Utiliser la présence en ligne

La présence indique qui travaille avec vous en ce moment

La présence en ligne vous permet de collaborer en temps réel de manière plus guidée et visuelle. Elle indique qui se trouve actuellement dans le canvas ou l'espace de travail partagé, où se porte leur attention et si un collaborateur est actif en dehors de votre champ de vision actuel. Lors d'une révision, cela vous permet de confirmer que les participants regardent la même section avant de lancer la discussion.

La présence est un indicateur de l'état instantané. Il ne s'agit pas d'un journal d'audit, et elle ne doit pas être utilisée pour prouver qui a accédé à un élément dans le passé. Pour consulter l'historique des modifications, utilisez la fonction Activité lorsqu'elle est disponible.

La présence est particulièrement utile lorsqu'elle est associée à d'autres outils de collaboration. Utilisez-la pour identifier les personnes présentes dans l'espace de travail, utilisez la fonctionnalité Suivre pour garder le fil, utilisez le chat ou un appel pour vous coordonner en direct, et utilisez les commentaires lorsque le résultat doit rester lié à votre production.

Disponibilité et autorisations

Où apparaît la présence

La présence apparaît généralement au sein des espaces de travail collaboratifs, en particulier dans les canvases. Vous y trouverez les avatars des collaborateurs, les étiquettes de curseur, les indicateurs de page, les repères hors écran ou une liste de présence à proximité de l'en-tête du canvas ou des outils de collaboration.

La présence facilite également l'utilisation de la fonctionnalité Suivre, des appels en direct, du chat du canvas, des commentaires et des ateliers de travail. Consultez les articles Suivre un collaborateur, Utiliser le chat du canvas, Utiliser les appels audio/vidéo et Utiliser la collaboration en temps réel dans un canvas.

Signification des indicateurs de présence

Utiliser la présence lors des sessions de travail en direct

Lors d'un atelier, demandez aux participants d'ouvrir le canvas et attendez que leurs avatars s'affichent. Utilisez l'indicateur de présence sur la page ou les curseurs pour confirmer que tout le monde se trouve au bon endroit.

Lors d'une révision de conception, utilisez les indicateurs de curseur et de position hors écran pour localiser la partie du canvas présentée. Si le présentateur se déplace rapidement dans le canvas, utilisez la fonctionnalité Suivre si elle est disponible.

Lors d'une session avec un client, utilisez la présence pour vérifier que le client a bien rejoint le canvas partagé avant de commencer la présentation. Si le client ne parvient pas à apparaître, résolvez les éventuels problèmes d'accès avant d'attribuer ce dysfonctionnement à l'appel en lui-même.

Dans un grand canvas, la présence vous indique où se trouvent les participants, mais elle n'explique pas la structure du travail. Utilisez des noms de page clairs, des étiquettes de section, des liens directs et des commentaires pour que chacun puisse suivre la discussion sans dépendre uniquement des curseurs.

Remarques sur la confidentialité et la visibilité

La présence est visible pour les personnes qui se trouvent simultanément dans l'espace de travail partagé et qui disposent de l'autorisation de l'ouvrir. Elle ne rend pas un travail privé visible pour les personnes n'ayant pas d'accès autorisé.

Les invités et les collaborateurs externes peuvent apparaître avec le nom ou l'identité fournis lors de leur connexion. Si vous devez conserver un historique permanent des décisions, utilisez les commentaires, les captures, l'historique d'activité ou les notes de réunion plutôt que de vous fier uniquement à la présence.

La présence peut être altérée ou retardée par l'état du réseau, les performances de l'appareil, les limitations du navigateur, l'exécution de l'application en arrière-plan ou une perte de connexion en direct. Il s'agit d'un outil d'aide à la collaboration, pas d'un registre de conformité.

Sur les appareils moins performants ou lors de mouvements de translation et de zoom importants, l'affichage des curseurs et des indications hors écran peut être simplifié pour maintenir la fluidité du canvas. Si vous constatez un retard d'affichage de la présence, utilisez un lien de page, un lien d'objet, un lien de commentaire, un message sur le chat du canvas ou des consignes lors de l'appel audio/vidéo pour maintenir le rythme de la session.

Erreurs courantes

Ne considérez pas la présence comme la preuve qu'un collaborateur a examiné le travail. Il peut avoir ouvert le canvas très brièvement ou être resté sur une autre page.

Ne supposez pas qu'un utilisateur dispose d'un accès simplement parce que vous voyez son nom dans un ancien commentaire. La présence indique une connexion active en temps réel, tandis que l'historique des commentaires témoigne de collaborations passées.

N'utilisez pas le chat d'équipe ou un appel pour demander « Où êtes-vous ? » lorsque l'indicateur de présence peut y répondre. Vérifiez d'abord l'avatar, le curseur, l'indicateur de page ou utilisez l'action Suivre.

Ne vous fiez pas à la présence pour effectuer des audits d'accès. Utilisez les rapports d'administration et l'historique d'activité lorsqu'ils sont disponibles.

Résoudre les dysfonctionnements de présence

• Un collaborateur participe à l'appel mais n'apparaît pas sur le canvas :

  • Demandez-lui d'ouvrir le lien exact du canvas.
  • Vérifiez qu'il s'est connecté avec le bon compte utilisateur.

• Le curseur ou l'avatar d'un collaborateur est figé :

  • Demandez-lui d'actualiser la page du canvas.
  • S'il utilise l'application de bureau, une simple actualisation ou un redémarrage de l'application permet de rétablir la connexion en temps réel.

• Un invité n'apparaît pas à l'écran :

  • Vérifiez si l'invité a effectivement rejoint l'espace de travail partagé.
  • Assurez-vous qu'il n'est pas bloqué sur une demande d'accès, une page de connexion ou un écran de saisie de nom.
  • Pour en savoir plus, consultez l'article Inviter des invités et des collaborateurs externes.

• La présence fonctionne pour certains utilisateurs mais pas pour d'autres :

  • Comparez les navigateurs, les applications, les types de réseau et les niveaux d'autorisation des utilisateurs concernés.
  • Si vous devez contacter l'assistance, fournissez le lien du canvas, les utilisateurs concernés, l'heure du problème et précisez si l'ajout de commentaires ou l'édition fonctionnaient toujours.