共有できる視覚的な作業場所が必要なときに、キャンバスを作成します。会議用のボード、レビュー用ページ、ワークショップ、図、ファイルについての議論、再利用するテンプレートなどです。どこから始めるべきかは、押すボタンそのものより、作業の形によって決まります。
自由に始めたいなら空白のキャンバス、すでに構造があるならテンプレート、空間が自然に広がるべきならフリーフォームホワイトボード、担当者、日付、セクション、進捗が必要ならプロジェクトに接続したキャンバスを使います。
キャンバスの作成方法
| 始め方 | 向いている作業 | 次に起こること |
|---|---|---|
| 空白のページキャンバス | レビュー、スライドのように進める作業、ワークショップ、ドキュメント作成、ページがあると分かりやすい作業。 | ALLO が、ページコントロール、スライドレール、ページメニュー、発表、印刷、PDF エクスポートを備えた新しいキャンバスを開きます。 |
| フリーフォームホワイトボード | 方向を決めすぎないブレインストーミング、マッピング、クラスタリング、大きなホワイトボード。 | ALLO は複数ページではなく、1 つの大きなボードを開きます。ページ固有の操作は適用されません。 |
| テンプレート | 定例会議、スプリントの儀式、振り返り、ジャーニーマップ、計画セッション、形式が決まっている作業。 | ALLO がテンプレート構造を新しいキャンバスへコピーするため、元のテンプレートを変更せずに編集できます。 |
| プロジェクトキャンバス | 担当者、期日、タグ、セクション、プロジェクトのフォローアップと一緒に扱う作業。 | キャンバスはプロジェクトの整理と接続されたままになり、プロジェクトビューから管理できます。 |
| サブキャンバス | 親キャンバスの要素またはページに紐付く、より深い作業場所。 | サブキャンバスは独立したキャンバスとして開きながら、親からリンクされたままになります。 |
始める前にページキャンバスかフリーフォームホワイトボードを選ぶ
エクスポート、印刷、発表、ページの並べ替え、セクションの折りたたみ、順番に沿った案内を想定している場合は、ページキャンバスを選びます。ページキャンバスは、順番にレビューされる作業に向いています。
ページの境界なしに作業を広げたい場合は、フリーフォームホワイトボードを選びます。チームがアイデアをまとめたり、マップを作ったり、時間をかけてボードを拡張したりする場合に向いています。フリーフォームホワイトボードはページの上位版ではなく、別の形式です。違いを確認したい場合は、ページキャンバスとフリーフォームホワイトボードをご覧ください。
プロジェクトから作成する
キャンバスを置きたいプロジェクトを開き、プロジェクトの作成アクションからキャンバスを追加します。会議日だけではなく、作業内容に合う名前を付けます。よいキャンバス名は、プロジェクト一覧から見たときに「これは何に使うものか」に答えます。
キャンバスが開いたら、共同作業者を招待する前に、最初のページタイトルまたは最初に見えるオブジェクトを追加します。空白のまま共有されたキャンバスは、見る人を迷わせます。少しだけ構造があると、どこから始めればよいかが伝わります。
テンプレートから作成する
作業が繰り返し使う形式に沿っている場合は、キャンバステンプレートを使います。テンプレートは、週次会議、デザインレビュー、ワークショップ、オンボーディング、計画、リサーチ統合に役立ちます。
テンプレートから作成した後は、参加者に共有する前に、キャンバス名を変更し、不要なセクションを削除し、ページ順を確認し、プレースホルダーの説明を更新します。テンプレートは最初の形にすぎません。実際に使うキャンバスは、そのセッションに合う内容になっている必要があります。
新しいキャンバスに内容をインポートまたは持ち込む
インポートまたはアップロードした内容の周りに文脈が必要な場合は、キャンバスを使います。ファイル、PDF、画像、スクリーンショット、スプレッドシート、リンク、YouTube 参照をアップロードし、その周りにノート、矢印、図形、コメントを配置します。
インポート型の作業が向いているのは、元資料だけでは話が完結しない場合です。たとえば、レビュー用に PDF をアップロードし、質問を付箋で追加し、重要な箇所へ矢印を引き、決定事項にはコメントを使います。PDF だけをアップロードすると、相手に渡るのはファイルです。キャンバスに置くと、レビューの場になります。
内容を持ち込んだ後、共有する前に次の状態を確認します。
- ファイルのプレビューとサムネイルの処理が完了している。
- ダウンロード制限が相手に合っている。
- 大きなファイルで最初のページが重くなっていない。
- コメントが正しいオブジェクトまたはページに紐付いている。
- キャンバス名がインポートした内容を説明している。
ファイルのアップロードに失敗する場合は、画像、ファイル、スプレッドシートを扱うとキャンバスの問題を解決するをご覧ください。
プロジェクト内で作成する
作業が大きな計画に属している場合は、プロジェクトの文脈からキャンバスを作成または追加します。これにより、視覚的な議論をプロジェクトの担当者、期日、セクション、タグ、フォローアップの近くに置けます。
「ランディングページのコピーをレビューする」「オンボーディングフローを整理する」「関係者のフィードバックを集める」のような作業に使います。大きく続く作業を無関係なキャンバスの中に隠さないでください。複数人が追跡する必要があるなら、明確なプロジェクトキャンバスにします。
サブキャンバスを作成する
親キャンバスの一部に、独立した作業場所が必要なときはサブキャンバスを使います。利用できるワークフローに応じて、ツールバーまたはページメニューの操作から作成できます。
サブキャンバスは、ブレイクアウトルーム、図の一部に紐付く詳細リサーチ、親からつながったまま残したい深掘り作業に役立ちます。詳しくはサブキャンバスを使うをご覧ください。
権限と利用条件
| 状況 | 確認すること |
|---|---|
| プロジェクト内でキャンバスを作成できない | プロジェクトに内容を追加する権限があるか、プロジェクトがアーカイブまたは制限されていないか確認します。 |
| サブキャンバスを作成できない | ゲストや編集権限のない人には、サブキャンバスツールまたは作成アクションが表示されないことがあります。 |
| フリーフォームホワイトボードが表示されない | フリーフォームホワイトボードの利用可否は、ワークスペース設定、テンプレートの有無、作成画面によって変わることがあります。 |
| テンプレート作成が見当たらない | テンプレートとして保存は、通常、対応しているページキャンバスの編集者または担当者が使えます。ゲストやフリーフォームホワイトボードでは使えないことがあります。 |
| 自分はキャンバスを作成できるが、他の人が開けない | キャンバスを共有するか、プロジェクトアクセスを確認します。作成しただけでは、招待したい全員に自動でアクセス権が付くわけではありません。 |
| 新しいキャンバスで予想よりツールが少ない | モバイル、ゲストビュー、コメントのみのアクセス、またはページツールが適用されないフリーフォームホワイトボードで作成していないか確認します。 |
| インポートした内容がプレースホルダーとして表示される | 処理が完了するまで待ちます。プレビュー、サムネイル、生成状態が完了するまで、一部のファイル操作は無効になります。 |
作成後のチェックリスト
他の人にキャンバスを送る前に、短いセットアップを行います。
- キャンバス名を変更する。
- ページタイトルまたは空間上のラベルを決める。
- 最初の説明、プロンプト、または元ファイルを追加する。
- 不要なテンプレート内容を削除する。
- 動かしてはいけない説明や背景オブジェクトをロックする。
- キャンバスがプロジェクトの作業フローに属する場合は、担当者、期日、タグ、プロジェクトセクションを設定する。
- 相手が実際に行う作業に合わせて、閲覧、コメント、編集の権限で共有する。
- 外部参加者がいる場合は、ゲストアクセスを確認する。
うまくいかないとき
新しいキャンバスが違うプロジェクトで開いた場合は、権限があればキャンバスヘッダーメニューまたはプロジェクト一覧から移動します。人が開けない場合は、正しい役割でキャンバスまたはプロジェクトを共有します。フリーフォームホワイトボードを選んだ後で PDF エクスポートや発表モードが必要になった場合は、ボードが大きくなりすぎる前にページキャンバスとして作り直します。
テンプレートから作成したキャンバスに古いタグ、説明、担当者が残っている場合は、参加者を招待する前に整理します。テンプレートの残り物は、ライブ会議で人を混乱させる一番起こりやすい原因の 1 つです。
作成フローでキャンバスはできたものの、最初のアップロードやインポートに失敗した場合は、キャンバスを残したまま内容の追加をやり直します。ファイルの失敗は、通常、キャンバス自体の作成失敗を意味しません。