プロジェクトの期間、ステータス、通知

プロジェクト期間とプロジェクトステータスは、プロジェクト全体の進行状況を示すものです。一方でキャンバスの期日は、個々の作業への対応が必要な時期をメンバーに知らせます。これら2つの層を切り離して管理することで、プロジェクト全体の状況が非常に把握しやすくなります。

プロジェクトの期間が正しく表示されていないように見える場合、ステータスの変更についてチームメンバーが混乱している場合、またはインボックスにプロジェクトの通知が表示された理由がわからない場合は、本記事をご参照ください。

進捗状況やバーンダウンチャートについては、プロジェクトダッシュボードと進捗状況をご覧ください。カレンダーでの期日付きキャンバスの表示については、プロジェクトカレンダーの使用方法をご覧ください。通知の整理方法については、インボックス通知の管理をご覧ください。

プロジェクト期間とキャンバス期日の違い

プロジェクトのヘッダーには、プロジェクト全体の開始日と終了日の期間を表示できます。また、プロジェクト内のキャンバスにも、独自の期日や期間を設定できます。

プロジェクト期間は、立ち上げ期間、エンゲージメント期間、講義の課題提出期間、キャンペーン実施期間、納品サイクルなど、全体の大枠を定義するために使用します。

一方、キャンバスの期日は、金曜日が期限のクリエイティブレビュー、来週火曜日のクライアントからのフィードバックセッション、リリース前のQA（品質保証）チェック、リリース後の振り返りなど、具体的な作業そのもののスケジュール管理に使用します。

プロジェクト期間が変更されると、プロジェクト全体のタイムラインが変わります。一方で、単一のキャンバスの期日が変更された場合は、その特定の作業セクションのみが影響を受けます。

プロジェクト期間の設定・変更

プロジェクトを開き、プロジェクトヘッダーにある日付設定機能を使用します。プロジェクトの開始日と終了日を選択し、保存してください。

日付は実際のものを使用してください。不正確なプロジェクト終了日を設定すると、プロジェクト一覧やリマインダー、レビューの信頼性が損なわれます。締め切りが決まっていない場合は、確定したスケジュールがわかるまで未設定のままにしておくことをお勧めします。

プロジェクト期間を変更すると、プロジェクトのアクティビティ履歴に記録され、チームメンバーが変更内容を確認できます。ただし、日付の変更によってキャンバスが自動的に完了したり、セクションが移動したり、ダッシュボードの進捗状況が変わることはありません。

プロジェクト内の各作業（キャンバス）への期日の設定

プロジェクトのキャンバス行、詳細パネル、カレンダーアイテム、または対応する日付設定メニューを開き、実際の作業が発生するキャンバスの期日を設定します。キャンバスの期日は、レビューの締め切り、公開日、引き継ぎ、ミーティング、フォローアップなどに活用してください。

カレンダーやタイムラインの表示は、キャンバスの 期日に基づいています。そのため、プロジェクト期間（終了日）が正しく設定されていても、個々のキャンバスに期日が設定されていなければ、カレンダーは空のまま表示されます。

日々の業務に直結する日付はキャンバスに設定し、プロジェクト全体の大きな節目となる日付はプロジェクト自体に設定するように切り分けて管理してください。

プロジェクトステータス

プロジェクトステータスは、プロジェクト全体の状況を示すものです。基本となるステータスには、進行中、一時停止、完了 があります。

チームメンバーがプロジェクト内でキャンバスを活発に動かして作業している間は、進行中 を使用します。

クライアントの決定、予算の承認、講義の休止、人員の変更、チーム外の依存関係など、プロジェクトが意図的に待機状態にある場合は、一時停止 を使用します。

プロジェクト自体が終了した場合は、完了 を使用します。プロジェクトを完了状態にすることは、個々のキャンバスを完了セクションに移動することとは異なります。プロジェクトの進捗状況が100%に達していても、最終的なメモ、ファイル、振り返り、またはレポート作成のためにプロジェクトを開いたままにしておくことができます。

ステータス変更とインボックス通知

誰かがプロジェクトのステータスを変更すると、プロジェクトに参加している他のメンバーにインボックス通知が届く場合があります。変更を行った本人は変更内容をすでに把握しているため、その通知の対象にはなりません。

ステータスの変更は慎重に行ってください。一時停止 はチームメンバーがそれ以上の進展を期待すべきでないことを意味し、完了 は通常のアップデートを監視する必要がないほどプロジェクトが十分に終わっていることを意味します。

チームメンバーがステータス変更の通知を受け取っていないと主張する場合は、そのメンバーがプロジェクトに参加しているか、プロジェクトにアクセスする権限があるか、通知設定で通知が有効になっているか、そして正しいワークスペースを確認しているかを確認してください。

プロジェクト期日のリマインダー

期日のリマインダーは、日付変更時のアクティビティ記録とは異なります。プロジェクト期間の編集内容はアクティビティ履歴に表示されることがありますが、編集のたびにリマインダーが送信されるわけではありません。

プロジェクト期日のリマインダーは、リマインダーが有効になっており、かつそのプロジェクトがまだ進行中の場合にのみ、プロジェクトに参加しているメンバーに向けて送信されます。アーカイブされたプロジェクトや完了したプロジェクトから、対応を促すアクティブな通知が送信されることはありません。

もしリマインダーが煩わしく感じられる場合は、設定されたプロジェクト期間が正確であるか、ステータスを 完了 に更新すべきか、あるいは古いプロジェクトをアーカイブまたは整理すべきかをご確認ください。

ステータス、進捗状況、ダッシュボードの相互関係

プロジェクトステータスは、プロジェクト全体の現在の状態を表します。プロジェクトの進捗状況は、完了セクションにある最上位キャンバスの割合（パーセンテージ）を示します。そしてダッシュボードは、進捗状況、期限切れのキャンバス、バーンダウン、リスク、ワークロード、およびアクティビティを一目で把握できるサマリー表示機能です。

ステータスを変更しても進捗状況は変化しません。セクションを「完了」として設定したり、キャンバスを完了セクションへ移動したりすることで、進捗状況が変動します。また、プロジェクトの期日（終了日）を変更した場合は、リマインダーやアクティビティは更新されますが、進捗状況そのものが変わることはありません。

これらの要素が独立していることで、状況に応じた柔軟な運用が可能になります。たとえば、最終レビューがクライアントの確認待ちであるため、進捗状況が80%のままでステータスが 一時停止 になっているプロジェクトや、すべてのキャンバスを完了セクションに移動したものの振り返りミーティングが必要であるため、進捗100%でステータスが 進行中 のままになっているプロジェクトがこれに該当します。また、プロジェクトのオーナーが意図的にプロジェクトを締めくくり、アーカイブ用のメモを残した場合は、一部のキャンバスが未完了であってもステータスを 完了 にすることができます。

活用例：ステータスミーティング

あるプロジェクトオーナーが、週次レビューの前にダッシュボードを開きます。進捗状況は71%で、バーンダウンチャートは横ばい、2つのキャンバスが期限切れとなっています。プロジェクト自体は、依然として 進行中 の状態です。

チームの協議により、外部の承認待ちであることが確認されました。オーナーはステータスを 一時停止 に変更し、承認用キャンバスに コメント を残して、プロジェクト全体の期間を更新します。プロジェクトの参加メンバーは、ステータスの変更内容をインボックスやアクティビティで確認できるため、次にプロジェクトを開いたメンバーは、進捗が停止している理由をすぐに把握できます。

承認が得られたら、オーナーはステータスを 進行中 に戻し、承認されたキャンバスを完了セクションに移動します。セクションが移動したことで、ダッシュボード上の進捗状況も自動的に更新されます。

活用例：授業や研修プロジェクト

教師や研修インストラクターは、授業の実施期間全体をプロジェクト期間として設定し、個々の課題、ワークショップ、またはレビューセッションをキャンバスの期日として設定できます。

授業期間が終了した際に、プロジェクトステータスを 完了 に変更することで、プログラム全体のステータスが明確になります。受講生が課題を提出していなかったり、オプションの活動がスキップされたりして一部のキャンバスが未完了のままであっても、プロジェクトステータスが誤っているわけではありません。プロジェクトステータスはプログラム全体の状況を示し、ダッシュボードの進捗状況は個々のキャンバスがどのように進められたかを示すものだからです。

トラブルシューティング

• プロジェクト期間を変更したのに、カレンダーの表示が変わらない
  • 原因：カレンダーの表示は、プロジェクトヘッダーの日付ではなく、個々のキャンバスに設定された期日に基づいています。各キャンバスの期日をご確認ください。
• ダッシュボードの進捗状況は変化したのに、ステータスが変わらない
  • 原因：進捗状況とステータスは独立しています。進捗状況が変化しても、ステータスが自動的に切り替わることはありません。また、セクションの完了設定が正しく行われているかをご確認ください。
• ステータスを変更したのに、他のメンバーに通知が届かない
  • 原因：以下の項目をご確認ください。
    • メンバーが プロジェクトのメンバーシップ に追加されているか。
    • 対象のワークスペースやインボックスにアクセスできる状態か。
    • メンバーの通知設定で通知が許可されているか。
    • ステータス変更を行った本人は通知を受け取れません（自分が加えた変更に対しては通知が送信されません）。
• 過去の古いプロジェクトからリマインダー通知が届き続ける
  • 原因：プロジェクトが現在も有効な状態のまま残っている可能性があります。プロジェクトのステータスを 完了 に更新するか、アーカイブまたは整理をご検討ください。