Datas, status e notificações do projeto

As datas e o status do projeto mostram como está o andamento geral do trabalho. Já as datas dos canvases indicam quando partes específicas precisam de atenção. Manter essas duas camadas separadas torna a leitura e a organização do projeto muito mais fáceis.

Utilize este artigo quando uma data de projeto parecer incorreta, quando uma alteração de status surpreender a equipe ou se você não tiver certeza de por que uma notificação de projeto apareceu na sua Caixa de entrada.

Para entender sobre progresso e gráfico de burndown, consulte Dashboard e progresso do projeto. Para visualizar canvases com data no Calendário, consulte Usar o calendário do projeto. Para organizar ou limpar seus alertas, consulte Gerenciar notificações da Caixa de entrada.

Datas do projeto versus datas do canvas

O cabeçalho do projeto pode exibir um período, que geralmente é usado para definir o início e o fim geral do projeto. Além disso, cada canvas dentro do projeto pode ter sua própria data de entrega ou período.

Utilize a data do projeto para definir o panorama geral, como o período de lançamento, o ciclo de engajamento, o período de entrega de trabalhos escolares ou acadêmicos, a duração de uma campanha ou o cronograma de entrega.

Utilize as datas dos canvases para o trabalho em si, como a revisão criativa que vence na sexta-feira, a sessão de feedback do cliente na próxima terça-feira, a etapa de garantia de qualidade (QA) antes do lançamento ou a reunião de retrospectiva após a entrega.

Se a data do projeto for alterada, todo o cronograma do projeto muda. Se a data de um único canvas mudar, apenas aquela parte específica do trabalho do projeto será afetada.

Definir ou alterar a data do projeto

Abra o projeto e utilize o seletor de data no cabeçalho do projeto. Escolha as datas de início e término correspondentes ao período do projeto e salve as alterações.

Utilize datas reais. Datas fictícias de conclusão reduzem a confiabilidade das listas de projetos, lembretes e revisões. Caso o prazo final seja desconhecido, é recomendável deixar o campo em branco até que a equipe defina um período real.

Qualquer alteração na data do projeto pode aparecer no histórico de atividades para que a equipe mantenha um registro. Essa mudança não conclui os canvases automaticamente, não move seções nem altera o progresso no Dashboard.

Definir datas dos canvases para o trabalho dentro do projeto

Abra a linha do canvas no projeto, os detalhes, o item do Calendário ou o seletor de data compatível e configure a data do canvas onde o trabalho ocorre. Use as datas dos canvases para prazos de revisão, datas de publicação, entregas, reuniões e acompanhamentos.

O Calendário e a Linha do tempo dependem das datas dos canvases. Um projeto pode ter uma data de término perfeitamente válida no cabeçalho, mas o Calendário continuará aparecendo em branco se os canvases individuais não possuírem datas definidas.

Se uma data afeta o trabalho diário de uma pessoa, configure-a no canvas. Se ela afeta o projeto como um todo, configure-a no projeto.

Status do projeto

O status do projeto descreve o estado atual de todo o projeto. Os status principais são Em andamento, Pausado e Concluído.

Utilize Em andamento enquanto a equipe estiver movimentando ativamente os canvases pelo projeto.

Utilize Pausado quando o projeto estiver aguardando intencionalmente por algo, como a decisão de um cliente, aprovação de orçamento, recesso escolar, alteração na equipe ou alguma dependência externa.

Utilize Concluído quando o projeto em si estiver finalizado. Concluir o projeto é diferente de mover canvases individuais para seções concluídas. Um projeto pode apresentar 100% de progresso e continuar aberto para anotações finais, arquivos, retrospectivas ou relatórios.

Alterações de status e notificações da Caixa de entrada

Quando alguém altera o status de um projeto, os outros membros integrados ao projeto podem receber uma notificação na Caixa de entrada. Quem fez a alteração não recebe esse alerta, pois já sabe da ação realizada.

Altere o status com moderação. O status Pausado deve sinalizar para a equipe que não se deve esperar movimentações no momento. Já o status Concluído deve indicar que o projeto está finalizado o suficiente para que as pessoas parem de monitorar atualizações cotidianas.

Se um colega de equipe informar que não recebeu uma notificação de status, verifique se ele está integrado ao projeto, se possui permissão de acesso, se as suas configurações de notificação permitem esses alertas e se está visualizando a área de trabalho correta.

Lembretes de data de entrega do projeto

Os lembretes de data de entrega são diferentes do histórico de alterações de data nas atividades. A edição da data do projeto pode aparecer nas Atividades, mas isso não significa que toda alteração enviará um lembrete.

Os lembretes de data de entrega do projeto destinam-se aos membros integrados ao projeto quando os lembretes estão ativos e o projeto ainda é relevante. Projetos arquivados ou concluídos não devem se comportar como trabalhos ativos que exigem atenção imediata.

Se os lembretes parecerem excessivos, verifique se a data do projeto é real, se o projeto deveria estar marcado como Concluído e se projetos antigos precisam ser arquivados ou limpos.

Status, progresso e Dashboard são relacionados, mas independentes

Alterar o status não modifica o progresso. Marcar uma seção como concluída ou mover um canvas para uma seção concluída pode alterar o progresso. Mudar a data de entrega do projeto pode alterar os lembretes e o histórico de atividades, mas não altera o progresso.

Essa distinção é útil pelas seguintes razões:

• Um projeto pode estar com o status Pausado em 80% de progresso se a revisão final estiver aguardando o retorno de um cliente.
• Um projeto pode estar com o status Em andamento em 100% de progresso se a equipe moveu todos os canvases para uma seção concluída, mas ainda precisa realizar uma retrospectiva.
• Um projeto pode estar com o status Concluído mesmo com alguns canvases incompletos, caso o proprietário tenha encerrado o projeto intencionalmente e incluído anotações de arquivo.

Exemplo: reunião de acompanhamento

O proprietário de um projeto abre o Dashboard antes da revisão semanal. O progresso é de 71%, o burndown está estagnado e dois canvases estão atrasados. O projeto em si continua Em andamento.

A equipe decide que o projeto deve aguardar aprovação externa. O proprietário altera o status para Pausado, deixa um Comentário no canvas de aprovação e atualiza o período do projeto. Os membros integrados conseguem visualizar a alteração de status na Caixa de entrada ou nas Atividades, de forma que o próximo colega a abrir o projeto compreende imediatamente por que o progresso estagnou.

Assim que a aprovação é recebida, o proprietário altera o status novamente para Em andamento, move os canvases aprovados para uma seção concluída e o progresso no Dashboard é atualizado a partir dessa movimentação.

Exemplo: projeto de sala de aula ou treinamento

Um professor ou instrutor pode usar o período do projeto para definir a duração da disciplina ou curso, e as datas dos canvases para cada tarefa, workshop ou sessão de revisão.

Quando as aulas terminam, alterar o status do projeto para Concluído deixa claro o estado geral. O fato de alguns canvases continuarem incompletos devido a tarefas pendentes de alunos ou atividades opcionais ignoradas não significa que o status do projeto esteja incorreto. O status do projeto indica o andamento do programa ou disciplina, enquanto o progresso do Dashboard explica a movimentação dos canvases.

O que pode dar errado

• A data do projeto mudou, mas o Calendário não foi atualizado

  • Verifique as datas dos canvases individuais. O Calendário baseia-se nas datas atribuídas aos canvases do projeto, e não apenas na data definida no cabeçalho do projeto.

• O progresso do Dashboard mudou, mas o status não sofreu alteração

  • Verifique as configurações de conclusão de seção do projeto. O progresso e o status do projeto funcionam de maneira independente.

• O status do projeto foi alterado, mas ninguém recebeu notificações

  • Verifique a lista de membros do projeto em Gerenciar membros do projeto e o acesso à Caixa de entrada.
  • Confirme se as configurações de notificação de cada membro permitem esses alertas.
  • Certifique-se de que os usuários estão visualizando a área de trabalho correta no ALLO.
  • Lembre-se de que o sistema não envia notificações automáticas de alteração de status para a própria pessoa que realizou a mudança.

• Um projeto antigo continua enviando lembretes

  • Verifique se o projeto precisa ser marcado como Concluído ou arquivado.
  • Defina uma data de entrega real e atualizada para o projeto para evitar lembretes desnecessários de prazos antigos.