Accéder à un espace de travail désactivé

La désactivation bloque la relation avec l'espace de travail

Si l'accès de votre compte membre à l'espace de travail est désactivé, les anciens liens ne doivent pas vous permettre d'accéder à nouveau à cet espace. Cette règle est plus stricte qu'un simple accès en lecture seule. La lecture seule signifie que vous pouvez ouvrir le document de travail mais ne pouvez pas le modifier. L'état désactivé signifie que votre relation d'adhésion avec l'espace de travail est bloquée.

Cette limite protège les données privées de l'espace de travail. Un ancien membre ne doit pas pouvoir continuer à utiliser un ancien lien de canvas, une URL de projet, une notification ou une connexion en direct après la désactivation de sa relation avec l'espace de travail.

Pour en savoir plus sur le modèle d'accès global, consultez Membres, invités et collaborateurs externes. Pour les options d'administration des membres, consultez Gérer les membres de l'espace de travail.

Disponibilité et autorisations

Ce que la désactivation est et n'est pas

Le cas limite important concerne une personne qui était membre de l'espace de travail et qui doit désormais accéder uniquement à un seul élément partagé. Si elle possède toujours un dossier de membre désactivé au sein de l'espace, cette désactivation peut bloquer son accès avant même que le partage d'éléments ne l'aide. Un administrateur peut avoir besoin de résoudre l'ancien état de membre, puis de partager le travail spécifique en tant que collaborateur externe ou Invité.

Où les administrateurs doivent-ils vérifier

Les administrateurs doivent commencer par se rendre dans Paramètres de l'espace de travail → Membres, ou sur l'interface de gestion des membres disponible dans l'espace de travail. Effectuez une recherche à l'aide de l'adresse e-mail exacte de la personne. Vérifiez si le membre est actif, invité, supprimé ou désactivé.

Déterminez ensuite quel accès la personne doit avoir maintenant :

Ce que les utilisateurs concernés doivent essayer en premier

Si vous voyez s'afficher une erreur d'accès, déconnectez-vous puis connectez-vous à nouveau avec le compte qui appartient à l'espace de travail. Si vous possédez plusieurs comptes Google, Microsoft, professionnels, scolaires ou personnels, le navigateur a peut-être ouvert ALLO avec la mauvaise identité.

Ensuite, confirmez le nom de l'espace de travail et le lien que vous essayez d'ouvrir. Si le lien provient d'un ancien e-mail, d'un ancien élément de la boîte de réception (Inbox) ou d'un favori enregistré, le travail a peut-être été déplacé, supprimé ou ses autorisations ont été modifiées.

Si vous ne pouvez toujours pas accéder à l'espace de travail, contactez un administrateur de l'espace de travail. Transmettez-lui le nom de l'espace de travail, votre adresse e-mail de connexion, le lien que vous avez essayé d'ouvrir et l'heure de la tentative infructueuse. N'envoyez jamais de mots de passe, de codes de vérification ou d'identifiants privés.

Pourquoi les anciens liens restent bloqués

Les anciens liens sont utiles pour la navigation, mais ils ne doivent pas passer outre la désactivation. Si la relation avec l'espace de travail est bloquée, ALLO ne doit pas basculer vers un mode de lecture seule plus souple via une ancienne URL de projet ou de canvas. Cela rendrait la désactivation des membres peu fiable.

Cela signifie également que l'assistance peut avoir besoin de distinguer un ancien membre désactivé d'un véritable collaborateur externe. Un véritable collaborateur externe n'a pas de relation de membre active avec l'espace de travail et peut se voir accorder un accès spécifique à un élément. Un membre désactivé possède une relation bloquée avec l'espace de travail qui doit être traitée en priorité.

Exemples

Un ancien employé clique sur un ancien lien de canvas et voit s'afficher une erreur d'accès. C'est le comportement attendu s'il a été désactivé. Un administrateur ne doit pas partager de captures d'écran ou lui demander de continuer à essayer. L'administrateur doit décider s'il doit réintégrer l'espace en tant que membre ou rester bloqué.

Un client était membre de l'espace de travail pendant la durée d'un projet, puis a besoin ultérieurement de réviser un dernier canvas. Si son accès de membre a été désactivé, l'administrateur peut avoir besoin de résoudre cet état et de partager le canvas en tant que collaborateur externe, plutôt que de réactiver son adhésion complète à l'espace de travail.

Un collaborateur est actif dans l'espace de travail mais voit un canvas en lecture seule. Ce n'est pas une désactivation. Vérifiez la boîte de dialogue de partage du canvas et accordez un accès en modification si nécessaire.

Un utilisateur ne voit aucun espace de travail après s'être connecté. Il utilise peut-être la mauvaise adresse e-mail, son invitation n'a peut-être pas été acceptée ou son accès de membre est peut-être désactivé. Vérifiez d'abord la connexion, puis demandez à un administrateur d'examiner l'état du membre.

Erreurs courantes

Ne traitez pas la désactivation comme un problème de mot de passe ou de navigateur. Actualiser la page, vider le cache ou ouvrir l'application de bureau ne résoudra pas une relation délibérément bloquée avec l'espace de travail.

N'envoyez pas de nouvelle invitation avant d'avoir vérifié l'ancien état du membre. Les invitations en double peuvent rendre l'historique du compte plus difficile à comprendre.

Ne transformez pas un ancien membre désactivé en collaborateur externe sans réfléchir aux limites de protection des données. S'il ne doit pas accéder aux données de l'espace de travail, maintenez son accès bloqué. S'il doit accéder à un élément, attribuez-lui l'autorisation la plus restreinte après examen par l'administration.

Ne confondez pas l'accès invité avec l'accès désactivé. Un Invité peut n'avoir jamais été membre de l'espace de travail. Un membre désactivé possédait une relation avec l'espace de travail qui est désormais bloquée.

Récupérer l'accès lorsque celui-ci doit être rétabli

Si la personne doit réintégrer l'espace de travail, un administrateur d'espace de travail doit la réactiver ou l'inviter, confirmer son rôle et lui demander de se connecter avec la bonne adresse e-mail. Examinez ensuite les équipes et les autorisations de l'élément.

Si la personne doit uniquement accéder à un élément, utilisez le guide Inviter des invités et des collaborateurs externes ou la boîte de dialogue de partage de l'élément après avoir résolu tout blocage lié à l'ancienne adhésion.

Si la personne pense avoir été désactivée par erreur, elle doit contacter l'administrateur de l'espace de travail, et pas seulement l'assistance ALLO. Le propriétaire de l'espace de travail ou l'administrateur est généralement la seule autorité compétente pour décider si la personne doit appartenir à cet espace.

Si l'administrateur confirme que l'accès devrait fonctionner mais que la tentative échoue toujours, contactez l'assistance en indiquant le nom de l'espace de travail, l'adresse e-mail concernée, le lien, l'heure approximative et une capture d'écran de l'erreur. Consultez Contactez l'assistance avec les informations requises pour savoir ce qu'il convient de transmettre.