Entenda os projetos

Os projetos organizam os canvases em uma visualização operacional compartilhada. Use um projeto quando a equipe precisar saber quais canvases devem ficar juntos, quem é o responsável por cada um, quando o trabalho deve ser entregue, em qual seção ele se encontra e quanto do trabalho já avançou para a etapa de conclusão.

Um canvas é onde o trabalho acontece. Um projeto é a camada que mantém esses canvases fáceis de visualizar. Em um projeto de lançamento, por exemplo, os canvases podem ser Briefing de lançamento, Revisão da página inicial, Ativos de imprensa e Retrospectiva. As seções do projeto mostram onde cada canvas está posicionado no fluxo de trabalho.

Para entender a estrutura do projeto, continue lendo Datas, status e notificações do projeto, Usar tags e filtros, Gerenciar membros do projeto e Dashboard e progresso do projeto.

Quando usar um projeto

Use um projeto quando o trabalho abranger vários canvases ou etapas. Excelentes candidatos a projetos incluem lançamentos de produtos, entregas para clientes, planejamento de campanhas, programas de pesquisa, séries de workshops, calendários de conteúdo, projetos de aula, planos de contratação, planejamento de eventos e operações recorrentes da equipe.

Use um único canvas sem um projeto quando o trabalho consistir em apenas uma reunião, um brainstorming, um espaço semelhante a um documento ou um workshop que não precise de acompanhamento por seções. Você poderá adicionar o canvas a um projeto mais tarde se ele passar a fazer parte de um fluxo de trabalho maior.

Se as pessoas continuarem perguntando "qual canvas é o atual?", "quem é o responsável por isso?", "o que está pronto?", "o que está atrasado?" ou "por que o Dashboard não mostra nenhum progresso?", o trabalho provavelmente precisa de um projeto.

Principais partes de um projeto

O mesmo canvas pode aparecer em diferentes visualizações. Movê-lo na Lista ou no Kanban altera o canvas dentro do projeto, não uma cópia dele.

Comportamento da visualização em Lista do projeto

A Lista do projeto é a visualização mais densa para organizar os canvases. Ela mostra os canvases agrupados por seções, com colunas para nome, responsável, colaboradores, data de entrega, tags e, às vezes, datas de criação ou modificação em telas mais amplas.

Use a Lista quando você precisar adicionar vários canvases, renomear seções, mover canvases entre seções, ajustar responsáveis ou datas, aplicar tags, criar uma estrutura de subcanvases ou verificar quais seções contam para o progresso.

As linhas podem representar canvases de nível superior ou subcanvases. Um canvas de nível superior fica diretamente na seção. Um subcanvas é aninhado abaixo de outro canvas e pode ser expandido ou recolhido sob o canvas pai. Para obter mais informações sobre o modelo de subcanvases, consulte Usar subcanvases.

Seções e progresso

As seções são mais do que apenas grupos visuais. Uma seção pode ser marcada como concluída no menu da seção. Cada canvas de nível superior do projeto em uma seção concluída conta como concluído para o progresso do projeto e para o gráfico burndown do Dashboard. Mais de uma seção pode ser marcada como concluída.

Por exemplo, um projeto pode marcar as seções Aprovado e Publicado como concluídas. Um canvas de nível superior movido para qualquer uma dessas seções contará como concluído. Já um canvas de nível superior em Rascunho, Revisão ou Bloqueado continuará fazendo parte do total, mas não contará como concluído.

Você pode marcar uma seção como concluída mesmo após o projeto já possuir um histórico de atividades. Isso torna o histórico da seção imediatamente útil: quando o progresso do projeto for atualizado, os canvases de nível superior existentes nessa seção passarão a contar como concluídos. Isso é muito útil quando uma equipe começa com seções comuns e, posteriormente, decide quais seções devem representar o trabalho finalizado.

As subtarefas do canvas são tratadas separadamente. Concluir subtarefas dentro de um canvas pode ajudar esse canvas a progredir, mas o progresso do projeto é baseado na seção do canvas, e não na conclusão das subtarefas individuais.

Mover e aninhar canvases

Você pode arrastar os canvases dentro da Lista do projeto quando sua função e a visualização atual permitirem. Soltar o canvas em diferentes locais tem significados distintos:

Quando uma ordenação manual está ativa, a Lista do projeto pode bloquear a ordenação de linhas na mesma seção porque a ordem visível pertence ao campo de ordenação. Movimentações entre seções diferentes ainda funcionam porque alteram a seção do canvas, em vez de exigir uma ordem manual de linhas.

O ato de arrastar um canvas pai para baixo de um de seus próprios descendentes é bloqueado. Isso impede a ocorrência de ciclos na árvore de subcanvases.

Mover e copiar entre projetos

Os menus do canvas permitem mover ou copiar um canvas para outro projeto. Mover altera o local de residência do canvas. Copiar cria outro canvas para o projeto de destino. A cópia é útil para modelos, reuniões recorrentes ou versões específicas de clientes, mas envolve o risco de que as duas cópias sejam tratadas incorretamente como a mesma fonte da verdade.

Alguns fluxos de movimentação e cópia podem ter como destino tanto um projeto quanto um canvas. Escolher um projeto torna o canvas movido um item de nível superior naquele projeto. Escolher um canvas transforma-o em um subcanvas sob aquele canvas. Consulte Gerenciar canvases em projetos.

Os menus de seção podem mover ou copiar uma seção inteira para outro projeto. Isso move ou copia a estrutura da seção e todos os canvases dentro dela, sujeito a verificações de permissão e acesso. Use a cópia de seção quando outro projeto precisar do mesmo segmento de fluxo de trabalho. Use a movimentação de seção quando a seção pertencer a um projeto diferente.

Acesso e visibilidade

O acesso ao projeto e o acesso ao canvas podem diferir. Uma pessoa pode conseguir abrir o projeto, mas não um canvas restrito dentro dele. Outra pessoa pode ter um compartilhamento direto do canvas sem possuir acesso ao projeto completo.

As ações podem estar ocultas ou desativadas com base na função do espaço de trabalho, função do projeto, permissão do canvas, estado de arquivamento, estado de exclusão, status de Convidado, estado do projeto compartilhado e configurações de recursos do espaço de trabalho. A ausência de ações de mover, copiar, seção ou progresso geralmente significa que a função ou o contexto atual não permite essa ação específica.

Se um colaborador perder o acesso depois que um canvas for movido de projeto, verifique se o acesso dele era proveniente do projeto antigo. Adicione-o por meio de Gerenciar membros do projeto no projeto de destino ou compartilhe o canvas diretamente.

Padrões comuns de projeto

Para um lançamento, crie seções como Planejamento, Criação, Revisão, Aprovado e Publicado. Marque Aprovado e Publicado como concluídos se essas seções representarem o trabalho finalizado para fins de progresso e gráfico burndown. Use canvases para o briefing, revisão de ativos, notas de garantia de qualidade (QA), sala de lançamento e retrospectiva.

Para um projeto de cliente, crie seções para Preparação, Pontapé inicial, Revisão, Aprovado e Entrega. Mantenha os canvases voltados para o cliente claramente nomeados e compartilhe apenas os canvases ou áreas do projeto que o cliente deve ver.

Para operações recorrentes, mantenha as seções simples. Use tags para categorias que cruzam diferentes seções, como equipe, risco, canal, prioridade ou região.

O que configurar primeiro

Comece com o nome do projeto, um número reduzido de seções e os primeiros canvases reais. Adicione responsáveis onde a prestação de contas for essencial. Adicione datas quando o cronograma influenciar o comportamento. Adicione tags de canvas apenas se as pessoas precisarem filtrar por elas. Marque as seções como concluídas somente se a equipe concordar que essas seções representam de fato o trabalho finalizado.

Evite criar um sistema complexo ou perfeito antes que o trabalho real exista. Os projetos tornam-se realmente úteis quando refletem o trabalho real nos canvases. Adicione estrutura conforme a equipe começar a solicitar.

Se o projeto começar a ficar poluído, verifique os filtros, os nomes das seções e dos canvases antes de reestruturá-lo. Na maioria das vezes, a poluição visual é apenas um problema de visualização, nomenclatura ou uso inadequado de tags.

O que pode dar errado

• O canvas está ausente ou desaparecido

  • Limpe todos os filtros ativos e mude de visualização.
  • Busque o canvas dentro do próprio projeto.
  • Verifique as páginas Todos os canvases, Buscar no ALLO e Lixeira.

• O progresso do projeto parece incorreto

  • Verifique quais seções estão marcadas como concluídas.
  • Certifique-se de que os canvases de nível superior estão posicionados nessas seções concluídas.
  • Aguarde a atualização do Dashboard ou da lista do projeto após as alterações recentes de seção.

• Você consegue visualizar o projeto, mas não consegue editá-lo

  • Isso geralmente é um problema de permissão, não de perda de dados.
  • Consulte as páginas Acesso somente leitura, Corrigir acesso do Compartilhado comigo e Membros, convidados e colaboradores externos.