Online-Präsenz verwenden

Die Präsenz zeigt Ihnen, wer gerade online ist

Die Online-Präsenz sorgt dafür, dass sich die Zusammenarbeit in Echtzeit transparenter anfühlt. Sie zeigt Ihnen, wer sich gerade auf dem Canvas oder in der freigegebenen Arbeit befindet, wohin die Personen blicken und ob jemand außerhalb Ihres aktuellen Bildausschnitts aktiv ist. Bei einem Review erfahren Sie so auf einen Blick, ob alle Beteiligten tatsächlich denselben Bereich betrachten, bevor Sie mit der Besprechung beginnen.

Die Präsenz ist ein Signal für den aktuellen Zustand. Sie ist kein Aktivitätsprotokoll und sollte nicht als Nachweis dafür dienen, wer in der Vergangenheit auf ein Dokument zugegriffen hat. Für historische Änderungen nutzen Sie bitte den Bereich Aktivität, sofern dieser verfügbar ist.

Am nützlichsten ist die Präsenz, wenn sie mit anderen Tools zur Zusammenarbeit kombiniert wird. Sehen Sie damit, wer an der Arbeit beteiligt ist, nutzen Sie die Funktion Folgen, um die Orientierung zu behalten, koordinieren Sie sich live über den Canvas-Chat oder einen Audio-/Videoanruf und hinterlassen Sie Kommentare, wenn Ergebnisse direkt am Dokument festgehalten werden sollen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo die Präsenz angezeigt wird

Die Präsenz wird in der Regel innerhalb der kollaborativen Arbeit angezeigt, insbesondere auf Canvases. Achten Sie auf die Avatare der Beteiligten, Cursor-Labels, Seitenindikatoren, Offscreen-Marker oder eine Präsenzliste in der Nähe der Canvas-Kopfzeile oder der Tools zur Zusammenarbeit.

Darüber hinaus unterstützt die Präsenz auch die Funktion Folgen, Live-Anrufe, den Canvas-Chat, Kommentare und Workshops. Weitere Informationen finden Sie unter Einem Teammitglied folgen, Den Canvas-Chat verwenden, Audio-/Videoanrufe verwenden und Live-Zusammenarbeit auf dem Canvas verwenden.

Die Bedeutung der Präsenzsignale

Präsenz während der aktiven Zusammenarbeit nutzen

Bitten Sie die Teilnehmenden in einem Workshop, den Canvas zu öffnen, und warten Sie, bis deren Avatare angezeigt werden. Nutzen Sie die Seiten-Präsenz oder die Cursor, um zu bestätigen, dass sich alle an der richtigen Stelle befinden.

Nutzen Sie bei einem Design-Review die Cursor- und Offscreen-Indikatoren, um dem Bereich des Canvas zu folgen, der gerade besprochen wird. Wenn sich jemand schnell über den Canvas bewegt, nutzen Sie die Funktion Folgen, sofern diese verfügbar ist.

Nutzen Sie in einer Kundensitzung die Präsenz, um sicherzustellen, dass der Kunde den freigegebenen Canvas betreten hat, bevor Sie mit der Präsentation beginnen. Wenn der Kunde nicht angezeigt wird, beheben Sie zunächst das Zugriffsproblem, anstatt davon auszugehen, dass die Verbindung das Problem ist.

Auf einem großen Canvas zeigt Ihnen die Präsenz zwar, wo sich Personen befinden, sie erklärt jedoch nicht die Struktur der Arbeit. Verwenden Sie Seitennamen, Bereichs-Labels, Direktlinks und Kommentare, damit alle der Diskussion folgen können, ohne sich ausschließlich auf die Cursor verlassen zu müssen.

Hinweise zum Datenschutz und zur Sichtbarkeit

Die Präsenz ist nur für Personen sichtbar, die sich gleichzeitig in der freigegebenen Arbeit befinden und die Berechtigung besitzen, diese zu öffnen. Private Dokumente werden dadurch nicht für Personen ohne Zugriffsberechtigung sichtbar gemacht.

Gäste und externe Mitwirkende werden möglicherweise mit dem Namen oder der Identität angezeigt, die bei ihrem Beitritt angegeben wurden. Wenn Sie eine dauerhafte Dokumentation von Entscheidungen benötigen, verwenden Sie Kommentare, Snapshots, Aktivitätsprotokolle oder Besprechungsnotizen, anstatt sich auf die Präsenz zu verlassen.

Die Präsenzanzeige kann durch Netzwerkbedingungen, Geräteleistung, Browser-Einschränkungen (Throttling), Hintergrundaktivitäten der App oder eine unterbrochene Live-Verbindung eingeschränkt oder verzögert sein. Sie dient als Orientierung für die Zusammenarbeit, nicht als Compliance-Nachweis.

Auf leistungsschwächeren Geräten oder bei schnellen Schwenk- und Zoombewegungen werden Cursor- und Offscreen-Details möglicherweise vereinfacht dargestellt, damit der Canvas bedienbar bleibt. Wenn sich die Präsenz verzögert anfühlt, nutzen Sie einen Seitenlink, einen Link zum Canvas-Element, einen Link zum Kommentar, eine Chat-Nachricht oder eine Anweisung im Anruf, um die Sitzung flüssig fortzuführen.

Häufige Fehler

• Präsenz als Prüfungsnachweis missverstehen: Die Präsenz beweist nicht, dass jemand die Arbeit tatsächlich geprüft hat. Personen könnten das Dokument nur kurz geöffnet haben oder sich auf einer anderen Seite befinden.
• Falsche Annahmen über Berechtigungen treffen: Gehen Sie nicht davon aus, dass jemand Zugriff hat, nur weil der Name in einem älteren Kommentar auftaucht. Die Präsenz zeigt die aktuelle Live-Teilnahme, während der Kommentar-Verlauf auf vergangene Zusammenarbeit hinweist.
• Unnötige Rückfragen stellen: Nutzen Sie den Canvas-Chat oder Anrufe nicht für die Frage „Wo bist du?“, wenn die Präsenz dies beantworten kann. Prüfen Sie zuerst Avatar, Cursor, Seitensignale oder nutzen Sie die Funktion Folgen.
• Präsenz zur Überprüfung von Zugriffen nutzen: Verlassen Sie sich bei Zugriffsprüfungen nicht auf die Präsenz. Nutzen Sie stattdessen Administrations- und Aktivitätsnachweise, sofern verfügbar.

Behebung von Präsenzproblemen

• Ein Teammitglied befindet sich im Anruf, wird aber auf dem Canvas nicht angezeigt:
  • Der exakte Canvas-Link wurde möglicherweise nicht geöffnet. Bitten Sie die Person, den Link zu prüfen.
  • Die Person ist eventuell mit einem falschen Konto angemeldet. Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto aktiv ist.
• Der Cursor oder der Avatar eines Teammitglieds friert ein:
  • Der Live-Status wurde unterbrochen. Bitten Sie die Person, den Canvas im Browser zu aktualisieren.
  • Bei Verwendung der Desktop-App hilft ein normaler Reload oder ein Neustart der Anwendung.
• Ein Gast wird nicht angezeigt:
  • Die Person hat das freigegebene Dokument noch nicht betreten.
  • Die Person hängt eventuell bei einer Zugriffsanfrage, der Anmeldung oder der Namenseingabe fest. Weitere Details finden Sie unter Gäste und externe Mitwirkende einladen.
• Die Präsenz funktioniert nur bei einigen Personen:
  • Es gibt Unterschiede in den System- oder Netzwerkumgebungen. Vergleichen Sie den genutzten Browser, die App-Version, die Netzwerkverbindung und die Berechtigungen der Beteiligten.
  • Wenn Sie den Fehler an den Support melden, geben Sie den Canvas-Link, die betroffenen Benutzer, den genauen Zeitpunkt und die Information an, ob Kommentare oder die Bearbeitung noch funktionierten.