Comprendere i workspace

Un workspace rappresenta il confine che racchiude un team e il suo lavoro

Un workspace è il contenitore principale per il lavoro di un team in ALLO. Contiene:

• persone e team
• progetti e canvases
• Obiettivi/OKR
• file
• fatturazione
• impostazioni del workspace

La maggior parte dei team utilizza un unico workspace per un'azienda, un dipartimento, una classe, un gruppo di clienti o un programma a lungo termine. Se appartenete a più di un workspace, quello attivo determina quali persone, file, progetti, canvases, Obiettivi/OKR e impostazioni di fatturazione state visualizzando.

Molte richieste di supporto relative a dati apparentemente mancanti sono in realtà questioni legate al workspace:

• Un canvas potrebbe non essere scomparso. Potrebbe trovarsi in un altro workspace.
• Un collega potrebbe non essere assente da ALLO. Potrebbe essere un collaboratore esterno su un singolo canvas invece di un membro del workspace.
• Un pulsante di fatturazione o di invito potrebbe non essere rotto. Il vostro ruolo potrebbe non includere i permessi di amministratore del workspace.

Per un modello più approfondito dei ruoli, consultate Membri, ospiti e collaboratori esterni. Per le procedure amministrative, consultate Gestire i membri del workspace e Modificare il ruolo di un membro.

Disponibilità e permessi

Dove trovare le aree del workspace

Utilizzate innanzitutto la funzione Cambiare workspace quando qualcosa sembra non quadrare. Se vi trovate nel workspace errato, qualsiasi altra ricerca o filtro risulterà fuorviante.

Cosa appartiene a un workspace

Un workspace possiede il contesto operativo principale. Membri, team, progetti, canvases, Obiettivi/OKR, file e fatturazione appartengono tutti a un workspace. Anche la ricerca, il lavoro recente, le attività, i permessi e le notifiche sono limitati al workspace, in modo che ALLO possa proteggere il lavoro privato tra diversi team e clienti.

La distinzione fondamentale è che l'appartenenza al workspace non coincide con il permesso su un elemento specifico:

• L'aggiunta al workspace può rendervi membri del team, ma un canvas privato può comunque rimanere in sola visualizzazione o non essere disponibile per voi.
• Un cliente può essere invitato a un singolo canvas senza diventare un membro del workspace.
• Un membro disattivato può disporre di un vecchio collegamento diretto ma essere comunque bloccato, poiché il confine del workspace ha la priorità.

Utilizzate questo modello rapido per decidere cosa modificare:

Membri del workspace, collaboratori esterni e ospiti

L'accesso a livello di contenuto è ancora importante

ALLO prevede due livelli di accesso: la relazione della persona con il workspace e i permessi della persona sullo specifico elemento di lavoro.

Ecco perché un amministratore del workspace potrebbe dover comunque verificare la finestra di condivisione di un canvas e why rendere qualcuno membro del workspace non è sempre la soluzione corretta. Se il problema riguarda un singolo canvas, correggete i permessi del canvas. Se il problema è l'appartenenza al team, correggete l'appartenenza al workspace. Se il problema riguarda i controlli di amministrazione, correggete il ruolo nel workspace.

Impostazioni, sicurezza e cancellazione del workspace

Nelle impostazioni del workspace gli amministratori gestiscono il workspace stesso: gestione dei membri, ruoli, aree relative alla fatturazione, criteri di sicurezza e azioni sensibili come abbandonare o eliminare il workspace.

Queste azioni sono intenzionalmente separate dalla normale modifica di progetti o canvases. Modificare un canvas non significa poter modificare l'elenco dei membri di un workspace. Essere proprietari di un progetto non significa poter eliminare il workspace. Un'opzione di impostazione nascosta di solito indica un limite legato al ruolo, al piano, al tipo di workspace o alle policy, non una pagina mancante.

Esempi

Errori comuni

• Invitare qualcuno nel workspace quando ha bisogno solo di un singolo canvas condiviso. Questo può aumentare il consumo di licenze, esporre la persona in Persone e rendere più complessa la successiva gestione dei permessi.
• Copiare un collegamento diretto e presumere che garantisca l'accesso. Un collegamento aiuta a navigare verso il lavoro, ma non sempre concede i permessi necessari.
• Trattare la sezione Persone come l'elenco di tutti i collaboratori. Persone è la directory del workspace. I collaboratori esterni e gli ospiti vengono solitamente gestiti direttamente dal lavoro condiviso.
• Presumere che i team risolvano automaticamente ogni problema di permesso. I team aiutano a organizzare i membri, ma la condivisione a livello di elemento determina comunque chi può aprire o modificare un canvas o un progetto privato. Consultate Gestire i team per comprendere la differenza.

Risoluzione dei problemi quando il lavoro o le persone sembrano mancanti

1. Confermate il workspace attivo. Utilizzate la funzione Cambiare workspace, quindi tornate a Home, Persone, Progetti, Tutti i canvases, File o Obiettivi/OKR.
2. Cancellate le ricerche e i filtri. Un elenco Persone filtrato, una sessione archiviata, un progetto privato, un canvas eliminato o lo stato Condivisi con me possono far sembrare mancanti alcuni dati. Utilizzate la guida Quando il lavoro sembra mancante per una lista di controllo più ampia.
3. Se una persona è assente da Persone, verificate se è effettivamente un membro del workspace. Potrebbe essere un ospite o un collaboratore esterno su un singolo elemento condiviso. Verificate Membri, ospiti e collaboratori esterni prima di inviare un outro invito.
4. Se qualcuno non riesce ad aprire un elemento di lavoro, verificate la sua email dell'account, l'appartenenza al workspace, i permessi dell'elemento e se l'utente è stato disattivato. Se l'elemento è collegato da una notifica, verificate anche se la risorsa originale è stata eliminata, spostata o non è più condivisa. La guida Quando non è possibile accedere al lavoro copre l'intero percorso di accesso.
5. Se manca un'azione di amministrazione, chiedete a un amministratore del workspace di esaminare il vostro ruolo. Non create doppioni di lavoro solo perché un controllo non è disponibile. I controlli non disponibili indicano solitamente limiti legati al ruolo, al permesso, al piano o allo stato dell'elemento, non una funzionalità mancante.