Comprendre les espaces de travail

Un espace de travail est la limite autour d'une équipe et de son travail

Un espace de travail est le conteneur principal pour le travail d'une équipe dans ALLO. Il contient :

• les personnes et les équipes
• les projets et les canvases
• les objectifs et résultats clés (Goals/OKRs)
• les fichiers
• la facturation
• les paramètres de l'espace de travail

La plupart des équipes utilisent un espace de travail pour une entreprise, un service, une classe, un groupe de clients ou un programme à long terme. Si vous appartenez à plusieurs espaces de travail, l'espace de travail actif détermine les personnes, les fichiers, les projets, les canvases, les objectifs et résultats clés (Goals/OKRs) ainsi que les paramètres de facturation que vous affichez.

De nombreuses questions d'assistance qui ressemblent à des données manquantes sont en réalité des questions liées à l'espace de travail :

• Un canvas n'a pas nécessairement disparu. Il peut se trouver dans un autre espace de travail.
• Un collaborateur n'est pas nécessairement absent de l'application ALLO. Il peut s'agir d'un collaborateur externe sur un seul canvas au lieu d'un membre de l'espace de travail.
• Un bouton de facturation ou d'invitation n'est pas nécessairement en panne. Votre rôle ne comprend peut-être pas les autorisations d'administrateur de l'espace de travail.

Pour en savoir plus sur le modèle de rôles, consultez Membres, invités et collaborateurs externes. Pour le flux de travail d'administration, consultez Gérer les membres de l'espace de travail et Modifier le rôle d'un membre.

Disponibilité et autorisations

Où trouver les différentes zones de l'espace de travail

Utilisez d'abord l'option Changer d'espace de travail lorsque quelque chose semble anormal. Si vous êtes dans le mauvais espace de travail, toutes les autres recherches et filtres donneront des résultats trompeurs.

Ce qui appartient à un espace de travail

Un espace de travail possède le contexte d'exploitation principal. Les membres, les équipes, les projets, les canvases, les objectifs et résultats clés (Goals/OKRs), les fichiers et la facturation appartiennent tous à un espace de travail. La recherche, le travail récent, l'activité, les autorisations et les notifications sont également limités par l'espace de travail afin d'assurer la protection du travail privé entre les équipes et les clients.

La distinction essentielle est que l'adhésion à l'espace de travail n'est pas identique à l'autorisation sur un élément spécifique :

• Rejoindre l'espace de travail peut faire de vous un membre de l'équipe, mais un canvas privé peut rester en lecture seule ou inaccessible pour vous.
• Un client peut être invité sur un seul canvas sans devenir membre de l'espace de travail.
• Un membre désactivé peut disposer d'un ancien lien direct tout en étant bloqué car la limite de l'espace de travail est prioritaire.

Utilisez ce modèle rapide pour décider quoi modifier :

Membres de l'espace de travail, collaborateurs externes et invités

L'accès au niveau du contenu reste important

ALLO comporte deux niveaux d'accès : la relation de la personne avec l'espace de travail et l'autorisation de la personne sur le travail spécifique.

C'est pourquoi un administrateur d'espace de travail peut toujours avoir besoin de vérifier une boîte de dialogue de partage de canvas, et pourquoi faire d'une personne un membre de l'espace de travail n'est pas toujours la bonne solution. Si le problème concerne un seul canvas, corrigez l'autorisation du canvas. Si le problème concerne l'adhésion à l'équipe, modifiez l'adhésion à l'espace de travail. Si le problème concerne les options d'administration, modifiez le rôle dans l'espace de travail.

Paramètres de l'espace de travail, sécurité et suppression

Les paramètres de l'espace de travail permettent aux administrateurs de gérer l'espace de travail lui-même : la gestion des membres, les rôles, les domaines liés à la facturation, les règles de sécurité et les actions sensibles telles que quitter ou supprimer l'espace de travail.

Ces actions sont volontairement distinctes de la modification habituelle de projet ou de canvas. Modifier un canvas ne signifie pas que vous pouvez modifier la liste des membres d'un espace de travail. Posséder un projet ne signifie pas que vous pouvez supprimer l'espace de travail. Une option de paramétrage masquée est généralement liée au rôle, au forfait, au type d'espace de travail ou aux règles appliquées, et non à une page manquante.

Exemples

Erreurs courantes

• Inviter une personne à l'espace de travail alors qu'elle n'a besoin que d'un seul canvas partagé. Cela peut augmenter l'utilisation des licences, exposer la personne dans la section Personnes et compliquer le nettoyage ultérieur des autorisations.
• Copier un lien direct et supposer que ce lien accorde l'accès. Un lien aide simplement à naviguer vers le travail ; il ne garantit pas toujours l'autorisation d'accès.
• Considérer la section Personnes comme la liste de tous les collaborateurs. La section Personnes est l'annuaire de l'espace de travail. Les collaborateurs externes et les invités sont généralement gérés à partir du travail partagé lui-même.
• Supposer que les équipes résolvent automatiquement tous les problèmes d'autorisation. Les équipes aident à organiser les membres, mais le partage au niveau de l'élément décide toujours qui peut ouvrir ou modifier un canvas ou un projet privé. Voir Gérer les équipes pour comprendre la différence.

Récupérer le travail ou retrouver les personnes manquantes

1. Confirmez l'espace de travail actif. Utilisez Changer d'espace de travail, puis revenez à l'Accueil, aux Personnes, aux Projets, à Tous les canvases, aux Fichiers ou aux Objectifs (Goals/OKRs).
2. Effacez la Recherche et les filtres. Une liste de Personnes filtrée, une session archivée, un projet privé, un canvas supprimé ou un état de partage Partagé avec moi peuvent donner l'impression que des données sont manquantes. Utilisez Lorsque le travail semble manquant pour consulter la liste de contrôle complète.
3. Si une personne ne figure pas dans la section Personnes, demandez-vous si elle est réellement membre de l'espace de travail. Elle peut être une invitée ou une collaboratrice externe sur un élément partagé. Vérifiez Membres, invités et collaborateurs externes avant d'envoyer une autre invitation.
4. Si une personne ne peut pas ouvrir son travail, vérifiez l'adresse e-mail de son compte, son adhésion à l'espace de travail, l'autorisation d'accès à l'élément et si elle est désactivée. Si l'élément est lié à partir d'une notification, vérifiez également si la ressource d'origine a été supprimée, déplacée ou n'est plus partagée. Le guide Lorsque vous ne pouvez pas accéder au travail couvre le chemin d'accès élargi.
5. Si une action d'administration est manquante, demandez à un administrateur de l'espace de travail de réviser votre rôle. Ne créez pas de doublons simplement parce qu'une option n'est pas disponible. Les options non disponibles sont généralement liées au rôle, au forfait ou à l'état de l'élément, et non à une fonctionnalité manquante.