Gerenciar membros do projeto

Os membros do projeto decidem quem pode usar um projeto

Use a opção Gerenciar membros quando alguém precisar de acesso a todo o projeto: a visão geral do projeto, visualizações do projeto, canvases do projeto, membros do projeto e os canvases que estão disponíveis por meio desse projeto. A participação no projeto é um acesso no nível do projeto. Ela está relacionada à participação no espaço de trabalho, mas não é a mesma coisa.

Essas diferenças são esperadas:

• Um membro do espaço de trabalho pode pertencer ao espaço de trabalho e ainda assim estar fora de um projeto privado.
• Um colaborador externo pode ser convidado para um projeto sem se tornar um membro do espaço de trabalho.
• Uma pessoa pode abrir um canvas a partir de um compartilhamento direto de canvas sem visualizar o projeto que o contém.

O ALLO mantém o acesso ao projeto e o acesso ao canvas separados para que os proprietários possam compartilhar a quantidade certa de trabalho.

Para entender o modelo de funções mais amplo, leia Membros, convidados e colaboradores externos. Para compartilhamento exclusivo de canvas, leia Compartilhar um canvas.

Disponibilidade

Membro, participante, convidado e colaborador externo

O ALLO pode exibir termos diferentes dependendo de como uma pessoa acessou o projeto.

Não utilize a lista de Pessoas do espaço de trabalho como a lista de membros do projeto. A seção Pessoas mostra quem pertence ao espaço de trabalho. A opção Gerenciar membros mostra quem tem acesso a este projeto.

Abrir a opção Gerenciar membros

Abra o projeto e selecione o grupo de avatares de membros no cabeçalho. Se ainda não houver membros para exibir, selecione Adicionar membro. Na Lista ou Grade do projeto, selecione a pilha de avatares de membros na linha ou no cartão do projeto.

O grupo de avatares e Adicionar membro abrem o gerenciamento de membros do projeto. Ações do menu do projeto, como detalhes, tags, duplicar, adicionar aos favoritos, arquivar, sair ou copiar link, fazem outras coisas. Gerenciar tags do canvas altera as tags usadas pelos canvases no projeto; ela não convida pessoas.

Se a opção Gerenciar membros estiver ausente, você pode estar em uma visualização compartilhada ou restrita, em um espaço de trabalho de demonstração, em um projeto arquivado ou em uma função que permite visualizar o projeto, mas não gerenciar o acesso. Peça ao proprietário do projeto ou ao administrador do espaço de trabalho para confirmar sua permissão antes de alterar as funções do espaço de trabalho.

Adicionar membros, equipes ou endereços de e-mail do espaço de trabalho

Use o campo de convite para buscar membros do espaço de trabalho por nome ou e-mail. Se as equipes estiverem disponíveis no seu espaço de trabalho, você também poderá adicionar uma equipe, o que inclui os membros ativos dessa equipe no projeto.

Ao enviar um convite por e-mail, o ALLO verifica se o e-mail pertence a um membro ativo do espaço de trabalho. Os membros ativos do espaço de trabalho permanecem no caminho de membros internos do projeto. Os e-mails que não pertencem a membros ativos do espaço de trabalho entram no caminho de colaborador externo, quando o acesso externo ao projeto estiver disponível.

Se um colega de equipe não aparecer no seletor, verifique se ele é um membro ativo do espaço de trabalho, se está desativado e se você está buscando com o e-mail que ele utiliza no ALLO. Se ele precisar de acesso normal ao espaço de trabalho, convide-o para o espaço de trabalho ou resolva primeiro o acesso ao espaço de trabalho nessa camada.

O gerenciamento de membros do projeto aceita endereços de e-mail para adicionar pessoas ao projeto.

Gerenciar colaboradores externos

Os colaboradores externos são pessoas de fora do espaço de trabalho que têm acesso a este projeto. Eles não se tornam membros do espaço de trabalho, geralmente não aparecem em Pessoas e não devem receber acesso a trabalhos não relacionados do espaço de trabalho.

No modal de membros do projeto, use a ação de rodapé para alternar entre membros do projeto e colaboradores externos quando o acesso externo estiver disponível. A visualização de colaboradores externos mostra as pessoas de fora que têm acesso a este projeto e permite que os gerentes autorizados as convidem ou removam.

Use colaboradores externos para clientes, fornecedores, revisores, prestadores de serviços, alunos em uma atividade específica ou qualquer pessoa que precise deste projeto, mas que não deva ingressar no espaço de trabalho. Se a pessoa precisar de um contexto de equipe contínuo em vários projetos, convide-a como membro do espaço de trabalho.

Projetos públicos e privados

A visibilidade do projeto define quem pode descobrir ou ingressar no projeto. Leia Projetos públicos e privados antes de alterá-la, especialmente quando participantes atuais ou canvases compartilhados de forma independente precisarem manter o acesso.

Filtros Entrou e Não entrou

Os projetos podem exibir os filtros rápidos Entrou e Não entrou ao lado dos filtros de público/privado e de data de entrega. Entrou significa que o projeto faz parte da sua lista de participação ativa em projetos. A opção Não entrou é útil quando o seu espaço de trabalho exibe projetos públicos ou descobríveis que você pode acessar, mas nos quais ainda não ingressou.

Esses filtros não substituem as permissões. Um novo acesso a um projeto privado ainda requer um convite; os participantes atuais podem continuar vendo o projeto depois de uma mudança de visibilidade. Um projeto público pode estar visível porque você é um membro do espaço de trabalho. Um compartilhamento direto de canvas pode aparecer fora da lista de projetos porque se trata de um acesso ao canvas, e não de participação no projeto.

Para filtragem e visualizações da lista de projetos, leia Usar tags e filtros e Usar visualizações do projeto.

Quem pode ver o projeto

Uma pessoa pode visualizar um projeto quando pelo menos um caminho de acesso válido ao projeto for aplicável.

Se alguém não conseguir encontrar o projeto, confirme o espaço de trabalho, o e-mail de login, se o projeto é público ou privado e se a pessoa ingressou no projeto, em vez de apenas receber acesso a um canvas.

Quem pode ver os canvases dentro do projeto

O acesso ao projeto e o acesso ao canvas estão relacionados, mas ainda são verificações separadas. Um projeto pode conter ou fazer referência a canvases que possuem seu próprio estado de compartilhamento. Uma pessoa pode conseguir abrir o projeto, mas não um canvas restrito dentro dele. O inverso também pode acontecer: uma pessoa pode abrir um canvas compartilhado diretamente sem visualizar o projeto inteiro.

Se alguém puder abrir um canvas, mas não o projeto, adicione essa pessoa a partir de Gerenciar membros somente se ela também precisar ter acesso ao projeto. Se ela deve ver apenas aquele canvas, mantenha o acesso na camada do canvas. Consulte Compartilhar um canvas e Corrigir o acesso compartilhado.

Transferir propriedade, remover pessoas ou sair

Se a transferência de propriedade estiver disponível, use-a apenas quando o novo proprietário for assumir a responsabilidade pelo acesso ao projeto e pelas configurações de alto impacto. O ALLO pode exibir uma confirmação, pois o proprietário atual pode perder as opções exclusivas do proprietário após confirmar a transferência.

Normalmente, os proprietários do projeto podem remover outros membros do projeto. Quem não for proprietário talvez só consiga sair do próprio projeto, se a opção de saída estiver ativada. Administradores do espaço de trabalho podem ter opções de recuperação ou de transferência de propriedade em algumas situações de projetos públicos, mas isso não concede automaticamente a eles todas as ações do proprietário do projeto.

As linhas de colaboradores externos podem apresentar menos opções de função do que as de membros internos. Se um colaborador externo tiver o acesso incorreto, remova-o ou convide-o novamente a partir da visualização de colaboradores externos, em vez de procurar pelo mesmo menu de transferência de propriedade usado para membros do espaço de trabalho.

Exemplos de acesso ao projeto

Se uma equipe de produto mantiver um cronograma em um projeto público, os membros do espaço de trabalho poderão descobri-lo e ingressar nele. O proprietário do projeto talvez não precise convidar cada membro do espaço de trabalho um a um.

Se a equipe financeira mantiver um orçamento de lançamento confidencial em um projeto privado, a participação no espaço de trabalho não será suficiente. Adicione apenas as pessoas que devem ver esse projeto e compartilhe canvases individuais somente quando um revisor precisar de uma parte menor.

Se um cliente precisar adicionar um Comentário em um canvas de revisão de design, compartilhe o canvas diretamente. Convidar o cliente para todo o projeto também exporia o contexto do projeto de que ele talvez não precise.

Se um prestador de serviços precisar atualizar várias entregas do projeto, a participação no projeto costuma ser uma solução mais limpa do que enviar compartilhamentos de canvas separados para cada superfície de trabalho.

Em um espaço de trabalho educacional, o ALLO pode chamar um projeto de Sala de aula. Por exemplo, tornar a sala de aula “Biologia 101” privada mantém os alunos e instrutores que já participam dela e remove os membros do espaço de trabalho que tinham apenas acesso público. As regras explicadas acima continuam valendo: o acesso à sala de aula e o acesso a cada canvas são controlados separadamente.

Casos de botão ausente e estado oculto

• A opção Gerenciar membros está ausente: sua função, o estado do projeto ou a configuração do espaço de trabalho podem não permitir o gerenciamento de acesso.
• Você abriu um link de canvas compartilhado: o acesso ao canvas não inclui automaticamente as opções de gerenciamento de membros do projeto.
• O projeto está arquivado: projetos arquivados exibem menos ações até que sejam restaurados.
• O espaço de trabalho desativou o gerenciamento de membros do projeto: a ação pode estar indisponível nesse espaço de trabalho.
• Você está em uma tela de demonstração ou não compatível: utilize a visualização normal de projetos na web ou no desktop.
• O modelo do projeto ainda não foi carregado: atualize a página antes de presumir que a ação desapareceu.

Se um colega de equipe tiver o botão e você não, compare as funções do projeto primeiro. Se ninguém o tiver, peça a um administrador do espaço de trabalho para verificar as configurações do espaço de trabalho e o estado do projeto.

Erros comuns

Não adicione todos os revisores externos como membros do espaço de trabalho. Use o acesso de colaborador externo quando eles precisarem apenas de um projeto.

Não presuma que público significa que qualquer pessoa na internet pode ver o projeto. A visibilidade do projeto público é restrita ao espaço de trabalho (público do espaço de trabalho), não à internet pública.

Não remova um colaborador do canvas e presuma que o acesso ao projeto foi encerrado. Se a pessoa também pertencer ao projeto, ela ainda poderá ter um caminho de acesso.

Não transfira a propriedade de forma casual. A propriedade é um limite de acesso real, não um selo decorativo.

Não mantenha um ex-funcionário como colaborador externo até que o status de membro anterior do espaço de trabalho seja resolvido. Se ele foi desativado, o administrador do espaço de trabalho poderá precisar limpar o estado de membro antes que o compartilhamento no nível do item funcione conforme o esperado.

Solucionar problemas de membros do projeto

Se alguém não conseguir abrir o projeto, confirme o espaço de trabalho, o e-mail de login, a visibilidade do projeto, a participação no projeto e se o usuário é interno ou externo. Em seguida, atualize o projeto e tente novamente.

Se alguém conseguir abrir o projeto, mas não puder editá-lo, verifique a função dessa pessoa no projeto e se o projeto está definido como somente leitura, arquivado ou restrito pelas configurações do espaço de trabalho.

Se alguém conseguir abrir o projeto, mas não puder abrir um canvas dentro dele, peça ao proprietário do canvas para verificar o compartilhamento do canvas. A participação no projeto pode não ser suficiente para aquele canvas.

Se uma pessoa removida ainda aparecer em atividades ou em Comentários, isso pode ser o histórico de autoria. Isso nem sempre significa que ela ainda tenha acesso. Faça testes com a lista de membros do projeto e com a lista de compartilhamento do canvas antes de encaminhar o problema.

Entre em contato com o suporte quando um proprietário autorizado não conseguir adicionar, remover, transferir ou visualizar os membros do projeto após a atualização. Inclua o nome do espaço de trabalho, o nome do projeto, o e-mail afetado, se a pessoa é um membro do espaço de trabalho ou colaborador externo, a ação que foi tentada e capturas de tela de Gerenciar membros.