ワークスペースを理解する

ワークスペースはチームとその業務の境界です

ワークスペースは、ALLOにおけるユーザー、プロジェクト、キャンバス、目標（OKR）、ファイル、お支払い、設定を管理する主要なコンテナです。多くのチームは、会社、部門、クラス、クライアントグループ、または長期プロジェクトごとに1つのワークスペースを使用します。複数のワークスペースに所属している場合、アクティブなワークスペースによって、表示されるユーザー、ファイル、プロジェクト、キャンバス、目標（OKR）、およびお支払い設定が決定されます。

データが紛失したように感じられるサポートへの問い合わせの多くは、実際にはワークスペースの選択に関する問題であるため、この仕組みを理解することは非常に重要です。キャンバスは消失したのではなく、別のワークスペースに存在する可能性があります。また、チームメンバーがALLOにいないのではなく、ワークスペースメンバーではなく1つのキャンバスの外部共同作業者として登録されている場合もあります。お支払いボタンや招待ボタンが表示されない場合も、不具合ではなく、現在の役割（ロール）にワークスペース管理者権限が含まれていないことが原因である場合があります。

より詳細な役割モデルについては、メンバー、ゲスト、外部共同作業者をご覧ください。管理者のワークフローについては、ワークスペースメンバーの管理およびメンバーの役割の変更をご覧ください。

利用資格と権限

ワークスペースの各機能の場所

表示内容がおかしいと感じた場合は、まずワークスペースを切り替えるを確認してください。誤ったワークスペースを表示している場合、すべての検索やフィルターの表示結果が正しく機能しません。

ワークスペースに属するもの

ワークスペースは主要な業務コンテキストを保持します。メンバー、チーム、プロジェクト、キャンバス、目標（OKR）、ファイル、およびお支払いはすべてワークスペースに属します。検索、最近の履歴、アクティビティ、権限、および通知もワークスペースごとに制限されているため、ALLOはチームやクライアント間におけるプライベートな業務情報を保護できます。

重要な点として、ワークスペースメンバーシップは特定のアイテムに対する権限とは異なります。ワークスペースに参加してチームメンバーになった場合でも、非公開キャンバスは閲覧のみに制限されるか、アクセスできない場合があります。同様に、クライアントをワークスペースメンバーにすることなく、単一のキャンバスのみに招待することも可能です。無効化されたメンバーが過去の直接リンクを保持していても、ワークスペースの境界が優先されるため、アクセスはブロックされます。

変更内容を決定する際は、以下の表を参考にしてください。

ワークスペースメンバー、外部共同作業者、ゲスト

ワークスペースメンバーはワークスペースに所属します。メンバーはユーザーに表示され、チームに追加したり、メンバー検索で検索したり、ワークスペース内の通知を受け取ったりすることができます。ワークスペース管理者は、管理責任を持つワークスペースメンバーです。管理者は通常、設定、メンバー、お支払い、および機密性の高いワークスペース管理機能を操作できます。

外部共同作業者は、完全なワークスペースメンバーではありません。特定のキャンバスやプロジェクトなど、共有された業務アイテムへのアクセス権が個別に付与されます。外部共同作業者はワークスペースのディレクトリに含まれないため、通常はユーザーやチーム一覧には表示されません。

ゲストは、ゲストリンクまたは共有リンクのフローを介して参加します。ゲストは、迅速なレビュー、ワークショップ、クライアントフィードバック、または短期間の共同作業に役立ちます。閲覧、コメント、または編集の権限は、共有アイテムの権限によって決定されます。ゲストの属性が、共有リンクや招待で設定された権限より優先されることはありません。

無効化されたメンバーは、ワークスペースメンバーシップがブロックされたユーザーです。これは「閲覧のみ」の権限とは異なります。メンバーが無効化された場合、過去のプロジェクトやキャンバスのリンクを使用してもワークスペースを再開することはできません。復旧方法については、無効化されたワークスペースへのアクセスをご覧ください。

コンテンツレベルのアクセス権が依然として重要です

ALLOには、ユーザーのワークスペースに対する関係と、特定の業務アイテムに対するユーザーの権限という2つのアクセス層が存在します。

ワークスペースレベルの関係：「このユーザーは、ワークスペースメンバー、管理者、外部共同作業者、ゲスト、または無効化されたユーザーのいずれであるか」

アイテムレベルの権限：「このユーザーは、このキャンバス、プロジェクト、ダッシュボード、目標（OKR）アイテム、タスク、またはファイルに対して閲覧、コメント、編集、またはオーナーシップのいずれの権限を持っているか」

ワークスペース管理者であっても、キャンバスの共有設定ダイアログを確認する必要があるのはこのためです。ユーザーをワークスペースメンバーにすることが常に正しい解決策とは限りません。1つのキャンバスのみに問題がある場合は、キャンバスの権限を修正してください。チームのメンバーシップに問題がある場合は、ワークスペースのメンバーシップを修正してください。管理機能の操作に問題がある場合は、ワークスペースの役割（ロール）を修正してください。

ワークスペース設定、セキュリティ、削除

ワークスペース設定では、管理者がワークスペース自体に関する設定を行います。メンバー管理、役割、お支払い、セキュリティポリシー、およびワークスペースの脱退や削除などのリスクの高い操作が含まれます。

管理者がメンバーのメール ドメインの制限、2要素認証の義務付け、ファイル拡張子のブロック、連携アプリの制限、またはワークスペースのアクセスログの確認を行う必要がある場合は、ワークスペースセキュリティ設定を使用します。ユーザーがワークスペースを脱退するか、ワークスペースを完全に削除する必要がある場合は、ワークスペースを脱退または削除するを使用します。

これらの操作は、通常のプロジェクトやキャンバスの編集とは明確に区別されています。キャンバスを編集できるからといって、ワークスペースのメンバーリストを変更できるわけではありません。プロジェクトを所有しているからといって、ワークスペースを削除できるわけではありません。設定画面が表示されない場合は、表示されていない機能があるのではなく、役割、プラン、ワークスペースタイプ、またはポリシーによって制限されている可能性があります。

具体例

新入社員がチーム全体で業務を行う場合は、ワークスペースメンバーとして招待します。招待が承認されると、ユーザーに表示され、チームに追加できるようになります。それでも特定のキャンバスが編集できない場合は、別のワークスペース招待を送るのではなく、キャンバスの共有権限を確認してください。

クライアントがデザインキャンバスの確認のみを行う必要がある場合は、そのキャンバスの閲覧またはコメント権限を共有します。ディレクトリへの表示や、ワークスペース全体での共同作業が必要とされる場合を除き、ワークスペースメンバーとして追加しないでください。

過去のチームメンバーから「以前のキャンバスリンクが開けなくなった」と報告があった場合、ワークスペース管理者はそのメンバーのアクセスが無効化されているか確認してください。そのユーザーが今後外部共同作業者としてのみアクセスする必要がある場合は、管理者は過去のメンバー状態を解消した上で、特定の業務アイテムを再度共有する必要があります。

マネージャーが「お支払い、メンバーの招待、役割の管理などのメニューが表示されない」と報告した場合は、ワークスペース管理者であるか確認してください。プロジェクトをリードしているからといって、自動的にワークスペース管理者になるわけではありません。

よくある誤り

最もよくある誤りは、1つの共有キャンバスのみが必要な相手を、ワークスペース全体に招待してしまうことです。これにより、使用されるライセンスが増加し、ユーザーにそのアカウントが露出してしまい、その後の権限のクリーンアップが難しくなります。特定の共同作業のみが必要な場合は、アイテム共有を使用してください。

もう1つのよくある誤りは、直接リンクをコピーすればアクセス権が付与されると誤認することです。リンクはユーザーがその場所へ移動するのを支援しますが、自動的に権限を付与するわけではありません。受信者にアクセスエラーが表示される場合は、アイテムの共有設定を開き、権限を確認してください。

また、ユーザーとすべての共同作業者リストを混同することもよくあります。ユーザーはワークスペースのディレクトリであり、メンバー、チーム、組織図を表示します。外部共同作業者とゲストは、通常、共有された業務アイテム自体から管理されます。

最後に、チームに追加しても、すべての権限問題が自動的に解決するわけではありません。チームはメンバーを整理するのに役立ちますが、非公開のキャンバスやプロジェクトを開いたり編集したりするには、引き続きアイテムレベルの共有権限が必要です。違いについては、チームを管理するをご覧ください。

業務アイテムやユーザーが見つからない場合の復旧手順

まず、アクティブなワークスペースを確認してください。ワークスペースを切り替えるを使用し、ホーム、ユーザー、プロジェクト、すべてのキャンバス、ファイル、または目標/OKRに戻ります。

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