Gäste und externe Mitwirkende einladen

Externe Personen mit den minimal erforderlichen Berechtigungen einladen

Nutzen Sie den Zugriff als Gast oder externer Mitwirkender, wenn eine Person außerhalb des Workspace bestimmte Arbeiten überprüfen, kommentieren oder bearbeiten soll. Fügen Sie Personen nicht dem gesamten Workspace hinzu, wenn diese nur ein einzelnes Canvas, ein Projekt oder ein anderes geteiltes Element benötigen.

Dies ist besonders nützlich für Kunden, Dienstleister, Freelancer, Partner, Teilnehmende an einer einzelnen Aktivität, Interviewpartner, externe Prüfer und temporäre Workshop-Teilnehmende. Diese Personen können in dem von Ihnen freigegebenen Bereich arbeiten, ohne Teil Ihres Workspace-Verzeichnisses zu werden.

Für das vollständige Rollenmodell lesen Sie bitte Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Informationen zur normalen Freigabe für Teammitglieder finden Sie unter Arbeiten mit Teammitgliedern teilen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Gast, externer Mitwirkender oder Workspace-Mitglied

Die richtige Wahl hängt davon ab, was nach dem Ende der Zusammenarbeit gelten soll. Wenn die Person nach einer einmaligen Überprüfung aus Ihrem Workspace-Kontext verschwinden soll, halten Sie den Zugriff so eingeschränkt wie möglich. Wenn die Person dauerhaft und workspace-weit mitwirken soll, laden Sie sie als Mitglied ein.

Wo Sie Gäste oder externe Mitwirkende einladen können

Gehen Sie immer von der Arbeit aus, die Sie teilen möchten. Da externe Mitwirkende auf Elementebene verwaltet werden, ist der richtige Ort dafür meist das Projekt, das Canvas oder das jeweilige Arbeitselement selbst, nicht der Bereich Personen.

1. Öffnen Sie das Canvas, das Projekt oder das Element.
2. Öffnen Sie bei einem Canvas die Option Teilen. Öffnen Sie bei einem Projekt das Menü für weitere Aktionen oder die entsprechende Aktion in der Kopfzeile und wählen Sie Mitglieder verwalten. Öffnen Sie bei anderen Elementen die dort angezeigten Zugriffseinstellungen.
3. Wählen Sie aus, ob Sie per E-Mail einladen, einen Link kopieren oder das für diese Arbeit verfügbare Verfahren für Gäste nutzen möchten.
4. Wählen Sie die Berechtigungsstufe für die Anzeige, Kommentierung oder Bearbeitung aus.
5. Senden Sie die Einladung oder den Link mit einem klaren Begleittext.
6. Entfernen oder reduzieren Sie den Zugriff nach Abschluss des Reviews, sobald die Person diesen nicht mehr benötigt.

Für canvas-spezifische Funktionen lesen Sie bitte Zusammenarbeit mit Gästen und Ein Canvas teilen.

Die richtige Berechtigung wählen

Die Freigabe zur Kommentierung (Kommentar) ist meist der beste Ausgangspunkt für eine externe Überprüfung. Sie ermöglicht eine produktive Zusammenarbeit, ohne versehentliche Änderungen zuzulassen.

Was externe Personen sehen und nicht sehen können

Der Zugriff für Gäste und externe Mitwirkende beschränkt sich strikt auf die freigegebenen Arbeiten. Sie erhalten nicht automatisch Einblick in den Bereich Personen, Teams, Abrechnung, Workspace-Einstellungen, unbeteiligte Projekte, private Canvases oder workspace-weite Dateien.

Sie können jedoch Namen, Kommentare, sichtbare Mitwirkende und Inhalte innerhalb des freigegebenen Elements sehen. Wenn das geteilte Canvas sensible Informationen enthält, entfernen Sie diese oder erstellen Sie ein separates Review-Canvas, bevor Sie externe Personen einladen.

Sie können Links, Erwähnungen oder Benachrichtigungen nur dann erhalten, wenn das jeweilige Element und ihre Berechtigungsstufe dies zulassen. Ein kopierter Link zu einem Kommentar erfordert weiterhin die entsprechende Zugriffsberechtigung für das zugrunde liegende Werk.

Bei Projekten kann ein externer Mitwirkender in der Liste Mitglieder verwalten für dieses Projekt aufgeführt werden, ohne Workspace-Mitglied zu werden. Bei Canvases können sie im Freigabedialog oder in den Listen der Mitwirkenden für dieses Canvas erscheinen. Diese Aufstellungen sind reine Zugriffslisten für das jeweilige Element und kein Ersatz für das Personen-Verzeichnis.

Konto- und Namensverhalten

Je nach Link- und Workspace-Einstellungen werden Gäste möglicherweise aufgefordert, einen Anzeigenamen einzugeben oder sich anzumelden. Externe Mitwirkende müssen sich eventuell mit der E-Mail-Adresse anmelden, an die die Einladung gesendet wurde. Wenn sie ein anderes Konto verwenden, behandelt ALLO sie möglicherweise als eine andere Person.

Wenn ein Gast oder ein externer Mitwirkender angibt, keinen Zugriff auf die Arbeit zu haben, fragen Sie nach der verwendeten E-Mail-Adresse oder Anmeldemethode. Kontenkonflikte treten häufig auf, insbesondere beim Wechsel zwischen geschäftlichen, schulischen, Google-, Microsoft- und persönlichen Konten.

Beispiele

Ein Kunde muss eine Designrichtung freigeben. Teilen Sie das Canvas mit der Berechtigung Kommentar. Bitten Sie den Kunden, direkt in den Abschnitten, die geändert werden müssen, Kommentare zu hinterlassen.

Eine Freelancerin oder ein Freelancer muss Inhalte in einem Canvas erstellen. Teilen Sie dieses Canvas für die Dauer des Projekts mit Bearbeitungszugriff. Entfernen Sie den Zugriff, sobald der Vertrag endet.

Ein Dienstleister muss Ergebnisse innerhalb eines Projekts aktualisieren. Fügen Sie ihn über den Bereich Mitglieder verwalten des Projekts als externen Mitwirkenden hinzu und vergewissern Sie sich anschließend, dass er nur die freigegebenen Projekte und Canvases öffnen kann.

Ein Workshop-Teilnehmer muss während einer Sitzung Notizen hinzufügen. Nutzen Sie den Gastzugriff oder den von Ihrem Workspace unterstützten Freigabemodus und schränken Sie den Zugriff nach dem Workshop wieder ein.

Ein neuer Mitarbeiter benötigt Zugriff auf zahlreiche Projekte und soll im Verzeichnis Personen sichtbar sein. Nutzen Sie in diesem Fall keinen Gastzugriff, sondern laden Sie die Person direkt in den Workspace ein.

Hinweise zu Berechtigungen und Deaktivierungen

Der Zugriff als externer Mitwirkender unterscheidet sich von einer deaktivierten Workspace-Mitgliedschaft. Wenn eine Person früher Workspace-Mitglied war und nun deaktiviert ist, kann der alte Mitgliedsstatus den Zugriff blockieren, noch bevor die Freigabe des Elements greift. In diesem Fall muss ein Workspace-Administrator eventuell zuerst den Mitgliedsstatus klären, bevor das spezifische Element für den externen Zugriff freigegeben werden kann.

Wenn eine externe Person keinen Zugriff mehr auf die Arbeit haben soll, sollte ein Zugriffsberechtigter sie aus dem Dialog Teilen des Elements entfernen oder den Link über die Freigabeeinstellungen des Elements deaktivieren. Das Entfernen aus einem Element hat keine Auswirkungen auf andere, unabhängig davon geteilte Arbeiten.

Wenn die Person ein reguläres Teammitglied werden soll, nutzen Sie die Option Workspace-Mitglieder einladen. Nutzen Sie nicht dauerhaft den Gastzugriff für Personen, die fortlaufenden Workspace-Kontext benötigen.

Häufige Fehler

• Workspace-Mitgliedschaft für jeden externen Prüfer vergeben: Diese Art der Mitgliedschaft ist meist weitaus umfangreicher, als es für einfache Überprüfungen notwendig wäre.
• Bearbeitungszugriff statt Kommentierungsrecht erteilen: Wenn das Hinterlassen von Kommentaren ausreicht, sollte kein Bearbeitungszugriff vergeben werden. Ein externer Bearbeitungszugriff sollte stets bewusst und gezielt eingerichtet werden.
• Unkontrollierte Weitergabe von Links: Gehen Sie nicht davon aus, dass ein geteilter Link bedenkenlos weitergeleitet werden kann. Prüfen Sie stets, wer den Link öffnen kann und welche Berechtigungen damit verbunden sind.
• Vergessen, den externen Zugriff nach Projektende zu entziehen: Der freigegebene Zugriff sollte immer dem aktuellen Status der Zusammenarbeit entsprechen.
• Deaktivierte ehemalige Mitglieder auf alte Links verweisen: Bitten Sie stattdessen einen Workspace-Administrator, den korrekten Reaktivierungs- oder Freigabepfad zu wählen.

Fehlerbehebung bei Problemen mit dem externen Zugriff

• Der Link lässt sich nicht öffnen:

  • Überprüfen Sie den Link selbst und die eingeladene E-Mail-Adresse.
  • Stellen Sie sicher, dass das richtige Workspace und die korrekten Element-Berechtigungen aktiv sind.
  • Falls ein falsches Konto verwendet wird: Senden Sie den Zugriff an die korrekte Adresse oder bitten Sie die Person, sich mit dem richtigen Konto anzumelden.

• Inhalte sind sichtbar, aber Kommentieren oder Bearbeiten ist nicht möglich:

  • Passen Sie die Berechtigungen für das jeweilige Element an.
  • Ein Status als Gast hebt einen reinen Lesezugriff (Anzeigen) nicht automatisch auf.

• Der Link öffnet eine Seite zur Anforderung von Zugriff (Request-Access-Flow):

  • Prüfen Sie die Anfrage direkt in Ihrer Inbox oder im Freigabebereich des Elements (sofern Sie die Berechtigung dazu besitzen). Weitere Details finden Sie unter Inbox verwenden.

• Die geteilte Arbeit enthält unerwartet sensible Inhalte:

  • Entfernen Sie die externe Person umgehend aus der Freigabe.
  • Deaktivieren Sie anschließend den Link oder erstellen Sie eine bereinigte Kopie des Elements für das externe Review.

• Der Partner benötigt dauerhaften und vollständigen Zugriff:

  • Beenden Sie die manuelle Freigabe einzelner Elemente.
  • Senden Sie der Person stattdessen eine direkte Einladung für den gesamten Workspace.