Entender os espaços de trabalho

Um espaço de trabalho é o limite ao redor de uma equipe e de seu trabalho

Um espaço de trabalho é o contêiner principal para o trabalho de uma equipe no ALLO. Ele contém:

• pessoas e equipes
• projetos e canvases
• Metas/OKRs
• arquivos
• faturamento
• configurações do espaço de trabalho

A maioria das equipes usa um único espaço de trabalho para uma empresa, departamento, turma, grupo de clientes ou programa de longo prazo. Se você pertence a mais de um espaço de trabalho, o espaço de trabalho ativo decide quais pessoas, arquivos, projetos, canvases, Metas/OKRs e configurações de faturamento você está visualizando.

Muitas dúvidas de suporte que parecem dados perdidos são, na verdade, questões relacionadas ao espaço de trabalho:

• Um canvas pode não ter sumido. Ele pode estar em outro espaço de trabalho.
• Um colega de equipe pode não estar ausente do ALLO. Ele pode ser um colaborador externo em um canvas específico, em vez de um membro do espaço de trabalho.
• Um botão de faturamento ou convite pode não estar quebrado. O seu perfil pode não incluir permissões de administrador do espaço de trabalho.

Para compreender melhor o modelo de perfis, leia Membros, convidados e colaboradores externos. Para o fluxo de trabalho de administrador, leia Gerenciar membros do espaço de trabalho e Alterar a função de um membro.

Disponibilidade e permissões

Onde encontrar as áreas do espaço de trabalho

Use Alternar espaços de trabalho primeiro quando algo parecer incorreto. Se você estiver no espaço de trabalho errado, qualquer outra busca ou filtro parecerá confuso.

O que pertence a um espaço de trabalho

Um espaço de trabalho possui o contexto operacional principal. Membros, equipes, projetos, canvases, Metas/OKRs, arquivos e faturamento pertencem a um espaço de trabalho. A busca, os trabalhos recentes, as atividades, as permissões e as notificações também são limitados por espaço de trabalho, para que o ALLO possa proteger o trabalho privado entre equipes e clientes.

A distinção importante é que a associação ao espaço de trabalho não é o mesmo que a permissão em um item específico:

• Entrar no espaço de trabalho pode torná-lo um membro da equipe, mas um canvas privado ainda pode ser apenas para visualização ou indisponível para você.
• Um cliente pode ser convidado para um único canvas sem se tornar um membro do espaço de trabalho.
• Um membro desativado pode ter um link direto antigo e ainda assim ser bloqueado, pois o limite do espaço de trabalho vem primeiro.

Use este modelo rápido para decidir o que alterar:

Membros do espaço de trabalho, colaboradores externos e convidados

O que o acesso ao nível do conteúdo ainda importa

O ALLO possui duas camadas de acesso: o relacionamento da pessoa com o espaço de trabalho e a permissão da pessoa sobre o trabalho específico.

É por isso que um administrador do espaço de trabalho ainda pode precisar verificar a tela de compartilhamento do canvas e por que tornar alguém um membro do espaço de trabalho nem sempre é a solução correta. Se o problema estiver em um único canvas, corrija a permissão do canvas. Se o problema for a associação à equipe, corrija a associação ao espaço de trabalho. Se o problema for com funções administrativas, corrija o perfil no espaço de trabalho.

Configurações, segurança e exclusão do espaço de trabalho

As configurações do espaço de trabalho são onde os administradores gerenciam o próprio espaço de trabalho: gerenciamento de membros, perfis, áreas relacionadas a faturamento, políticas de segurança e ações críticas, como sair do espaço de trabalho ou excluí-lo.

Essas ações são intencionalmente separadas da edição normal de projetos ou canvases. Editar um canvas não significa que você pode alterar a lista de membros de um espaço de trabalho. Ser proprietário de um projeto não significa que você pode excluir o espaço de trabalho. Uma opção de configuração oculta geralmente aponta para o perfil, plano, tipo de espaço de trabalho ou política, e não para uma página ausente.

Exemplos

Erros comuns

• Convidar alguém para o espaço de trabalho quando essa pessoa só precisa de um canvas compartilhado: Isso pode aumentar o uso de licenças, expor a pessoa na seção Pessoas e dificultar a limpeza posterior de permissões.
• Copiar um link direto e presumir que ele concede acesso: O link serve para ajudar alguém a navegar até o trabalho, mas nem sempre concede permissão de acesso.
• Tratar a seção Pessoas como a lista de todos os colaboradores: A seção Pessoas é o diretório do espaço de trabalho. Colaboradores externos e convidados geralmente são gerenciados a partir do próprio trabalho compartilhado.
• Presumir que as equipes corrigem automaticamente todos os problemas de permissão: As equipes ajudam a organizar os membros, mas o compartilhamento no nível do item ainda decide quem pode abrir ou editar um canvas ou projeto privado. Consulte Gerenciar equipes para entender a diferença.

Como recuperar quando itens ou pessoas parecem ausentes

• O trabalho ou pessoa parece ter sumido:
  • Confirme o espaço de trabalho ativo. Use Alternar espaços de trabalho e retorne para a Home, Pessoas, Projetos, Todos os canvases, Arquivos ou Metas/OKRs.
• A busca não retorna resultados esperados:
  • Limpe a busca e os filtros. Uma lista filtrada de Pessoas, um Ciclo arquivado, um projeto privado, um canvas excluído ou a seção Compartilhado comigo podem fazer parecer que há dados ausentes. Consulte Quando o trabalho parece ausente para uma lista de verificação mais ampla.
• Uma pessoa está ausente da seção Pessoas:
  • Verifique se ela é realmente um membro do espaço de trabalho. Ela pode ser um convidado ou colaborador externo em um item compartilhado. Verifique Membros, convidados e colaboradores externos antes de enviar outro convite.
• Alguém não consegue abrir um trabalho:
  • Verifique o e-mail da conta, a associação ao espaço de trabalho, a permissão do item e se o perfil está desativado. Se o item estiver vinculado a uma notificação, verifique também se o recurso original foi excluído, movido ou se o compartilhamento foi removido. O artigo Quando você não consegue acessar um trabalho aborda caminhos de acesso detalhados.
• Uma ação de administrador não está visível:
  • Peça para um administrador do espaço de trabalho revisar a sua função. Não crie trabalhos duplicados apenas porque uma opção não está disponível. Opções indisponíveis geralmente indicam limitações de função, permissão, plano ou estado do item, e não um recurso ausente.