Convidar convidados e colaboradores externos

Convide pessoas externas com o menor nível de acesso necessário

Use o acesso de Convidado ou de colaborador externo quando alguém de fora do workspace precisar revisar, comentar ou contribuir em um trabalho específico. Não adicione pessoas a todo o workspace quando elas precisarem de acesso apenas a um canvas, a um projeto ou a outro item compartilhado.

Isso é ideal para clientes, fornecedores, freelancers, parceiros, alunos em uma única atividade, participantes de entrevistas, revisores externos e participantes temporários de workshops. Eles podem trabalhar no local que você compartilhar, sem fazer parte do diretório do seu workspace.

Para entender o modelo completo de funções, leia Membros, convidados e colaboradores externos. Para compartilhar com colegas de equipe comuns, leia Compartilhar trabalho com colegas de equipe.

Disponibilidade e permissões

Convidado, colaborador externo ou membro do workspace

A escolha correta depende do que deve acontecer após o término da colaboração. Se a pessoa deve deixar de ter acesso ao contexto do seu workspace após uma única revisão, mantenha o acesso restrito. Se ela precisar continuar trabalhando em todo o workspace, convide-a como membro.

Onde convidar convidados ou colaboradores externos

Comece pelo trabalho que deseja compartilhar. Os colaboradores externos são gerenciados no nível do item, portanto, o local correto geralmente é o próprio projeto, canvas ou outro item de trabalho, e não a seção Pessoas.

1. Abra o canvas, projeto ou item.
2. No caso de um canvas, abra a opção Compartilhar. Para um projeto, abra o menu de mais ações ou a ação do cabeçalho do projeto e escolha Gerenciar membros. Para outros itens, abra os controles de acesso exibidos no próprio item.
3. Escolha se deseja convidar por e-mail, copiar um link ou usar o fluxo de Convidado disponível para esse trabalho.
4. Selecione o nível de acesso para visualizar, fazer Comentário ou editar.
5. Envie o convite ou link acompanhado de um contexto claro.
6. Após a revisão, remova ou reduza o acesso se a pessoa não precisar mais dele.

Para comportamentos específicos do canvas, leia Colaborar com convidados e Compartilhar um canvas.

Escolha a permissão correta

O acesso de Comentário costuma ser o melhor ponto de partida para revisões externas. Ele possibilita uma colaboração útil sem permitir edições acidentais.

O que as pessoas externas podem e não podem ver

O acesso de Convidado e de colaborador externo é limitado ao trabalho compartilhado. Eles não têm acesso automático para visualizar a seção Pessoas, equipes, faturamento, configurações do workspace, projetos não relacionados, canvases privados ou arquivos de todo o workspace.

Eles podem ver nomes, comentários, colaboradores visíveis e o conteúdo do item compartilhado. Se o canvas compartilhado contiver informações confenciais, remova-as ou crie um canvas de revisão separado antes de convidar pessoas externas.

Eles só podem receber links, menções ou notificações se o item e o nível de acesso deles permitirem. Um link de comentário copiado continuará exigindo permissão de acesso ao trabalho subjacente.

Em projetos, um colaborador externo pode constar em Gerenciar membros para esse projeto específico sem se tornar um membro do workspace. Em canvases, eles podem aparecer nas seções de compartilhamento ou de colaboradores daquele canvas. Essas listas servem como controle de acesso ao item, e não substituem o diretório de Pessoas.

Comportamento de conta e nome

Pode ser solicitado que os Convidados insiram um nome de exibição ou façam login, dependendo das configurações do link e do workspace. Os colaboradores externos talvez precisem fazer login com o e-mail exato para o qual o convite foi enviado. Se usarem uma conta diferente, o ALLO poderá tratá-los como outra pessoa.

Se um Convidado ou colaborador externo relatar problemas para acessar o trabalho, pergunte qual e-mail ou método de login foi utilizado. Incompatibilidades de contas são comuns, especialmente entre contas profissionais, escolares, pessoais, do Google ou da Microsoft.

Exemplos

Um cliente precisa aprovar um direcionamento de design. Compartilhe o canvas com acesso de Comentário. Peça para que ele deixe comentários nas seções específicas que precisam de alterações.

Um freelancer precisa criar conteúdo dentro de um único canvas. Compartilhe esse canvas com acesso de edição durante o período do projeto. Remova o acesso dele quando o contrato expirar.

Um fornecedor precisa atualizar as entregas em um projeto. Adicione-o pela tela de Gerenciar membros do projeto como um colaborador externo e confirme se ele consegue abrir apenas o projeto e os canvases autorizados.

Um participante de workshop precisa adicionar notas adesivas durante uma sessão. Use o acesso de Convidado ou o modo de compartilhamento permitido em seu workspace e reduza o acesso ao final da atividade.

Um novo funcionário precisa de acesso a vários projetos e deve constar no diretório de Pessoas. Não use o acesso de Convidado. Em vez disso, envie um convite para o workspace.

Notas sobre permissões e desativação

O acesso de colaborador externo é diferente da associação inativa de um membro ao workspace. Se uma pessoa já foi membro do workspace e agora está desativada, o status antigo de membro pode bloquear o acesso dela antes que o compartilhamento do item funcione. Um administrador do workspace precisará resolver a situação do membro para, em seguida, compartilhar o item específico por meio de acesso externo.

Se uma pessoa externa não deve mais ter acesso ao trabalho, o responsável pelo gerenciamento de acesso desse item deve removê-la da caixa de diálogo Compartilhar do item ou desativar o link, de acordo com os controles de compartilhamento disponíveis. A remoção de um item não afeta outros trabalhos compartilhados não relacionados.

Se a pessoa precisar se tornar um colega de equipe regular, use o recurso Convidar membros para o espaço de trabalho. Não continue utilizando o acesso de Convidado para alguém que precise do contexto contínuo do workspace.

Erros comuns

Não dê acesso de membro do workspace para qualquer revisor externo. Esse nível de acesso é muito mais amplo do que a maioria das revisões exige.

Não conceda permissão de edição quando o acesso de Comentário for suficiente. O acesso externo para edição deve ser concedido de maneira intencional.

Não presuma que um link compartilhado pode ser encaminhado indefinidamente com total segurança. Sempre verifique quem pode abri-lo e quais permissões ele concede.

Não se esqueça de remover o acesso de pessoas externas após a conclusão de um projeto. O acesso compartilhado deve condizer com o relacionamento atual de trabalho.

Não peça para que um ex-membro desativado continue tentando usar links antigos. Solicite a um administrador do workspace que defina o caminho de recuperação correto.

Como recuperar o acesso quando o acesso externo falhar

• O usuário não consegue abrir o link: Confirme a validade do link, o e-mail da conta de destino, o workspace ativo e as permissões do item. Caso ele esteja conectado na conta errada, envie o acesso para a conta correta ou solicite que ele faça o login novamente.
• O usuário consegue abrir o item, mas não consegue comentar ou editar: Ajuste as permissões do item específico. O perfil de Convidado não ignora o acesso definido apenas para visualização.
• O link exibe uma tela de solicitação de acesso: Avalie e responda à solicitação no Inbox ou na seção de compartilhamento do item, caso você tenha as permissões necessárias. Consulte Usar o Inbox.
• O item compartilhado contém informações confidenciais: Remova o usuário externo imediatamente. Em seguida, analise se deve desativar o link ou duplicar o item para criar uma versão de revisão mais segura.
• O usuário precisa de acesso total ao workspace: Pare de tentar configurar permissões individuais de itens e envie um convite de membro do workspace.