Zugriff auf einen deaktivierten Workspace

Eine Deaktivierung beendet die Workspace-Beziehung

Wenn Ihr Mitgliederzugriff für einen Workspace deaktiviert wurde, können Sie diesen auch über alte Links nicht mehr öffnen. Dies ist eine strengere Einschränkung als der schreibgeschützte Zugriff. Schreibgeschützt bedeutet, dass Sie die Arbeit weiterhin öffnen, aber nicht bearbeiten können. Deaktiviert bedeutet, dass Ihre gesamte Mitgliedschaftsbeziehung zum Workspace blockiert ist.

Diese Grenze schützt private Workspace-Daten. Ein ehemaliges Mitglied soll nach der Deaktivierung der Workspace-Beziehung keine alten Canvas-Links, Projekt-URLs, Benachrichtigungen oder aktiven Verbindungen mehr nutzen können.

Das vollständige Zugriffsmodell finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Die Mitgliederverwaltung für Administratoren wird unter Workspace-Mitglieder verwalten beschrieben.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Was eine Deaktivierung ist und was nicht

Ein wichtiger Spezialfall betrifft Personen, die zuvor Workspace-Mitglieder waren und nun nur noch auf ein einzelnes freigegebenes Element zugreifen sollen. Wenn für diese Person noch ein deaktivierter Workspace-Mitgliedseintrag existiert, kann dieser alte Status den Zugriff blockieren, noch bevor die Elementfreigabe greifen kann. Ein Administrator muss in diesem Fall den alten Mitgliederstatus bereinigen und die Arbeit anschließend für die Person als externen Mitwirkenden oder Gast freigeben.

Wo Administratoren den Status prüfen sollten

Administratoren sollten in den Workspace-Einstellungen → Mitglieder (oder der entsprechenden Mitgliederverwaltung des Workspace) starten. Suchen Sie nach der exakten E-Mail-Adresse der Person. Prüfen Sie, ob das Mitglied als aktiv, eingeladen, entfernt oder deaktiviert aufgeführt ist.

Entscheiden Sie anschließend, welchen Zugriff die Person zukünftig erhalten soll:

Was betroffene Benutzer zuerst versuchen sollten

Wenn Sie eine Zugriffsfehlermeldung sehen, melden Sie sich ab und mit dem Konto wieder an, das für den Workspace berechtigt ist. Wenn Sie mehrere Google-, Microsoft-, Geschäfts-, Schul- oder private Konten nutzen, hat der Browser ALLO unter Umständen mit der falschen Identität geöffnet.

Prüfen Sie als Nächstes den Namen des Workspace und den Link, den Sie zu öffnen versuchen. Wenn der Link aus einer älteren E-Mail, einem veralteten Eintrag in der Inbox oder einem Lesezeichen stammt, wurde die Arbeit möglicherweise verschoben, gelöscht oder die Berechtigungen wurden geändert.

Wenn Sie weiterhin nicht auf den Workspace zugreifen können, wenden Sie sich an einen Workspace-Administrator. Nennen Sie ihm den Namen des Workspace, Ihre angemeldete E-Mail-Adresse, den Link, den Sie aufgerufen haben, und den Zeitpunkt des fehlgeschlagenen Versuchs. Senden Sie niemals Passwörter, Verifizierungscodes oder private Anmeldedaten.

Warum alte Links blockiert bleiben

Alte Links sind für die Navigation hilfreich, dürfen jedoch eine bewusste Deaktivierung nicht umgehen. Wenn die Workspace-Beziehung blockiert ist, darf ALLO nicht über einen alten Projekt- oder Canvas-Link in einen weicheren, schreibgeschützten Modus ausweichen. Andernfalls wäre ein verlässliches Offboarding von Mitgliedern nicht gewährleistet.

Das bedeutet auch, dass der Support klar zwischen einem deaktivierten ehemaligen Mitglied und einem echten externen Mitwirkenden unterscheiden muss. Ein echter externer Mitwirkender hat keine aktive Workspace-Beziehung und kann Zugriff auf spezifische Elemente erhalten. Ein deaktiviertes Mitglied besitzt eine blockierte Workspace-Beziehung, die zuerst gelöst werden muss.

Beispiele aus der Praxis

Ein ehemaliger Mitarbeiter klickt auf einen alten Canvas-Link und sieht eine Fehlermeldung. Dies ist das erwartete Verhalten, wenn sein Konto deaktiviert wurde. Ein Administrator sollte in diesem Fall keine Screenshots weitergeben oder das Mitglied zu wiederholten Versuchen auffordern. Der Administrator muss entscheiden, ob die Person wieder als Mitglied aufgenommen werden soll oder blockiert bleibt.

Ein Kunde war während eines Projekts als Workspace-Mitglied registriert und muss später eine finale Canvas überprüfen. Wenn sein Mitgliederzugriff deaktiviert wurde, muss der Administrator diesen Status bereinigen und die Canvas für ihn als externen Mitwirkenden freigeben, anstatt die vollständige Workspace-Mitgliedschaft wieder zu aktivieren.

Ein Teammitglied ist im Workspace aktiv, sieht aber eine schreibgeschützte Canvas. Dies ist keine Deaktivierung. Überprüfen Sie den Freigabedialog der Canvas und erteilen Sie dem Mitglied bei Bedarf Bearbeitungsrechte.

Ein Benutzer sieht nach der Anmeldung keinen Workspace. Möglicherweise nutzt er die falsche E-Mail-Adresse, seine Einladung wurde noch nicht angenommen oder sein Zugriff wurde deaktiviert. Prüfen Sie zuerst die Anmeldung und bitten Sie anschließend einen Administrator, den Mitgliederstatus zu überprüfen.

Häufige Fehler

Behandeln Sie eine Deaktivierung nicht wie ein Passwort- oder Browserproblem. Das Neuladen der Seite, das Löschen des Caches oder der Wechsel zur Desktop-App löst eine bewusst blockierte Workspace-Beziehung nicht.

Senden Sie keine neue Einladung, ohne vorher den alten Mitgliederstatus zu prüfen. Doppelte Einladungen können die Historie des Kontos unübersichtlich machen.

Machen Sie ein deaktiviertes ehemaliges Mitglied nicht ohne Prüfung der Datengrenzen zu einem externen Mitwirkenden. Wenn die Person keinen Zugriff mehr auf Workspace-Daten haben soll, belassen Sie sie im blockierten Status. Soll sie auf ein einzelnes Element zugreifen dürfen, vergeben Sie nach der Admin-Prüfung die engstmögliche Berechtigung.

Verwechseln Sie den Gastzugriff nicht mit einem deaktivierten Zugriff. Ein Gast war unter Umständen nie Mitglied im Workspace. Ein deaktiviertes Mitglied hatte eine aktive Workspace-Beziehung, die nun blockiert ist.

Wiederherstellung des Zugriffs

Wenn die Person in den Workspace zurückkehren soll, muss ein Workspace-Admin sie reaktivieren oder neu einladen, ihre Rolle bestätigen und sie bitten, sich mit der korrekten E-Mail-Adresse anzumelden. Überprüfen Sie anschließend die Teams und Elementberechtigungen.

Wenn die Person nur auf ein bestimmtes Element zugreifen soll, nutzen Sie den Artikel Gäste und externe Mitwirkende einladen oder den Freigabedialog des Elements, nachdem Sie eine eventuelle alte Mitgliedersperre gelöst haben.

Wenn ein Mitglied glaubt, versehentlich deaktiviert worden zu sein, sollte es sich an den Workspace-Administrator und nicht nur an den ALLO-Support wenden. Der Workspace-Inhaber oder -Admin entscheidet maßgeblich darüber, wer dem Workspace angehören darf.

Wenn der Administrator bestätigt, dass der Zugriff funktionieren sollte, dieser aber weiterhin fehlschlägt, kontaktieren Sie den Support unter Angabe des Workspace-Namens, der betroffenen E-Mail-Adresse, des Links, des Zeitpunkts und senden Sie einen Screenshot der Fehlermeldung. Nutzen Sie hierfür die Hinweise im Artikel Den Support mit den richtigen Details kontaktieren.