Entender los espacios de trabajo

Un espacio de trabajo es el límite que rodea a un equipo y su trabajo

Un espacio de trabajo es el contenedor principal para el trabajo de un equipo en ALLO. Este contiene:

• personas y equipos
• proyectos y canvases
• Objetivos y OKRs
• archivos
• facturación
• configuraciones del espacio de trabajo

La mayoría de los equipos utilizan un espacio de trabajo para una empresa, departamento, clase, grupo de clientes o programa de larga duración. Si usted pertenece a más de un espacio de trabajo, el espacio de trabajo activo determina qué personas, archivos, proyectos, canvases, Objetivos y OKRs, y configuraciones de facturación está visualizando.

Muchas preguntas de soporte que parecen indicar una pérdida de datos son en realidad preguntas sobre el espacio de trabajo:

• Es posible que un canvas no haya desaparecido, sino que se encuentre en otro espacio de trabajo.
• Es posible que un compañero de equipo no falte en ALLO, sino que sea un colaborador externo en un canvas específico en lugar de un miembro del espacio de trabajo.
• Es posible que un botón de facturación o de invitación no esté dañado, sino que su rol no incluya permisos de administrador del espacio de trabajo.

Para conocer en detalle el modelo de roles, lea Miembros, invitados y colaboradores externos. Para el flujo de administración, lea Gestionar miembros del espacio de trabajo y Cambiar el rol de un miembro.

Disponibilidad y permisos

Dónde encontrar las áreas del espacio de trabajo

Utilice Cambiar de espacio de trabajo en primer lugar cuando algo parezca incorrecto. Si se encuentra en el espacio de trabajo equivocado, cualquier otra búsqueda o filtro resultará confuso.

Qué pertenece a un espacio de trabajo

Un espacio de trabajo es el propietario del contexto operativo principal. Los miembros, los equipos, los proyectos, los canvases, los Objetivos y OKRs, los archivos y la facturación pertenecen a un espacio de trabajo. Las búsquedas, el trabajo reciente, la actividad, los permisos y las notificaciones también se limitan al espacio de trabajo para que ALLO pueda proteger el trabajo privado entre diferentes equipos y clientes.

La distinción clave es que la membresía del espacio de trabajo no es lo mismo que el permiso sobre un elemento específico:

• Unirse al espacio de trabajo puede convertirle en miembro del equipo, pero un canvas privado aún puede ser de solo lectura o no estar disponible para usted.
• Se puede invitar a un cliente a un canvas sin que se convierta en miembro del espacio de trabajo.
• Un miembro desactivado puede conservar un enlace directo antiguo y, aun así, tener el acceso bloqueado porque el límite del espacio de trabajo tiene prioridad.

Utilice este modelo rápido al decidir qué cambiar:

Miembros del espacio de trabajo, colaboradores externos e invitados

El acceso a nivel de contenido sigue siendo importante

ALLO cuenta con dos capas de acceso: la relación de la persona con el espacio de trabajo y el permiso de la persona sobre el trabajo específico.

Es por esto que un administrador del espacio de trabajo aún puede necesitar verificar el diálogo para compartir de un canvas, y por qué convertir a alguien en miembro del espacio de trabajo no siempre es la solución adecuada. Si el problema es con un solo canvas, corrija el permiso del canvas. Si el problema es la membresía del equipo, corrija la membresía del espacio de trabajo. Si el problema son las opciones de administración, corrija el rol en el espacio de trabajo.

Configuraciones del espacio de trabajo, seguridad y eliminación

Las configuraciones del espacio de trabajo son el lugar donde los administradores gestionan el propio espacio de trabajo: gestión de miembros, roles, áreas sensibles de facturación, políticas de seguridad y acciones críticas como salir del espacio de trabajo o eliminarlo.

Estas acciones están separadas de manera intencionada de la edición normal de proyectos o canvases. Editar un canvas no significa que pueda modificar la lista de miembros de un espacio de trabajo. Ser propietario de un proyecto no significa que pueda eliminar el espacio de trabajo. Por lo general, si una opción de configuración no se muestra, esto se debe al rol, plan, tipo de espacio de trabajo o política, y no a que falte una página.

Ejemplos

Errores comunes

• Invitar a alguien al espacio de trabajo cuando solo necesita un canvas compartido. Esto puede incrementar el uso de las licencias, exponer a la persona en Personas y dificultar la limpieza posterior de permisos.
• Copiar un enlace directo y asumir que este otorga acceso. Un enlace ayuda a alguien a navegar hasta el trabajo, pero no siempre concede el permiso.
• Tratar la sección Personas como la lista de todos los colaboradores. Personas es el directorio del espacio de trabajo. Los colaboradores externos y los invitados suelen gestionarse directamente desde el propio trabajo compartido.
• Asumir que los equipos solucionan automáticamente todos los problemas de permisos. Los equipos ayudan a organizar a los miembros, pero el uso compartido a nivel de elemento sigue determinando quién puede abrir o editar un canvas o proyecto privado. Consulte Gestionar equipos para conocer la diferencia.

Recuperar el acceso cuando parece que falta trabajo o personas

1. Confirme el espacio de trabajo activo. Utilice Cambiar de espacio de trabajo, luego regrese a Inicio, Personas, Proyectos, Todos los canvases, Archivos u Objetivos y OKRs.
2. Borre las búsquedas y los filtros. Una lista filtrada de Personas, una sesión archivada, un proyecto privado, un canvas eliminado o el estado Compartido conmigo pueden parecer una pérdida de datos. Utilice Cuando parece que falta trabajo para consultar la lista de verificación completa.
3. Si una persona no aparece en Personas, pregunte si realmente es un miembro del espacio de trabajo. Es posible que sea un invitado o colaborador externo en un elemento compartido. Verifique Miembros, invitados y colaboradores externos antes de enviar otra invitación.
4. Si alguien no puede abrir un trabajo, verifique el correo electrónico de su cuenta, su membresía en el espacio de trabajo, el permiso del elemento y si está desactivado. Si el elemento está enlazado desde una notificación, verifique también si el recurso original fue eliminado, movido o dejó de compartirse. Cuando no puede acceder al trabajo cubre la ruta de acceso detallada.
5. Si falta una acción de administración, solicite a un administrador del espacio de trabajo que revise su rol. No cree trabajo duplicado solo porque una opción no esté disponible. Por lo general, las opciones no disponibles se deben al rol, permiso, plan o estado del elemento, no a una función inexistente.