Crear un canvas

Cree un canvas cuando el trabajo necesite un espacio visual compartido: una reunión, una página de revisión, un taller, un diagrama, una conversación sobre un archivo o una plantilla reutilizable. El mejor punto de partida no depende tanto del botón que pulse como de la forma que tendrá el trabajo.

Empiece con un Canvas libre cuando el contenido deba extenderse con naturalidad, con un Canvas con páginas cuando el orden sea importante, con una plantilla cuando la estructura ya exista y con un canvas conectado a un proyecto cuando necesite responsables, fechas, secciones o seguimiento del progreso.

Resumen

Elija Canvas libre para trabajar en una única superficie abierta, Canvas con páginas para usar páginas o diapositivas fijas, Importar PDF/Office cuando el punto de partida sea un documento y un canvas en blanco cuando la estructura deba surgir durante el trabajo. Las plantillas se eligen después del formato y crean un canvas editable independiente.

Formas de crear un canvas

Elija entre una pizarra de formato libre y un canvas de páginas

Elija una pizarra de formato libre si el trabajo debe extenderse sin límites de página. Es la mejor opción cuando el equipo agrupa ideas, construye un mapa o amplía un tablero con el tiempo. No es una versión mejorada de las páginas, sino un formato distinto. Para comparar las ventajas de cada opción, consulte Pizarras de formato libre y canvas de páginas.

Elija un canvas de páginas si prevé exportar, imprimir, presentar, reordenar páginas, plegar secciones o guiar a las personas por una secuencia. Funciona mejor cuando el trabajo se revisará en un orden concreto.

En Canvas nuevo, seleccione Canvas libre o Canvas con páginas en la barra lateral izquierda antes de elegir una opción en blanco o una plantilla. Así, las versiones espaciales y las basadas en páginas se mantienen separadas, y un mismo flujo de trabajo puede aparecer en ambos formatos cuando ALLO ofrece las dos variantes.

Crear un canvas desde un proyecto

Abra el proyecto donde debe estar el canvas y use la acción de creación del proyecto para añadirlo. Póngale un nombre que describa el trabajo, no solo la fecha de la reunión. Desde la lista del proyecto, un buen nombre responde a la pregunta "¿para qué se usará este canvas?".

Cuando se abra, añada el título de la primera página o el primer objeto visible antes de invitar a otras personas. Un canvas compartido completamente vacío genera dudas; un mínimo de estructura indica por dónde empezar.

Crear un canvas desde una plantilla

Use las plantillas de canvas cuando el trabajo siga un patrón repetible. Son útiles para reuniones semanales, revisiones de diseño, talleres, incorporación de personal, planificación y síntesis de investigación. Pase el cursor sobre una tarjeta y elija Usar plantilla o Vista previa. Abra la vista previa cuando el título no baste para saber si la estructura encaja.

Después de crear el canvas, cambie su nombre, quite las secciones innecesarias, revise el orden de las páginas y actualice las instrucciones provisionales antes de compartirlo. La plantilla solo aporta la forma inicial; el canvas activo debe responder a la sesión real.

Importar contenido a un canvas nuevo

Use un canvas cuando el contenido importado o subido necesite contexto a su alrededor. Para documentos PDF y Office, elija Importar PDF/Office en la barra lateral de Canvas nuevo y seleccione o arrastre el archivo original. Para imágenes, capturas de pantalla, hojas de cálculo, enlaces o referencias de YouTube, cree primero el canvas y organice notas, flechas, formas y comentarios alrededor del contenido.

Los flujos de importación funcionan mejor cuando el material original no cuenta toda la historia. Por ejemplo, suba un PDF para revisarlo, añada notas adhesivas con preguntas, trace flechas hacia las secciones importantes y use comentarios para registrar decisiones. Subir solo el PDF deja un archivo. Colocarlo en un canvas crea un espacio de revisión.

Antes de compartir el canvas, compruebe que:

1. Las vistas previas y las miniaturas han terminado de procesarse.
2. Las restricciones de descarga son adecuadas para el público.
3. Los archivos grandes no ralentizan la primera página.
4. Los comentarios están vinculados al objeto o la página correctos.
5. El nombre del canvas identifica el material importado.

Si falla la carga, consulte Trabajar con imágenes, archivos y hojas de cálculo y Solucionar problemas del canvas.

Vincular un canvas existente a un proyecto

Cuando un canvas independiente pase a formar parte de un plan más amplio, vincúlelo o muévalo al proyecto. Así, la conversación visual queda cerca del responsable, la fecha de vencimiento, la sección, las etiquetas y el seguimiento del proyecto sin crear un canvas duplicado.

Use este flujo para trabajos como "revisar el texto de la página de destino", "trazar el flujo de incorporación" o "recopilar comentarios de las partes interesadas". No esconda un trabajo importante y continuo dentro de un canvas sin relación. Si varias personas deben seguirlo, conviértalo en un canvas de proyecto claramente identificable.

Crear un subcanvas

Use un subcanvas cuando una parte del canvas principal necesite su propio espacio. Abra la acción Subcanvas disponible en la barra de herramientas o en el menú de páginas.

Los subcanvas sirven como salas de trabajo, espacios para ampliar la investigación de una sección del diagrama o áreas para profundizar sin perder el vínculo con el contexto principal. Consulte Usar subcanvas.

Permisos y disponibilidad

Lista de comprobación después de crear el canvas

Antes de enviarlo a otras personas, haga una breve puesta a punto:

1. Cambie el nombre del canvas.
2. Defina los títulos de página o las etiquetas de las zonas.
3. Añada la primera instrucción, pregunta o archivo de referencia.
4. Quite el contenido de plantilla que no corresponda.
5. Bloquee las instrucciones u objetos de fondo que no deban moverse.
6. Defina el responsable, la fecha de vencimiento, las etiquetas o la sección si el canvas forma parte de un proyecto.
7. Comparta con permiso para ver, comentar o editar según lo que cada persona necesite hacer.
8. Pruebe el acceso de invitado si participarán personas externas.

Qué puede salir mal

El canvas se abrió en el proyecto equivocado. Muévalo desde el menú del encabezado del canvas o desde la lista del proyecto si tiene permiso.

Otras personas no pueden abrirlo. Comparta el canvas o el proyecto con el rol adecuado. Crear el canvas no concede acceso automáticamente.

Eligió el formato libre, pero necesita exportar a PDF o presentar. Vuelva a crear el trabajo como un canvas de páginas antes de que el tablero crezca demasiado.

La plantilla contiene información antigua. Quite etiquetas, instrucciones y responsables anteriores antes de invitar a los participantes. Los restos de una plantilla son una de las formas más fáciles de confundir a las personas durante una reunión.

La primera carga o importación falló después de crear el canvas. Conserve el canvas y repita el paso de contenido. Que falle un archivo no significa que haya fallado el canvas; consulte la lista de comprobación para objetos de archivo cuando el problema esté en la carga.