Usar presença online

A presença mostra quem está com você agora

A presença online torna a colaboração em tempo real mais clara. Ela mostra quem está no canvas ou no trabalho compartilhado no momento, para onde essas pessoas estão olhando e se alguém está ativo fora da sua visualização atual. Durante uma revisão, isso indica se as pessoas estão de fato olhando para a mesma seção antes de você iniciar a discussão.

A presença é um sinal do estado atual. Ela não é um registro de auditoria e não deve ser usada para comprovar quem acessou algo no passado. Para consultar o histórico de alterações, use a seção Atividade, quando disponível.

A presença é mais útil quando associada a outras ferramentas de colaboração. Use-a para ver quem está participando do trabalho, use o recurso de Seguir para manter a orientação, use o chat ou uma chamada para coordenar as ações em tempo real e use os Comentários quando o resultado precisar ficar registrado de forma permanente no trabalho.

Disponibilidade e permissões

Onde a presença é exibida

A presença geralmente aparece dentro de trabalhos colaborativos, especialmente em canvases. Procure por avatars dos colaboradores, etiquetas de cursor, indicadores de página, marcadores fora da tela ou uma lista de presença perto do cabeçalho do canvas ou das opções de colaboração.

A presença também pode apoiar o recurso de Seguir, chamadas em tempo real, chats, Comentários e workshops. Consulte Seguir um colega de equipe, Usar o Chat do canvas, Usar Chamadas de áudio/vídeo e Usar colaboração em tempo real no canvas.

O que os sinais de presença significam

Use a presença durante o trabalho em tempo real

Em um workshop, peça aos participantes para abrirem o canvas e aguardarem até que seus avatars apareçam. Use a presença na página ou os cursores para confirmar se todos estão no lugar certo.

Em uma revisão de design, use o cursor e os indicadores fora da tela para acompanhar a parte do canvas que alguém estiver discutindo. Se a pessoa estiver se movendo rapidamente pelo canvas, use o recurso de Seguir (quando disponível).

Em uma sessão com cliente, use a presença para confirmar se o cliente entrou no canvas compartilhado antes de começar a apresentação detalhada. Se o cliente não aparecer, solucione os problemas de acesso antes de presumir que o erro é na chamada.

Em um canvas grande, a presença indica onde as pessoas estão, mas não explica a estrutura do trabalho. Use nomes de páginas, etiquetas de seção, links diretos e Comentários para que todos possam acompanhar a discussão sem depender apenas dos cursores.

Notas sobre privacidade e visibilidade

A presença fica visível para as pessoas que estão no trabalho compartilhado ao mesmo tempo e que têm permissão para abri-lo. Ela não torna trabalhos privados visíveis para pessoas sem acesso.

Os convidados e colaboradores externos podem aparecer com o nome ou a identidade disponível no fluxo de entrada. Se você precisar de um registro permanente das decisões, use Comentários, capturas de tela (snapshots), atividades ou notas de reunião em vez de depender apenas da presença.

A presença pode ser reduzida ou atrasada por condições de rede, desempenho do dispositivo, limitação do navegador, aplicativos em segundo plano ou perda de conexão em tempo real. Ela serve como um guia para colaboração, não como um registro de conformidade.

Em dispositivos de menor desempenho ou durante gestos intensos de aproximação e deslocamento, os detalhes do cursor e de fora da tela podem ser simplificados para que o canvas continue utilizável. Se a presença parecer atrasada, use o link de uma página, o link de um Objeto, o link de um Comentário, uma mensagem de chat ou uma instrução de chamada para manter o andamento da sessão.

Erros comuns

Não trate a presença como prova de que alguém revisou o trabalho. O usuário pode ter aberto o canvas brevemente ou estar em outra página.

Não presuma que alguém tem acesso só porque você vê o nome dessa pessoa em um Comentário antigo. A presença indica o acesso atual em tempo real, enquanto o histórico de Comentários mostra a colaboração anterior.

Não use o chat da equipe ou uma chamada para perguntar "Onde você está?" quando a presença pode responder a isso. Verifique primeiro o avatar, o cursor, o sinal de página ou use a ação de Seguir.

Não dependa da presença para auditorias de acesso. Use as evidências de administração e de atividade, quando disponíveis.

Como resolver problemas de presença

• Um colega de equipe está na chamada, mas não aparece no canvas:
  • Peça para ele abrir o link exato do canvas.
  • Confirme se ele fez login com a conta correta.
• O cursor ou o avatar de um colega travou:
  • Peça para ele atualizar a página do canvas.
  • Se ele estiver usando o aplicativo para desktop, uma atualização normal ou a reinicialização do aplicativo poderá restaurar o estado em tempo real.
• Um Convidado não aparece no canvas:
  • Verifique se ele de fato entrou no trabalho compartilhado.
  • Certifique-se de que ele não está travado em uma tela de solicitação de acesso, de login ou de inserção de nome. Consulte Convidar convidados e colaboradores externos para entender o fluxo de acesso externo.
• A presença funciona para algumas pessoas, mas não para outras:
  • Compare o navegador, o aplicativo, a conexão de rede e o estado das permissões dos usuários.
  • Ao relatar o problema ao suporte, inclua o link do canvas, os usuários afetados, o horário do ocorrido e informe se os recursos de Comentário ou de edição continuaram funcionando.