliminar fondo, abrir vista previa, descargar y copiar como Markdown.

La barra de herramientas es el punto de acceso principal para crear contenido en el canvas. Mantiene la creación de objetos cerca de la superficie de trabajo para que pueda añadir una nota, imagen, archivo, dibujo, tabla u otro objeto sin salir de la vista activa.

Empiece por Elementos del canvas y luego consulte las referencias detalladas de cada herramienta si necesita más información:

• Barra de herramientas flotante detalla los controles rápidos que aparecen junto a la selección actual.
• Menú de elementos explica el abanico completo de acciones aplicables a los objetos personalizados seleccionados.

La colaboración en el canvas se articula en torno a los comentarios, las menciones, la presencia en tiempo real, el chat, las llamadas y las opciones para compartir:

• Comentarios y menciones detalla las aportaciones y comentarios anclados.
• Colaboración en vivo explica el funcionamiento de los cursores y los indicadores de presencia.
• Uso del chat de canvas cubre los debates ágiles mediante texto.
• Uso de llamadas de audio y video en un canvas explica el diálogo síncrono por voz y video.
• Colaboración de invitados detalla el acceso para personas externas al espacio de trabajo.

Qué no es un canvas

Un canvas no es un simple visualizador de archivos. Los archivos pasan a formar parte de un espacio de revisión interactivo más amplio en el que las notas, las flechas, los comentarios, los responsables y el contexto de página se sitúan alrededor del propio archivo para enriquecerlo.

Un canvas no es automáticamente un proyecto. Un proyecto es la capa de organización estructurada en torno a un conjunto de trabajo relacionado. Un canvas puede ser movido, copiado, compartido, archivado o gestionado dentro de un proyecto, pero el canvas en sí es la superficie en la que los colaboradores crean y debaten sobre el trabajo visual.

Un canvas no es siempre una presentación de diapositivas. Los canvas de páginas pueden comportarse como diapositivas al presentarlos, pero también pueden funcionar como documentos de trabajo colaborativos, talleres interactivos o paneles de revisión. Por otro lado, las pizarras de formato libre se diseñan intencionadamente para alejarse de la estructura de diapositivas tradicionales.

Un canvas no es el lugar adecuado para almacenar o procesar bases de datos masivas. Utiliza hojas de cálculo especializadas o sistemas de origen de datos para las tareas intensivas de datos y, después, coloca la vista, el archivo o el resumen relevante en el canvas cuando el equipo necesite analizarlo y debatirlo visualmente.

Cómo afecta el estado del canvas a lo que ves

La interfaz de usuario del canvas se adapta continuamente. Un mismo colaborador puede observar controles distintos de un canvas a otro debido a las diferencias de estado.

Si falta un elemento en un menú, no suponga de inmediato que el artículo es incorrecto o que la aplicación tiene un fallo. Primero compruebe el tipo de canvas, sus permisos, si participa como invitado, el tipo de objeto seleccionado, el dispositivo y la configuración del espacio de trabajo.

Los cambios de tema no deben alterar el significado del canvas. Use suficiente contraste en imágenes, textos, formas y comentarios para que el trabajo siga siendo legible tanto en entornos claros como en tema oscuro.

Ciclo de vida del canvas

La mayoría de los canvas pasan por un ciclo de vida sencillo:

1. Crear el canvas a partir de una página en blanco, una plantilla, un proyecto, una importación, una pizarra de formato libre o mediante el flujo de trabajo de un subcanvas.
2. Añadir estructura mediante páginas, títulos, secciones, fondos, instrucciones bloqueadas o regiones espaciales.
3. Añadir elementos como notas, archivos, imágenes, formas, flechas, hojas de cálculo, enlaces de referencia y subcanvas.
4. Invitar a colaboradores asignándoles acceso de lectura, comentario, edición o acceso como invitado.
5. Colaborar en tiempo real mediante cursores activos, comentarios, chat de equipo, llamadas y navegación por páginas.
6. Resolver comentarios, asignar responsables, mover o copiar el canvas al proyecto adecuado, y exportarlo o presentarlo si es necesario.
7. Archivar, plegar páginas antiguas, guardar una versión limpia como plantilla o utilizar herramientas de copia de seguridad e historial si es necesario recuperar contenido.

Identificar este ciclo de vida le ayudará a elegir la guía adecuada. Los problemas de creación se abordan en Crear un canvas. Las dudas de edición corresponden a Elementos del canvas. Los problemas de permisos se tratan en Compartir un canvas o Solucionar problemas de acceso. Los fallos de exportación se resuelven en Solucionar una exportación de canvas fallida.

Disponibilidad y permisos

Ejemplos

Para una sesión de crítica de diseño, cree un canvas de páginas, suba capturas de pantalla o PDF, invite a los revisores con acceso de comentario, pídales que mencionen a los responsables en puntos concretos y, al finalizar, exporte un PDF para las partes interesadas que necesiten una copia estática.

Para un taller estratégico, empiece con una plantilla, cree una página por cada ejercicio, pliegue las páginas de preparación interna hasta que se necesiten, use llamadas de audio/video o el chat del canvas durante la sesión y presente las páginas de resultados al final.

Para mapear una investigación abierta, elija una pizarra de formato libre, añada notas y archivos en grupos flexibles, use comentarios para señalar preguntas abiertas y evite flujos basados en páginas, como la exportación de diapositivas o el modo presentación.

Qué puede salir mal

Si falta un botón, las causas más probables son los permisos, el tipo de canvas, el tipo de dispositivo de acceso o la configuración del espacio de trabajo. Los invitados no ven todos los controles de propietario. Las pizarras de formato libre ocultan las acciones exclusivas de las páginas. Los dispositivos móviles utilizan una barra de herramientas más pequeña. Ciertas acciones sobre archivos se deshabilitan temporalmente mientras se completa una subida o cuando la descarga está bloqueada.

Si un canvas no se abre, parece haber desaparecido o muestra un error de permisos, compruebe si inició sesión con la cuenta correcta, si el enlace para compartir sigue activo y si el canvas se movió, archivó, eliminó o se quitó de su proyecto. Consulte Solucionar problemas del canvas para revisar la lista de recuperación.

Si el canvas se siente desorganizado, la solución suele ser darle más estructura antes de buscar otra herramienta. Ponga títulos a las páginas, divida el trabajo en varias páginas, cree subcanvas para profundizar en temas concretos, bloquee instrucciones fijas, resuelva comentarios antiguos y traslade el trabajo terminado a un estado de proyecto que el equipo pueda entender.