Membros, convidados e colaboradores externos
Entenda os perfis do espaço de trabalho, as permissões de itens, o acesso externo, convidados, membros desativados e por que a mesma pessoa pode ver opções diferentes em locais diferentes.
O acesso possui camadas distintas
O ALLO separa o relacionamento de uma pessoa com o espaço de trabalho da permissão que ela possui sobre um trabalho específico. Essa distinção é a chave para compreender praticamente qualquer dúvida como: "Por que eles não conseguem visualizar isto?", "Por que isto é apenas para visualização?", "Por que eles não aparecem na seção Pessoas?" ou "Por que o botão de convite sumiu?".
As questões de acesso geralmente envolvem quatro camadas:
- Relacionamento com o espaço de trabalho: se a pessoa é um membro do espaço de trabalho, administrador do espaço de trabalho, convidado, colaborador externo ou membro desativado.
- Acesso ao item compartilhado: se a pessoa pode abrir um projeto específico, canvas, painel, arquivo, tarefa ou item de Metas/OKRs.
- Permissão do conteúdo: se a pessoa pode visualizar, fazer comentários ou editar aquele item.
- Responsabilidade de gerenciamento: se a pessoa pode alterar a propriedade, o acesso de membros, as configurações administrativas ou outras opções críticas.
Essa distinção é importante porque os colaboradores externos não são um tipo de diretório do espaço de trabalho. Eles são pessoas com acesso no nível do item. Um cliente pode ser um colaborador externo em um projeto compartilhado específico, um revisor em um canvas compartilhado e, ao mesmo tempo, não aparecer na seção Pessoas.
Para uma visão geral mais ampla do espaço de trabalho, comece com Entender os espaços de trabalho. Para convidar membros completos, utilize Convidar membros para o espaço de trabalho. Para um acesso externo mais limitado, consulte Convidar convidados e colaboradores externos.
Disponibilidade e permissões
| Item | Detalhes |
|---|---|
| Disponível em | Todos os espaços de trabalho do ALLO. Algumas opções para convidados, colaboradores externos ou administração podem depender do plano e das configurações do espaço de trabalho. |
| Disponível para | Aplicativo web, aplicativo desktop e fluxos de revisão móveis compatíveis. |
| Quem pode visualizar os perfis e acessos | Os membros geralmente podem visualizar o seu próprio acesso e as configurações expostas nos trabalhos que podem abrir. Os administradores podem revisar o status mais amplo de membros do espaço de trabalho. |
| Quem pode gerenciar as funções do espaço de trabalho | Administradores do espaço de trabalho ou membros com permissão de gerenciamento de membros, onde houver suporte. |
| Quem pode gerenciar o acesso ao conteúdo | Proprietários, gerentes, editores ou administradores, dependendo do item e da interface de compartilhamento. |
| Quem pode recuperar o acesso desativado | Um administrador do espaço de trabalho deve reativar o membro ou alterar o modelo de compartilhamento. Um membro desativado não pode recuperar o acesso ao espaço de trabalho a partir de um link de canvas antigo. |
Relacionamentos no espaço de trabalho e acesso a itens compartilhados
Estes termos descrevem o relacionamento de uma pessoa com o espaço de trabalho ou o seu acesso a um item compartilhado específico. Eles não descrevem automaticamente o que a pessoa pode realizar em todas as áreas do ALLO.
| Relacionamento | O que significa | Onde costuma aparecer | Opções típicas |
|---|---|---|---|
| Membro do espaço de trabalho | Uma pessoa que pertence ao espaço de trabalho. Os membros podem aparecer na seção Pessoas, na busca de membros, equipes, organogramas, seletores de atribuição de tarefas e no gerenciamento de membros. | Home → Pessoas, Configurações do espaço de trabalho → Membros, busca de membros, listas de equipes. | Pode utilizar as áreas do espaço de trabalho permitidas pela sua função e permissões do item. |
| Administrador do espaço de trabalho | Um membro do espaço de trabalho com responsabilidade administrativa. Os administradores geralmente gerenciam membros, funções, configurações relacionadas a faturamento e opções confidenciais do espaço de trabalho. | Configurações do espaço de trabalho, Faturamento, Membros, menus de perfis, ações exclusivas para administradores. | Pode convidar membros, alterar perfis, revisar membros desativados, gerenciar faturamento e definir configurações do espaço de trabalho, se o plano permitir. |
| Colaborador externo | Uma pessoa que não é membro do espaço de trabalho, mas possui acesso no nível do item a um trabalho compartilhado específico, como um projeto ou canvas. | Gerenciar membros do projeto, Compartilhar do canvas, listas de permissões e telas de acesso a itens compartilhados. | Pode visualizar, fazer comentários ou editar apenas o item compartilhado, de acordo com a permissão concedida. Normalmente não aparece na seção Pessoas. |
| Convidado | Uma pessoa que acessa por meio de um fluxo de convidado ou link compartilhado, geralmente para revisões rápidas ou participação pontual. | Entrada de canvas compartilhado, prompt para nome do convidado, lista de colaboradores do canvas enquanto estiver presente. | Pode usar a permissão liberada pelo item compartilhado ou link. O acesso de Convidado é mais limitado do que a associação ao espaço de trabalho. |
| Membro desativado | Um membro antigo ou desativado cuja relação com o espaço de trabalho foi bloqueada. | Fluxos de erro de acesso e caminhos de recuperação de membros por administradores. | Não pode usar o espaço de trabalho antigo, projetos, canvases ou acesso via socket como alternativa. A recuperação por um administrador é obrigatória. |
A seção Pessoas é destinada a membros do espaço de trabalho, equipes e organograma. Ela não é uma lista completa de todas as pessoas que já abriram um link compartilhado. Se alguém estiver ausente de Pessoas, verifique se essa pessoa é um colaborador externo ou um convidado antes de enviar um novo convite.
Permissões no nível do conteúdo
As permissões no nível do conteúdo descrevem o que uma pessoa pode realizar em um item de trabalho específico. Os rótulos podem variar conforme a interface, mas o modelo prático é consistente.
| Permissão | O que costuma permitir | O que não significa |
|---|---|---|
| Visualizar | Abrir e ler o trabalho. | A permissão de visualização não permite edição e pode não permitir fazer comentários. |
| Comentário | Deixar comentários, responder, mencionar pessoas e participar de revisões onde houver suporte para discussões. | A permissão de Comentário não permite alterar elementos do canvas, a estrutura do projeto ou as configurações do espaço de trabalho. |
| Editar | Alterar o conteúdo do trabalho, como elementos do canvas, canvases de projeto ou campos editáveis. | A permissão de edição não permite, necessariamente, alterar as funções de administração do espaço de trabalho ou o faturamento. |
| Proprietário ou gerente | Responsabilidade máxima sobre o item, incluindo exclusão, transferência ou configurações de acesso. | Ser proprietário de um item não torna a pessoa um administrador do espaço de trabalho. |
A função no espaço de trabalho e a permissão do item atuam juntas. Um membro do espaço de trabalho pode ter permissão apenas para visualização em um canvas privado. Um administrador do espaço de trabalho ainda pode precisar do contexto de item correto para gerenciar um trabalho compartilhado. Um colaborador externo pode editar um canvas específico sem visualizar as configurações do espaço de trabalho. Um convidado pode fazer comentários em um canvas apenas se o link ou convite conceder essa permissão.
Onde verificar o acesso
| Pergunta | Verifique aqui |
|---|---|
| Esta pessoa faz parte do espaço de trabalho? | Home → Pessoas ou Configurações do espaço de trabalho → Membros. |
| Esta pessoa é um administrador? | Configurações do espaço de trabalho → Membros → coluna de função ou menu de perfis. |
| Esta pessoa possui acesso a um canvas específico? | Canvas → Compartilhar. |
| Esta pessoa possui acesso a um projeto ou canvas de projeto específico? | Gerenciamento de membros do projeto, ou a interface de compartilhamento do canvas se apenas um canvas deve ser compartilhado. |
| Esta pessoa é um convidado ou colaborador externo? | A lista de permissões do item compartilhado ou os indicadores de convidado/colaborador no item. |
| Este membro foi desativado? | Configurações do espaço de trabalho → Membros ou fluxo de recuperação do administrador. |
| O link é válido, mas a conta está incorreta? | Confirme o e-mail conectado e utilize o recurso Alternar espaços de trabalho antes de alterar as permissões. |
Utilize o caminho de acesso correto
| Caminho de acesso | Quando utilizar | Comece por aqui |
|---|---|---|
| Convite de espaço de trabalho | A pessoa deve pertencer à equipe, aparecer na seção Pessoas, ingressar em equipes, receber atribuições de trabalho no espaço de trabalho e visualizar o contexto contínuo. | Convidar membros para o espaço de trabalho |
| Compartilhamento de item | A pessoa precisa apenas de um projeto, canvas, painel, arquivo, tarefa ou item de Metas/OKRs. Ideal para clientes, fornecedores, revisores, instrutores ou alunos em atividades focadas. | Gerenciar membros do projeto, Compartilhar do canvas ou a área de compartilhamento correspondente. |
| Acesso de Convidado | A pessoa deve acessar um canvas compartilhado sem se tornar um membro completo. Útil para revisões rápidas, workshops ao vivo, apresentações para clientes e colaboração temporária. | Convidar convidados e colaboradores externos |
| Desativação | Um membro do espaço de trabalho não deve mais fazer parte dele. A desativação bloqueia links diretos antigos. | Acessar um espaço de trabalho desativado |
Se uma pessoa desativada precisar posteriormente de acesso apenas como colaborador externo, um administrador deve resolver o estado de membro antigo e compartilhar o trabalho específico novamente, em vez de depender da associação anterior.
Cenários comuns
| Cenário | O que está acontecendo | Melhor próxima etapa |
|---|---|---|
| Um colega entrou no espaço de trabalho, mas não consegue editar um canvas. | A associação ao espaço de trabalho está ativa, mas a permissão do canvas é apenas para visualização ou para fazer comentários. | Abra o Canvas → Compartilhar e ajuste as permissões do item. Não conceda perfil de administrador a menos que a pessoa precise de configurações de administração. |
| Um cliente consegue abrir um canvas, mas não aparece na seção Pessoas. | Ele provavelmente é um convidado ou colaborador externo naquele canvas, não um membro do espaço de trabalho. | Gerencie o acesso a partir da janela de Compartilhar do canvas. |
| Um fornecedor consegue abrir um projeto, mas não aparece na seção Pessoas. | Ele provavelmente é um colaborador externo naquele projeto. | Gerencie o acesso na área de Gerenciar membros do projeto, e não em Pessoas. |
| Alguém visualiza o erro "sem permissão" ao acessar um link antigo. | O item pode ter o compartilhamento removido, ter sido excluído, movido, restrito ou bloqueado pela desativação no espaço de trabalho. | Verifique o espaço de trabalho ativo, o e-mail de conexão, a permissão do item e o status do membro. Consulte Quando você não consegue acessar um trabalho. |
| Um revisor não consegue fazer comentários. | O link ou convite pode conceder apenas acesso de visualização, ou os comentários podem não estar disponíveis para aquele estado do item. | Altere a permissão do item para permitir comentários ou edições, se houver suporte, e consulte Solução de problemas de acesso apenas para leitura se as opções ainda não aparecerem. |
| Um botão administrativo está ausente. | O usuário pode não ser um administrador do espaço de trabalho, o plano pode não incluir essa ação ou a ação pertence ao item e não ao espaço de trabalho. | Verifique os artigos Gerenciar membros do espaço de trabalho and Alterar a função de um membro. |
| Um ex-membro ainda aparece em comentários antigos ou históricos. | A autoria histórica pode permanecer mesmo após a remoção do acesso. | Isso é esperado. Se a pessoa ainda consegue abrir trabalhos privados, peça a um administrador para revisar o status de membro. |
Observações sobre permissão e visibilidade
Mantenha estas distinções bem definidas:
- A visibilidade no diretório não é o mesmo que o acesso real. A seção Pessoas é o diretório de membros do espaço de trabalho, equipes e organograma. A lista de permissões de um canvas ou projeto é a lista de quem realmente pode acessar o item.
- A visibilidade histórica não garante o acesso atual. Atividades, comentários, notificações e autoria histórica podem exibir nomes associados a trabalhos passados sem tornar essa pessoa um membro ativo do espaço de trabalho.
- Administradores gerenciam acessos no nível do espaço de trabalho. Proprietários e gerentes de itens gerenciam acessos no nível do item. Evite transformar cada problema de acesso a itens em uma alteração de função de administração do espaço de trabalho.
- Colaboradores externos e convidados devem receber o menor nível de acesso funcional possível. Use visualização ou comentário para revisões, edição para contribuições e associação ao espaço de trabalho apenas para participação contínua de membros da equipe.
- O acesso de membros desativados é estritamente bloqueado. Um membro desativado não deve obter novamente o acesso ao espaço de trabalho por meio de uma URL de canvas antiga, link de projeto, conexão socket ou qualquer caminho de item compartilhado.
Erros comuns
- Copiar uma URL e presumir que o acesso foi concedido: Uma URL pode apontar para um trabalho privado. Se o destinatário visualizar um erro de acesso, atualize as configurações de compartilhamento ou envie o convite com a permissão correta.
- Adicionar um revisor externo como membro do espaço de trabalho: Isso pode expor o usuário no diretório, utilizar uma licença e dificultar as limpezas futuras de acesso. Utilize Convidar convidados e colaboradores externos quando o acesso precisar ser limitado.
- Alterar o perfil do espaço de trabalho para corrigir um problema em um canvas ou projeto privado: Essa mudança costuma ser muito ampla. Primeiro, corrija a permissão do item utilizando Compartilhar trabalho com colegas de equipe, Compartilhar um canvas ou gerenciar membros do projeto.
- Presumir que as Equipes concedem acesso universal: As equipes servem apenas para organizar os membros do espaço de trabalho. O item individual ainda precisa conceder acesso à equipe ou membro de forma explícita. Consulte Gerenciar equipes.
Como recuperar quando o acesso parecer incorreto
- O usuário vê erro de acesso mesmo com permissão:
- Verifique a conta conectada. Muitos problemas de acesso ocorrem quando o usuário aceita um convite com um e-mail e tenta abrir o link conectado com outro e-mail.
- O link parece carregar a página incorreta:
- Confirme o espaço de trabalho ativo. Um link válido pode parecer incorreto se o usuário estiver visualizando um espaço de trabalho diferente.
- Não está claro se o problema é de associação ou permissão de item:
- Decida se o problema é a associação ao espaço de trabalho ou a permissão do item. Se a pessoa deveria constar em Pessoas, mas não aparece, envie ou reenvie um convite de espaço de trabalho. Se ela consegue acessar o espaço de trabalho, mas não um canvas específico, atualize as permissões de acesso daquele canvas.
- O usuário era um ex-membro e precisa de acesso pontual:
- Se a pessoa foi desativada, peça a um administrador do espaço de trabalho para selecionar a recuperação correta. O administrador pode reativá-la como membro ou resolver o bloqueio anterior de membro e compartilhar um item específico como colaborador externo. Não oriente o usuário a continuar tentando abrir links antigos.
- O problema começou após clicar em um e-mail antigo ou Caixa de Entrada:
- Se o problema teve origem na Caixa de Entrada, em uma notificação ou e-mail antigo, verifique se o trabalho original foi excluído, movido, arquivado ou se teve o compartilhamento removido. Em seguida, utilize o artigo Quando o trabalho parece ausente ou Solução de problemas do Compartilhado comigo.
Artigos relacionados
- Compartilhar um canvas
- Convidar convidados e colaboradores externos
- Entender os espaços de trabalho
- Alternar espaços de trabalho
- Convidar membros para o espaço de trabalho
- Gerenciar membros do espaço de trabalho
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