プロジェクト内にキャンバスを作成する

プロジェクトはキャンバスで構成されています。メモ、ファイル、コメント、決定事項、レビュー資料、プレゼンテーション資料などを共有する場所が必要であり、同時にそのキャンバスをプロジェクトレベルで構造化して管理したい場合に、プロジェクト内にキャンバスを作成します。

効果的なプロジェクトキャンバスを作成するためには、それ単体で内容が伝わる名前を付けることが重要です。例えば、ノート、レビュー、無題といった名前よりも、ローンチ概要、ホームページ原稿レビュー、クライアントキックオフ用メモ、Q3振り返りなどの名前の方が、一目で内容を把握しやすくなります。

プロジェクトモデルの全体像についてはプロジェクトを理解するをご覧ください。セクションの設定方法やドラッグ操作についてはキャンバスとセクションを整理するをご覧ください。

プロジェクトリストから作成する

プロジェクトを開き、「リスト」ビューに切り替えます。キャンバスを配置したいセクションを選択し、そのセクション内の「行の追加」または追加アクションをクリックします。わかりやすい名前を入力し、確定します。

「行の追加」フィールドに複数行のテキストをコピーして貼り付けると、空白以外の行ごとに1つのキャンバスを自動的に作成できます。これは、ローンチ時のチェックリスト、会議のアジェンダ、コンテンツプラン、クライアントへの成果物リストなどを、まとめてプロジェクトキャンバスに変換する際に非常に便利です。

まずは、実際に作業が始まる場所に最初のキャンバスを追加しましょう。例えば、ローンチプロジェクトであれば、計画セクションにローンチ概要、デザインセクションにクリエイティブ素材レビュー、QAセクションにリリースチェックリストを配置することから始められます。

動作に影響するフィールドを設定する

キャンバスの責任を明確にするために担当者（オーナー）を設定します。プロジェクトビュー上で他のメンバーの関与を可視化したい場合は、共同編集者（コラボレーター）を追加します。

期日の有無によってチームが次に取るべき行動が変わる場合は、期日を追加してください。これには、レビューの締め切り、クライアントミーティング、公開日、ローンチのマイルストーン、あるいはフォローアップ日程などが含まれます。ダミーの期日を設定することは避けてください。カレンダーやダッシュボードの情報の信頼性が損なわれる原因になります。

メンバーがフィルターやグループ化に利用できるよう、タグを追加します。優先度、チーム、チャネル、顧客、地域、リスク、または作業タイプなどを示すタグが効果的です。詳細はタグとフィルターの使用をご覧ください。

キャンバスは、その時点におけるプロジェクトの進捗状況に一致するセクションに配置します。セクションはワークフロー上のグループであり、プロジェクトの進捗状況を定義する役割も果たします。

進捗状況を考慮してセクションを選択する

セクションメニューから、セクションを「完了」としてマークできます。完了マークの付いたセクション内にあるすべてのトップレベルのプロジェクトキャンバスは、プロジェクトの進捗とダッシュボードのバーンダウンにおいて「完了」としてカウントされます。完了としてマークするセクションは複数設定することも可能です。

例えば、プロジェクト内で承認済みと公開済みの両方のセクションを「完了」と定義できます。この場合、いずれかのセクションにあるキャンバスが完了としてカウントされます。一方で、下書き、レビュー中、ブロック中などのセクションにあるキャンバスは、プロジェクト全体の合計数には含まれますが、完了済みの進捗としてはカウントされません。

すでにキャンバスが存在しているセクションに対しても、後から完了マークを付与することができます。これにより、セクションの履歴をすぐに有効活用できます。プロジェクトの進捗状況が更新されると、そのセクションに既存のトップレベルキャンバスが自動的に完了としてカウントされます。キャンバスを再作成したり、一旦別の場所に移動させてから戻したりする必要はありません。

キャンバスのサブタスクは個別に扱われます。サブタスクはキャンバス内の作業を整理するのに役立ちますが、プロジェクト全体の進捗状況はキャンバスが属するセクションに基づいて判定されます。また、サブキャンバスもトップレベルのプロジェクトキャンバス数とは別にカウントされます。

作業の階層化が必要な場合はサブキャンバスを作成する

1つのキャンバスの下に子レベルの作業を追加したい場合は、サブキャンバスを使用します。例えば、ホームページ原稿レビューというキャンバスの下にメインビジュアル、料金体系、FAQという子キャンバスを作成したり、クライアントのオンボーディングの下にキックオフ、アクセス権限設定、トレーニングという子キャンバスを配置したりすることができます。

プロジェクトのリストビューでは、1つのキャンバスを別のキャンバス行の中央部分にドラッグ＆ドロップすることで（現在のビューでドロップ操作が許可されている場合）、そのキャンバスをターゲットキャンバスの下層のサブキャンバスに設定できます。また、サポートされている移動フローを使用して、キャンバスを別のキャンバス配下に移動またはコピーすることも可能です。詳細はサブキャンバスの使用をご覧ください。

ただし、階層構造の多用は避けてください。すべてのキャンバスを入れ子にすると、プロジェクト全体の状況を把握しづらくなります。トップレベルには、頻繁に追跡や確認を行う主要なプロジェクトキャンバスのみを残しておくことをお勧めします。

具体例

• ローンチプロジェクト: ローンチ概要、アセットレビュー、QAメモ、ローンチ用の部屋、リリースチェックリスト、振り返り（レトロスペクティブ）のためのキャンバスを作成します。承認済みや公開済みなどのセクションを「完了」にするのは、チームにとって実際の作業が完全に終了したとみなせる場合だけにします。
• コンテンツカレンダー: 記事や公開ユニットごとに1つのキャンバスを作成します。配信チャネルやタイプにはタグを使い、執筆者やレビュー担当者には担当者（オーナー）を設定し、下書き、レビュー、公開のタイミングに合わせて期日を指定します。
• クライアントプロジェクト: キックオフ用のメモ、要件定義、レビュー履歴、承認、引き継ぎ（ハンドオフ）のためのキャンバスを作成します。社外と共有する可能性のあるキャンバスは、外部の人が見ても理解できるように明確な名前を付けるようにしてください。
• 経常的な運用業務: 最初は最小限のセクションから開始し、実際の業務が発生するたびにキャンバスを追加していきます。複数のカテゴリーにまたがる分類は、セクションを無駄に増やすよりも、タグを使用する方が管理しやすくなります。

キャンバスが期待通りに表示されない場合

キャンバスが見つからない、または表示されない場合は、以下の点を確認してください。

• フィルターや表示設定によって非表示になっている: フィルター、ビュー、セクション、カレンダーの日付、およびプロジェクトのアクセス権限を確認してください。キャンバスが移動され、別のセクションに表示されている可能性もあります。
• 新規作成（追加）アクションが表示されない: プロジェクトが閲覧専用に設定されている、アーカイブされている、制限されている、または現在の役割（ロール）の権限に含まれていない可能性があります。詳細はプロジェクトとキャンバスのアクセス権限のトラブルシューティング、閲覧専用アクセス、およびメンバー、ゲスト、外部共同編集者をご覧ください。
• それでもキャンバスが見つからない: 新しく再作成する前に、すべてのキャンバス、ALLO全体の検索、およびデータが見つからない場合をご確認ください。