Usar la presencia en línea

La presencia muestra quién está con usted en este momento

La presencia en línea permite que la colaboración en tiempo real no se realice a ciegas. Esta función puede mostrar quién se encuentra actualmente en el canvas o trabajo compartido, hacia dónde está mirando y si alguien está activo fuera de su vista actual. Durante una revisión, esto le permite saber si los participantes realmente están observando la misma sección antes de comenzar la discusión.

La presencia es una señal del estado actual. No es un registro de auditoría y no debe utilizarse para demostrar quién accedió a un elemento en el pasado. Para consultar cambios históricos, utilice la sección de Actividad según esté disponible.

La presencia es más útil cuando se combina con otras herramientas de colaboración. Utilícela para ver quién se encuentra en el espacio de trabajo, emplee la función de Seguir para mantener la orientación, use el chat o una llamada para coordinar en tiempo real y recurra a los comentarios cuando el resultado deba quedar asociado al trabajo.

Disponibilidad y permisos

Dónde aparece la presencia

La presencia suele aparecer dentro del trabajo colaborativo, especialmente en los canvases. Busque avatares de colaboradores, etiquetas de cursor, indicadores de página, marcadores fuera de pantalla o una lista de presencia cerca del encabezado del canvas o de las opciones de colaboración.

La presencia también admite la función de Seguir, llamadas en tiempo real, chat, comentarios y talleres de trabajo. Consulte Seguir a un compañero de equipo, Usar el Chat de canvas, Usar las llamadas de audio/video y Usar la colaboración en tiempo real en el canvas.

Qué significan las señales de presencia

Usar la presencia durante el trabajo en tiempo real

En un taller de trabajo, pida a los participantes que abran el canvas y espere a que aparezcan sus avatares. Utilice la presencia en la página o los cursores para confirmar que todos están en el lugar correcto.

En una revisión de diseño, utilice los indicadores de cursor y fuera de pantalla para Seguir la parte del canvas de la que se esté hablando. Si un participante se desplaza rápidamente por el canvas, utilice la función de Seguir según esté disponible.

En una sesión con clientes, use la presencia para confirmar que el cliente ha ingresado al canvas compartido antes de iniciar el recorrido guiado. Si el cliente no aparece, solucione los problemas de acceso antes de asumir que el inconveniente reside en la llamada.

En un canvas de gran tamaño, la presencia le indica dónde se encuentran las personas, pero no explica la estructura del trabajo. Utilice nombres de páginas, etiquetas de sección, enlaces directos y comentarios para que los usuarios puedan Seguir la discusión sin depender únicamente de los cursores.

Notas de privacidad y visibilidad

La presencia es visible para las personas que se encuentran en el trabajo compartido al mismo tiempo y tienen permiso para abrirlo. No hace visible el trabajo privado a personas que no disponen de acceso.

Los invitados y colaboradores externos pueden aparecer con el nombre o la identidad disponible en su flujo de entrada. Si necesita un registro persistente de las decisiones, utilice comentarios, capturas de pantalla, actividad o notas de reunión en lugar de depender de la presencia.

La presencia puede verse reducida o retrasada por las condiciones de la red, el rendimiento del dispositivo, la limitación del navegador, la ejecución de la aplicación en segundo plano o una pérdida de conexión en tiempo real. Es una guía para la colaboración, no un registro de cumplimiento normativo.

En dispositivos de menor rendimiento o durante gestos intensos de arrastre y zoom, los detalles de los cursores y fuera de pantalla pueden simplificarse para que el canvas siga siendo utilizable. Si percibe un retraso en la presencia, utilice un enlace de página, un enlace de objeto, un enlace de comentario, un mensaje de chat o una instrucción de llamada para mantener la fluidez de la sesión.

Errores comunes

No considere la presencia como prueba de que alguien revisó el trabajo. Es posible que hayan abierto el canvas brevemente o que se hayan encontrado en otra página.

No asuma que alguien tiene acceso únicamente porque ve su nombre en un comentario antiguo. La presencia muestra el ingreso en tiempo real en el momento actual, mientras que el historial de comentarios muestra la colaboración pasada.

No utilice el chat de equipo ni una llamada para preguntar “¿Dónde está?” cuando la presencia puede responder a esa pregunta. Compruebe primero el avatar, el cursor, la señal de página o use la acción de Seguir.

No dependa de la presencia para realizar auditorías de acceso. Utilice los registros de administración y de actividad disponibles.

Cómo resolver problemas cuando la presencia no se muestra correctamente

Si experimenta problemas con la visualización de la presencia en línea de su equipo, revise los siguientes escenarios comunes para restablecer la conexión:

• Un compañero de equipo está en la llamada pero no aparece en el canvas: Pídale que abra el enlace exacto del canvas y confirme que ha iniciado sesión con la cuenta de usuario correcta.
• El cursor o el avatar de un colaborador se han congelado: Pídale que actualice el canvas en su navegador. Si está utilizando la aplicación de escritorio, una actualización de la pantalla o reiniciar la aplicación restablecerá el estado de la conexión en tiempo real.
• Un invitado no aparece en el canvas: Verifique si realmente ha ingresado al espacio de trabajo compartido o si se encuentra en la pantalla de solicitud de acceso, inicio de sesión o de registro de nombre. Consulte la guía para Invitar a invitados y colaboradores externos con el fin de revisar el proceso de acceso externo.
• La presencia funciona para algunas personas pero no para otras: Compare el estado del navegador, la aplicación, la red y la configuración de permisos de cada usuario. Al reportar este inconveniente al equipo de soporte, incluya el enlace directo del canvas, los usuarios afectados, la hora exacta y si los comentarios o la edición de elementos continuaban activos.